EthicsPoint adalah perusahaan independen yang menyediakan sistem telepon dan berbasis-web aman dan rahasia yang digunakan untuk melaporkan kekhawatiran mengenai perilaku bisnis. 3M adalah salah satu dari banyak perusahaan yang mengontrak EthicsPoint untuk layanan ini dengan keyakinan bahwa pelapor potensial akan merasa lebih nyaman melaporkan kekhawatiran jika mereka mengetahui bahwa mereka akan mengirimkan laporan ke pihak ketiga yang profesional. Selain menyediakan layanan 24 jam sehari, tujuh hari dalam sepekan, EthicsPoint menawarkan layanan terjemahan dalam banyak bahasa.
Tanggung jawab utama EthicsPoint adalah untuk:
Peran EthicsPoint bukan untuk mengambil tindakan untuk menangani kekhawatiran tersebut, tetapi hanya menyampaikan masalah tersebut ke departemen Etika & Kepatuhan 3M untuk penanganan.
Kekhawatiran tentang ancaman fisik langsung atau kerusakan properti tidak boleh dilaporkan ke EthicsPoint. Jika Anda memerlukan bantuan darurat, segera hubungi layanan darurat setempat.
Pertama-tama, pertimbangkan apakah Anda nyaman menyampaikan kekhawatiran Anda secara internal di 3M, seperti kepada manajer Anda atau kepada personel lain dalam departemen Anda. 3M menemukan bahwa kekhawatiran internal biasanya dapat diselesaikan paling cepat dan memuaskan ketika disampaikan ke sumber daya internal seperti manajemen atau sumber daya manusia. Namun, jika Anda tidak nyaman melaporkan kekhawatiran Anda, tidak mengetahui siapa yang harus dihubungi, atau meyakini bahwa kekhawatiran Anda belum ditangani dengan memuaskan, silakan lanjutkan dengan mengirimkan laporan melalui EthicsPoint.
Jika Anda ingin melaporkan kekhawatiran perilaku bisnis yang melibatkan 3M, Anda dapat membuat laporan di situs web ini, atau Anda dapat menghubungi seorang spesialis di pusat panggilan EthicsPoint, yang menjawab panggilan ke Saluran Bantuan Perilaku Bisnis 3M. Apa pun pilihan Anda, Anda akan memiliki opsi untuk tetap anonim, sebagaimana diperbolehkan oleh undang-undang setempat.
Jika Anda memilih untuk mengungkap identitas Anda saat melaporkan kekhawatiran, 3M akan melakukan segala upaya dalam batas kewajaran untuk merahasiakan nama Anda selama investigasi. Banyak investigasi dapat diselesaikan secara lebih cepat dan efektif ketika pelapor mengungkap identitas dirinya karena hal tersebut memungkinkan penyelidik 3M untuk menindaklanjuti secara langsung dengan pelapor.
Di kebanyakan negara, kecuali yang melarang pelaporan secara anonim, Anda dapat melaporkan kekhawatiran Anda secara anonim dengan menggunakan formulir berbasis web atau Saluran Bantuan Perilaku Bisnis 3M yang keduanya dioperasikan oleh EthicsPoint. Jika Anda memilih untuk membuat laporan secara anonim, Anda akan diberi kode laporan dan diminta untuk membuat kata sandi Anda harus menyimpan kode laporan dan kata sandi ini untuk mengakses laporan yang telah Anda kirimkan sebelumnya. Ketika Anda memeriksa kembali laporan Anda, Anda dapat memantau perkembangan penanganan kekhawatiran Anda dan memberikan informasi tambahan, jika perlu. Ini juga memungkinkan 3M untuk mengajukan pertanyaan lanjutan, sekaligus melindungi anonimitas Anda.
Jika Anda memilih melapor secara anonim, harap perhatikan untuk tidak melaporkan informasi yang mungkin dapat mengungkap identitas diri Anda, seperti:
EthicsPoint tidak melacak panggilan telepon atau menggunakan identifikasi pemanggil. Selain itu, EthicsPoint tidak membuat atau menyimpan log koneksi internal apa pun dengan alamat Internet Protocol (IP), sehingga tidak ada informasi yang menghubungkan komputer Anda dengan EthicsPoint. Laporan dari komputer Anda masuk melalui portal Internet yang aman, yang tidak melacak atau menunjukkan nama layar pengguna. Akhirnya, EthicsPoint menghapus alamat Internet untuk memastikan terjaganya anonimitas di sistem EthicsPoint. EthicsPoint tidak akan menggunakan informasi yang dilaporkan untuk tujuan selain meneruskan informasi tersebut ke 3M untuk penanganan yang benar.
Pada akhir laporan panggilan telepon atau berbasis web Anda, EthicsPoint akan memberikan kode laporan dan meminta Anda untuk membuat kata sandi. Anda akan diminta untuk menghubungi Saluran Bantuan Perilaku Bisnis 3M lewat telepon, yang dioperasikan oleh EthicsPoint, atau mengunjungi situs web EthicsPoint dalam jangka waktu dua atau tiga hari kerja setelah Anda mengirimkan laporan awal Anda. Pada saat itu, Anda dapat memantau perkembangan laporan Anda dan mengetahui apakah diperlukan informasi tambahan dari Anda untuk menangani kekhawatiran Anda.
EthicsPoint memberitahu departemen Etika & Kepatuhan saat kekhawatiran diterima. 3M kemudian melaksanakan investigasi yang tepat, menggunakan sumber daya internal atau eksternal yang ahli dalam pelaksanaan investigasi. Informasi dalam laporan Anda dibagikan ke anggota tim penyelidikan yang tepat, dan investigasi kekhawatiran tersebut dilaksanakan dengan segera dan diam-diam. Anda dapat memantau status investigasi tersebut dengan menghubungi Saluran Bantuan Perilaku Bisnis 3M, atau dengan mengeklik tautan Tindak Lanjut pada situs web.
3M melarang tindakan pembalasan terhadap siapa saja yang melaporkan suatu kekhawatiran atau yang berpartisipasi dalam penyelidikan. Jika Anda meyakini bahwa Anda telah mengalami tindakan pembalasan dalam bentuk apa pun, harap laporkan sehingga 3M dapat melaksanakan investigasi.