Dernière mise à jour le 09/05/2018
Cet avis décrit la façon dont Electronic Arts Inc. et ses filiales (pour consulter la liste de nos filiales, cliquez sur https://www.sec.gov/Archives/edgar/data/712515/000071251516000111/ex-211subsidiariesofthere.htm) (« EA ») utilise les données personnelles des personnes envoyant un rapport via le dispositif d'alerte professionnel, un système de signalement en ligne confidentiel géré par NAVEX, Inc. au nom d'Electronic Arts Inc.
1. Quelles données collectons-nous et comment sont-elles utilisées ?
L'utilisation du dispositif d'alerte professionnel est purement facultative et vient en complément d'autres moyens de signalement. Nous vous conseillons de commencer par contacter le service RH ou juridique, un membre de votre équipe de gestion ou, pour les travailleurs non-salariés, votre bureau EA local.
En fonction du lieu que vous sélectionnez, l'utilisation du dispositif d'alerte professionnel peut être limitée à certains sujets, conformément aux lois locales. Tous les autres problèmes peuvent être signalés au service RH, juridique ou de gestion.
Tout signalement effectué est automatiquement transmis à une équipe EA restreinte pour un premier examen. Les informations que vous incluez dans le signalement (par ex., votre nom, vos coordonnées, les détails du signalement, etc.) seront utilisées par EA pour enquêter sur votre signalement et prendre les mesures correctives appropriées. Nous pourrons être amenés à vous contacter pour vous poser plus de questions.
Nous vous encourageons vivement à vous identifier lorsque vous effectuez un signalement, et ce afin de faciliter l'enquête et de rendre votre signalement plus efficace. Si vous choisissez d'envoyer un signalement anonyme, veuillez fournir autant d'informations que possible pour nous aider à enquêter correctement sur les inquiétudes soulevées.
Toute personne nommée dans votre signalement sera informée de l'existence dudit signalement, mais votre nom ou identité (si fournis) ne seront pas divulgués. Les personnes concernées auront le droit de répondre aux informations indiquées dans votre signalement ou de les corriger.
Veuillez noter que votre signalement peut entraîner des décisions ou actions qui affecteront d'autres personnes. Envoyez uniquement des informations qui, à votre connaissance, sont correctes. Si vous envoyez des informations qui s'avèrent par la suite inexactes ou pour lesquelles un suivi n'est pas jugé nécessaire, cela ne vous expose pas à des sanctions dans le cas où vous croyez vraiment en la véracité des informations. En revanche, fournir intentionnellement des informations erronées ou trompeuses ne sera pas toléré et pourrait vous exposer à des mesures disciplinaires ou judiciaires. N'utilisez pas le dispositif d'alerte professionnel pour exprimer des réclamations ou régler des problèmes qui seraient mieux pris en charge par le service RH, juridique ou de gestion.
2. Base juridique pour le traitement des données
Si vous résidez dans l'Union européenne, vos données personnelles sont traitées selon certaines bases juridiques. Par exemple, nous traitons vos données personnelles lorsque nous avons une raison légitime de le faire, si le traitement est nécessaire pour l'exécution d'un contrat avec vous ou si nous avons une obligation légale de traiter ces données. Pour en savoir plus sur les motifs juridiques sur lesquels nous nous basons pour traiter vos données personnelles à des fins spécifiques (y compris notre intérêt légitime à traiter vos données), contactez-nous à l'aide des coordonnées ci-dessous.
3. Lieu de conservation de vos données
EA est une société internationale basée aux États-Unis (Electronic Arts Inc., 209 Redwood Shores Parkway, Redwood City, CA 94065). En conséquence, vos données personnelles sont stockées et traitées aux fins stipulées dans le présent avis par EA aux États-Unis, ainsi que dans d'autres pays au sein desquels EA, ses filiales ou ses agents tiers exercent leurs activités. Certains de ces pays peuvent ne pas offrir le même niveau de protection de la vie privée que les lois de votre pays de résidence ou de citoyenneté, mais EA prend les mesures appropriées pour protéger vos données personnelles conformément au présent avis partout où celles-ci sont stockées et utilisées.
Concernant les données originaires de l'Espace économique européen (EEE), Electronic Arts Inc. détient les certifications Privacy Shield UE-États-Unis et Suisse-États-Unis. Pour en savoir plus sur nos certifications Privacy Shield, cliquez ici. Lorsqu'Electronic Arts, Inc. transfère des données personnelles depuis l'EEE vers ses filiales, ses agents ou des prestataires de service situés en dehors de l'EEE, le transfert est effectué conformément au principe de « responsabilité de transfert ultérieur » du Privacy Shield.
