Infos über EthicsPoint

Was ist EthicsPoint?

EthicsPoint ist ein globales und vertrauliches von NAVEX geschaffenes Instrument zur Berichterstattung, das dem Management und den Mitarbeitern dabei hilft, gemeinsam gegen Betrug, Missbrauch und sonstiges Fehlverhalten am Arbeitsplatz vorzugehen und gleichzeitig ein respektvolles Arbeitsumfeld zu fördern.

Warum benötigen wir ein System wie EthicsPoint?

• Unsere Mitarbeiter sind unser wichtigstes Kapital. Durch die Einrichtung offener Kommunikationskanäle können wir ein respektvolles Arbeitsumfeld fördern und die Produktivität maximieren.
• Börsennotierte Firmen in den Vereinigten Staaten sind gesetzlich verpflichtet, ein Berichterstattungsverfahren einzurichten, über das auf Wunsch anonym Bilanzfälschungen und Betrug in der Rechnungsprüfung direkt an den Prüfungsausschuss gemeldet werden können. In ähnlicher Weise haben andere Länder, wie z. B. Länder innerhalb der Europäischen Union, das Vereinigte Königreich und andere Länder, Gesetze in Kraft, die Organisationen dazu verpflichten, Systeme bereitzustellen, mit denen Einzelpersonen ihre Bedenken melden können.
• Ein wirksames Meldesystem untermauert unsere weiteren Bemühungen zur Pflege einer Kultur, die von Integrität und einem ethischen Entscheidungsfindungsprozess geprägt ist.

Meldung erstatten – Allgemein

Kann ich sowohl über das Internet als auch telefonisch Meldung erstatten?

Ja. Mit EthicsPoint haben Sie die Möglichkeit, entweder telefonisch oder über das Internet auf Wunsch anonym (wenn gesetzlich zulässig) und vertraulich Meldung zu erstatten (Desktop oder mobil).

Welche Arten von Situationen sollte ich melden?

Das EthicsPoint-System ermöglicht es Einzelpersonen, Berichte zu möglichen Verstößen gegen das Gesetz oder unsere Grundsätze der Unternehmensethik bzw. sonstige Bedenken zu melden.

Wenn mir ein Verstoß oder eine Rechtsverletzung auffällt, reicht es dann nicht aus, dies meinem Vorgesetzten, dem Sicherheitsteam oder der Personalabteilung zu melden, damit sie sich darum kümmern können?

Wenn Sie ein Verhalten beobachten, das Ihrer Meinung nach gegen unsere Grundsätze der Unternehmensethik verstößt, sind Sie verpflichtet, es zu melden. Es erfordert Mut, Bedenken zu äußern, insbesondere in Bezug auf ein ethisches Problem am Arbeitsplatz. Es liegt in der Verantwortung der Tennant Company, eine Vielzahl von Ressourcen zur Verfügung zu stellen, damit die Mitarbeiter Bedenken auf eine Art und Weise äußern können, mit der sie sich wohl fühlen. Wenn Sie Fragen haben oder Ihnen etwas unangenehm ist, was Sie gehört oder gesehen haben, haben Sie mehrere Möglichkeiten, Ihre Bedenken zu äußern.

Zur Kontaktaufnahme stehen bereit:

• Ihr direkter Vorgesetzter
• Ihr Geschäftspartner der Personalabteilung oder ein anderer Mitarbeiter der Personalabteilung, dem Sie Ihre Bedenken mitteilen können 
• Das Ethics & Corporate Compliance Team der Tennant Company (E&CC) (Ethics@tennantco.com)
• Jeder Mitarbeiter des Managements, dem Sie Ihre Bedenken mitteilen können

Uns ist jedoch bewusst, dass es Umstände geben könnte, unter denen Sie sich scheuen, auf diese Weise über das Problem Meldung zu erstatten. Aus solchen Gründen haben wir uns mit NAVEX zusammengetan, um das EthicsPoint-System für vertrauliche und, wenn Sie dies wünschen, für anonyme (soweit gesetzlich zulässig) Meldungen bereitzustellen. In Ländern und Regionen, in denen anonyme Meldungen nicht zulässig sind, verfügen das E&CC-Team und alle beauftragten Ermittler über Protokolle, um die Identität des Meldenden und anderer an einer Untersuchung beteiligter Personen zu schützen.

Warum sollte ich einen Vorfall melden, den ich mitbekommen habe? Welche Vorteile ergeben sich daraus für mich?

