Tanya Jawab Umum

Tentang EthicsPoint

Apa itu EthicsPoint?

EthicsPoint adalah portal web untuk melaporkan persoalan melalui Autoliv Helpline.

EthicsPoint merupakan alat pelaporan rahasia dan komprehensif yang diciptakan oleh NAVEX Global guna membantu manajemen dan karyawan untuk bekerja bersama dalam mengatasi penipuan, penyalahgunaan, dan perilaku buruk lain di tempat kerja, yang semuanya dilakukan sembari memupuk lingkungan kerja yang positif.

Mengapa kita membutuhkan sistem seperti EthicsPoint untuk Autoliv Helpline?

  • Kami yakin bahwa karyawan kami adalah aset yang paling penting. Dengan menciptakan saluran komunikasi terbuka, kami dapat menggalakkan lingkungan kerja yang positif dan memaksimalkan produktivitas.
  • Perusahaan publik diwajibkan oleh undang-undang untuk memiliki sarana pelaporan anonim untuk mengatasi kecurangan akuntansi dan audit secara langsung pada komite audit.
  • Sistem pelaporan yang efektif akan melipatgandakan upaya kami yang lain dalam memelihara budaya integritas dan pengambilan keputusan yang etis.

Pelaporan – Umum

Dapatkah saya melapor melalui Internet atau telepon?

Ya. Dengan Autoliv Helpline, Anda memiliki kemampuan untuk mengajukan laporan rahasia dan anonim (jika diperbolehkan) baik melalui telepon maupun Internet.

Pada situasi seperti apakah saya harus melapor?

Sistem Autoliv Helpline dirancang bagi karyawan untuk melaporkan setiap pelanggaran aktual atau potensial terhadap kebijakan, undang-undang, dan peraturan, Pedoman Perilaku, atau Standar Autoliv yang Anda yakini telah muncul dan yang akan muncul, atau persoalan lain yang mungkin Anda miliki. Kemungkinan pelanggaran yang harus dilaporkan termasuk tetapi tidak terbatas pada:

  • Penyimpangan atau Salah Saji Akuntansi atau Audit
  • Pelanggaran terhadap Antipakat atau Persaingan
  • Benturan Kepentingan yang Terjadi atau yang Mungkin Terjadi
  • Pekerja Anak atau Paksa
  • Peluang Perusahaan untuk Mempercepat Perolehan Pribadi
  • Penghancuran Properti dan Pencurian
  • Pengungkapan Tidak Pantas atas Informasi Rahasia
  • Penyalahgunaan Obat-obatan atau Alkohol
  • Persoalan Lingkungan, Kesehatan, dan Keselamatan
  • Pemalsuan atau Pemusnahan Informasi
  • Penipuan atau Penggelapan
  • Bingkisan dan Hiburan yang Tidak Pantas, Suap, atau Pembayaran Persenan (Kickback)
  • Perilaku Mendiskriminasi, Tidak Pantas, Menghina, atau Melecehkan
  • Penggunaan yang Tidak Sesuai atau Penyalahgunaan Sumber Daya Perusahaan
  • Persoalan Kualitas
  • Balas Dendam

Apabila saya melihat suatu pelanggaran, apakah saya cukup melaporkannya kepada manajer, keamanan, atau HRD dan membiarkan mereka mengatasinya?

Jika Anda mengamati beberapa perilaku yang Anda yakini melanggar pedoman perilaku kami, kami harap Anda melaporkannya. Idealnya, Anda harus memberitahukan setiap persoalan kepada manajer langsung Anda atau manajer yang Anda percayai, perwakilan SDM, perwakilan Hukum, perwakilan Kepatuhan atau anggota tim manajemen kami lainnya. Namun, kami menyadari bahwa mungkin adakalanya Anda tidak nyaman melaporkan permasalahan dengan cara ini. Oleh karena itu, kami telah bekerja sama dengan Autoliv Helpline untuk mendukung Autoliv Helpline. Kami lebih mendorong Anda untuk melapor secara anonim daripada menyimpan informasi tersebut untuk diri sendiri. Ingatlah, dengan memberikan informasi dan detail sebanyak mungkin saat Anda melaporkan persoalan, Anda membantu Perusahaan kita untuk menyelidiki dan menyelesaikannya.

