À propos d’EthicsPoint Signalement – Généralités Sécurité et confidentialité des signalements Conseils et bonnes pratiques

À propos d’EthicsPoint

Qu’est-ce qu’EthicsPoint ?

EthicsPoint est un outil complet et confidentiel de signalement créé par NAVEX pour permettre à la direction et aux employés de travailler main dans la main pour lutter contre les fraudes, les abus et autres agissements répréhensibles sur le lieu de travail tout en cultivant un environnement de travail positif.

Pourquoi un système tel qu’EthicsPoint est-il nécessaire ?

Signalement – Généralités

Est-il vrai que les signalements peuvent aussi bien être effectués par Internet que par téléphone ?

Oui. EthicsPoint vous permet de déposer un signalement confidentiel et, si vous le souhaitez, anonyme (là où la loi l'autorise) par téléphone ou par Internet (ordinateur de bureau ou mobile).

Quel type de situations dois-je signaler ?

Le système EthicsPoint permet aux individus de signaler toutes les violations de la loi et de notre Code de conduite ou toute autre préoccupation qu’ils pourraient avoir.

Si je constate une violation, mon rôle ne se limite-t-il pas à avertir mon responsable, la sécurité ou le service des ressources humaines pour les laisser s’en occuper ?

Lorsque vous observez des comportements qui vous semblent enfreindre notre code de conduite, vous êtes tenu en vertu de notre Code de les signaler. Il faut du courage pour soulever des préoccupations, en particulier au sujet d’un problème d’éthique sur le lieu de travail. Il est de la responsabilité de Tennant Company de fournir une variété de ressources pour soulever des préoccupations d’une manière qui met à l’aise les employés. Si vous avez des questions ou si vous êtes mal à l’aise à propos de quelque chose que vous avez entendu ou vu, vous avez plusieurs façons d’exprimer vos préoccupations.

Vous pouvez nous contacter :

Cependant, nous comprenons que, dans certaines circonstances, vous hésitiez à procéder de la sorte. C’est pour de telles circonstances que nous nous sommes associés à NAVEX pour mettre le système EthicsPoint à votre disposition afin de recevoir des signalements confidentiels et, si vous le souhaitez, anonymes (lorsque la loi l’autorise). Dans les pays et les régions où le signalement anonyme n’est pas autorisé, l’équipe E et CE et tous les enquêteurs désignés ont mis en place des protocoles pour protéger l’identité de l’auteur du signalement et des autres personnes impliquées dans une enquête.

Pourquoi devrais-je signaler ce que je sais ? Qu’est-ce que j’y gagne ?

Tous les employés de Tennant Company, les travailleurs temporaires et notre conseil d’administration ont l’obligation, en vertu de notre Code de conduite, de signaler leurs préoccupations concernant une conduite contraire à l’éthique ou illégale. Nous avons tous le droit de travailler dans un environnement positif. Ce droit s’accompagne du devoir d’agir avec éthique et d’informer les personnes compétentes des agissements inappropriés d’autrui. Travailler main dans la main nous permet de préserver un environnement de travail sain et productif. Les comportements répréhensibles en entreprise menacent son existence tout entière.

Tennant Company interdit les représailles contre toute personne qui, de bonne foi, signale ou participe à l’enquête sur une violation réelle ou présumée de notre Code de conduite. Tennant enquêtera rapidement, équitablement et de manière approfondie sur les allégations de représailles. Les personnes qui se sont livrées à des actes de représailles seront soumises à des mesures disciplinaires, pouvant aller jusqu’au licenciement ou à la résiliation du contrat pertinent.

La direction souhaite-t-elle réellement que je signale les problèmes ?

Absolument. En réalité, nous avons même besoin que vous le fassiez. Vous savez ce qui se passe dans notre société, le positif comme le négatif. Il se peut que vous soyez la première personne à avoir connaissance d’une activité susceptible de nous causer du tort. Signaler un problème peut minimiser les répercussions potentiellement négatives qu’il pourrait avoir sur la société et sur notre personnel. Les suggestions constructives permettent également d’identifier les possibilités d’amélioration de la culture et des performances de la société.

Où vont ces signalements ? Quelles personnes y ont accès ?

Les signalements sont directement saisis sur le serveur sécurisé d’EthicsPoint. NAVEX met ces signalements uniquement à la disposition de personnes ciblées au sein de la société. Ces personnes ont la responsabilité d’évaluer le signalement d’après le type et le lieu de l’incident. Chacun de ces destinataires a suivi une formation sur la façon de traiter ces signalements avec la plus grande confidentialité.

Ce système n’est-il pas seulement la preuve que l’on me surveille ?

