Acerca de EthicsPoint
¿Qué es EthicsPoint?
EthicsPoint es una herramienta de presentación de denuncias confidencial e integral creada por NAVEX que le permite a la gerencia y a los empleados trabajar juntos para tratar asuntos de fraude, abuso y conducta indebida en el lugar de trabajo, a la vez que fomenta un ambiente de trabajo respetuoso.
¿Por qué necesitamos un sistema como EthicsPoint?
- Nuestros empleados son nuestro activo más importante. Mediante la creación de canales de comunicación abiertos, fomentamos un ambiente de trabajo respetuoso y maximizamos la productividad.
- Las empresas que cotizan en bolsa en los Estados Unidos están obligadas por ley a tener un medio de denuncias, con capacidad para denunciar inquietudes de manera anónima si así se deseara, para remitir los fraudes de contabilidad y auditoría directamente al comité de auditoría. Del mismo modo, otros países, como los países de la Unión Europea, el Reino Unido y otros, tienen leyes que exigen que las organizaciones proporcionen sistemas para que las personas denuncien sus inquietudes.
- Un sistema de presentación de denuncias eficaz potenciará nuestros otros esfuerzos para fomentar una cultura de integridad y toma de decisiones éticas.
Presentación de denuncias: aspectos generales
¿Puedo presentar una denuncia por Internet o por teléfono?
Sí. EthicsPoint le permite presentar denuncias confidenciales y, si desea, anónimas (siempre que la ley lo permita), ya sea por teléfono o por Internet (computadora de escritorio o dispositivo móvil).
¿Qué tipo de situaciones debo denunciar?
El sistema de EthicsPoint permite que las personas envíen denuncias acerca de potenciales infracciones a la ley, nuestro Código de conducta u otras inquietudes que tengan.
Si veo una infracción, ¿no debería denunciarla solamente a mi gerente, a seguridad o a Recursos Humanos y dejar que esas personas se ocupen?
Cuando observe una conducta que considere que infringe nuestro Código de conducta, tiene la obligación de denunciarla en virtud de nuestro código. Se necesita valor para plantear inquietudes, especialmente sobre un problema ético en el lugar de trabajo. Es responsabilidad de Tennant Company proporcionar una variedad de recursos para plantear inquietudes de la manera que los empleados se sientan cómodos. Si tiene preguntas o se siente incómodo con algo que escuchó o presenció, tiene varias maneras de expresar sus preocupaciones.
Puede comunicarse con:
- su gerente directo;
- su socio comercial de Recursos Humanos, o cualquier persona en HR con la que se sienta cómodo compartiendo sus preocupaciones;
- el equipo de Ética & Cumplimiento Corporativo (E&CC, Ethics & Corporate Compliance) de Tennant Company (Ethics@tennantco.com);
- cualquier persona en la gerencia con la que se sienta cómodo compartiendo sus preocupaciones.
Sin embargo, reconocemos que podría haber circunstancias en las que no le resulte cómodo informar el asunto de esta manera. Es para tales circunstancias que nos hemos asociado con NAVEX para poner a su disposición el sistema EthicsPoint para la presentación de denuncias confidenciales y, si así lo desea, anónimas (siempre que la ley lo permita). En los países y regiones donde no se permite la presentación anónima de denuncias, el equipo de EyCC y los investigadores asignados deben seguir los protocolos establecidos para proteger la identidad del denunciante y de otras personas involucradas en una investigación.
¿Por qué debo denunciar lo que sé? ¿Qué gano yo con eso?
Todos los empleados de Tennant Company, los trabajadores temporales y nuestra Junta Directiva tienen la obligación, en virtud de nuestro Código de conducta, de denunciar sus inquietudes sobre conductas poco éticas o ilegales. Todos tenemos derecho de trabajar en un entorno respetuoso y, con ese derecho, viene la responsabilidad de actuar de una manera ética y avisar a las personas adecuadas si alguien no está actuando correctamente. Al trabajar juntos, podemos mantener un ambiente saludable y productivo. Además, la conducta corporativa indebida puede amenazar a la existencia misma de la empresa en su totalidad.
Tennant Company prohíbe las represalias contra las personas que, de buena fe, denuncien o participen en la investigación de una infracción real o presunta del Código de conducta. Tennant investigará de manera rápida, justa y exhaustiva las acusaciones de represalias. Las personas que se determine que han participado en la toma de represalias contra denunciantes serán objeto de medidas disciplinarias que incluirán hasta la terminación de la relación laboral o del contrato.
¿Quiere realmente la gerencia que yo presente denuncias?
