FAQ – Liens rapides :

À propos d’EthicsPoint Signalements – Généralités Sécurité et confidentialité des signalements Conseils et bonnes pratiques

À propos d’EthicsPoint

Qu’est-ce qu’EthicsPoint ?

EthicsPoint est un outil de signalement complet et confidentiel ayant pour but d’aider la direction et les employés à travailler main dans la main pour lutter contre les fraudes, les abus et les autres comportements répréhensibles sur le lieu de travail tout en cultivant un environnement de travail positif.

Pourquoi un système tel qu’EthicsPoint est-il nécessaire ?

En créant des canaux de communication ouverts, nous pouvons promouvoir un environnement de travail positif et maximiser la productivité.

Un système de signalement efficace vient compléter les efforts que nous déployons par ailleurs pour cultiver l’intégrité et la prise de décisions éthiques.

Signalements – Généralités

Est-il vrai que les signalements peuvent aussi bien être effectués par téléphone que par Internet ?

Oui. EthicsPoint vous permet de soumettre un signalement confidentiel et anonyme, lorsque la loi le permet, soit par téléphone soit par Internet.

Quel type de situations dois-je signaler ?

Le système EthicsPoint est prévu pour que les employés signalent toutes les violations du présent Code de conduite ou toutes les autres préoccupations qu’ils pourraient avoir. Les types de situations que vous pouvez signaler peuvent être limités par la loi dans votre région et le système EthicsPoint a été configuré en conséquence.

Si je constate une violation, mon rôle ne se limite-t-il pas à avertir mon responsable, la sécurité ou le service des ressources humaines pour les laisser s’en occuper ?

Lorsque vous êtes témoin d’un comportement qui vous semble contrevenir au Code de conduite, nous comptons sur vous pour le signaler. Dans l’idéal, vous devriez signaler les problèmes à votre supérieur hiérarchique direct ou à un autre membre de notre équipe de direction. Cependant, nous comprenons que, dans certaines circonstances, vous hésitiez à procéder de la sorte. C’est précisément pour ces cas de figure que nous avons noué ce partenariat avec EthicsPoint. Lorsque cela est permis par la législation locale, nous préférons que vous soumettiez un signalement de façon anonyme plutôt que de garder l’information pour vous.

Pourquoi signaler ce que je sais ? Qu’est-ce que j’y gagne ?

Nous avons tous le droit de travailler dans un environnement positif. Ce droit s’accompagne du devoir d’agir avec éthique et d’informer les personnes compétentes des agissements inappropriés d’autrui. Travailler main dans la main nous permet de préserver un environnement sain et productif. Les comportements répréhensibles en entreprise menacent la subsistance de la société tout entière.

La direction souhaite-t-elle réellement que je signale les problèmes ?

Absolument. En réalité, nous avons même besoin que vous le fassiez. Vous savez ce qui se passe dans notre société, le positif comme le négatif. Il se peut que vous soyez la première personne à avoir connaissance d’une activité susceptible de nous causer du tort. Votre signalement pourrait minimiser ses répercussions potentielles sur l’entreprise et son personnel. Par ailleurs, faire part de suggestions positives permet d’identifier des éléments susceptibles d’améliorer la culture et les performances de la société.

Où vont ces signalements ? Quelles personnes y ont accès ?

Les signalements sont directement saisis sur le serveur sécurisé d’EthicsPoint afin d’éviter toute faille de sécurité. EthicsPoint ne met ces signalements qu’à la disposition d’un nombre spécifique de personnes au sein de la société qui sont chargées d’évaluer le signalement d’après le type et le lieu de la violation. Chacun de ces destinataires a suivi une formation sur la façon de traiter ces signalements avec la plus grande confidentialité.

Ce système n’est-il pas seulement la preuve que l’on me surveille ?

Le système EthicsPoint s’efforce d’être un aspect positif de notre philosophie globale en nous permettant de mettre à disposition un lieu de travail sûr, serein et éthique. Nous vous encourageons à nous demander conseil en cas de dilemme en matière d’éthique et à nous faire part de vos suggestions constructives ainsi que de vos préoccupations. Les entreprises d’aujourd’hui ont plus que jamais besoin d’une communication efficace et cet outil se montre très performant à cet égard.

Nous avons sélectionné avec soin le meilleur système d’envoi de signalements ; un outil en mesure non seulement de répondre à nos obligations en matière de déontologie mais aussi de garantir un environnement de signalement sain.

Sécurité et confidentialité des signalements

Si j’ai bien compris, chaque signalement que j’enverrai depuis un ordinateur de la société générera un journal de serveur qui indiquera tous les sites Internet auxquels mon ordinateur se connecte. Ce journal ne m’identifiera-t-il pas comme l’auteur du signalement ?

EthicsPoint ne génère et ne conserve aucun journal interne des connexions contenant les adresses IP et, par conséquent, il ne subsistera aucune information reliant votre ordinateur à EthicsPoint. D’ailleurs, EthicsPoint s’est engagé contractuellement à préserver l’anonymat des auteurs des signalements.

Si vous hésitez à soumettre un signalement depuis l’ordinateur de votre lieu de travail, vous pouvez en utiliser un autre (cybercafé, domicile d’un ami, etc.) et envoyer votre signalement via le site Internet sécurisé d’EthicsPoint. De nombreuses personnes choisissent cette solution : les statistiques d’EthicsPoint indiquent en effet que moins de 12 % des signalements sont effectués durant les heures de travail.

