À propos d’EthicsPoint Signalement – Généralités Sécurité et confidentialité des signalements Conseils et meilleures pratiques

À propos d’EthicsPoint

Qu'est-ce qu’EthicsPoint?

EthicsPoint est un outil de signalement complet et confidentiel créé par NAVEX afin de permettre au personnel dirigeant et aux employés de collaborer pour lutter contre la fraude, les conduites abusives et autres comportements répréhensibles sur le lieu de travail, tout en cultivant un environnement de travail respectueux.

Pourquoi avons-nous besoin d'un système comme EthicsPoint?

Signalement – Généralités

Puis-je faire un signalement par Internet ou par téléphone?

Oui. EthicsPoint vous permet de faire un signalement confidentiel et, si vous le souhaitez, anonyme (lorsque la loi l’autorise), par téléphone ou en ligne (sur ordinateur de bureau ou téléphone portable).

Quel type de situation dois-je signaler?

Le système EthicsPoint vous permet d’effectuer des signalements de violations potentielles de la loi, de notre code de conduite ou d'autres préoccupations que vous pourriez avoir.

Si je suis témoin d’une violation, ne dois-je pas simplement la signaler à mon gestionnaire, au service de la sécurité ou au service des ressources humaines et les laisser s’en occuper?

Lorsque vous observez un comportement qui, selon vous, enfreint notre code de conduite, nous attendons de vous que vous le signaliez. Il faut du courage pour faire part de ses préoccupations, en particulier en ce qui concerne les questions éthiques en milieu de travail. Il est de la responsabilité de Tennant Company de fournir une variété de ressources permettant aux employés de se sentir à l’aise de soulever des préoccupations. Si vous avez des questions ou si vous n’êtes pas à l’aise à propos de quelque chose que vous avez entendu ou dont vous avez été témoin, vous avez plusieurs façons d’exprimer vos préoccupations.

Vous pouvez contacter :

Nous reconnaissons, cependant, qu’il peut y avoir des situations où vous ne vous sentez pas à l’aise de signaler un problème de cette manière. C’est justement pour ces cas que nous avons établi ce partenariat avec NAVEX pour mettre le système EthicsPoint à votre disposition pour un signalement confidentiel et, si vous le souhaitez, anonyme (lorsque la loi l’autorise). Dans les pays et régions où le signalement anonyme n'est pas autorisé, l'équipe E&CC et les enquêteurs désignés ont mis en place des protocoles visant à protéger l'identité du signalant et des autres personnes impliquées dans l'enquête.

Pourquoi devrais-je signaler ce que je sais? Quel avantage puis-je en tirer?

Tous les employés de Tennant Company, tous les travailleurs temporaires et tous les membres de notre Conseil d'administration ont l'obligation, en vertu de notre code de conduite, de faire part de leurs préoccupations concernant des comportements contraires à l'éthique ou illégaux. Nous avons tous le droit de travailler dans un environnement sûr où règne le respect. Ce droit s’accompagne du devoir d’agir de manière éthique et d’informer les personnes compétentes des agissements inappropriés d’autrui. Ensemble, nous pouvons maintenir un environnement sain et productif. De plus, les comportements répréhensibles en entreprise menacent l’existence même de l’entreprise tout entière.

Tennant Company interdit les représailles contre toute personne qui, en toute bonne foi, signale ou participe à une enquête sur une violation présumée ou avérée de notre Code de conduite. Tennant enquêtera rapidement, équitablement et de manière approfondie sur les allégations de représailles. Les personnes à l’origine de représailles feront l'objet de mesures disciplinaires pouvant aller jusqu'à la résiliation de l'emploi ou du contrat

Est-ce que la direction attend vraiment de moi que je fasse un signalement?

Oui, tout à fait. En fait, nous attendons de vous que vous signaliez tout incident suspect. Vous savez ce qui se passe au sein de notre entreprise, le bon comme le mauvais. Vous pourriez être la première personne à prendre connaissance d’une activité susceptible d’être une source d’inquiétude. En signalant un problème, vous nous aidez à minimiser les répercussions potentiellement négatives qu’il pourrait avoir sur notre entreprise et nos clients. En outre, des suggestions positives peuvent nous aider à identifier les problèmes et à améliorer la culture et la performance de l’entreprise.

Où vont ces signalements? Qui peut y accéder?

Les signalements sont saisis directement sur le serveur sécurisé EthicsPoint. NAVEX communique ces signalements uniquement aux personnes spécifiques œuvrant au sein de l’entreprise et chargées d’évaluer les signalements, en fonction du type de la violation alléguée et de l’endroit où elle a eu lieu. Chacun des destinataires de ces signalement a été formé à la conservation de ces signalements en toute confidentialité.

