Acerca de EthicsPoint

¿Qué es EthicsPoint?

EthicsPoint es una herramienta de denuncias completa y confidencial creada por NAVEX para ayudar a la dirección y a los empleados a trabajar frente al fraude, los abusos y otras conductas inadecuadas en el lugar de trabajo, y al mismo tiempo cultivar un entorno laboral respetuoso.

¿Por qué es necesario un sistema como EthicsPoint?

• Nuestros empleados son nuestro activo más importante. Al crear canales de comunicación abiertos, podemos promover un ambiente de trabajo respetuoso y maximizar la productividad.
• Las empresas que cotizan en bolsa en Estados Unidos deben disponer por ley de un medio para denunciar, de forma anónima si lo desean, casos de fraude en la contabilidad y auditoria al comité de auditoria. Del mismo modo, otros países, como los de la Unión Europea, el Reino Unido y otros, disponen de leyes que exigen a las organizaciones proporcionar sistemas para que las personas puedan denunciar sus inquietudes.
• Un sistema eficaz para presentar denuncias aumenta la eficacia de nuestros demás esfuerzos para impulsar una cultura de integridad y de toma de decisiones ética.

Presentación de denuncias: aspectos generales

¿Puedo denunciar por Internet o por teléfono?

Sí. EthicsPoint le permite denunciar de forma confidencial y, si lo desea, anónima (allí donde lo permita la ley) por teléfono o por Internet (PC o dispositivo móvil).

¿Qué tipo de situaciones debo denunciar?

El sistema de EthicsPoint permite a las personas denunciar cualquier infracción potencial de la ley, de nuestro Código de Conducta o cualquier otro asunto que pudiera preocuparles.

Si presencio una infracción, ¿no debería simplemente denunciarla a mi superior, al personal de seguridad o al equipo de RR. HH. y dejar que sean ellos los que se ocupen?

Si observa alguna conducta que considere que infringe nuestro Código de Conducta, tiene la obligación de denunciarlo de acuerdo con dicho código. Se necesita valor para denunciar, especialmente cuando se trata de problemas éticos en el lugar de trabajo. Es responsabilidad de Tennant Company proporcionar una variedad de recursos para denunciar de tal forma que los empleados se sientan cómodos haciéndolo. Si tiene preguntas o se siente incómodo por algo que haya escuchado o presenciado, tiene varias maneras de expresar sus inquietudes.

Puede ponerse en contacto con:

• Su superior directo
• Su socio empresarial de Recursos Humanos, o cualquier persona de RR. HH. con la que se sienta cómodo compartiendo sus inquietudes
• Equipo de Ética & Cumplimiento Corporativo (E&CC) de Tennant Company (Ethics@tennantco.com)
• Cualquier persona de la dirección con la que se sienta cómodo compartiendo sus inquietudes

Sin embargo, sabemos que pueden darse circunstancias en las que no se encuentre cómodo denunciando el problema de esta forma. Es por este tipo de circunstancias por las que hemos decidido asociarnos con NAVEX para ofrecerle el sistema de EthicsPoint para denunciar de forma confidencial y, si así lo desea, anónima (allí donde lo permita la ley). En los países y regiones donde no se permiten las denuncias anónimas, el equipo de E&CC y cualquier investigador asignado contarán con protocolos establecidos para proteger la identidad del Denunciante y otras personas involucradas en una investigación.

¿Por qué debo denunciar sobre lo que sé? ¿Qué gano yo con esto?

Todos los empleados de Tennant Company, los trabajadores temporales y nuestra Junta Directiva tienen la obligación, en virtud de nuestro Código de Conducta, de denunciar cualquier conducta poco ética o ilegal. Todos tenemos derecho a trabajar en un entorno respetuoso, y ese derecho lleva implícita la responsabilidad de actuar de forma ética y de comunicar a las personas adecuadas situaciones inapropiadas. Si todos colaboramos, podremos mantener un entorno laboral saludable y productivo. La mala conducta corporativa puede amenazar la propia subsistencia de toda una empresa.

Tennant Company prohíbe las represalias contra cualquier persona que, de buena fe, denuncie o participe en la investigación de una infracción real o presunta del Código de Conducta. Tennant Company investigará de manera rápida, justa y exhaustiva las denuncias de adopción de represalias. Todo aquel que participe fehacientemente en la adopción de represalias podrá ser objeto de sanciones disciplinarias, que podrían incluir el cese de la relación laboral.

¿La dirección de la empresa desea realmente que yo denuncie?

Por supuesto. De hecho, necesitamos que lo haga. Usted sabe lo que sucede en nuestra empresa, lo bueno y lo malo. Es posible que se entere de una actividad que pueda llegar a ser motivo de preocupación. Su denuncia puede minimizar el posible impacto negativo sobre la empresa y sus trabajadores. Además, la comunicación de información positiva puede ayudar a identificar cuestiones que pueden mejorar la cultura y el rendimiento corporativos.

