¿Qué es EthicsPoint?
EthicsPoint es una herramienta de denuncia confidencial y completa, que ayuda a la administración y a los empleados a trabajar juntos para tratar asuntos de fraude, abuso y mala conducta en el lugar de trabajo, a la vez que cultiva un entorno de trabajo positivo.
¿Por qué necesitamos un sistema como EthicsPoint?
Creemos que nuestros empleados son nuestro activo más importante. Al crear canales abiertos de comunicación, podemos fomentar un entorno de trabajo positivo y maximizar la productividad. A las empresas que cotizan en la bolsa la ley les exige tener un canal de denuncias anónimas, para dirigir el fraude en la contabilidad y auditoría directamente al comité de auditoría. Un sistema de denuncias efectivo aumentará nuestros demás esfuerzos para fomentar una cultura de integridad y toma de decisiones éticas.
¿Puedo presentar denuncias por medio de Internet o del teléfono?
Sí. Con EthicsPoint, usted puede presentar denuncias confidenciales y anónimas por teléfono o Internet.
¿Qué tipo de situaciones debo denunciar?
El sistema EthicsPoint de NAVEX está concebido para que los empleados denuncien cualquier violación a nuestro Código de Conducta declarada u otras irregularidades.
Si veo una violación, no debería simplemente comunicarla a mi gerente, a seguridad o a Recursos Humanos y dejar que ellos se encarguen?
Cuando observe alguna conducta que considere que viole nuestro Código de Conducta, esperamos que la denuncie. Lo mejor es que comunique cualquier irregularidad a su gerente directo, o a otro miembro de nuestro equipo de administración. Sin embargo, reconocemos que puede haber circunstancias en las que no se sienta cómodo si denuncia el problema de esta manera. Es por tales circunstancias que nos hemos asociado con NAVEX. Preferiríamos que presentara su denuncia de manera anónima (cuando lo permita la legislación local) en lugar de que se guarde para sí mismo la información.
¿Por qué debo denunciar lo que sé? ¿Qué gano yo con eso?
Todos tenemos el derecho de trabajar en un entorno positivo. Con ese derecho viene la responsabilidad de actuar de una manera ética e informar a las personas adecuadas si alguien no está comportándose adecuadamente. Trabajando juntos, podemos mantener un entorno saludable y productivo. La mala conducta corporativa puede amenazar la subsistencia de toda una empresa.
¿Quiere realmente la administración que yo presente denuncias?
Ciertamente así lo deseamos. De hecho, necesitamos que haga la denuncia. Usted sabe lo que ocurre en nuestra empresa, tanto lo bueno como lo malo. Puede ser que usted tenga conocimiento inicial de una actividad que podría ser motivo de preocupación. Su denuncia puede minimizar el posible impacto negativo en la compañía y en nuestro personal. Además, ofrecer comentarios positivos puede ayudar a identificar problemas que pueden mejorar la cultura y el desempeño corporativos.
¿A dónde van esas denuncias? ¿Quién tiene acceso a ellas?
Las denuncias ingresan directamente al servidor seguro de NAVEX para evitar cualquier posible violación de seguridad. NAVEX permite que estas denuncias estén disponibles solamente a personas específicas dentro de la empresa que estén a cargo de evaluar la denuncia, según el tipo de violación y el lugar del incidente. Cada uno de esos receptores de denuncias ha recibido capacitación para mantener esas denuncias en confidencialidad extrema.
¿No es este sistema solo un ejemplo de que alguien me está vigilando?
El sistema NAVEX se concentra en ser un aspecto positivo de nuestra filosofía en general y nos permite garantizar que el ambiente de trabajo sea un lugar seguro, protegido y ético. Lo invitamos a pedir orientación sobre dilemas éticos, proporcionar sugerencias positivas o comunicar irregularidades. La comunicación efectiva es crucial en el lugar de trabajo de hoy, y esta es una excelente herramienta para mejorar esa comunicación. Hemos escogido cuidadosamente la mejor herramienta de denuncia para satisfacer nuestras obligaciones de cumplimiento, manteniendo a la vez un entorno de denuncia positivo.
Entiendo que cualquier denuncia que presente desde una computadora de la empresa genera un registro en el servidor que muestra cada sitio web al que se conecta mi computadora personal; ¿no me identificará este registro como la persona que inició una denuncia?
NAVEX no genera ni mantiene ningún tipo de registro interno de conexión con direcciones de IP; no hay información disponible que vincule su computadora con NAVEX De hecho, NAVEX tiene el compromiso contractual de no averiguar la identidad de los denunciantes.
Si le incomoda presentar denuncias a través de la computadora de su trabajo, tiene la opción de usar una computadora fuera de nuestro entorno de trabajo (como una situada en un cibercafé, una biblioteca, en la casa de un amigo, etc.) a través del sitio web seguro de NAVEX. Muchas personas eligen esta opción, ya que los datos de NAVEX muestran que menos del 12 % de las denuncias se generan durante horas hábiles.
¿Puedo presentar denuncias desde mi casa y aun así permanecer en el anonimato?
Las denuncias que presente desde su casa, la computadora de un vecino o de cualquier portal de Internet permanecerán seguras y anónimas, en la medida en que las leyes locales lo permitan. Un portal de Internet nunca identifica a un visitante por nombre de usuario y el sistema de NAVEX elimina las direcciones de Internet, de manera que el anonimato se mantiene. Además, NAVEX tiene el compromiso contractual de averiguar la identidad de los denunciantes.