Ce système n’est-il pas seulement la preuve que l’on me surveille?

EthicsPoint s’inscrit de manière positive dans notre philosophie globale visant à garantir un milieu de travail sécuritaire, serein et éthique. Vous êtes invité à demander conseil sur des problèmes d’ordre éthique, à faire des suggestions constructives ou à communiquer vos préoccupations. Une communication efficace est essentielle pour un lieu de travail respectueux. EthicsPoint contribue à améliorer cette communication.

Sécurité et confidentialité des signalements

Je comprends que chaque problème que je signalerai à partir d’un ordinateur de l’entreprise générera un fichier journal du serveur retraçant l’historique des sites Web auxquels mon PC se connecte. Ce journal ne permettra-t-il pas de m’identifier comme l’auteur du signalement?

NAVEX ne génère ni ne conserve aucun journal de connexion interne avec des adresses IP, de sorte qu’aucune information liant votre PC à EthicsPoint n’est disponible.

Si vous hésitez à soumettre un signalement sur un ordinateur à partir de votre lieu de travail, vous pouvez utiliser un autre ordinateur pour accéder au site Web sécurisé d’EthicsPoint.

Puis-je déposer un signalement de chez moi tout en restant anonyme?

Un signalement effectué à partir de votre domicile, depuis l’ordinateur d’un voisin ou de n’importe quel portail Internet reste sûr et anonyme. Un portail Internet n’identifie jamais un visiteur par son nom à l’écran et le système EthicsPoint supprime les adresses Internet afin d’assurer l’anonymat le plus complet.

Je crains que les renseignements que je fournis à EthicsPoint ne finissent par révéler mon identité. Comment pouvez-vous m’assurer que cela ne se produira pas?

Le système EthicsPoint protège votre anonymat. Toutefois, si vous souhaitez rester anonyme, ne fournissez pas de détails dans le signalement qui permettraient de déterminer votre identité. Évitez par exemple toute formule du type, « De mon bureau voisin de celui de Jan Smith... » ou « Au cours de mes 33 années... ». Certains pays n'autorisent pas les signalements anonymes. Dans les pays et régions où le signalement anonyme n'est pas autorisé, l'équipe E&CC et les enquêteurs désignés ont mis en place des protocoles visant à protéger l'identité du signalant et des autres personnes impliquées dans l'enquête.

La ligne d’assistance téléphonique gratuite est-elle également confidentielle et anonyme?

Oui. Il vous sera demandé de fournir les mêmes renseignements que pour un signalement effectué sur Internet et l’opérateur saisira vos réponses sur le site Web d’EthicsPoint. Ces signalements font l’objet des mêmes mesures de sécurité et de confidentialité lors de leur transmission. EthicsPoint dispose de numéros de téléphone gratuits spécifiques à chaque pays et de liens vers des sites Web qui permettent d'effectuer des appels internationaux et des conversations dans la langue maternelle. Certains pays n'autorisent pas les signalements anonymes. Dans les pays et régions où le signalement anonyme n'est pas autorisé, l'équipe E&CC et les enquêteurs désignés ont mis en place des protocoles visant à protéger l'identité du signalant et des autres personnes impliquées dans l'enquête.

Que faire si je veux être identifié avec mon signalement?

Il existe dans le signalement une section qui permet, si vous le souhaitez, de décliner votre identité.

Conseils et meilleures pratiques

J’ai connaissance d’agissements contraires à l’éthique, mais de tels agissements ne me concernent pas. Pourquoi devrais-je me donner la peine de les signaler?

Tous les employés de Tennant Company, tous les travailleurs temporaires et tous les membres de notre Conseil d'administration ont l'obligation, en vertu de notre code de conduite, de faire part de leurs préoccupations concernant des comportements contraires à l'éthique ou illégaux. Nous avons tous le droit de travailler dans un environnement sûr où règne le respect. Ce droit s’accompagne du devoir d’agir de manière éthique et d’informer les personnes compétentes des agissements inappropriés d’autrui. Ensemble, nous pouvons maintenir un environnement sain, respectueux et productif.

Je ne suis pas certain que ce que j’ai observé ou entendu constitue une violation de la politique de la société ou implique une conduite contraire à l’éthique, mais cela ne me semble pas approprié. Que dois-je faire?

Il faut du courage pour faire part de ses préoccupations, en particulier en ce qui concerne les questions éthiques en milieu de travail. Si vous avez des questions ou si vous n’êtes pas à l’aise à propos de quelque chose que vous avez entendu ou dont vous avez été témoin, vous avez plusieurs façons d’exprimer vos préoccupations ou de poser des questions.