Alle Mitarbeiter und Zeitarbeiter der Tennant Company sowie unser Vorstand sind gemäß unseren Grundsätzen der Unternehmensethik verpflichtet, ihre Bedenken über unethisches oder illegales Verhalten zu melden. Wir alle haben das Recht auf ein respektvolles Arbeitsumfeld, und mit diesem Recht geht die Verantwortung einher, ethisch einwandfrei zu handeln und die zuständigen Personen wissen zu lassen, wenn jemand nicht angemessen handelt. Durch ihre Zusammenarbeit können wir ein gesundes und produktives Arbeitsumfeld erhalten. Und Fehlverhalten kann eine existenzielle Bedrohung für das gesamte Unternehmen darstellen.

Die Tennant Company verbietet Vergeltungsmaßnahmen gegen Personen, die in gutem Glauben einen tatsächlichen oder mutmaßlichen Verstoß gegen die Grundsätze der Unternehmensethik melden oder sich an einer Untersuchung beteiligen. Tennant wird Vergeltungsvorwürfe unverzüglich, fair und gründlich untersuchen. Personen, die nachweislich Vergeltungsmaßnahmen ergriffen haben, werden disziplinarisch belangt, bis hin zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses oder des Arbeitsvertrags.

Möchte die Geschäftsleitung wirklich, dass ich Meldung erstatte?

Auf jeden Fall. Wir sind sogar darauf angewiesen, dass Sie Meldung erstatten. Sie wissen, was in unserem Unternehmen vor sich geht – sowohl Positives als auch Negatives. Möglicherweise haben Sie erste Erkenntnisse über eine Aktivität, die Anlass zur Sorge gibt. Ihre Meldung kann die möglichen negativen Auswirkungen auf das Unternehmen und unsere Mitarbeiter minimieren. Außerdem kann positiver Input dazu beitragen, Angelegenheiten zu identifizieren, die die Unternehmenskultur und die Leistung verbessern.

Wohin gehen diese Meldungen? Wer hat Zugriff darauf?

Die Berichte werden direkt auf dem sicheren EthicsPoint-Server eingegeben. NAVEX erlaubt nur bestimmten Personen im Unternehmen, die mit der Bewertung des Berichts betraut sind, Einsicht in diese Berichte, und zwar je nach Art des Verstoßes und Ort des Vorkommnisses. Jeder dieser Berichtsempfänger wurde entsprechend darin geschult, diese Berichte streng vertraulich zu behandeln.

Führt dieses System nicht einfach nur dazu, dass ich überwacht werde?

EthicsPoint ist in erster Linie ein positiver Aspekt unserer allgemeinen Unternehmensphilosophie und erlaubt es uns, einen sicheren und ethischen Arbeitsplatz zu gewährleisten. Sie werden ermutigt, bei ethischen Problemen um Hilfe zu bitten, produktive Vorschläge zu machen oder Bedenken zu melden. Effektive Kommunikation ist entscheidend für einen respektvollen Arbeitsplatz. EthicsPoint hilft, diese Kommunikation zu verbessern.

Sicherheit und Vertraulichkeit bei der Berichterstattung

Ich glaube, dass jeder Bericht, den ich von einem Unternehmensrechner sende, ein Server-Protokoll erstellt, das jede Webseite anzeigt, auf die mein PC zugreift. Werde ich auf diese Weise nicht als Verfasser der Meldung ermittelt?

NAVEX generiert oder unterhält generiert oder unterhält keine internen Verbindungsprotokolle mit IP-Adressen, deshalb liegen keine Informationen vor, die Ihren PC mit EthicsPoint in Verbindung bringen.

Wenn Sie Ihren Bericht nicht an Ihrem Arbeitscomputer verfassen möchten, können Sie auch einen PC an einem anderen beliebigen Ort oder die sichere Website von EthicsPoint benutzen.

Kann ich von Zuhause aus einen Vorfall melden und trotzdem anonym bleiben?

Jede Meldung von Vorfällen, sei es von Zuhause, dem Computer eines Nachbarn oder über ein beliebiges Internetportal, ist stets sicher und anonym. Ein Internetportal identifiziert einen Besucher niemals mit dem Benutzernamen, und das EthicsPoint-System entfernt die Internetadressen, sodass die Anonymität gewahrt ist.

Ich mache mir Sorgen darüber, dass EthicsPoint die Informationen, die ich bereitstelle, letztendlich zur Feststellung meiner Identität nutzen wird. Wie können Sie mir versichern, dass das nicht geschehen wird?

