AVISO DE PRIVACIDAD DE DATOS DE LA LÍNEA DE AYUDA DE TIMKEN
Según las normas que rigen la privacidad de los datos en algunos países, toda persona que presenta una denuncia que contiene datos personales debe ser notificada en caso de que se realicen determinadas prácticas de recopilación, conservación y procesamiento de dicha información. La mayor parte de este aviso se aplica a nivel global, pero algunas partes solo serán exigibles si así lo dispone la legislación local, como ocurre con el Reglamento General de Protección de Datos 2016/679 (“GDPR”), una norma de la Unión Europea sobre la protección y la privacidad de los datos aplicable a todas las personas que residen en el Espacio Económico Europeo. En estos casos se indicará en qué circunstancias se aplica la parte correspondiente.
Acerca de la Línea de ayuda de Timken. El uso de la Línea de ayuda de Timken es totalmente voluntario. Si usted es empleado de Timken, se ruega denunciar posibles infracciones o plantear inquietudes directamente a su supervisor o gerente, o a un representante de los departamentos de Recursos Humanos o Jurídico, o a la Oficina de Ética y Cumplimiento, según la naturaleza de la presunta infracción. Si no cree poder hacer eso, utilice la Línea de ayuda de Timken para presentar su denuncia.
Tenga en cuenta que la información que nos proporcione sobre usted mismo, sus colegas o cualquier aspecto de las operaciones de Timken puede dar lugar a decisiones que afecten a otras personas. Por lo tanto, le pedimos que solamente proporcione la información que crea que es correcta. Usted no será objeto de represalias por parte de Timken por denunciar de buena fe presuntas violaciones o inquietudes, aunque luego se compruebe que los hechos denunciados no sucedieron realmente. Sin embargo, tenga en cuenta que no se tolerará la presentación de información falsa o engañosa de forma deliberada.
En determinados países, Timken solo puede aceptar denuncias a través de la Línea de ayuda de Timken que se relacionen con determinados asuntos, como asuntos financieros, contables, de auditoría y sobornos. Si su inquietud atañe a un asunto que, conforme a la legislación local, Timken no puede aceptar a través de su Línea de ayuda, puede informar el asunto a su supervisor o gerente local, o a un representante de los departamentos de Recursos Humanos o Jurídico, o a la Oficina de Ética y Cumplimiento.
¿Quién recopila la información? La Línea de ayuda de Timken es un sistema confidencial de denuncia en línea y por teléfono proporcionado por The Timken Company y sus afiliadas (“Timken”) para permitir la presentación de denuncias de supuestas infracciones de leyes, reglamentaciones o políticas empresariales. The Timken Company es el controlador a los fines de las leyes de privacidad de datos. La Línea de ayuda de Timken funciona en una plataforma que es propiedad de NAVEX, Inc. (“NAVEX”), 5500 Meadows Road, Suite 500, Lake Oswego, OR 97035, EE. UU.
¿Qué información se recopila? La Línea de ayuda de Timken capta los siguientes datos que usted proporciona cuando utiliza el sistema: (i) su nombre y detalles de contacto (a menos que su denuncia sea anónima) y si es empleado de Timken; (ii) el nombre y demás datos personales de las personas que usted menciona en la denuncia, si proporciona dicha información (es decir, descripción de las funciones laborales y detalles de contacto de dicha persona); y (iii) su descripción de la presunta conducta indebida o una descripción de las circunstancias en que se produjo el incidente.
¿Quién tendrá acceso a la información? La información que proporcione se almacenará en una base de datos ubicada en servidores alojados y operados en los Estados Unidos a través de NAVEX. NAVEX ha formalizado compromisos contractuales con Timken para proteger la información personal que brinde de acuerdo con la ley aplicable. NAVEX tiene el compromiso de mantener prácticas de privacidad y seguridad rigurosas, incluidas las relacionadas con el aviso, la elección, la transferencia ulterior, la seguridad, la integridad de los datos, el acceso y el cumplimiento. Le recomendamos que revise el Aviso de privacidad de NAVEX.
