AVISO DE PROTECCIÓN DE DATOS Y PRIVACIDAD
Las normativas de privacidad de datos de algunos países exigen que se informe a toda persona que presente una denuncia que contenga datos personales sobre determinadas prácticas de recopilación y conservación de la información enviada por dicha persona través de este servicio.
Si es un trabajador de Costco, como un empleado, becario, trabajador temporal, contratista o consultor, es posible que haya recibido otros avisos, complementarios al presente aviso, sobre las prácticas de tratamiento de los datos personales de Costco. Consulte dichos avisos adicionales en la página de intranet de RR. HH. local o pregunte al representante de RR. HH. local.
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Aspectos generales
La Línea directa de ética de Costco ("Línea directa") es un sistema de admisión de denuncias por teléfono e Internet que Costco, 999 Lake Drive NE, Issaquah, WA 98027, EE. UU. y sus subsidiarias ("Costco") proporcionan a sus empleados, proveedores, distribuidores y socios empresariales ("Denunciantes") para que denuncien presuntas violaciones de leyes o normativas, o determinadas cuestiones especificadas en las normas aplicables de denuncia de irregularidades.
Costco es el responsable del tratamiento de los datos y NAVEX es el encargado del tratamiento que actúa en nombre de Costco.
Puede dirigir a Costco cualquier pregunta acerca de este Aviso o este servicio a la siguiente atención:
Europa: privacy@costco.com
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Uso de la Línea de ayuda
El uso de la Línea de ayuda es totalmente voluntario. Le animamos a denunciar las posibles infracciones directamente a su supervisor o responsable, o a un representante de los departamentos de Recursos Humanos, Asuntos Jurídicos o Cumplimiento, en función de la naturaleza de la posible infracción. Si siente que no puede hacerlo, puede usar la Línea de ayuda para realizar su denuncia.
La Línea de ayuda es un sistema de denuncias confidenciales que le permite informar a Costco de posibles violaciones de leyes o de políticas de la empresa, así como de otras preocupaciones que pudiera tener. En algunos países, Costco solo podría aceptar a través de la Línea de ayuda denuncias relacionadas con determinadas cuestiones especificadas en las normas aplicables de denuncia de irregularidades. Si su denuncia está relacionada con un asunto que, de acuerdo con las leyes locales, no puede ser aceptado por Costco a través de la Línea de ayuda, deberá ponerse en contacto con su supervisor o con la dirección local, o con un representante de los departamentos de Recursos Humanos o Asuntos Jurídicos o Cumplimiento para denunciar la cuestión.
Tenga en cuenta que la información que proporcione acerca de sí mismo, sus compañeros o cualquier aspecto de las operaciones de la empresa puede conllevar decisiones que afecten a otros. Por lo tanto, le pedimos que se limite a facilitar información que considere cierta y veraz. No sufrirá represalias por parte de Costco por denunciar de buena fe una supuesta infracción legal o de cumplimiento, incluso si, más tarde, resulta no ser objetivamente correcta. Sin embargo, tenga en cuenta que no se tolerará el suministro, a sabiendas, de información falsa o engañosa. La información que facilite se tratará con total confidencialidad, excepto en los casos en los que resulte imposible por motivos legales o para realizar una investigación, en cuyo caso la información se tratará con sumo cuidado.
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¿Qué información y datos personales se recopilan y tratan?
De entre la información y datos personales siguientes que usted mismo facilita al presentar la denuncia, la Línea de ayuda recopila: (i) su nombre y datos de contacto (a menos que presente la denuncia de forma anónima) y si es empleado de Costco o no; (ii) el nombre y otros datos personales de las personas citadas en la denuncia, si facilita dicha información (p. ej.: descripción de las funciones y datos de contacto); y (iii) una descripción de la supuesta conducta inadecuada, así como de las circunstancias del incidente. Tenga en cuenta que, según las leyes del país en el que resida, quizá no sea posible denunciar de forma anónima; no obstante, su información personal se tratará de forma confidencial y solo se revelará en los casos indicados más adelante.
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¿Cómo se tratarán la información y los datos personales después de denunciar y quién tendrá acceso a dicha información?
Los datos personales y la información que facilite se utilizarán únicamente para investigar las cuestiones planteadas en la denuncia y para adoptar las medidas de seguimiento adecuada, de conformidad con la legislación aplicable.
Se almacenarán en una base de datos que se encuentra en servidores hospedados y operados por NAVEX Global en Estados Unidos. NAVEX ha formalizado compromisos contractuales con Costco para proteger la información proporcionada de acuerdo con la legislación aplicable. NAVEX se compromete a seguir prácticas rigurosas de protección de la privacidad y seguridad, incluidas las relativas al aviso, elección, transferencia ulterior, seguridad, integridad de los datos, acceso y cumplimiento.
Puede ponerse en contacto con Costco para solicitar información sobre el uso, la transferencia, la corrección o la eliminación de cualquiera de sus datos personales almacenados por este servicio a través de la siguiente dirección:
Europa: privacy@costco.com
Para procesar e investigar su denuncia, siempre con sujeción a lo dispuesto por la legislación local, el personal pertinente de Costco, entre los que se incluye el de RR.H H., Finanzas, Auditoría Interna, Asuntos Jurídicos, Cumplimiento, dirección, asesores externos (por ejemplo, asesores jurídicos) o, en circunstancias limitadas, el personal técnico de NAVEX podrá acceder, procesar y utilizar los datos personales y la información facilitada.