Mengapa saya harus melaporkan yang saya ketahui? Apa manfaatnya bagi saya?

Kita semua berhak untuk bekerja di lingkungan yang positif, dan beserta hak tersebut muncul tanggung jawab untuk bertindak secara etis dan membiarkan orang-orang yang tepat tahu bahwa seseorang bertindak secara tidak pantas. Dengan bekerja bersama, kita dapat menjaga lingkungan yang sehat dan produktif. Perilaku buruk perusahaan dapat mengancam penghidupan di perusahaan secara menyeluruh.

Haruskah saya melaporkan persoalan yang bahkan tidak memiliki bukti?

Kita yakin bahwa laporan, penyelidikan, dan umpan balik yang membangun berperan penting dalam menjadikan Perusahaan kita tempat yang luar biasa untuk bekerja. Di Autoliv, kita berkomitmen untuk melindungi setiap orang yang menyampaikan laporan atau ikut serta dalam penyelidikan dengan iktikad baik. “Iktikad baik” berarti Anda dengan jujur memberikan semua informasi yang dimiliki saat menyampaikan laporan atau ikut serta dalam penyelidikan. Tidak masalah jika Anda menyadarinya nanti bahwa Anda salah atau jika peristiwa yang dilaporkan ternyata bukan suatu pelanggaran.

Apa yang akan terjadi jika saya mengungkapkan identitas saya, apakah akan berakibat buruk nantinya?

Balas dendam, pelecehan, dan tindakan pembalasan dalam bentuk apa pun tidak ditoleransi di Autoliv. Selain itu, tidak ada karyawan yang akan dirugikan karena telah menolak melaksanakan perintah yang mereka yakini merupakan penipuan atau pelanggaran terhadap Kode, undang-undang, atau peraturan. Jika Anda mengetahui atau mencurigai adanya balas dendam baik yang telah terjadi maupun sedang terjadi, laporkan situasi tersebut ke perwakilan divisi Kepatuhan, atau ke Autoliv Helpline.

Apakah laporan saya akan diselidiki?

Autoliv akan menindaklanjuti seluruh laporan terkait kesalahan. Kita akan segera bertindak dalam penyelidikan kita, memperbaiki masalah apa pun, dan mencegahnya agar tidak terjadi lagi. Perusahaan kita akan melakukan segala upaya untuk memastikan bahwa penyelidikan dilakukan secara konsisten, menyeluruh, dan serahasia mungkin. Jika diminta, Anda diharapkan dapat bekerja sama dalam setiap penyelidikan perbuatan salah yang mungkin terjadi. Jika investigasi menunjukkan bahwa telah terjadi kesalahan, Autoliv akan menanggapi jika sesuai atau perlu, yang sesuai dengan undang-undang. Tergantung keadaannya, ini mencakup pelatihan atau tindakan kedisiplinan, termasuk pemutusan hubungan kerja. Selain itu, Autoliv dapat melaporkan kesalahan atau hasil penyelidikan ke otoritas yang tepat. Untuk informasi selengkapnya tentang cara penanganan proses penyelidikan Autoliv, lihat Kebijakan Penyelidikan.

Apakah manajemen benar-benar mengharapkan saya untuk melapor?

Tentu saja. Lebih tepatnya, kami butuh Anda untuk melapor. Anda tahu apa yang sedang terjadi di perusahaan kami — baik yang baik maupun yang buruk. Anda memiliki pengetahuan dini mengenai aktivitas yang mungkin menjadi penyebab persoalan. Pelaporan Anda dapat meminimalkan potensi dampak negatif pada perusahaan dan orang-orang kami. Selain itu, pemberian masukan yang positif dapat membantu mengidentifikasi permasalahan yang dapat meningkatkan budaya dan kinerja perusahaan.

Ke mana laporannya akan masuk? Siapa yang dapat mengaksesnya?

