Questions fréquentes

À propos du Volvo Group Whistle
Signalement – Généralités
Sécurité et confidentialité des signalements
Conseils et suivi en matière de signalement

À propos de Volvo Group Whistle

Qu'est-ce que le portail Volvo Group Whistle ?

Le Volvo Group Whistle est un outil de signalement complet et confidentiel qui utilise la solution logicielle EthicsPoint fournie par NAVEX pour permettre aux employés, sous-traitants, consultants, fournisseurs, concessionnaires, partenaires commerciaux ou tout autre tiers de signaler volontairement, facilement et en toute confiance des infractions présumées au Code de conduite du Volvo Group, tout en cultivant un environnement de travail positif.

Signalement – Généralités

Un problème m'inquiète. Comment puis-je le signaler ?

Si vous avez connaissance d'une situation qui vous semble anormal ou qui pourrait enfreindre le Code de conduite du Volvo Group, nous vous invitons à en parler. Souvent, un signalement précoce peut aider à résoudre un problème rapidement et de limiter les dommages.

Pour exprimer une préoccupation, vous pouvez :

  • Adressez-vous à votre responsable ou à son supérieur.
  • Adressez-vous au service compétent, comme HR, Finance, Legal & Compliance ou Security.
  • Accédez au Volvo Group Whistle à l'adresse : www.volvogroup.com sous « À propos de nous » ou sur Violin sous « À propos du Volvo Group ».
  • Écrivez une lettre au Chief Compliance Officer à l'adresse :

    • Chief Compliance Officer
    AB Volvo
    Department AA14100, VGHQ6C
    SE-405 08 Göteborg
    Sweden

Pour obtenir des informations et des conseils supplémentaires, les employés du Volvo Group peuvent consulter la politique du Volvo Group en matière de lancement d'alertes et d'enquête.

Quel type de situation dois-je signaler ?

Le Volvo Group Whistle est conçu pour que les employés, les sous-traitants, les consultants ou tout autre tiers puissent signaler des préoccupations concernant d'éventuelles pratiques comptables irrégulières ou douteuses, des pratiques d'achat, de la corruption, des violations des droits de l'homme et du travail, ainsi que d'autres infractions présumées au Code de conduite du Volvo Group.

Si votre plainte concerne un sujet qui, en vertu de la législation locale, peut ne pas être acceptée par l'intermédiaire de Volvo Group Whistle et que cela a été confirmé lors de l'examen initial de la plainte, vous en serez dûment informé . Dans ce cas, vous devrez contacter votre responsable ou le responsable de ce dernier, ou encore le service compétent (comme HR, Finance, Legal & Compliance ou Security), ou écrire une lettre au Chief Compliance Officer (coordonnées fournies ci-dessus).

Nous vous demandons plus particulièrement de signaler les préoccupations liés à :

  • des pratiques frauduleuses, y compris l'offre ou l'acceptation de pots-de-vin, de paiements illégaux, de cadeaux ou d'invitations excessifs ou de paiements de facilitation – directement ou indirectement, par l'entremise d'un tiers ;
  • la concurrence déloyale, le droit antitrust, le contrôle des exportations et les violations des sanctions commerciales ;
  • des questions de comptabilité ou d'audit, comme une erreur dans un dossier financier, des notes de frais inexactes/inappropriées ou une fraude présumée ;
  • des conflits d'intérêts non divulgués ;
  • des cas de vol ou d'utilisation abusive des stocks, de l'argent, de l'équipement, des fournitures ou d'autres biens de l'entreprise ;
  • la divulgation non autorisée d'informations confidentielles ;
  • des cas de discrimination fondée sur l'âge, la race, le sexe, la religion, la nationalité, le handicap, l'orientation sexuelle ou de toute autre nature ;
  • du harcèlement et des menaces, y compris du harcèlement de pouvoir et sexuel ;
  • des signes d'esclavage moderne, y compris la traite des êtres humains ou le travail forcé, servile ou obligatoire, ou le travail des enfants lié aux activités du Volvo Group ou de tout partenaire commercial ;
  • des pratiques d'emploi qui ne sont pas conformes aux lois applicables ou aux politiques et directives du Volvo Group ;
  • l'utilisation non autorisée de la propriété intellectuelle du Volvo Group ou d'un tiers conformément aux directives du Volvo Group ;
  • des délits d'initié ;
  • du blanchiment d'argent et des situations de financement du terrorisme ;
  • des dangers concernant la santé, la sûreté et la sécurité sur le lieu de travail ;
  • les déversements de déchets dangereux, les rejets ou les problèmes environnementaux ;
  • la sécurité des produits ;
  • des situations de non-respect des politiques du Volvo Group et de la législation locale ou internationale.