4. EA partage-t-elle vos données ?
Nous assurerons la confidentialité de votre signalement et, à moins que nous ne soyons tenus de partager vos données aux fins énoncées ci-après, celles-ci seront examinées et utilisées uniquement par les personnes nécessaires pour gérer le dispositif d'alerte professionnel, mener une enquête pertinente et prendre des mesures de suivi, le cas échéant. En fonction des faits, cela peut comprendre le personnel du service RH, juridique, de sécurité, de gestion ou d'audit interne d'EA. Le personnel de NAVEX, Inc. chargé de la gestion du dispositif d'alerte professionnel aura également accès aux signalements.
Nous ne partagerons aucune donnée pouvant permettre de vous identifier directement avec des tiers sans votre consentement, sauf dans les circonstances suivantes :
(a) en réponse à une demande légitime des autorités, notamment à des fins de sécurité nationale ou de respect des lois ;
(b) en cas d'obligation légale ;
(c) lorsque cela est raisonnablement nécessaire pour faire respecter nos politiques, nos procédures, nos droits, nos biens ou nos opérations, ou pour protéger nos employés, nos travailleurs non-salariés, nos joueurs ou des tiers ; ou
(d) lorsque cela est raisonnablement nécessaire dans le cadre d'une réorganisation, d'une cession, d'une fusion, d'une vente ou d'une faillite.
Des agents et prestataires de services tiers traitent vos informations en notre nom. Il est de notre responsabilité d'assurer que nos agents et prestataires de services protègent vos données conformément aux engagements pris dans le présent avis.
Lorsque vos données personnelles sont transférées vers des agents tiers conformément au présent avis, EA reste responsable du traitement de vos données personnelles (y compris après transfert ultérieur, conformément aux principes établis dans le Privacy Shield).
5. Comment EA protège-t-elle les données ?
EA prend un certain nombre de mesures techniques, organisationnelles et juridiques pour protéger les données personnelles. Malgré cela, notez bien qu'aucune mesure de sécurité n'est efficace à 100 %.
6. Pendant combien de temps EA conserve-t-elle les données ?
Nous conservons les données personnelles uniquement aussi longtemps que raisonnablement nécessaire pour nous conformer à la loi et/ou lorsque nous avons une raison légitime de le faire. D'une manière générale, cela signifie que vos données personnelles seront conservées aussi longtemps que nécessaire pour répondre à votre signalement et/ou prendre des mesures correctives, le cas échéant, pour respecter les obligations d'archivage ou les limitations légales, ou lorsque cela est requis pour assurer le fonctionnement du dispositif d'alerte professionnel.
7. Vos droits
Electronic Arts Inc., basée au 209 Redwood Shores Parkway, Redwood City, California, États-Unis, est le contrôleur de vos données personnelles traitées par EA dans le cadre du dispositif d'alerte professionnel. Le représentant d'Electronic Arts Inc. dans l'Union européenne est Electronic Arts Limited, Onslow House, Onslow Street, Guildford, GU1 4TN, Royaume-Uni.
Pour demander l'accès à toute donnée personnelle que nous détenons à votre sujet, envoyez-nous un e-mail à l'adresse DPO@ea.com, avec pour objet « Subject Access Request » (Demande d'accès). Avant de traiter votre demande, nous pouvons vous demander de fournir certaines données personnelles afin de vérifier votre identité.
En fonction de votre lieu de résidence, vous pouvez disposer d'autres droits qui vous sont conférés par les lois locales relatives à la protection des données, en plus des droits décrits ci-dessus. Ceux-ci peuvent comprendre des droits de demande de suppression ou de portabilité des informations personnelles, d'opposition au traitement des informations ou de restriction de ce traitement. Dans la mesure du possible, vous pouvez exercer ces droits en envoyant un e-mail à l'adresse DPO@ea.com.
8. Nous contacter
Pour toute question ou réclamation concernant le présent avis, contactez notre délégué à la protection des données DPO@ea.com.
Si vous faites face à un problème de confidentialité ou d'utilisation de vos données personnelles que nous n'avons pas traité de manière satisfaisante, contactez notre prestataire américain chargé du règlement des différends (service gratuit) sur https://feedback-form.truste.com/watchdog/request.
Vous pouvez également contacter votre autorité locale de protection des données. Les coordonnées des autorités de protection des données de l'UE sont disponibles à l'adresse http://ec.europa.eu/justice/article-29/structure/data-protection-authorities/index_en.htm.
9. Modifications du présent avis
EA peut ponctuellement modifier le présent avis, veuillez donc le consulter régulièrement. Nous vous tiendrons informé des modifications importantes par e-mail trente jours avant la mise en vigueur desdites modifications. Nous vous demanderons votre consentement pour toute modification importante si et quand les lois en vigueur l'exigent.
J’ai lu la Note d’informations du dispositif d’alerte d'EA.