Me preocupa que la información que proporcione a NAVEX termine por revelar mi identidad. ¿Cómo puede asegurarme de que no sucederá eso?
El sistema de NAVEX está concebido para protegerlo. De hecho, NAVEX tiene el compromiso contractual de no averiguar la identidad de los denunciantes. Para garantizar aún más su anonimato, como parte denunciante, usted debe tener cuidado de no revelar ningún detalle de identidad como parte de su denuncia. Por ejemplo: “Desde mi cubículo, al lado de Fulano de Tal…” o “En mis 33 años…”.
¿Es también confidencial y anónima la línea de ética telefónica y gratuita de Takeda?
Sí, siempre que la denuncia anónima esté permitida por las leyes locales. Se le pedirá que proporcione la misma información que brindaría en una denuncia en línea; el entrevistador anotará sus respuestas directamente en el entorno seguro de NAVEX. A las denuncias realizadas a través de la línea de ética de Takeda se les aplican las mismas medidas de seguridad y confidencialidad durante la transmisión que a las denuncias realizadas a través de Internet.
¿Qué pasa si quiero ser identificado con mi denuncia?
Si lo desea, hay una sección en la denuncia para identificarse a sí mismo.
Tengo conocimiento de algunas personas que están implicadas en conductas poco éticas, pero eso no me afecta a mí. ¿Por qué debo molestarme en presentar una denuncia?
Nuestra empresa desea promover el comportamiento ético. Toda conducta no ética, en cualquier nivel, termina por dañar a la empresa y a todos los empleados, incluido usted. Solamente debe considerar lo que sucedió en escándalos corporativos recientes para ver los efectos desastrosos que un desliz, aparentemente inofensivo en la ética, puede provocar en una compañía que de lo contrario, sería saludable. Si usted tiene conocimiento de algún incidente de mala conducta o violación a la ética, considere que por el bien propio y el de sus compañeros de trabajo está en la obligación de denunciarlo.
No estoy seguro de si lo que observé o escuché era una violación a la política de la empresa o si implicaba una conducta poco ética, pero no me pareció correcto. ¿Qué debo hacer?
Presente una denuncia. NAVEX puede ayudarlo a preparar y presentar su denuncia para que pueda ser comprendida adecuadamente. Preferimos que denuncie una situación que resulte ser inofensiva en vez de dejar que un posible comportamiento poco ético no sea verificado porque usted no estaba seguro.
¿Qué pasa si mi jefe u otros gerentes están implicados en una violación? ¿No recibirían ellos la denuncia e iniciarán un encubrimiento?
El sistema de NAVEX y los protocolos de distribución de denuncias están diseñados para que las partes implicadas no sean informadas, ni tengan acceso a las denuncias en las que se les mencione.
¿Qué pasa si recuerdo algo importante acerca del incidente después de haber presentado la denuncia?
Cuando usted presenta una denuncia, ya sea a través de Internet o a través del Centro de contacto de NAVEX, recibirá una clave de denuncia única y se le pedirá que seleccione una contraseña. Con la clave de denuncia y su contraseña, puede regresar al sistema de NAVEX, ya sea a través de Internet o por teléfono y tener acceso a la denuncia original. En ese momento puede añadir más detalles.
¿Qué pasa si tienen preguntas para mí concernientes a mi denuncia?
NAVEX brinda funciones que les permite a los representantes de la compañía dejar preguntas para usted, incluso si la denuncia es anónima. Cuando recibe su clave de denuncia, se le proporcionará un lapso de tiempo que nosotros estimamos necesario para procesar la denuncia. Cuando haya transcurrido ese tiempo, le recomendamos que revise para ver si hay preguntas para usted. Brindar la oportunidad de dicho diálogo significa que no solo las situaciones pueden ser identificadas, sino que también pueden ser resueltas, independientemente de su complejidad.
¿Los seguimientos de las denuncias son tan seguros como la primera denuncia presentada?
Toda la correspondencia de NAVEX se mantiene bajo la misma estricta confidencialidad que la denuncia inicial y continúa con la cobertura del anonimato, si usted así lo decide (y cuando lo permitan las leyes locales).
¿Puedo aun así presentar una denuncia si no tengo acceso a Internet?
Usted puede presentar denuncias a NAVEX desde cualquier computadora que tenga acceso a Internet. Puede presentar denuncias desde su hogar. Muchos lugares públicos, incluida la biblioteca pública, tienen computadoras con acceso a Internet. Si no tiene acceso o no se siente cómodo al usar una computadora, puede llamar sin costo a la línea directa sin costo de NAVEX, que está disponible las 24 horas al día, los 365 días del año. Las instrucciones para realizar llamadas, varían según el país; verifique las instrucciones de marcado correspondientes con un miembro del equipo local.
¿Qué debo hacer si no funciona el número de teléfono?
Si el número telefónico indicado anteriormente no está en funcionamiento, agradeceremos que haga su denuncia en línea por medio de este sitio web. Indique en su denuncia que el número telefónico no funcionó.
¿Qué debo hacer si el país en el que me encuentro no está en la lista anterior?
Si no hay servicio para su ubicación, haga su denuncia en línea a través de este sitio web. Indique en su denuncia que las instrucciones de marcación del país en el que está ubicado no estaban disponibles.