Les signalements effectués via le Volvo Group Whistle sont volontaires et doivent être effectués de bonne foi. Les informations fournies doivent être aussi précises et complètes que possible, au meilleur de la connaissance de la personne qui effectue le signalement.

Quelles entreprises font partie du portefeuille du Volvo Group ? Quelles sont les entreprises qui entrent dans le champ d'application du Volvo Group Whistle ?

Le Volvo Group comprend de nombreuses entités à travers le monde, qui sont organisées en trois Divisions Camions (Group Trucks Operations, Group Trucks Technology et Group Trucks Purchasing), neuf Domaines d'Activité (Volvo Trucks, Mack Trucks, Renault Trucks, Volvo Buses, Volvo Construction Equipment, Volvo Penta, Arquus, Volvo Financial Services, Volvo Autonomous Solutions) et six fonctions du groupe (Deputy CEO Office, Group Communications, Group Finance, Group Human Resources, Group Legal & Compliance et Group IT).

Si votre signalement ou une question concerne l'une des Divisions Camions, l'un des Domaines d'Activité ou l'une des fonctions de groupe mentionnés ci-dessus, n'hésitez pas à utiliser Volvo Group Whistle pour les envoyer.

Si un problème m'inquiète, ne devrais-je pas simplement le signaler à mon responsable, au service Sécurité ou aux Ressources Humaines et les laisser s'en occuper ?

Lorsque vous avez connaissance d'un comportement que vous soupçonnez d'enfreindre notre Code de conduite, ou si vous avez observé ce type de comportement, nous nous attendons à ce que vous le signaliez à votre responsable ou au responsable de celui-ci, ou encore au service compétent (comme HR, Finance, Legal & Compliance ou Security).

Nous devons tous nous efforcer de créer un environnement de travail positif au sein duquel nous nous faisons confiance. Cela signifie que nous sommes tous tenus de nous comporter de manière éthique et d'informer les personnes appropriées si quelqu'un n'agit pas conformément au Code de conduite du Volvo Group ou aux lois en vigueur. En collaborant, nous pouvons préserver un environnement sain, passionné et digne de confiance. Les comportements professionnels inappropriés peuvent menacer l'avenir de l'ensemble de notre entreprise et notre bien-être à tous.

Si votre plainte concerne un sujet qui, en vertu de la législation locale, peut ne pas être acceptée par l'intermédiaire de Volvo Group Whistle et que cela a été confirmé lors de l'examen initial de la plainte, , vous en serez dûment informé . Dans ce cas, vous devrez contacter votre responsable ou le responsable de ce dernier, ou encore le service compétent (comme HR, Finance, Legal & Compliance ou Security), ou écrire une lettre au Chief Compliance Officer (coordonnées fournies ci-dessus).

Pourquoi dois-je signaler ce que je sais ?

Nous devons tous nous efforcer de créer un environnement de travail positif au sein duquel nous nous faisons confiance. Cela signifie que nous sommes tous tenus de nous comporter de manière éthique et d'informer les personnes appropriées si quelqu'un n'agit pas conformément au Code de conduite du Volvo Group ou aux lois en vigueur. En collaborant, nous pouvons préserver un environnement sain, passionné et digne de confiance. Les comportements professionnels inappropriés peuvent menacer l'avenir de l'ensemble de notre entreprise et notre bien-être à tous.

La direction veut-elle vraiment que je soumette un signalement ?

Sans aucun doute. En fait, nous avons besoin de vos signalements. Vous savez ce qui se passe dans notre entreprise, les bonnes comme les mauvaises choses. Vous êtes peut-être le premier à être au courant d'une activité potentiellement préoccupante. Votre signalement peut limiter l'impact négatif potentiel sur l'entreprise et nos employés. En outre, les informations que vous fournissez peuvent aider à identifier les problèmes susceptibles d'améliorer la culture et les performances de l'entreprise. Plus tôt nous en seront avertis, plus tôt nous pourrons agir pour minimiser l'impact négatif potentiel.

Où vont ces signalements ? Qui peut y accéder ?

Les plaintes sont entrées directement sur un serveur EthicsPoint sécurisé et hébergé par un tiers en dehors de l'environnement du réseau d'entreprise du Volvo Group. Notre fournisseur de services, NAVEX, avec son système EthicsPoint, met ces signalements à la disposition d'un nombre limité d'employés autorisés du Volvo Group travaillant au sein du service Group Compliance. Ces employés sont chargés d'évaluer les signalements et de prendre les mesures appropriées.