Los datos personales y la información que nos facilite también podrán revelarse a la policía o a otras autoridades reguladoras o del orden.
Esas personas y organismos pertinentes pueden encontrarse en Estados Unidos o en otros países que no ofrezcan el mismo grado de protección de los datos que se exige en su país de residencia.
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Acceso a información relacionada con la denuncia
Costco informará puntualmente a las personas denunciadas a través de la Línea de ayuda, excepto si esta notificación debe retrasarse para garantizar la integridad de la investigación y la protección de la información relevante.
Con algunas excepciones (por ejemplo, la identidad del denunciante), la persona denunciada podrá acceder a la información de la denuncia y solicitar la corrección de los datos personales que sean inexactos o estén incompletos de acuerdo con las leyes aplicables. De igual forma, con algunas excepciones, los denunciantes también podrán acceder a la información relacionada con su denuncia y solicitar la corrección de sus datos personales de acuerdo con las leyes aplicables.
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Base jurídica para el tratamiento
En las jurisdicciones en las que se exigen fundamentos legales para el tratamiento, Costco trata los datos personales en función de lo siguiente:
- Cumplimiento de obligaciones legales: Los datos personales se tratan para cumplir con las leyes y los requisitos reglamentarios pertinentes y para responder a solicitudes legales, órdenes judiciales y procesos legales.
- Sobre la base de intereses legítimos: Los datos personales se tratan para lograr un interés legítimo basado en una evaluación de sus intereses legítimos y la privacidad, además de otros intereses fundamentales del interesado. Dichos intereses legítimos pueden incluir la investigación y la adopción de las medidas adecuadas en relación con una posible infracción, o una posible contravención de las leyes aplicables o de las políticas éticas que se haya cometido, se esté cometiendo o se vayan a cometer.
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Conservación de la denuncia y de sus datos
Su denuncia y sus datos personales solo se conservarán durante el tiempo que sea necesario para la investigación de sus acusaciones y para cualquier seguimiento legítimo de la investigación; se destruirán o borrarán por completo y de forma segura cuando y en cuanto dejen de ser necesarios para la investigación de la denuncia, o para hacer un seguimiento legítimo de esta (incluidas acciones legales). No obstante, los informes y archivos relacionados con la investigación de las denuncias (o partes de esos informes o archivos) y los datos personales que figuren en esos informes o archivos podrían introducirse en un fichero si prevaleciera un interés público o jurídico claro de Costco con respecto a la conservación de los datos, con sujeción a las restricciones de acceso a estos destinadas a salvaguardar los derechos y libertades de los interesados según lo pueda permitir la legislación aplicable.
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Sus derechos
Costco lo apoyará plenamente en el ejercicio de cualquier derecho que pueda tener como interesado en virtud de la ley aplicable, según el país de su residencia; esto puede incluir uno o más de los siguientes:
- derecho de acceso a sus datos;
- derecho a la rectificación de datos incorrectos;
- derecho a la eliminación de datos (“derecho al olvido”);
- derecho a solicitar la limitación (“bloqueo”) de datos impugnados;
- derecho a que se informe a aquellos terceros que hayan recibido datos incorrectos, incompletos o impugnados de cualquier rectificación o bloqueo de sus datos;
- derecho a la portabilidad de los datos;
- derecho a oponerse al tratamiento;
- derecho a no ser objeto de la toma de decisiones automatizadas, incluyendo la elaboración de perfiles (de hecho, no utilizaremos sus datos ni ninguna información de su denuncia para dicha toma de decisiones).
Restringiremos cualquiera de los derechos mencionados anteriormente si y en la medida en que sea necesario y proporcionado para salvaguardar cualquiera de los intereses públicos esenciales reconocidos en la legislación aplicable, como la protección de investigaciones penales o por seguridad pública, o para proteger los derechos y libertades fundamentales de los demás, incluida cualquier persona incriminada en su denuncia, de conformidad con la legislación aplicable.
Además de los derechos enumerados anteriormente, también podrá presentar una denuncia por el tratamiento que hacemos de sus datos personales ante la autoridad competente en materia de supervisión del tratamiento de datos personales (normalmente denominada autoridad de control) del país en el que resida (en caso de que se trate de un Estado miembro de la UE/EEE o el Reino Unido) o en el país en el que se encuentra Costco (si vive fuera de la UE/EEE o el Reino Unido).
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Transferencias de datos personales
Su denuncia y sus detalles podrán conservarse en los servidores seguros de NAVEX ubicados en EE. UU.; podrán transferirse a subencargados del tratamiento de NAVEX situados fuera de la UE y el EEE para recibir servicios y soporte o con fines de traducción e interpretación; y podrán transmitirse a los servidores de Costco en EE. UU., todo ello, con sujeción a garantías adecuadas.
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Normativa específica por país
En gran parte de la Unión Europea y las zonas circundantes, las denuncias podrían estar limitadas en cuanto a los temas de conformidad con la legislación aplicable. Además, algunos países restringen las denuncias a aquellas que afecten a empleados en puestos clave o de responsabilidad.
Cualquier problema o asunto relacionados con temas que la ley impida denunciar a través de la Línea de ayuda deberá denunciarse directamente ante su responsable o supervisor, o ante un representante de Recursos Humanos o del departamento de Asuntos Jurídicos o Cumplimiento en función de la naturaleza de la posible infracción. En algunos países, la ley no permite denunciar de forma anónima excepto en circunstancias extremadamente limitadas.
He leído y comprendido este Aviso de privacidad.