Foire aux questions

À propos de EthicsPoint

Qu’est-ce que EthicsPoint ?

EthicsPoint est le portail Web permettant de signaler les problèmes via le service d’assistance d’Autoliv.

EthicsPoint est un outil de signalement complet et confidentiel créé par NAVEX Global pour aider la direction et les salariés à lutter ensemble contre la fraude, les abus et les autres conduites inappropriées sur le lieu de travail, tout en favorisant un environnement de travail positif.

Pourquoi le service d’assistance d’Autoliv a-t-il besoin de EthicsPoint ?

  • Nous pensons que nos salariés sont notre atout le plus précieux. La création de canaux de communication ouverts nous permet de promouvoir un environnement de travail positif et d’optimiser la productivité.
  • Les sociétés cotées en bourse sont tenues par la loi de disposer d’un système de signalement anonyme afin d’adresser les questions de fraude en matière de comptabilité et d’audit directement au comité d’audit.
  • Un système de signalement efficace renforcera nos efforts en vue de promouvoir une culture de l’intégrité et de la prise de décision éthique.

Signalement – Généralités

Puis-je effectuer un signalement soit par Internet, soit par téléphone ?

Oui. Avec le service d’assistance d’Autoliv, vous avez la possibilité d’effectuer un signalement confidentiel anonyme (lorsque c’est autorisé) par téléphone ou par Internet.

Quel type de situation dois-je signaler ?

Le service d’assistance d’Autoliv est conçu pour que les salariés signalent toute violation avérée ou potentielle des politiques, des lois et réglementations, des Normes d’Autoliv ou du Code de Conduite qui, selon eux, s’est produite ou est sur le point de se produire, ou toute autre préoccupation qu’ils pourraient avoir. Les infractions potentielles qui doivent être signalées incluent ce qui suit, sans toutefois s’y limiter :

  • Les irrégularités et les déclarations inexactes en matière de comptabilité et d’audit
  • Les infractions concernant les règles antitrust et la concurrence
  • Les conflits d’intérêts avérés ou potentiels
  • Le travail des enfants ou le travail forcé
  • L’utilisation d’une opportunité d’entreprise à des fins d’enrichissement personnel
  • La destruction de propriété et le vol
  • La divulgation inappropriée d’informations confidentielles
  • L’abus de drogue ou d’alcool
  • Les questions d’environnement, de santé et de sécurité
  • La falsification ou la destruction d’informations
  • Fraude ou détournement
  • Les cadeaux et divertissements inappropriés, les dessous-de-table ou les pots-de-vin
  • Les comportements discriminants, inappropriés, abusifs ou harcelants
  • L’utilisation inappropriée ou abusive des ressources de l’entreprise
  • Les problèmes de qualité
  • Les représailles

Si je suis témoin d’une violation, ne suffit-il pas que je la signale à mon responsable, à la sécurité ou aux ressources humaines et que je les laisse s’en charger ?

Si vous observez un comportement qui, selon vous, enfreint notre code de conduite, nous attendons de vous que vous le signaliez. Idéalement, vous devriez faire part de toutes vos questions à votre responsable direct, à un responsable en qui vous avez confiance, à un représentant des ressources humaines, à un représentant du service juridique, à un responsable de la conformité ou à un autre membre de votre équipe de direction. Nous reconnaissons toutefois que, dans certains cas, vous pouvez ne pas être à l’aise pour effectuer le signalement d’un problème de cette manière. C’est pour cela que nous avons travaillé avec le service d’assistance d’Autoliv pour mettre en place ce service. Nous préférerions que vous effectuiez un signalement de façon anonyme plutôt que de ne pas communiquer du tout l’information. Rappelez-vous que plus votre signalement sera complet et détaillé, et plus la Société sera en mesure d’enquêter sur le cas et de le résoudre.

Pourquoi devrais-je signaler ce que je sais ? Qu’est-ce que j’y gagne ?

Nous avons tous le droit de travailler dans un environnement positif et ce droit implique la responsabilité pour tous d’agir de façon éthique et d’informer les bonnes personnes si vous êtes témoin d’une conduite inappropriée. En travaillant ensemble, nous contribuons à préserver un environnement sain et productif. Un comportement inapproprié peut menacer l’existence même de l’entreprise.

Dois-je effectuer un signalement même si je n’ai pas de preuve ?

Nous sommes convaincus que les signalements, les enquêtes et les retours d’informations constructifs contribuent de façon importante à faire de notre Société un lieu de travail agréable. Chez Autoliv, nous nous engageons à protéger les personnes qui effectuent un signalement ou participent à une enquête en toute bonne foi. L’expression “bonne foi” signifie que vous fournissez honnêtement toutes les informations dont vous disposez lorsque vous effectuez un signalement ou que vous participez à une enquête. Peu importe si vous vous rendez ensuite compte que vous vous étiez trompé(e) ou s’il ressortait finalement que l’incident signalé ne constituait pas une infraction.

Que se passerait-il si je divulguais mon identité, cela aurait-il des répercussions sur moi ?