Les signalements sont stockés sur des serveurs situés dans l'Union européenne et gérés par GCS Compliance Services, une société sœur de NAVEX. Il est contractuellement interdit à ces partenaires tiers d'accéder aux données de nos signalements, sauf si cela s'avère nécessaire pour les services de traduction.

Puis-je déposer un signalement si je n'ai pas accès à Internet ?

L'utilisation du Volvo Group Whistle nécessite une connexion Internet. Si vous n'avez pas accès à Internet à votre domicile ou si vous souhaitez soumettre un signalement ou poser une question en dehors du bureau, vous pouvez le faire à partir de lieux publics. De nombreux lieux publics, y compris les bibliothèques publiques ou les cybercafés, disposent d'ordinateurs avec accès à Internet. Le Volvo Group Whistle est disponible 24 heures sur 24, 365 jours par an. Vous n'avez pas besoin de vous connecter à votre compte Volvo (si vous en avez un) pour soumettre un signalement, vous pouvez accéder au Volvo Group Whistle à partir de la page Web externe du Volvo Group ( www.volvogroup.com , sous « À propos de nous »).

En outre, vous pouvez contacter votre responsable ou le responsable de ce dernier, ou encore le service compétent (comme HR, Finance, Legal & Compliance ou Security), ou contacter le Chief Compliance Officer du Volvo Group par écrit.

Sécurité et confidentialité des signalements

Puis-je soumettre un signalement de manière anonyme ?

Chaque signalement ou question soumis via le Volvo Group Whistle restera sécurisé et permettra l'anonymat, sauf si la loi locale l'interdit (dans ce cas, le système vous informera automatiquement que le signalement anonyme pour votre pays est interdit). Si le signalement anonyme est interdit dans votre pays, votre identité restera toujours strictement confidentielle au sein du Volvo Group.

Par défaut, le Volvo Group préfère que vous vous identifiiez pour améliorer la qualité de l'enquête en lien avec votre signalement, car nous pouvons communiquer plus facilement avec vous, à titre confidentiel, à mesure que l'enquête progresse.

Si vous vous sentez mal à l'aise à l'idée de faire un signalement à partir de votre ordinateur, ordinateur portable ou téléphone d'entreprise, vous avez la possibilité d'utiliser tout autre appareil en dehors de votre environnement de travail en accédant au site Web du Volvo Group, à l'adresse www.volvogroup.com , puis le lien Volvo Group Whistle sous « À propos de nous ».

Si je comprends bien comment les choses fonctionnent, toute information que j'envoie depuis un ordinateur de l'entreprise génère un journal de serveur qui affiche chaque site Web auquel mon appareil se connecte. Ce journal ne m'identifiera-t-il donc pas en tant qu'auteur du signalement ?

EthicsPoint (le système utilisé pour le Volvo Group Whistle) ne génère ni ne conserve de journaux de collecte Internet contenant des adresses IP (Internet Protocol) ; ainsi, aucune information vous liant ou liant l'appareil que vous utilisez pour accéder à EthicsPoint n'est disponible. Si vous avez choisi de faire un signalement anonyme, il n'est techniquement pas possible de vous identifier.

Je crains que les informations que je fournis à EthicsPoint ne finissent par révéler mon identité. Comment pouvez-vous m'assurer que cela n'arrivera pas ?

Si vous décidez de rester anonyme, le système EthicsPoint est conçu pour protéger votre anonymat. Lorsque la préservation de l'anonymat est autorisée, vous devez, en tant qu'auteur du signalement et si vous le souhaitez, vous assurer que le contenu de votre signalement ne révèle pas votre identité par accident (par exemple, ne fournissez pas de détails pouvant vous identifier facilement, comme « depuis mon bureau à côté de Jean Dupont… »).

Si vous choisissez de vous identifier ou si la législation locale vous y oblige, le Volvo Group fera tous les efforts raisonnables pour garder votre identité strictement confidentielle. Veuillez lire attentivement l'Avis sur la protection des données et la confidentialité pour de plus amples informations.

Pourquoi est-il préférable de m'identifier lorsque je fais un signalement ?

Nous vous incitons vivement à vous identifier lorsque vous signalez un problème. En vous identifiant, vous permettez à l'entreprise d'engager un dialogue confidentiel avec vous et d'obtenir tous les détails et faits importants pour mener une meilleure enquête. Il est généralement plus facile d'exprimer et de discuter de vos préoccupations à l'oral plutôt qu'à l'écrit. De plus, c'est pour l'enquêteur une occasion très précieuse de poser des questions et de mieux comprendre la situation. Le fait de connaître votre nom peut également aider les enquêteurs à bien gérer l'enquête, en particulier dans les enquêtes concernant la discrimination ou le harcèlement.