Est-il possible d’effectuer un signalement depuis mon domicile tout en conservant l’anonymat ?

Les signalements soumis depuis votre domicile, l’ordinateur d’un voisin ou n’importe quel portail Internet resteront sécurisés et anonymes. Un portail Internet n’identifie jamais le visiteur à l’aide de son identifiant et le système EthicsPoint efface les adresses IP afin de garantir un anonymat total, lorsque la loi le permet. EthicsPoint s’est par ailleurs contractuellement engagé à ne pas rechercher l’identité des auteurs des signalements.

J’ai peur que les informations que je pourrais fournir à EthicsPoint ne dévoilent en fin de compte mon identité. Comment pouvez-vous me garantir que ce ne sera pas le cas ?

Le système d’EthicsPoint est conçu pour protéger votre anonymat. Cependant, si vous souhaitez rester anonyme et que la loi le permet, vous devez également vous assurer que le contenu de votre signalement ne révèle pas votre identité par mégarde. Par exemple : « Depuis mon poste de travail à côté de celui de Jean Dupont » ou « Au cours de mes 33 ans de carrière... »

Le numéro vert du service d’assistance téléphonique assure-t-il également la confidentialité et l’anonymat ?

Oui. Il vous sera demandé de fournir les mêmes informations que pour un signalement par Internet et l’opérateur saisira vos réponses sur le site Web d’EthicsPoint. Les mêmes mesures de sécurité et de confidentialité s’appliquent à la transmission des signalements.

Que dois-je faire si je souhaite être identifié(e) dans mon signalement ?

Le signalement contient une rubrique qui vous permet, si vous le souhaitez, de décliner votre identité.

Conseils et bonnes pratiques

J’ai connaissance d’agissements contraires à l’éthique, mais ils ne me concernent pas. Pourquoi prendre la peine de les signaler ?

Notre société a choisi de promouvoir l’éthique. Tout comportement contraire à l’éthique, à quelque échelle que ce soit, finit toujours par porter préjudice à la société. Il suffit de penser aux répercussions des récents scandales ayant éclaboussé le monde des affaires pour constater les effets désastreux qu’un manque d’éthique apparemment innocent peut avoir sur une entreprise par ailleurs saine. Par conséquent, si vous avez connaissance de comportements répréhensibles ou de violations des règles d’éthique, il est de votre devoir, envers vos collaborateurs et envers vous-même, de les signaler.

Je ne sais pas si ce que j’ai observé ou entendu constitue la violation d’une politique de l’entreprise ou un comportement contraire à la déontologie, mais cela me semble suspect. Que dois-je faire ?

Envoyer un signalement. EthicsPoint peut vous aider à rédiger et à déposer votre signalement de manière à ce qu’il soit bien compris. Nous préférons que vous signaliez une situation qui s’avère par la suite être sans danger, plutôt que vous restiez dans le doute et laissiez perdurer un comportement présumé contraire à l’éthique.

Que faire si mon supérieur ou d’autres responsables sont impliqués dans la violation ? Ne vont-ils pas recevoir le signalement et tenter d’étouffer l’affaire ?

Le système et la transmission des signalements d’EthicsPoint sont conçus de manière à ce que les parties concernées ne soient pas informées et qu’elles n’aient pas accès aux signalements citant leurs noms.

Que faire si je me souviens de quelque chose d’important après avoir envoyé mon signalement ? Ou si la société a d’autres questions à me poser à son sujet ?

Lorsque vous signalez un problème via le site Web ou le centre d’appels d’EthicsPoint, vous recevez un nom d’utilisateur unique pour lequel vous devez choisir un mot de passe connu par vous uniquement. Vous pouvez revenir à n’importe quel moment sur le système EthicsPoint et accéder à votre signalement d’origine pour ajouter des détails ou des informations supplémentaires, ou encore répondre aux questions posées par un représentant de la société, afin d’aider à résoudre le problème en cours. Si vous avez déposé un signalement anonyme, lorsque la loi le permet, nous vous suggérons fortement de revenir régulièrement sur le site pour répondre aux questions de la société, car c’est le seul moyen de vous contacter à la disposition d’un représentant de la société. De plus, nous encourageons toute personne déposant un signalement à accéder régulièrement au système pour prendre connaissance des questions, des commentaires et des mises à jour de statut d’un représentant de la société.

Ces suivis de signalement sont-ils aussi sûrs que la première communication ?

Toute la correspondance d’EthicsPoint est traitée avec le même degré de confidentialité que le premier signalement et se poursuit sous le couvert de l’anonymat, lorsque c’est nécessaire.

Que dois-je faire si j’ai oublié ma clé de signalement ou le mot de passe que j’ai créé ?

Si vous perdez votre clé de signalement ou votre mot de passe, il vous faudra effectuer un nouveau signalement afin de garantir la confidentialité et la sécurité du système. Veuillez indiquer dans le nouveau signalement qu’il fait référence à un problème ou à une question déjà envoyé.

Est-il possible de signaler un problème si je n’ai pas accès à Internet ?

Vous pouvez envoyer un signalement à EthicsPoint depuis n’importe quel ordinateur connecté à Internet. De nombreux lieux publics (notamment les bibliothèques municipales) disposent d’ordinateurs connectés à Internet. Si vous n’avez pas accès à Internet ou s’il vous est difficile d’utiliser un ordinateur, vous pouvez effectuer un signalement en appelant le numéro vert du service d’assistance téléphonique d’EthicsPoint, disponible 24 heures sur 24, 365 jours par an.