Das EthicsPoint-System schützt Ihre Anonymität. Wenn Sie jedoch anonym bleiben möchten, geben Sie in Ihrer Meldung keine Details an, aus denen Ihre Identität ermittelt werden könnte. Vermeiden Sie beispielsweise folgende Formulierungen: „Von meinem Arbeitsplatz neben Jan Schmidt...“ oder „In den 33 Jahren meiner...“. In manchen Ländern ist die anonyme Einreichung von Berichten untersagt. In Ländern und Regionen, in denen anonyme Meldungen nicht zulässig sind, verfügen das E&CC-Team und alle beauftragten Ermittler über Protokolle, um die Identität des Meldenden und anderer an einer Untersuchung beteiligter Personen zu schützen.

Ist die gebührenfreie Telefon-Hotline auch vertraulich und anonym?

Ja. Sie werden aufgefordert, die gleichen Informationen anzugeben, die Sie in einem über das Internet eingereichten Bericht mitteilen würden, und ein Interviewer gibt Ihre Antworten auf der EthicsPoint-Website ein. Für diesen Meldungsweg gelten dieselben Sicherheits- und Vertraulichkeitsmaßnahmen. EthicsPoint verfügt über länderspezifische gebührenfreie Telefonnummern und Website-Links, die internationale Anrufe und Gespräche in der Muttersprache ermöglichen. In manchen Ländern ist die anonyme Einreichung von Berichten untersagt. In Ländern und Regionen, in denen anonyme Meldungen nicht zulässig sind, verfügen das E&CC-Team und alle beauftragten Ermittler über Protokolle, um die Identität des Meldenden und anderer an einer Untersuchung beteiligter Personen zu schützen.

Gibt es auch die Möglichkeit, nicht anonym zu bleiben?

Ja, Sie haben die Möglichkeit, in einem bestimmten Abschnitt der Meldung Ihren Namen anzugeben, wenn Sie dies möchten.

Tipps und Best Practices

Ich weiß, dass sich einige Personen unethisch verhalten, ich bin jedoch nicht persönlich betroffen. Warum sollte ich mir die Mühe machen, das zu melden?

Alle Mitarbeiter und Zeitarbeiter der Tennant Company sowie unser Vorstand sind gemäß unseren Grundsätzen der Unternehmensethik verpflichtet, ihre Bedenken über unethisches oder illegales Verhalten zu melden. Wir alle haben das Recht auf ein respektvolles Arbeitsumfeld, und mit diesem Recht geht die Verantwortung einher, ethisch einwandfrei zu handeln und die zuständigen Personen wissen zu lassen, wenn jemand nicht angemessen handelt. Durch ihre Zusammenarbeit können wir ein gesundes, respektvolles und produktives Arbeitsumfeld erhalten.

Ich bin mir nicht sicher, ob der Vorfall, den ich beobachtet oder von dem ich gehört habe, einen Verstoß gegen die Unternehmensrichtlinien oder ethisches Fehlverhalten darstellt, doch ich habe den Eindruck, dass hier etwas nicht stimmt. Wie soll ich mich verhalten?

Es erfordert Mut, Bedenken zu äußern, insbesondere in Bezug auf ein ethisches Problem am Arbeitsplatz. Wenn Sie Fragen haben oder sich bei etwas, das Sie gehört oder gesehen haben, unwohl fühlen, haben Sie mehrere Möglichkeiten, Ihre Bedenken zu äußern oder Fragen zu stellen.

Zur Kontaktaufnahme stehen bereit:

• Ihr direkter Vorgesetzter
• Ihr Geschäftspartner der Personalabteilung oder ein anderer Mitarbeiter der Personalabteilung, dem Sie Ihre Bedenken mitteilen können 
• Das Ethics & Corporate Compliance Team der Tennant Company (Ethics@tennantco.com)
• Jeder Mitarbeiter des Managements, dem Sie Ihre Bedenken mitteilen können

Nicht alles, was über das EthicsPoint-System eingereicht wird, ist ein Bericht über unethisches oder illegales Verhalten. Bei einigen Einreichungen handelt es sich um Fragen, bei denen es um die Klärung einer Richtlinie oder den Umgang mit einem ethischen Dilemma geht. NAVEX kann Ihnen beim Einreichen Ihrer Bedenken helfen, damit diese richtig verstanden werden. Uns ist lieber, Sie melden eine Situation, die kein Verstoß ist, als dass die Meldung eines möglichen unethischen Verhaltens versäumt wird.