¿Dónde se envían estas denuncias? ¿Quién tiene acceso a ellas?

Las denuncias se introducen directamente en el servidor seguro de EthicsPoint. NAVEX pone estas denuncias solo a disposición de las personas específicas de la empresa que se encargan de evaluarlas, según el tipo de infracción y la ubicación en la que tiene lugar el incidente. Cada una de estas personas ha recibido la formación adecuada para tratar las denuncias con la máxima confidencialidad.

¿No es este un sistema de vigilancia?

EthicsPoint es un aspecto positivo de nuestra filosofía general que nos permite garantizar un lugar de trabajo seguro, protegido y ético. Le animamos a buscar ayuda ante un dilema ético, así como a enviarnos sugerencias positivas o trasladarnos cualquier motivo de preocupación. La comunicación eficaz es fundamental para conseguir un lugar de trabajo respetuoso. EthicsPoint ayuda a mejorar esa comunicación.

Seguridad y confidencialidad de las denuncias

Hasta donde yo sé, cualquier denuncia que envíe a través de un ordenador de la empresa genera un registro del servidor en el que se recoge a qué sitios web se conecta mi PC. ¿No me identificará este registro como el origen de la denuncia?

NAVEX no genera ni mantiene ningún registro interno de conexión con las direcciones IP; por lo tanto, no habrá información que vincule su ordenador con EthicsPoint.

Si no se siente cómodo denunciando desde su ordenador del trabajo, puede hacerlo desde un ordenador ajeno a su entorno laboral a través del sitio web seguro de EthicsPoint.

¿Puedo presentar una denuncia desde mi casa y aun así permanecer en el anonimato?

Las denuncias presentadas desde su casa, desde el ordenador de un vecino o desde cualquier portal de Internet se registrarán de forma segura y anónima. Un portal de Internet nunca identifica a un visitante por nombre de usuario, y el sistema de EthicsPoint elimina las direcciones de Internet, de manera que el anonimato se mantiene totalmente.

Me preocupa que la información que facilite a EthicsPoint acabe revelando mi identidad. ¿Cómo pueden asegurarme que eso no va a ocurrir?

El sistema de EthicsPoint protege su anonimato. Sin embargo, si desea permanecer en el anonimato, no proporcione ningún detalle en su denuncia que permita identificarle. Por ejemplo, “Desde mi cubículo, junto a Jan Smith…” o “En mis 33 años…”. En algunos países no se permiten las denuncias anónimas. En los países y regiones donde no se permiten las denuncias anónimas, el equipo de E&CC y cualquier investigador asignado contarán con protocolos establecidos para proteger la identidad del Denunciante y otras personas involucradas en una investigación.

¿La línea telefónica gratuita también es anónima y confidencial?

Sí. Se le pedirá que facilite la misma información que debe indicar para una denuncia por Internet, y su interlocutor registrará sus respuestas en el sitio web de EthicsPoint. A estas denuncias se les aplican las mismas medidas de seguridad y confidencialidad durante su presentación. EthicsPoint dispone de números de teléfono gratuitos y enlaces a sitios web específicos para cada país que permiten realizar llamadas internacionales y mantener conversaciones en el idioma nativo. En algunos países no se permiten las denuncias anónimas. En los países y regiones donde no se permiten las denuncias anónimas, el equipo de E&CC y cualquier investigador asignado contarán con protocolos establecidos para proteger la identidad del Denunciante y otras personas involucradas en una investigación.

¿Qué pasa si quiero identificarme en mi denuncia?

Hay una sección específica en la denuncia para que pueda identificarse si así lo desea.

Consejos y prácticas recomendadas

Tengo constancia de que hay algunas personas involucradas en una conducta poco ética, pero no me afecta a mí directamente. ¿Por qué debo molestarme en denunciar?

Todos los empleados de Tennant Company, los trabajadores temporales y nuestra Junta Directiva tienen la obligación, en virtud de nuestro Código de Conducta, de denunciar cualquier conducta poco ética o ilegal. Todos tenemos derecho a trabajar en un entorno respetuoso, y ese derecho lleva implícita la responsabilidad de actuar de forma ética y de comunicar a las personas adecuadas situaciones inapropiadas. Si todos colaboramos, podremos mantener un entorno laboral saludable, respetuoso y productivo.

No estoy seguro de que lo que he observado o escuchado sea una infracción de las políticas de la empresa o de si se puede considerar una conducta poco ética, pero no me parece correcto. ¿Qué debo hacer?

Se necesita valor para denunciar, especialmente cuando se trata de problemas éticos en el lugar de trabajo. Si tiene preguntas o se siente incómodo por algo que haya escuchado o presenciado, tiene varias maneras de expresar sus inquietudes o hacer preguntas.