Les représailles, le harcèlement ou la rétorsion quels qu’ils soient ne sont pas tolérés chez Autoliv. En outre, aucun salarié ne pourra subir d’effets défavorables résultant de son refus d’exécuter une instruction qui représente, selon lui, une infraction ou une violation du Code, des lois ou des réglementations. Si vous constatez ou suspectez des représailles, signalez la situation à un représentant du service juridique, à un représentant de la conformité ou à l’assistance téléphonique d’Autoliv.

Une enquête sera-t-elle réalisée à la suite de mon signalement ?

Autoliv prend au sérieux tous les signalements concernant une mauvaise conduite. Nous agirons rapidement dans le cadre de notre enquête, corrigerons tous les problèmes et ferons en sorte qu’ils ne se reproduisent pas. Notre Société s’efforce de s’assurer que les enquêtes menées sont cohérentes, complètes et aussi confidentielles que possible. Si vous êtes sollicité(e), nous comptons sur votre coopération dans le cadre de toute enquête portant sur une éventuelle infraction. Si l’enquête révèle un comportement répréhensible, Autoliv y répondra de la manière appropriée ou requise, conformément au droit applicable. Selon les cas, Autoliv pourra notamment prévoir une formation ou prendre des mesures disciplinaires pouvant aller jusqu’au licenciement. En outre, Autoliv est autorisé à signaler l’infraction et à communiquer les résultats de l’enquête aux autorités concernées. Pour plus d’informations sur la façon dont Autoliv gère le processus d’enquête, reportez-vous à la Politique de conduite d’enquêtes.

La direction souhaite-t-elle vraiment que j’effectue un signalement ?

Tout à fait. En fait, nous avons besoin que vous effectuiez un signalement. Vous savez ce qui se passe dans notre société — qu’il s’agisse des bonnes comme des mauvaises choses. Il est possible que vous ayez connaissance d’une activité qui pourrait constituer un problème. Votre signalement peut réduire l’impact négatif potentiel sur la société et sur nos salariés. Une contribution positive peut ainsi permettre d’identifier des problèmes afin d’améliorer la culture et les performances de l’entreprise.

Où vont ces signalements ? Qui y a accès ?

Les signalements sont saisis directement sur le serveur sécurisé du service d’assistance d’Autoliv afin d’éviter toute faille éventuelle de sécurité. Le service d’assistance d’Autoliv met ces signalements uniquement à la disposition de personnes spécifiques de la société chargées de les évaluer, en fonction du type de violation et du lieu de l’incident. Chaque destinataire a été formé afin de garantir la plus grande confidentialité de ces signalements.

Ce système n’est-il pas l’illustration du fait que nous sommes surveillés ?

Le service d’assistance d’Autoliv se concentre sur l’aspect positif de notre philosophie globale et nous permet de garantir un lieu de travail sûr, sécurisé et éthique. Nous vous encourageons à demander conseil en cas de dilemme éthique, à soumettre des suggestions constructives et à faire part de vos préoccupations. Une communication efficace est essentielle dans l’environnement de travail actuel et ce service constitue un outil précieux pour l’améliorer.

Nous avons choisi avec soin le meilleur outil de signalement afin de satisfaire à nos obligations en matière de conformité tout en conservant un environnement de signalement positif.

Sécurité et confidentialité du signalement

Il me semble que tout signalement que j’envoie à partir d’un ordinateur de l’entreprise crée un journal de serveur répertoriant tous les sites Web auxquels mon ordinateur s’est connecté ; ce journal ne permettra-t-il pas de m’identifier comme étant l’auteur du signalement ?

Le service d’assistance d’Autoliv ne génère ni conserve aucun journal des connexions internes contenant les adresses IP. Par conséquent, aucune information associant votre ordinateur au service d’assistance d’Autoliv n’est mise à disposition. En fait, le service d’assistance d’Autoliv s’est contractuellement engagé à ne pas rechercher l’identité d’une personne effectuant un signalement.

Si vous ne vous sentez pas à l’aise avec le fait d’effectuer un signalement depuis votre ordinateur de travail, vous pouvez utiliser un ordinateur extérieur à votre environnement de travail (par exemple, dans un cybercafé ou chez un ami) en utilisant le site Web sécurisé du service d’assistance d’Autoliv. De nombreuses personnes font ce choix, les données du service d’assistance d’Autoliv montrant que moins de 12 % des signalements sont effectués pendant les heures de travail.

Puis-je effectuer un signalement depuis mon domicile en conservant mon anonymat ?

Qu’il soit effectué depuis chez vous, avec l’ordinateur d’un voisin ou à partir d’un quelconque portail Internet, votre signalement sera sécurisé et anonyme. Un portail Internet n’identifie jamais un visiteur par son nom et le système du service d’assistance d’Autoliv élimine les adresses Internet de sorte que l’anonymat est entièrement garanti. De plus, le service d’assistance d’Autoliv s’est contractuellement engagé à ne pas révéler l’identité d’une personne effectuant un signalement.

J’ai peur que les informations que je fournis au service d’assistance d’Autoliv ne révèlent mon identité. Comment pouvez-vous me garantir que cela ne se produira pas ?