Timken evaluará la información que proporcione y podrá llevar a cabo investigaciones y tomar medidas correctivas cuando sea apropiado. El personal pertinente de Timken que participe en dichas evaluaciones, investigaciones y acciones, incluidos los departamentos de Recursos Humanos, Finanzas y Auditoría Interna, el Departamento Jurídico, el de Ética y Cumplimiento, y la gerencia, así como los asesores externos (p. ej., asesores legales) y, en circunstancias limitadas, el personal técnico de NAVEX podrán acceder a la información personal que usted proporcione y podrán procesarla y utilizarla. Haremos todo lo que esté a nuestro alcance para proteger la confidencialidad de su información. Sin embargo, en algunos casos, podemos determinar que es necesario divulgar su denuncia (sin dar a conocer su identidad) a una persona que usted haya identificado. Las personas enumeradas anteriormente pueden encontrarse en los Estados Unidos, el Reino Unido o en cualquier otro lugar. La Comisión Europea no ha determinado que algunos de estos países, como los Estados Unidos, proporcionen un nivel adecuado de protección de datos, ya sea mediante la legislación nacional del país o por medio de los compromisos internacionales que haya celebrado.
La información que proporcione se tratará de forma confidencial, salvo en casos en los que eso no sea posible a causa de requisitos legales o con el fin de realizar una investigación, en cuyo caso la información se tratará con cuidado. Si bien puede optar por mantener su anonimato si la legislación local lo permite, le recomendamos que se identifique para que podamos dar seguimiento a las preguntas que pueda tener. Incluso si decide presentar una denuncia de forma anónima, las circunstancias del incidente que investiguemos podrían identificarlo, aunque tomemos todas las medidas razonables para evitar eso.
La información personal que proporcione también puede ser divulgada a la policía y a otras autoridades reglamentarias o de cumplimiento de la ley. Los organismos pertinentes que reciban y procesen la información personal podrían estar ubicados en los Estados Unidos o en otro país.
¿Cuál es el fundamento legal para nuestro procesamiento de la información? Puede haber varios fundamentos legales para nuestro uso de la información personal que proporcione. Inicialmente, nuestro uso podría basarse en su consentimiento. Puede revocar su consentimiento, pero si lo hace, nuestros intereses legítimos (investigar acusaciones de conducta indebida) o los requisitos legales podrían permitir que sigamos usando esa información para determinados fines, u obligarnos a hacerlo.
¿Cómo protegemos la información? Timken ha implementado un programa de seguridad de la información que incluye medidas físicas, técnicas y organizativas diseñadas para proteger su información personal de la divulgación o el acceso no autorizados, el procesamiento ilegal y la pérdida, la destrucción o la alteración accidentales o ilícitas. Esto incluye medidas técnicas y organizativas, por ejemplo, políticas, diseñadas para limitar el acceso a la información.
La información personal que proporcione se conservará mientras sea necesaria para procesar su denuncia, o, si corresponde, mientras sea necesaria para imponer sanciones o satisfacer las necesidades legales o financieras de Timken.
¿Cuáles son sus derechos de acuerdo con el GDPR? Esta parte del Aviso se aplica cuando se aplica el GDPR. Usted goza de una cantidad de derechos, que están sujetos a determinadas condiciones y excepciones en virtud del GDPR y sus leyes de implementación local. Estos derechos incluyen el derecho a:
También tiene derecho a objetar, basándose en su situación en particular, el procesamiento de su información personal si nos amparamos en intereses legítimos (nuestros o de un tercero), sujeto a las condiciones del GDPR.
Normalmente no tendrá que pagar un cargo para acceder a su información personal o ejercer cualquiera de los otros derechos que tiene. No obstante, podemos cobrar un cargo razonable si su solicitud claramente carece de fundamento o es excesiva. De forma alternativa, podemos rehusarnos a cumplir con la solicitud en dichas circunstancias.
Si desea ejercer cualquiera de estos derechos, use los detalles de contacto que se indican más abajo.
Nos esforzamos por procesar su información personal de acuerdo con las obligaciones legales correspondientes, pero si tiene una queja al respecto, aborde dicha queja usando los detalles de contacto descritos más abajo.
Si usted es el sujeto a quien le pertenecen los datos en virtud del GDPR, también tiene derecho a presentar una queja ante una autoridad de supervisión si no está satisfecho con la forma en la que manejamos su información personal y si no pudimos proporcionarle una resolución satisfactoria a su solicitud.
¿Cómo puede comunicarse con nosotros? Si tiene alguna pregunta en relación con la Línea de ayuda de Timken, puede comunicarse con la Oficina de Ética y Cumplimiento de Timken en ethics@timken.com. Si tiene alguna pregunta sobre este aviso, o si desea hacer un solicitud en relación con el acceso, el uso, la transferencia, la corrección o la eliminación de algún dato de su información personal almacenada por este servicio, o si quiere revocar el consentimiento de forma prospectiva para el procesamiento continuo, puede comunicarse con la Oficina de Privacidad de Datos de Timken mediante el uso de esta información:
The Timken Company
Data Privacy Office/Legal
4500 Mount Pleasant Street NW
North Canton, Ohio 44720 USA
+1 234.262.2207