FAQ – Quick-Links:

Infos über EthicsPoint Meldung erstatten – Allgemein Sicherheit und Vertraulichkeit bei der Meldung Tipps und bewährte Methoden

Infos über EthicsPoint

Was ist EthicsPoint?

EthicsPoint ist ein globales und vertrauliches Instrument zur Berichterstattung, das die Geschäftsführung und die Mitarbeiter dabei unterstützt, gemeinsam gegen Betrug, Missbrauch und sonstiges Fehlverhalten am Arbeitsplatz vorzugehen und gleichzeitig ein positives Arbeitsumfeld zu schaffen.

Warum benötigen wir ein System wie EthicsPoint?

Indem wir offene Kommunikationskanäle einrichten, können wir ein positives Arbeitsumfeld fördern und die Produktivität maximieren.

Ein effektives Meldesystem unterstützt unsere Bemühungen, eine Kultur der Integrität und ethischen Entscheidungsfindung zu fördern.

Meldung erstatten – Allgemein

Kann ich über das Internet oder per Telefon Meldung erstatten?

Ja. Mit EthicsPoint haben Sie die Möglichkeit, sofern es gesetzlich zulässig ist, einen vertraulichen und anonymen Bericht entweder über das Telefon oder das Internet einzureichen.

Welche Arten von Situationen sollte ich melden?

Das EthicsPoint System wurde für Arbeitnehmer entwickelt, um jeglichen Verstoß gegen unsere Grundsätze der Unternehmensethik zu melden oder sonstige Anliegen vorzubringen. Möglicherweise sind die Arten von Situationen, die Sie melden können, in Ihrer Region gesetzlich eingeschränkt, und das Ethics Point-System wurde entsprechend konfiguriert.

Wenn mir ein Verstoß oder eine Rechtsverletzung auffällt, reicht es dann nicht aus, dies meinem Vorgesetzten, dem Sicherheitsteam oder der Personalabteilung zu melden, damit sie sich darum kümmern können?

Wenn Sie Verhalten beobachten, das Ihrer Meinung nach gegen unseren Verhaltenskodex verstößt, erwarten wir von Ihnen, dass Sie diese Vorfälle melden. Im Idealfall sollten Sie alle Bedenken Ihrem unmittelbaren Vorgesetzten oder einem anderen Mitglied der Geschäftsleitung mitteilen. Wir sind uns jedoch bewusst, dass es Umstände geben kann, unter denen Sie das Problem nur ungern auf diese Weise melden möchten. Aus diesem Grund nutzen wir EthicsPoint. Sofern dies laut den örtlichen Gesetzen zulässig ist, ziehen wir es vor, dass Sie einen Vorfall anonym melden, statt die Informationen für sich zu behalten.

Warum sollte ich melden, was ich weiß? Welche Vorteile ergeben sich daraus für mich?

Wir alle haben das Recht auf ein positives Arbeitsumfeld, und mit diesem Recht geht die Verantwortung einher, auf ethische Weise zu handeln und die zuständigen Personen wissen zu lassen, wenn jemand nicht angemessen handelt. Wenn wir zusammenarbeiten, können wir ein gesundes und produktives Umfeld bewahren. Fehlverhalten im Unternehmen kann die Existenz eines gesamten Unternehmens gefährden.

Will die Unternehmensleitung meine Meldung wirklich?

Auf jeden Fall. Wir sind sogar darauf angewiesen, dass Sie Vorfälle melden. Sie wissen, was in unserem Unternehmen vor sich geht – sowohl Positives als auch Negatives. Möglicherweise haben Sie erste Erkenntnisse über eine Aktivität, die Anlass zur Sorge gibt. Ihre Meldung kann die möglichen negativen Auswirkungen auf das Unternehmen und unsere Beschäftigten minimieren. Außerdem kann Ihr positiver Beitrag dazu beitragen, Probleme zu erkennen, was die Unternehmenskultur und -leistung verbessern kann.

Wohin gehen diese Meldungen? Wer kann auf sie zugreifen?

Meldungen werden direkt auf dem sicheren EthicsPoint-Server eingegeben, wodurch eventuelle Sicherheitslücken ausgeschlossen werden. EthicsPoint gestattet nur bestimmten Personen im Unternehmen, die mit der Beurteilung des Berichts betraut sind, Einsicht in diese Berichte zu nehmen, und zwar je nach Art des Verstoßes und Ort des Vorkommnisses. Alle Empfänger solcher Meldungen wurden darin geschult, diese absolut vertraulich zu behandeln.