Claro que sí. De hecho, necesitamos que lo haga. Usted sabe lo que ocurre en nuestra empresa, tanto lo bueno como lo malo. Es posible que usted sea el primero en enterarse de una actividad que podría ser motivo de denuncia. Su denuncia puede minimizar el posible impacto negativo en la empresa y en nuestro personal. Además, el hecho de ofrecer comentarios positivos puede ayudar a identificar problemas y así mejorar la cultura y el desempeño de la empresa.
¿A dónde llegan estas denuncias? ¿Quién tiene acceso a ellas?
Las denuncias ingresan directamente en el servidor seguro de EthicsPoint. NAVEX permite que estas denuncias estén disponibles solamente a personas específicas dentro de la empresa que estén a cargo de evaluar la denuncia, según el tipo de infracción y el lugar del incidente. Cada uno de estos destinatarios de denuncias recibió la capacitación necesaria para mantenerlas en la mayor confidencialidad posible.
¿No es este sistema simplemente un ejemplo de que alguien me vigila?
El sistema de EthicsPoint es un aspecto positivo de nuestra filosofía general que nos ayuda a brindarle un lugar de trabajo seguro, protegido y ético. Le recomendamos que busque asesoramiento sobre dilemas éticos, brinde sugerencias positivas o comunique inquietudes. La comunicación eficaz es fundamental para un lugar de trabajo respetuoso. EthicsPoint ayuda a mejorar esa comunicación.
Seguridad y confidencialidad en la presentación de denuncias
Comprendo que cualquier denuncia que envíe desde una computadora de la empresa genera un registro del servidor que muestra todos los sitios web con los que se conecta mi computadora. ¿No me identificarán en ese registro como el creador de la denuncia?
NAVEX no genera ni conserva registros de conexiones internas con direcciones IP, por lo que no hay información disponible que vincule su computadora con EthicsPoint.
Si se siente incómodo haciendo una denuncia desde la computadora de su trabajo, tiene la opción de utilizar una computadora que esté fuera de nuestro ambiente de trabajo a través del sitio web seguro de EthicsPoint.
¿Puedo presentar una denuncia desde casa y mantener el anonimato?
Las denuncias que presente desde su casa, la computadora de un vecino o cualquier portal de Internet permanecerán seguras y anónimas. Un portal de Internet nunca identifica a un visitante por nombre de usuario y el sistema de EthicsPoint elimina las direcciones de Internet, de manera que se mantiene el anonimato.
Me preocupa que la información que proporcione a EthicsPoint revele mi identidad. ¿Cómo puede asegurarme que no sucederá?
El sistema EthicsPoint protege su anonimato. Sin embargo, si desea permanecer en el anonimato, no proporcione ningún detalle dentro de la denuncia a partir del cual se pueda determinar su identidad. Por ejemplo: “Desde mi cubículo al lado de Jan Smith…” o “En mis 33 años…”. Algunos países no permiten las denuncias anónimas. En los países y regiones donde no se permite la presentación anónima de denuncias, el equipo de EyCC y los investigadores asignados deben seguir los protocolos establecidos para proteger la identidad del denunciante y de otras personas involucradas en una investigación.
¿También es confidencial y anónima la línea telefónica directa gratuita?
Sí. Se le pedirá que brinde la misma información que brindaría en una denuncia por Internet y un entrevistador registrará sus respuestas en el sitio web de EthicsPoint. A estas denuncias se les aplican las mismas medidas de seguridad y confidencialidad que se les aplican durante su presentación. EthicsPoint tiene números de teléfono gratuitos específicos de cada país y enlaces a sitios web que permiten llamadas internacionales y conversaciones en el idioma nativo. Algunos países no permiten las denuncias anónimas. En los países y regiones donde no se permite la presentación anónima de denuncias, el equipo de EyCC y los investigadores asignados deben seguir los protocolos establecidos para proteger la identidad del denunciante y de otras personas involucradas en una investigación.
¿Qué ocurre si deseo identificarme cuando presento mi denuncia?
En la denuncia hay una sección para identificarse, si desea hacerlo.
Consejos y mejores prácticas
Tengo conocimiento de que algunas personas están implicadas en conductas poco éticas, pero eso no me afecta. ¿Por qué debería denunciarla?
Todos los empleados de Tennant Company, los trabajadores temporales y nuestra Junta Directiva tienen la obligación, en virtud de nuestro Código de conducta, de denunciar sus inquietudes sobre conductas poco éticas o ilegales. Todos tenemos derecho de trabajar en un entorno respetuoso y, con ese derecho, viene la responsabilidad de actuar de una manera ética y avisar a las personas adecuadas si alguien no está actuando correctamente. Al trabajar juntos, podemos mantener un ambiente saludable, respetuoso y productivo.
No sé bien si lo que observé o escuché es una infracción de una política de la empresa o si implica una conducta poco ética, pero no me pareció correcto. ¿Qué debería hacer?