Le système EthicsPoint s’inscrit dans notre philosophie positive globale qui nous aide à garantir un lieu de travail sûr, serein et éthique. Nous vous encourageons à nous demander conseil en cas de dilemme en matière d’éthique et à nous faire part de vos suggestions constructives et de vos préoccupations. Une communication efficace est essentielle pour créer un milieu de travail respectueux. EthicsPoint nous aide à améliorer cette communication.

Sécurité et confidentialité des signalements

D’après ce que je sais, tout signalement que j’envoie à partir d’un ordinateur de la société génère un fichier journal du serveur retraçant l’historique des sites Internet auxquels mon PC se connecte. Ce fichier journal ne risque-t-il pas de m’identifier comme l’auteur du signalement ?

NAVEX ne génère et ne conserve aucun journal interne des connexions contenant les adresses de protocole Internet (IP) et, par conséquent, il ne subsistera aucune information reliant votre ordinateur à EthicsPoint.

Si vous ne vous sentez pas à l’aise à l’idée d’effectuer un signalement sur votre ordinateur au travail, vous avez la possibilité d’utiliser un ordinateur en dehors de votre environnement de travail via le site Internet sécurisé d’EthicsPoint.

Est-il possible d’effectuer un signalement depuis mon domicile tout en conservant l’anonymat ?

Les signalements soumis depuis votre domicile, l’ordinateur d’un voisin ou n’importe quel portail Internet resteront sécurisés et anonymes. Un portail Internet n’identifie jamais le visiteur à l’aide de son identifiant et le système EthicsPoint efface les adresses IP de manière à conserver l’anonymat.

J’ai peur que les informations que je pourrais fournir à EthicsPoint ne dévoilent en fin de compte mon identité. Comment pouvez-vous me garantir que ce ne sera pas le cas ?

Le système EthicsPoint préserve votre anonymat. Toutefois, si vous souhaitez rester anonyme, ne fournissez aucun détail dans le rapport à partir duquel votre identité pourrait être déterminée. Par exemple « Depuis mon poste de travail à côté de celui de Jan Smith » ou « Au cours de mes 33 ans de carrière... ». Certains pays n’autorisent pas le signalement anonyme. Dans les pays et les régions où le signalement anonyme n’est pas autorisé, l’équipe E et CE et tous les enquêteurs désignés ont mis en place des protocoles pour protéger l’identité de l’auteur du signalement et des autres personnes impliquées dans une enquête.

Le numéro vert du service d’assistance téléphonique assure-t-il également la confidentialité et l’anonymat ?

Oui. Il vous sera demandé de fournir les mêmes informations que pour un signalement par Internet et l’opérateur saisira vos réponses sur le site Web d’EthicsPoint. Ces mêmes mesures de sécurité et de confidentialité s’appliquent également à la transmission des signalements. EthicsPoint propose des numéros de téléphone gratuits et des liens vers des sites Web spécifiques à chaque pays qui permettent des appels internationaux et des conversations dans la langue maternelle. Certains pays n’autorisent pas le signalement anonyme. Dans les pays et les régions où le signalement anonyme n’est pas autorisé, l’équipe E et CE et tous les enquêteurs désignés ont mis en place des protocoles pour protéger l’identité de l’auteur du signalement et des autres personnes impliquées dans une enquête.

Que dois-je faire si je souhaite être identifié dans mon signalement ?

Le signalement contient une rubrique qui vous permet de décliner votre identité, si vous le souhaitez.

Conseils et bonnes pratiques

J’ai connaissance d’agissements contraires à l’éthique, mais ils ne me concernent pas. Pourquoi prendre la peine de les signaler ?

Tous les employés de Tennant Company, les travailleurs temporaires et notre conseil d’administration ont l’obligation, en vertu de notre Code de conduite, de signaler leurs préoccupations concernant une conduite contraire à l’éthique ou illégale. Nous avons tous le droit de travailler dans un environnement positif. Ce droit s’accompagne du devoir d’agir avec éthique et d’informer les personnes compétentes des agissements inappropriés d’autrui. C’est en travaillant main dans la main que nous pourrons préserver un environnement sain, respectueux et productif.

Je ne sais pas si ce que j’ai observé ou entendu constitue la violation d’une politique de la société ou un comportement contraire à l’éthique, mais cela me semble suspect. Que faire ?

Il faut du courage pour soulever des préoccupations, en particulier au sujet d’un problème d’éthique sur le lieu de travail. Si vous avez des questions ou si vous êtes mal à l’aise à propos de quelque chose que vous avez entendu ou vu, vous avez plusieurs façons d’exprimer vos préoccupations ou de poser des questions.