Führt dieses System nicht einfach nur dazu, dass ich überwacht werde?

Das EthicsPoint System ist in erster Linie ein positiver Aspekt unserer gesamten Philosophie und ermöglicht uns, einen sicheren und ethischen Arbeitsplatz zu gewährleisten. Sie sollten sich bei ethischen Dilemmas beraten lassen, positive Anregungen geben oder Bedenken äußern. Effektive Kommunikation ist in der heutigen Arbeitswelt entscheidend, und dies ist ein großartiges Hilfsmittel, um die Kommunikation zu verbessern.

Wir haben sorgfältig das beste Meldetool ausgewählt, um unsere Compliance-Verpflichtungen zu erfüllen und zugleich ein positives Umfeld für die Meldung zu schaffen.

Sicherheit und Vertraulichkeit bei der Meldung

Soweit mir bekannt ist, wird mit jedem Bericht, den ich von einem Unternehmenscomputer sende, ein Server-Protokoll erstellt, das alle Websites anzeigt, auf die mein PC zugreift. Werde ich auf diese Weise nicht als Verfasser des Berichts ermittelt?

EthicsPoint generiert und speichert keine internen Verbindungsprotokolle mit IP-Adressen, deshalb liegen keine Informationen vor, die Ihren PC mit EthicsPoint in Verbindung bringen. EthicsPoint ist es sogar vertraglich untersagt, die Identität eines Berichterstatters nachzuverfolgen.

Wenn Sie Ihren Bericht nicht an Ihrem Arbeitscomputer verfassen möchten, dann können Sie ihn über die sichere Website von EthicsPoint auch von einem PC außerhalb Ihres Arbeitsumfeldes einreichen (zum Beispiel von einem Internetcafé, vom Haus eines Freundes aus usw.). Viele Betroffene wählen diese Option; die Daten von EthicsPoint zeigen, dass weniger als 12 % der Berichte während der Arbeitszeit erstellt werden.

Kann ich auch dann anonym bleiben, wenn ich eine Meldung von zu Hause aus einreiche?

Ihre Anonymität ist geschützt, wenn Sie eine Meldung von zu Hause, dem Computer eines Nachbarn oder von einem beliebigen Internetportal einsenden. Ein Internetportal identifiziert einen Besucher niemals mit dem Benutzernamen, und das EthicsPoint-System entfernt die Internetadressen, sodass die Anonymität, falls gesetzlich zulässig, vollständig gewahrt ist. Außerdem ist es EthicsPoint vertraglich untersagt, die Identität eines Berichterstatters zurückzuverfolgen.

Ich bin besorgt, dass die von mir an EthicsPoint übermittelten Informationen schließlich meine Identität preisgeben. Wie können Sie mir versichern, dass das nicht geschehen wird?

Das EthicsPoint-System ist so gestaltet, dass Ihre Anonymität gewahrt bleibt. Wenn Sie jedoch anonym bleiben möchten, falls gesetzlich zulässig, müssen Sie als Berichtende/r sicherstellen, dass der Text der Meldung nicht versehentlich Ihre Identität preisgibt. Vermeiden Sie beispielsweise folgende Formulierungen: „Von meinem Arbeitsplatz aus neben Jan Schmidt...“ oder „In den 33 Jahren meiner...“.

Ist die gebührenfreie Hotline ebenfalls vertraulich und anonym?

Ja. Sie werden aufgefordert, die gleichen Informationen anzugeben, die Sie in einem über das Internet eingereichte Meldung mitteilen würden, und ein Interviewer gibt Ihre Antworten auf der EthicsPoint-Website ein. Für diese Meldungen gelten dieselben Sicherheits- und Vertraulichkeitsmaßnahmen wie bei der Übermittlung.

Was, wenn ich mit meiner Meldung identifiziert werden möchte?

Im Bericht gibt es einen Abschnitt, in dem Sie sich identifizieren können, wenn Sie dies möchten.

Tipps und bewährte Methoden

Ich bin mir bewusst, dass sich einige Personen unethisch verhalten, doch das betrifft mich nicht direkt. Warum sollte ich mir die Mühe machen, das zu melden?