Laporan masuk secara langsung ke server aman Autoliv Helpline untuk mencegah kemungkinan pelanggaran apa pun dalam keamanan. Autoliv Helpline membuat laporan tersebut hanya tersedia bagi individu tertentu di dalam perusahaan yang bertanggung jawab untuk mengevaluasi laporan, berdasarkan jenis pelanggaran dan lokasi insiden. Masing-masing penerima laporan telah terlatih dalam menyimpan laporan ini dengan keyakinan penuh.

Bukankah sistem ini hanyalah contoh seseorang sedang mengawasi saya?

Sistem Autoliv Helpline berfokus untuk menjadi aspek positif dalam filosofi menyeluruh kami, dan memungkinkan kita untuk memastikan tempat kerja yang aman, terjamin, dan etis. Anda dianjurkan untuk mencari panduan tentang dilema etis, memberikan saran positif, atau mengomunikasikan persoalan. Komunikasi yang efektif sangat penting di tempat kerja saat ini, dan hal ini merupakan alat yang bagus untuk meningkatkan komunikasi tersebut.

Kami telah berhati-hati dalam memilih alat pelaporan terbaik untuk memenuhi kewajiban kepatuhan kami sembari menjaga lingkungan pelaporan yang positif.

Kerahasiaan & Keamanan Pelaporan

Saya paham bahwa setiap laporan yang saya kirimkan dari komputer perusahaan menghasilkan catatan server yang menampilkan setiap situs web tempat PC saya tersambung, dan bukankah catatan ini mengidentifikasikan saya sebagai pembuat laporan?

Autoliv Helpline tidak menghasilkan atau menyimpan catatan koneksi internal apa pun dengan alamat IP, sehingga tidak ada informasi yang tersedia yang menyambungkan PC Anda ke Autoliv Helpline. Nyatanya, Autoliv Helpline secara kontraktual berkomitmen untuk tidak mencari-cari identitas pelapor.

Apabila Anda merasa tidak nyaman membuat laporan dari PC kerja, Anda memiliki opsi untuk menggunakan PC di luar lingkungan kerja kami (seperti yang terdapat di warnet, rumah teman, dsb.) melalui situs web aman Autoliv Helpline. Banyak orang memilih opsi ini karena data Autoliv Helpline menunjukkan bahwa kurang dari 12% laporan dilakukan di luar jam kerja.

Dapatkah saya melapor dari rumah dan tetap anonim?

Laporan dari rumah, komputer tetangga, atau portal Internet mana pun akan tetap anonim dan aman. Portal Internet tidak akan mengidentifikasikan pengunjung dengan nama layar dan sistem Autoliv Helpline tidak menyertakan alamat Internet sehingga anonimitas benar-benar terjaga. Selain itu, Autoliv Helpline secara kontraktual berkomitmen untuk tidak mencari-cari identitas pelapor.

Saya khawatir apakah informasi yang saya berikan pada Autoliv Helpline pada akhirnya akan mengungkap identitas saya. Bagaimana Anda meyakinkan saya bahwa hal tersebut tidak akan terjadi?

Sistem Autoliv Helpline dirancang untuk melindungi anonimitas Anda. Namun, jika ingin tetap Anonim, Anda - sebagai pihak yang melapor - perlu memastikan bahwa isi laporan tidak mengungkapkan identitas Anda secara tidak sengaja. Misalnya, “Dari ruang kerja saya di samping Jan Smith…” atau “Dalam 33 tahun saya …”.

Apakah hotline bebas pulsa juga bersifat rahasia dan anonim?

Ya. Anda akan diminta untuk memberikan informasi sama yang akan Anda berikan dalam laporan berbasis Internet, dan pewawancara akan mengetikkan jawaban Anda ke dalam situs Web Autoliv Helpline. Laporan tersebut memiliki tindakan keamanan dan kerahasiaan yang sama yang berlaku padanya selama penyampaian.

Bagaimana jika saya ingin teridentifikasi dengan laporan saya?

Terdapat bagian dalam laporan untuk mengidentifikasikan diri Anda, jika berkehendak.