Die Tennant Company verbietet Vergeltungsmaßnahmen gegen Personen, die in gutem Glauben einen tatsächlichen oder mutmaßlichen Verstoß gegen die Grundsätze der Unternehmensethik melden oder sich an einer Untersuchung beteiligen. Tennant wird Vergeltungsvorwürfe unverzüglich, fair und gründlich untersuchen. Personen, die nachweislich Vergeltungsmaßnahmen ergriffen haben, werden disziplinarisch belangt, bis hin zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses oder des Arbeitsvertrags.

Was, wenn mein Vorsitzender oder andere Manager an einem Verstoß oder einer Rechtsverletzung beteiligt sind? Wird meine Meldung nicht an sie weitergeleitet und werden sie nicht versuchen, die Situation zu vertuschen?

Die Berichte werden direkt auf dem sicheren EthicsPoint-Server eingegeben. NAVEX erlaubt nur bestimmten Personen im Unternehmen, die mit der Bewertung des Berichts betraut sind, Einsicht in diese Berichte, und zwar je nach Art des Verstoßes und Ort des Vorkommnisses. Jeder dieser Berichtsempfänger wurde entsprechend darin geschult, diese Berichte streng vertraulich zu behandeln. EthicsPoint ist so strukturiert, dass Meldungen nicht an betroffene oder darin genannte Personen weitergeleitet werden bzw. dass diese Personen keinen Zugriff auf Meldungen erhalten, in denen sie namentlich erwähnt werden.

Was geschieht, wenn ich mich erst nach der Einreichung der Meldung an einen wichtigen Aspekt des Vorfalls erinnere? Oder was geschieht, wenn das Unternehmen weitere Fragen zu meinem Bericht an mich hat?

Wenn Sie Ihre Bedenken über die EthicsPoint-Website oder über das EthicsPoint Call-Center einreichen, erhalten Sie eine individuelle, zufällige Nummer, die „Berichtsschlüssel“ genannt wird, und werden gebeten, ein Kennwort zu wählen. Sie können entweder über das Internet oder per Telefon auf das EthicsPoint System und auf den Bericht zugreifen, um weitere Details zu ergänzen oder auf Fragen zu antworten, die ein Vertreter des Unternehmens hinterlassen hat. Auf diese Weise können Sie mit dem Prüfer kommunizieren, der Ihrem Bericht zugewiesen ist, und gleichzeitig Ihre Anonymität wahren.

Sind die Nachverfolgungen von Meldungen genauso sicher wie die Meldung selbst?

Ja. Für alle Kommunikationen und Nachverfolgungen von Berichten über EthicsPoint gilt das gleiche Maß an Vertraulichkeit und Anonymität wie für den ursprünglichen Bericht. Wenn Ihr ursprünglicher Bericht anonym eingereicht wurde, können Sie auf der EthicsPoint-Website mit dem zugewiesenen Prüfer kommunizieren und gleichzeitig Ihre Anonymität wahren. In Ländern und Regionen, in denen anonyme Meldungen nicht zulässig sind, verfügen das E&CC-Team und alle beauftragten Ermittler über Protokolle, um die Identität des Meldenden und anderer an einer Untersuchung beteiligter Personen zu schützen.

Kann ich auch Vorfälle melden, wenn ich keinen Zugriff auf das Internet habe?

Ja. Wenn Sie keinen Zugriff auf das Internet haben oder Sie Ihre Bedenken ungerne über das Internet melden möchten, können Sie die gebührenfreie EthicsPoint-Hotline rund um die Uhr anrufen. EthicsPoint verfügt über länderspezifische gebührenfreie Telefonnummern und Website-Links, die internationale Anrufe und Gespräche in der Muttersprache ermöglichen.

Über die Untersuchung

Wer untersucht meine Bedenken?

In der Regel führt das E&CC-Team (Ethics and Corporate Compliance) von Tennant die Untersuchungen durch. Abhängig von den behandelten Themen kann die Untersuchung die Einbeziehung der Personalabteilung oder eines Dritten (z. B. einer Anwaltskanzlei, einer externen Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, forensischer Buchhalter, IT-Berater oder anderer Experten) erfordern.

Welche Position vertritt die Tennant Company in Bezug auf Vergeltungsmaßnahmen?

Die Tennant Company verbietet Vergeltungsmaßnahmen gegen Personen, die in gutem Glauben einen tatsächlichen oder mutmaßlichen Verstoß gegen die Grundsätze der Unternehmensethik melden oder sich an einer Untersuchung beteiligen. Tennant wird Vergeltungsvorwürfe unverzüglich, fair und gründlich untersuchen. Personen, die nachweislich Vergeltungsmaßnahmen ergriffen haben, werden disziplinarisch belangt, bis hin zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses oder des Arbeitsvertrags.