Si vous vous identifiez lorsque vous faites un signalement, tout sera mis en oeuvre pour garder votre identité strictement confidentielle au sein de l'entreprise. Par exemple, dans une situation où une enquête plus approfondie peut révéler votre nom à des personnes impliquées dans l'acte répréhensible, l'enquêteur peut vous contacter pour vous demander si vous êtes d'accord pour poursuivre l'enquête.

Conseils et suivi en matière de signalement

Je sais que certaines personnes ont un comportement contraire à l'éthique, mais cela ne m'affecte pas. Pourquoi dois-je prendre la peine de signaler la situation ?

Notre entreprise choisit de promouvoir un comportement éthique et de toujours mener ses activités conformément à notre Code de conduite. Toute conduite contraire à l'éthique, à quelque niveau que ce soit, finit par nuire à l'entreprise, à tous les employés, clients et partenaires commerciaux, y compris vous. Il suffit de considérer ce qui s'est passé dans les récents scandales d'entreprise dans le monde pour voir les effets désastreux qu'un manquement apparemment anodin à l'éthique peut avoir sur une entreprise par ailleurs en bonne santé. Par conséquent, si vous avez connaissance d'incidents liés à des comportements inappropriés ou si vous soupçonnez une infraction au Code de conduite, considérez qu'il est de votre devoir envers vous-même et vos collègues de le signaler.

Je ne sais pas si ce que j'ai observé ou entendu constitue une infraction au Code de conduite ou implique une conduite contraire à l'éthique, mais cela ne me semble tout simplement pas correct. Que dois-je faire ?

Vous pouvez soumettre une question via la fonction « Poser une question » sur le portail Web Volvo Group Whistle. Si vous êtes un employé du Volvo Group, vous pouvez également discuter de votre problème directement avec votre responsable, les responsables de ce dernier ou le service compétent (comme HR, Finance, Legal & Compliance ou Security).

Dans tous les cas, vous pouvez toujours accéder directement à la fonction « Soumettre un signalement » sur le portail Web Volvo Group Whistle. Nous préférons que vous soumettiez un signalement qui, après enquête, s'avérera infondé, plutôt que de laisser un éventuel comportement contraire à l'éthique passer inaperçu.

Que se passe-t-il si mon responsable ou d'autres responsables sont impliqués dans mon problème ? Ne seront-ils pas avertis du signalement et ne pourront-ils pas essayer de le dissimuler ?

Le logiciel EthicsPoint et le processus d'enquête des lanceurs d'alerte sont conçus de manière à ce que les personnes identifiées dans le problème ne soient ni notifiées ni autorisées à accéder aux signalements dans lesquels elles ont été nommées.

L'accès aux informations soumises par le biais du Volvo Group Whistle est limité à une équipe dédiée au sein de Group Compliance et traité de manière strictement confidentielle. Si l'une de ces personnes est nommée dans votre signalement, elle ne pourra pas non plus le consulter.

Que faire si je me souviens de quelque chose d'important à propos de l'incident après avoir effectué le signalement ? Ou que se passe-t-il si l'équipe chargée de l'enquête a d'autres questions à me poser concernant mon signalement ?

Lorsque vous posez une question ou soumettez un signalement via le Volvo Group Whistle, vous recevez une clé de signalement unique et vous êtes invité à choisir un code d'accès. Cela vous permet de revenir à tout moment sur le portail Web Volvo Group Whistle et d'accéder à votre signalement initial en utilisant l'option « Suivi d'un signalement ».

REMARQUE : conservez la clé de signalement et le code d'accès que vous avez créés dans un endroit sûr. Votre clé de signalement et votre code d'accès ne peuvent être restaurés par personne (y compris l'administrateur système d'EthicsPoint).

En faisant le suivi de votre signalement, vous pouvez ajouter des informations supplémentaires, répondre aux questions posées par l'équipe d'enquête, ou même poser des questions. Vous pouvez également télécharger des fichiers supplémentaires.

L'option « Suivi d'un signalement » est également disponible si vous avez fait un signalement anonyme, et vous pouvez communiquer avec l'équipe d'enquête sans révéler votre identité.

Nous vous recommandons vivement de consulter régulièrement le Volvo Group Whistle et de vérifier la correspondance transmise par la société. L'entreprise communique désormais avec vous dans le cadre d'un « dialogue confidentiel », où les situations sont non seulement identifiées, mais peuvent également être résolues.

Ces suivis de signalements sont-ils aussi sécurisés que le premier ?

Oui. Toutes les communications via le Volvo Group Whistle sont techniquement protégées de la même manière que le signalement initial et sont traitées avec la même stricte confidentialité.