Kiat-kiat & Praktik Terbaik

Saya sadar beberapa individu terlibat dalam perilaku tidak etis, tetapi hal tersebut tidak memengaruhi saya. Mengapa saya harus repot-repot melaporkannya?

Perusahaan kita memilih untuk mendorong perilaku etis. Semua perilaku tidak etis, pada tingkat apa pun, pada akhirnya melukai perusahaan dan semua karyawan, termasuk Anda. Anda hanya perlu mempertimbangkan hal yang terjadi dalam skandal perusahaan terbaru untuk melihat efek buruk bahwa kemerosotan yang tampak tidak berbahaya dalam etika dapat terjadi pada perusahaan lain yang sehat. Jadi, jika Anda mengetahui insiden kesalahan atau pelanggaran etika apa pun, anggaplah Anda dan rekan kerja wajib melaporkannya.

Saya tidak yakin jika yang telah saya amati atau dengar merupakan pelanggaran kebijakan perusahaan, atau melibatkan perilaku tidak etis, tetapi hal tersebut tampaknya tidak benar di mata saya. Apa yang harus saya lakukan?

Ajukan laporan. Autoliv Helpline dapat membantu Anda menyiapkan dan mengajukan laporan Anda sehingga hal tersebut dapat dipahami dengan tepat. Kami lebih mendorong agar Anda melaporkan situasi yang tampak tidak berbahaya daripada membiarkan kemungkinan perilaku tidak etis terlewat begitu saja tanpa diperiksa karena Anda tidak yakin.

Bagaimana jika bos saya atau manajer lain terlibat dalam pelanggaran? Tidakkah mereka mendapat laporan dan mulai menutup-nutupi?

Sistem Autoliv Helpline dan distribusi laporan dirancang agar pihak yang terlibat tidak diberi tahu atau diberikan akses pada laporan yang menyebutkan mereka.

Bagaimana jika saya mengingat sesuatu yang penting tentang insiden setelah saya mengajukan laporan? Atau bagaimana jika perusahaan memiliki pertanyaan lebih lanjut untuk saya terkait laporan saya?

Ketika Anda mengajukan laporan pada situs Web Autoliv Helpline atau melalui Pusat Panggilan Autoliv Helpline, Anda menerima nama pengguna unik dan diminta untuk memilih kata sandi. Anda dapat kembali ke sistem Autoliv Helpline lagi baik melalui Internet ataupun telepon dan mengakses laporan asli untuk menambahkan perincian atau menjawab pertanyaan yang diajukan oleh perwakilan perusahaan dan menambahkan infomasi lebih lanjut yang akan membantu menyelesaikan permasalahan terbuka. Kami sangat menyarankan Anda kembali ke situs dalam waktu yang ditentukan untuk menjawab pertanyaan perusahaan. Anda dan perusahaan kini telah membuat "dialog anonim" dengan situasi tidak hanya teridentifikasi, tetapi juga dapat diatasi, tidak peduli tingkat kerumitannya.

Apakah tindak lanjut terhadap laporan sama amannya dengan laporan pertama?

Semua korespondensi Autoliv Helpline dijaga dalam keyakinan ketat yang sama seperti laporan awal, yang berlanjut di bawah payung anonimitas.

Apakah saya masih dapat mengajukan laporan jika saya tidak memiliki akses Internet?

Anda dapat mengajukan laporan Autoliv Helpline dari komputer mana pun yang dapat mengakses Internet. Anda dapat mengajukannya dari rumah. Banyak tempat umum, termasuk perpustakaan umum, yang memiliki komputer dengan akses Internet. Jika Anda tidak memiliki akses atau tidak nyaman menggunakan komputer, Anda dapat menghubungi hotline bebas pulsa Autoliv Helpline, yang tersedia 24 jam sehari, 365 hari setahun.

Untuk Membuat Laporan

Setelah Anda melengkapi laporan, Anda akan diberi kode unik yang disebut "kunci laporan." Tulislah kunci laporan dan kata sandi Anda serta simpan di tempat yang aman. Setelah 5-6 hari kerja, gunakan kunci laporan dan kata sandi Anda untuk memeriksa umpan balik atau pertanyaan terhadap laporan Anda.