Le service d’assistance d’Autoliv est conçu pour protéger votre anonymat. Toutefois, si vous souhaitez rester anonyme, vous devez en tant qu’auteur du signalement, vous assurer que le contenu du signalement ne révèle pas votre identité par inadvertance. Par exemple, “Depuis ma place, à côté de Jan Smith…” ou “Au cours de mes 33 années…”.

La ligne téléphonique directe gratuite est-elle confidentielle et anonyme également ?

Oui. Il vous sera demandé de fournir les mêmes informations que celles que vous fourniriez lors d’un signalement par Internet et une personne saisira vos réponses sur le site Web du service d’assistance d’Autoliv. Ces signalements sont soumis aux mêmes mesures de sécurité et de confidentialité lors de leur réception.

Que faire si je souhaite être identifié(e) lors de mon signalement ?

Le signalement comporte une section qui vous permet de vous identifier, si vous le souhaitez.

Conseils et meilleures pratiques

Je sais que certaines personnes se conduisent de façon contraire à l’éthique, mais cela n’a pas de conséquences sur moi. Pourquoi devrais-je le signaler ?

Notre société a choisi de promouvoir une conduite éthique. Toute conduite contraire à l’éthique, à quelque niveau que ce soit, a en fin de compte un impact négatif sur la société et sur tous les salariés, vous y compris. Il vous suffit de penser à ce qui s’est passé lors de récents scandales touchant des entreprises pour constater les effets désastreux qu’un manque d’éthique a priori inoffensif peut avoir sur une entreprise saine. Ainsi, si vous avez connaissance d’incidents s’apparentant à une conduite inappropriée ou contraire à l’éthique, considérez qu’il est de votre devoir et de celui de vos collègues de les signaler.

Je ne suis pas certain(e) que ce que j’ai observé ou entendu constitue une violation de la politique de l’entreprise ou implique une conduite contraire à l’éthique, mais j’ai l’impression que ce n’est pas normal. Que dois-je faire ?

Vous devez effectuer un signalement. Le service d’assistance d’Autoliv peut vous aider à préparer et à déposer un signalement de manière à ce qu’il soit correctement compris. Nous préférerons que vous signaliez une situation qui se révèle finalement sans conséquence, plutôt que vous laissiez passer un comportement potentiellement contraire à l’éthique parce que vous n’étiez pas sûr(e) de vous.

Qu’en est-il si mon chef ou d’autres responsables sont impliqués dans une violation ? Ne vont-ils pas recevoir mon signalement et tenter d’étouffer l’affaire ?

Le service d’assistance d’Autoliv et le système de diffusion des signalements sont conçus de façon à ce que les parties impliquées ne soient pas informées des signalements dans lesquels leur nom apparaît et qu’elles n’y aient pas accès.

Que faire si je me rappelle un détail important concernant l’incident après avoir effectué le signalement ? Et que se passe-t-il si la société souhaite me poser des questions en rapport avec le signalement que j’ai effectué ?

Lorsque vous effectuez un signalement sur le site Web du service d’assistance d’Autoliv ou via le centre d’appels du service d’assistance d’Autoliv, vous recevez un nom d’utilisateur unique et il vous est demandé de choisir un mot de passe. Vous pouvez reprendre contact avec le service d’assistance d’Autoliv soit par Internet, soit par téléphone et accéder au signalement initial pour ajouter des détails ou répondre à des questions posées par un représentant de la société et apporter des précisions qui contribueront à résoudre les problèmes en suspens. Nous vous suggérons fortement de retourner sur le site dans le délai indiqué pour répondre aux questions de la société. Vous et la société entamez alors un « dialogue anonyme » où les situations sont non seulement identifiées, mais peuvent également être résolues quelle que soit leur complexité.

Ces suivis des signalements sont-ils aussi sécurisés que le premier contact ?

L’ensemble des contacts avec le service d’assistance d’Autoliv sont soumis à la même confidentialité stricte que le signalement initial et se déroulent sous le couvert de l’anonymat.

Puis-je effectuer un signalement si je n’ai pas accès à Internet ?

Vous pouvez effectuer un signalement via le service d’assistance d’Autoliv à partir de n’importe quel ordinateur ayant accès à Internet. Vous pouvez effectuer votre signalement de chez vous. De nombreux espaces publics, y compris les bibliothèques municipales, disposent d’ordinateurs raccordés à Internet. Si vous n’avez pas accès à un ordinateur ou si vous ne vous sentez pas suffisamment à l’aise avec l’informatique, vous pouvez appeler l’assistance téléphonique gratuite du service d’assistance d’Autoliv, disponible 24 h/24 et 365 jours/an.

Effectuer un signalement

Après avoir effectué votre signalement, un code unique appelé "code de signalement", vous sera attribué. Notez votre code de signalement et votre mot de passe et conservez-les en lieu sûr. Après 5 à 6 jours ouvrés, utilisez votre code de signalement et votre mot de passe pour voir si des commentaires ou des questions vous ont été adressés.