Se necesita valor para plantear inquietudes, especialmente sobre un problema ético en el lugar de trabajo. Si tiene preguntas o se siente incómodo con algo que escuchó o presenció, tiene varias maneras de expresar sus preocupaciones o hacer preguntas.
Puede comunicarse con:
- su gerente directo;
- Su socio comercial de Recursos Humanos, o cualquier persona en HR con la que se sienta cómodo compartiendo sus preocupaciones;
- el equipo de Ética & Cumplimiento Corporativo de Tennant Company (Ethics@tennantco.com).
- cualquier persona en la gerencia con la que se sienta cómodo compartiendo sus preocupaciones.
No todo lo que se envía a través del sistema de EthicsPoint es una denuncia de conducta poco ética o ilegal. Algunas presentaciones son preguntas que buscan aclarar una política o preguntar sobre cómo manejar un dilema ético. NAVEX puede ayudarlo a presentar su inquietud para que pueda ser comprendida adecuadamente. Preferimos que denuncie una situación que resulte no ser una infracción, en lugar de permitir que una posible conducta poco ética pase inadvertida.
Tennant Company prohíbe las represalias contra las personas que, de buena fe, denuncien o participen en la investigación de una infracción real o presunta del Código de conducta. Tennant investigará de manera rápida, justa y exhaustiva las acusaciones de represalias. Las personas que se determine que han participado en la toma de represalias contra denunciantes serán objeto de medidas disciplinarias que incluirán hasta la terminación de la relación laboral o del contrato.
¿Qué pasa si mi jefe u otros gerentes están involucrados en una infracción? ¿No conseguirán la denuncia y comenzarán un encubrimiento?
Las denuncias ingresan directamente en el servidor seguro de EthicsPoint. NAVEX permite que estas denuncias estén disponibles solamente a personas específicas dentro de la empresa que estén a cargo de evaluar la denuncia, según el tipo de infracción y el lugar del incidente. Cada uno de estos destinatarios de denuncias recibió la capacitación necesaria para mantenerlas en la mayor confidencialidad posible. Además, el sistema EthicsPoint y la distribución de denuncias están diseñados para que las partes implicadas/nombradas no sean notificadas, ni tengan acceso a las denuncias en las que se las mencione.
¿Qué sucede si recuerdo algo importante acerca del incidente después de haber presentado la denuncia? O bien, ¿qué sucede si la empresa tiene más preguntas acerca de mi denuncia?
Cuando usted envía sus inquietudes a través del sitio web de EthicsPoint o el centro de llamadas de EthicsPoint, recibirá un número único al azar denominado “clave de denuncia” y se le pedirá que elija una contraseña. Puede regresar nuevamente al sistema de EthicsPoint por Internet o por teléfono para acceder a la denuncia y agregar más información o responder las preguntas que haya planteado un representante de la empresa. Esto le permite comunicarse con el investigador asignado a la denuncia mientras mantiene su anonimato.
¿El seguimiento de estas denuncias es tan seguro como la primera denuncia que se presentó?
Sí. Todas las comunicaciones y seguimientos de la denuncia a través de EthicsPoint mantienen el mismo nivel de confidencialidad y anonimato que la denuncia inicial. Si su denuncia inicial se presentó de forma anónima, el sitio de EthicsPoint le permite comunicarse con el investigador asignado mientras mantiene su anonimato. En los países y regiones donde no se permite la presentación anónima de denuncias, el equipo de EyCC y los investigadores asignados deben seguir los protocolos establecidos para proteger la identidad del denunciante y de otras personas involucradas en una investigación.
¿Puedo presentar una denuncia si no tengo acceso a Internet?
Sí. Si no tiene acceso o si no se siente cómodo de presentar sus inquietudes a través de Internet, puede llamar a la línea telefónica gratuita de EthicsPoint, disponible las 24 horas del día. EthicsPoint tiene números de teléfono gratuitos específicos de cada país y enlaces a sitios web que permiten llamadas internacionales y conversaciones en el idioma nativo.
Sobre la investigación
¿Quién investiga mis inquietudes?
Generalmente, el equipo de Ética y Cumplimiento Corporativo (EyCC) de Tennant llevará a cabo investigaciones. Dependiendo de los temas involucrados, la investigación puede requerir la participación de Recursos Humanos o un agente externo (como un despacho de abogados, una empresa de auditoría externa, contadores forenses, consultores de TI u otros expertos).
¿Cuál es la postura acerca de las represalias de Tennant Company?
Tennant Company prohíbe las represalias contra las personas que, de buena fe, denuncien o participen en la investigación de una infracción real o presunta del Código de conducta. Tennant investigará de manera rápida, justa y exhaustiva las acusaciones de represalias. Las personas que se determine que han participado en la toma de represalias contra denunciantes serán objeto de medidas disciplinarias que incluirán hasta la terminación de la relación laboral o del contrato.