Vous pouvez contacter :

Tout ce qui est soumis par le biais du système EthicsPoint n'est pas forcément un signalement de conduite contraire à l'éthique ou illégale. Certaines soumissions sont des questions visant à clarifier une politique ou à savoir comment gérer un dilemme éthique. NAVEX peut vous aider à préparer et à déposer votre dossier de signalement, de façon à ce qu'il soit parfaitement compris. Nous préférons que vous signaliez une situation se révélant en fin de compte inoffensive plutôt que de laisser perdurer un comportement potentiellement contraire à l’éthique.

Tennant Company interdit les représailles contre toute personne qui, en toute bonne foi, signale ou participe à une enquête sur une violation présumée ou avérée de notre Code de conduite. Tennant enquêtera rapidement, équitablement et de manière approfondie sur les allégations de représailles. Les personnes à l’origine de représailles feront l'objet de mesures disciplinaires pouvant aller jusqu'à la résiliation de l'emploi ou du contrat

Que faire si mon directeur ou d’autres gestionnaires sont impliqués dans une violation? Pourront-ils avoir accès au signalement et tenter d’étouffer l’affaire?

Les signalements sont saisis directement sur le serveur sécurisé EthicsPoint. NAVEX communique ces signalements uniquement aux personnes spécifiques œuvrant au sein de l’entreprise et chargées d’évaluer les signalements, en fonction du type de la violation alléguée et de l’endroit où elle a eu lieu. Chacun des destinataires de ces signalement a été formé à la conservation de ces signalements en toute confidentialité. Le système d’EthicsPoint et la distribution des signalements sont conçus de sorte que les parties impliquées ne soient pas avisées ou que l’accès aux signalements dans lesquels leur nom apparaît leur soit interdit.

Que faire si je me souviens d’un élément important à propos de l’incident après avoir rempli le signalement? Et si l’entreprise a d’autres questions à me poser concernant mon signalement?

Après avoir rempli le signalement sur le site Web d’EthicsPoint ou par le biais du centre d’appel d’EthicsPoint, vous recevez un numéro unique et aléatoire appelé « clé de signalement » et vous êtes invité à choisir un mot de passe. Vous pouvez retourner sur le système d’EthicsPoint, par Internet ou par téléphone, et accéder au signalement initial pour ajouter des détails ou répondre aux questions posées par un représentant de l’entreprise. Cela vous permet de communiquer avec l'enquêteur chargé du signalement tout en préservant votre anonymat.

Ces suivis de signalement sont-ils aussi sûrs que le premier?

Oui. Toutes les communications et tous les suivis de signalements effectués par l'intermédiaire d'EthicsPoint conservent le même niveau de confidentialité et d'anonymat que le signalement initial. Si votre signalement initial a été soumis de manière anonyme, le site EthicsPoint vous permet de communiquer avec l'enquêteur désigné tout en préservant votre anonymat. Dans les pays et régions où le signalement anonyme n'est pas autorisé, l'équipe E&CC et les enquêteurs désignés ont mis en place des protocoles visant à protéger l'identité du signalant et des autres personnes impliquées dans l'enquête.

Puis-je quand même déposer un signalement si je n’ai pas accès à Internet?

Oui. Si vous n’avez pas accès à un ordinateur ou si vous n’êtes pas à l’aise de soumettre vos préoccupations via Internet, vous pouvez appeler la ligne d’assistance téléphonique gratuite EthicsPoint, qui est disponible 24 heures sur 24, 365 jours par an. EthicsPoint dispose de numéros de téléphone gratuits spécifiques à chaque pays et de liens vers des sites Web qui permettent d'effectuer des appels internationaux et des conversations dans la langue maternelle.

À propos de l’enquête

Qui enquête sur mes préoccupations?

L'équipe de Tennant chargée de l'éthique et de la conformité d'entreprise (E&CC) mène généralement les enquêtes. En fonction des sujets abordés, l’enquête peut nécessiter l’intervention des Ressources humaines ou d’un tiers (cabinet d'avocats, cabinet d'audit externe, experts-comptables, consultants en informatique ou autres experts).

Quelle est la position de Tennant Company sur les représailles?

Tennant Company interdit les représailles contre toute personne qui, en toute bonne foi, signale ou participe à une enquête sur une violation présumée ou avérée de notre Code de conduite. Tennant enquêtera rapidement, équitablement et de manière approfondie sur les allégations de représailles. Les personnes à l’origine de représailles feront l'objet de mesures disciplinaires pouvant aller jusqu'à la résiliation de l'emploi ou du contrat