Vous pouvez nous contacter :

Tous les commentaires soumis par l’entremise du système EthicsPoint ne sont pas des signalements de conduite contraire à l’éthique ou illégale. Parfois, ce ne sont que des questions visant à clarifier une politique ou à savoir comment gérer un dilemme en matière d’éthique. NAVEX peut vous aider à préparer et à signaler votre préoccupation, de façon à ce qu’elle soit parfaitement comprise. Nous préférons que vous signaliez une situation se révélant comme n’étant pas une violation plutôt que de laisser perdurer un comportement potentiellement contraire à l’éthique.

Tennant Company interdit les représailles contre toute personne qui, de bonne foi, signale ou participe à l’enquête sur une violation réelle ou présumée de notre Code de conduite. Tennant enquêtera rapidement, équitablement et de manière approfondie sur les allégations de représailles. Les personnes qui se sont livrées à des actes de représailles seront soumises à des mesures disciplinaires, pouvant aller jusqu’au licenciement ou à la résiliation du contrat pertinent.

Que faire si mon supérieur ou d’autres responsables sont impliqués dans la violation ? Ne vont-ils pas recevoir le signalement et tenter d’étouffer l’affaire ?

Les signalements sont directement saisis sur le serveur sécurisé d’EthicsPoint. NAVEX met ces signalements uniquement à la disposition de personnes ciblées au sein de la société. Ces personnes ont la responsabilité d’évaluer le signalement d’après le type et le lieu de l’incident. Chacun de ces destinataires a suivi une formation sur la façon de traiter ces signalements dans la plus grande confidentialité. Par ailleurs, le système et la transmission des signalements d’EthicsPoint sont conçus de manière à ce que les individus concernés ne soient pas informés et qu’ils n’aient pas accès aux signalements citant leurs noms.

Que faire si je me souviens de quelque chose d’important après avoir envoyé mon signalement ? Ou que se passe-t-il si la société à d’autres questions à me poser concernant mon signalement ?

Lorsque vous signalez un problème sur le site Web ou via le centre d’appels d’EthicsPoint, vous recevez un numéro unique choisi au hasard, appelé « clé de signalement », et il vous est demandé de choisir un mot de passe. Vous pouvez ainsi revenir sur le système EthicsPoint, soit sur Internet, soit par téléphone, et accéder à votre signalement pour ajouter des informations ou répondre aux questions d’un représentant de la société. Cela vous permet de communiquer avec l’enquêteur traitant le signalement tout en préservant votre anonymat.

Ces suivis de signalement sont-ils aussi sûrs que la première communication ?

Oui. Toutes les communications et les suivis de signalement via EthicsPoint maintiennent le même niveau de confidentialité et d’anonymat que le signalement initial. Si votre signalement initial a été soumis de manière anonyme, le site EthicsPoint vous permet de communiquer avec l’enquêteur désigné tout en préservant votre anonymat. Dans les pays et les régions où le signalement anonyme n’est pas autorisé, l’équipe E et CE et tous les enquêteurs désignés ont mis en place des protocoles pour protéger l’identité de l’auteur du signalement et des autres personnes impliquées dans une enquête.

Est-il possible de signaler un problème si je n’ai pas accès à Internet ?

Oui. Si vous n’avez pas accès à Internet ou s’il vous est difficile de communiquer vos préoccupations via Internet, vous pouvez appeler le numéro vert du service d’assistance téléphonique d’EthicsPoint, disponible 24 heures sur 24. EthicsPoint propose des numéros de téléphone gratuits et des liens vers des sites Web spécifiques à chaque pays qui permettent des appels internationaux et des conversations dans la langue maternelle.

À propos de l’enquête

Qui mène l’enquête relative à mes préoccupations ?

L’équipe Éthique et Conformité d’entreprise (E et CE) de Tennant mènera généralement les enquêtes. Selon les sujets concernés, l’enquête peut nécessiter l’intervention des ressources humaines ou d’un tiers (tel qu’un cabinet d’avocats, un cabinet d’audit externe, des juricomptables, des consultants en informatique ou d’autres experts).

Quelle est la position de Tenant Company à l’égard des représailles ?

Tennant Company interdit les représailles contre toute personne qui, de bonne foi, signale ou participe à l’enquête sur une violation réelle ou présumée de notre Code de conduite. Tennant enquêtera rapidement, équitablement et de manière approfondie sur les allégations de représailles. Les personnes qui se sont livrées à des actes de représailles seront soumises à des mesures disciplinaires, pouvant aller jusqu’au licenciement ou à la résiliation du contrat pertinent.