Puede ponerse en contacto con:

• Su superior directo
• Su socio empresarial de Recursos Humanos, o cualquier persona de RR. HH. con la que se sienta cómodo compartiendo sus inquietudes
• Equipo de Ética y & Cumplimiento Corporativo de Tennant Company (Ethics@tennantco.com)
• Cualquier persona de la dirección con la que se sienta cómodo compartiendo sus inquietudes

No todo lo que se comunica a través del sistema de EthicsPoint constituye una denuncia de una conducta poco ética o ilegal. En algunos casos solo se trata de preguntas que buscan aclarar una política o preguntar cómo gestionar un dilema ético. NAVEX puede ayudarle a compartir su inquietud de forma que comunique exactamente lo que desea. Preferimos que denuncie una situación que finalmente resulte no ser una infracción que dejar que un comportamiento potencialmente carente de ética no sea investigado.

Tennant Company prohíbe las represalias contra cualquier persona que, de buena fe, denuncie o participe en la investigación de una infracción real o presunta del Código de Conducta. Tennant Company investigará de manera rápida, justa y exhaustiva las denuncias de adopción de represalias. Todo aquel que participe fehacientemente en la adopción de represalias podrá ser objeto de sanciones disciplinarias, que podrían incluir el cese de la relación laboral.

¿Qué ocurre si mi jefe u otro responsable están involucrados en una infracción? ¿No recibirán una copia de la denuncia y se cubrirán las espaldas?

Las denuncias se introducen directamente en el servidor seguro de EthicsPoint. NAVEX pone estas denuncias solo a disposición de las personas específicas de la empresa que se encargan de evaluarlas, según el tipo de infracción y la ubicación en la que tiene lugar el incidente. Cada una de estas personas ha recibido la formación adecuada para tratar las denuncias con la máxima confidencialidad. Asimismo, el sistema de EthicsPoint y su distribución de denuncias están diseñados para que las partes implicadas o citadas en una denuncia no reciban notificación alguna ni puedan acceder a las denuncias en las que puedan haber sido nombradas.

¿Qué ocurre si recuerdo algo importante sobre el incidente después de presentar la denuncia? O ¿qué pasa si la empresa tiene más preguntas que hacerme sobre la denuncia?

Cuando denuncie un problema a través del sitio web o el centro de llamadas de EthicsPoint, recibirá un número único y aleatorio llamado “clave de denuncia” y se le pedirá que elija una contraseña. Podrá volver al sistema de EthicsPoint a través de Internet o por teléfono y acceder a la denuncia original para añadir más información o responder a las preguntas planteadas por un representante de la empresa. De este modo podrá comunicarse con el investigador asignado a su denuncia y preservar al mismo tiempo su anonimato.

¿Estos seguimientos de las denuncias son tan seguros como los primeros pasos?

Sí. Todas las comunicaciones y seguimientos de denuncias a través de EthicsPoint tendrán el mismo nivel de confidencialidad y anonimato que la denuncia inicial. Si presentó su denuncia inicial de forma anónima, el sitio de EthicsPoint le permitirá comunicarse con el investigador asignado preservando su anonimato. En los países y regiones donde no se permiten las denuncias anónimas, el equipo de E&CC y cualquier investigador asignado contarán con protocolos establecidos para proteger la identidad del Denunciante y otras personas involucradas en una investigación.

¿Puedo presentar una denuncia si no tengo acceso a Internet?

Sí. Si no tiene acceso o no se siente cómodo denunciando por Internet, puede llamar sin coste alguno a la línea de asistencia directa gratuita de EthicsPoint, disponible las 24 horas al día. EthicsPoint dispone de números de teléfono gratuitos y enlaces a sitios web específicos para cada país que permiten realizar llamadas internacionales y mantener conversaciones en el idioma nativo.

Acerca de la investigación

¿Quién investiga mis inquietudes?

El equipo de Ética y Cumplimiento Corporativo (E&CC) de Tennant Company suele ser el encargado de investigar. Sin embargo, y dependiendo de los temas involucrados, la investigación podría requerir la participación de RR. HH. o de un tercero (como un bufete de abogados, una firma de auditoría externa, contables forenses, consultores informáticos u otros expertos).

¿Cuál es la postura de Tennant Company en torno a la toma de represalias?

Tennant Company prohíbe las represalias contra cualquier persona que, de buena fe, denuncie o participe en la investigación de una infracción real o presunta del Código de Conducta. Tennant Company investigará de manera rápida, justa y exhaustiva las denuncias de adopción de represalias. Todo aquel que participe fehacientemente en la adopción de represalias podrá ser objeto de sanciones disciplinarias, que podrían incluir el cese de la relación laboral.