Unser Unternehmen ist bestrebt, ethisches Verhalten zu fördern. Unethisches Verhalten, welcher Art und auf welcher Ebene auch immer, schadet letztlich dem Unternehmen. Man muss sich nur die jüngsten Unternehmensskandale vor Augen führen, um zu erkennen, welch katastrophale Auswirkungen ein scheinbar harmloser Verstoß gegen ethische Grundsätze auf ein ansonsten gesundes Unternehmen haben kann. Wenn Ihnen also Fälle von Fehlverhalten oder ethischen Verstößen bekannt werden, sollten Sie es sich selbst sowie Ihren Kolleginnen und Kollegen gegenüber als Ihre Pflicht betrachten, Meldung zu erstatten.

Ich bin mir nicht sicher, ob der Vorfall, den ich beobachtet oder von dem ich gehört habe, einen Verstoß gegen die Unternehmensrichtlinien oder ethisches Fehlverhalten darstellt, doch ich habe den Eindruck, dass hier etwas nicht stimmt. Wie soll ich mich verhalten?

Reichen Sie eine Meldung ein. EthicsPoint kann Ihnen bei der Vorbereitung und Einreichung Ihrer Meldung helfen, damit sie richtig verstanden wird. Uns ist es lieber, Sie melden eine Situation, die sich als harmlos herausstellt, als dass Sie mögliches unethisches Verhalten unkontrolliert lassen, weil Sie sich nicht sicher waren.

Was geschieht, wenn mein Vorgesetzter oder eine andere Führungskraft an einer Rechtsverletzung beteiligt ist? Werden sie meine Meldung nicht erhalten und versuchen, die Situation zu vertuschen?

Das EthicsPoint-System und die Berichtsverteilung sind so konzipiert, dass die betroffenen Parteien nicht benachrichtigt werden und keinen Zugang zu den Berichten erhalten, in denen sie genannt werden.

Was geschieht, wenn ich mich an etwas Wichtiges zum Vorfall erst erinnere, nachdem ich die Meldung bereits eingereicht habe? Oder was geschieht, wenn das Unternehmen weitere Fragen zu meiner Meldung an mich hat?

Wenn Sie einen Bericht über die EthicsPoint-Website oder über das EthicsPoint Call Center einreichen, erhalten Sie einen eindeutigen Benutzernamen und werden gebeten, ein Kennwort zu wählen, das nur Ihnen bekannt ist. Sie können jederzeit wieder auf das EthicsPoint-System und auf den ursprünglichen Bericht zugreifen, um weitere Details zu ergänzen, die Fragen eines Unternehmensvertreters zu beantworten oder weitere Informationen hinzuzufügen, die zur Klärung offener Fragen beitragen. Wenn Sie eine anonyme Meldung eingereicht haben, sofern dies gesetzlich zulässig ist, empfehlen wir Ihnen dringend, regelmäßig auf die Website zurückzukehren, um Fragen des Unternehmens zu beantworten, sofern dies die einzige Möglichkeit ist, mit Ihnen in Kontakt zu treten. Darüber hinaus empfehlen wir allen, die einen Bericht ausfüllen, regelmäßig auf das System zuzugreifen, da sie dort Fragen, Kommentare und Statusaktualisierungen von einem Vertreter des Unternehmens abrufen können.

Ist diese Weiterverfolgung von Meldungen genauso sicher wie die ursprüngliche Meldung?

Die gesamte EthicsPoint-Korrespondenz wird genauso streng vertraulich behandelt wie die erste Meldung und steht gegebenenfalls weiterhin unter dem Schutz der Anonymität.

Was passiert, wenn ich meinen Berichtsschlüssel oder das von mir erstellte Passwort vergessen habe?

Um die Sicherheit und Vertraulichkeit zu gewährleisten, müssen Sie bei Verlust Ihres Meldungsschlüssels oder Kennworts eine neue Meldung einreichen. Erwähnen Sie dann bitte in der neuen Meldung, dass Sie bereits eine andere Meldung oder eine Frage zu demselben Vorfall eingereicht haben.

Kann ich auch eine Meldung einreichen, wenn ich keinen Internetzugang habe?

Sie können von jedem Computer mit Internetzugang aus eine Meldung an EthicsPoint senden. Viele öffentliche Einrichtungen, darunter auch die öffentliche Bibliothek, verfügen über Internet-Computer. Wenn Sie keinen Zugriff auf einen PC haben oder mit dem Umgang mit Computern nicht vertraut sind, können Sie Meldung erstatten, indem Sie die gebührenfreie EthicsPoint-Hotline anrufen, die rund um die Uhr und an 365 Tagen im Jahr erreichbar ist.