La presente informativa descrive le modalità di utilizzo da parte di ContourGlobal plc e delle sue affiliate (" ContourGlobal ") delle informazioni relative alle persone che vengono inviate tramite EthicsLine (come definita di seguito).
EthicsLine di ContourGlobal ("EthicsLine") è un sistema di acquisizione delle segnalazioni accessibile tramite Web e telefono fornito da ContourGlobal plc per conto di ContourGlobal plc, con sede legale al 6° piano di 15 Berkeley Street, Londra, W1J 8DY, Gran Bretagna e le sue affiliate (" ContourGlobal "), ai suoi dipendenti, venditori, fornitori e partner commerciali e a quelli delle sue società controllate (" Autori delle segnalazioni ") per la segnalazione di sospette violazioni di leggi o regolamenti o politiche aziendali relative a questioni finanziarie, contabili, di revisione contabile e di corruzione e altre questioni, secondo quanto consentito dalle leggi locali.
EthicsLine è gestita da "NAVEX".
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Se non si è dipendenti di ContourGlobal e di è scelto di segnalare la condotta di un dipendente di ContourGlobal, la società ContourGlobal che ha assunto tale persona è l'entità principale responsabile della protezione delle informazioni personali di chi effettua la segnalazione e del rispetto dei diritti di protezione dei dati.
È possibile contattare NAVEX a uno qualsiasi dei recapiti elencati su http://contourglobalethicsline.com qualora non si sia certi di quale entità ContourGlobal sia responsabile delle proprie informazioni, o se si è scelto di non rivelare la propria identità a ContourGlobal (ma non a NAVEX) e si desideri esercitare i diritti di interessato.
è possibile contattare ContourGlobal utilizzando i dettagli riportati in calce alla presente informativa. La richiesta verrà indirizzata all'entità ContourGlobal appropriata per una risposta.
L'uso di EthicsLine è del tutto facoltativo. Invitiamo a segnalare possibili violazioni direttamente al proprio responsabile o superiore diretto oppure a un rappresentante delle Risorse Umane, dell'Ufficio legale o dell'Ufficio per la conformità, in base alla natura della presunta violazione. Se ciò non fosse fattibile o auspicabile, è possibile eseguire la segnalazione tramite EthicsLine.
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EthicsLine è un sistema di segnalazione online riservato, che consente di segnalare a ContourGlobal le presunte violazioni della legge o delle politiche aziendali, oltre ad altri dubbi che si possono avere. In alcuni Paesi, ContourGlobal potrebbe non accettare segnalazioni tramite EthicsLine che si riferiscono a determinati argomenti. Se il problema rientra in un ambito che, in virtù della legge locale, è escluso dalle segnalazioni accettabili da ContourGlobal tramite EthicsLine, è necessario sottoporlo direttamente all'attenzione del proprio superiore, di un dirigente locale oppure di un rappresentante delle Risorse Umane, dell'Ufficio legale o dell'Ufficio per la conformità.
Si tenga presente che le informazioni fornite, siano esse personali, riferite a colleghi o a qualsiasi aspetto delle attività di ContourGlobal, potrebbero comportare decisioni che possono coinvolgere altre persone. Invitiamo pertanto a fornire unicamente informazioni ritenute attendibili e veritiere. Nessuna segnalazione in buona fede darà luogo a ritorsioni da parte di ContourGlobal, anche se in seguito il sospetto di violazione dovesse rivelarsi infondato. Al contrario, non verrà tollerata la comunicazione intenzionale di informazioni false o fuorvianti. Le informazioni inviate saranno trattate come riservate, nella misura consentita dalla legge e salvo il caso in cui la divulgazione sia necessaria nel contesto di un'indagine su un problema segnalato, nel qual caso saranno considerate come dati sensibili. Invitiamo a fornire la propria identità per consentirci di porre eventuali domande.
Quando viene presentata una segnalazione, EthicsLine raccoglie e tratta i seguenti dati personali e contenuti informativi: (i) nome e recapiti dell'autore della segnalazione (a meno che le leggi applicabili nella propria giurisdizione non permettano di eseguire una segnalazione anonima e si scelga di farlo) ed eventuale rapporto di lavoro con ContourGlobal, (ii) nome e altre informazioni personali dei soggetti citati nella segnalazione (responsabili, testimoni, persone segnalate), se si sceglie di fornire tali dati (ad esempio, descrizione delle mansioni e recapiti del contatto) e (iii) descrizione del problema, incluse le circostanze in cui si è verificato.
Si noti che in Spagna la segnalazione non può avvenire in forma anonima a causa di restrizioni legali; tuttavia, le informazioni personali dell'autore della segnalazione saranno trattate in modo confidenziale nella misura consentita dalla legge e salvo nei casi in cui la divulgazione sia necessaria nel contesto di un'indagine su un problema segnalato e saranno divulgate solo come stabilito nella presente informativa.
Se viene effettuata una segnalazione sulla presunta condotta di un soggetto, NAVEX in genere ne raccoglierà il nome, il cognome, l'alias o il soprannome, il sesso e (ove applicabile) il titolo, l'azienda, la divisione e le informazioni di contatto. NAVEX raccoglierà anche informazioni sull'accusa segnalata, compresa la natura dell'accusa. Ciò può includere informazioni su reati penali presunti o comprovati, che NAVEX elabora per nostro conto ove consentito dalla legge.
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Le leggi sulla protezione dei dati richiedono una base giuridica valida per il trattamento delle informazioni personali. Trattiamo le informazioni ove necessario per:
Gli interessi legittimi di cui sopra sono i seguenti:
I dati personali saranno divulgati a NAVEX, che riceve le informazioni inviate nell'ambito di una segnalazione.
Inoltre, NAVEX può avvalersi di subappaltatori per la traduzione e l'interpretazione al fine di consegnare le segnalazioni a ContourGlobal in inglese se l'autore ha effettuato la segnalazione in un'altra lingua.
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I seguenti subappaltatori di NAVEX possono avere accesso ai dati personali dell'autore della segnalazione:
Transatlantic Translation Company, LLC (Interpretariato (parlato) e Traduzioni (scritte))
411 Theodore Fremd Avenue, Suite 206
Rye, New York 10580
United States of America
(US Department of Commerce EU-U.S. Privacy Shield certified
https://www.privacyshield.gov/participant?id=a2zt0000000TP5aAAG&status=Active
)
http://www.transatlantictranslations.com/
Language Services Associates, Inc.
(Fornitore di servizi di interpretariato utilizzato esclusivamente da Transatlantic Translations per l'interpretazione delle chiamate alla hotline)
455 Business Center Drive, Suite 100
Horsham, Pennsylvania 19044
https://lsaweb.com/
Wordbee S.A. (Fornitore di software basato su SaaS utilizzato da Transatlantic Translations solo per la gestione delle traduzioni)
195, rue de Differdange
L-4437 Soleuvre
Luxembourg
https://wordbee.com/
Certified Languages International, LLC (Fornitore di servizi di interpretariato)
4724 SW Macadam Avenue, Suite 100
Portland, Oregon 97239
United States of America
(US Department of Commerce EU-U.S. Privacy Shield certified
https://www.privacyshield.gov/participant?id=a2zt0000000TNPdAAO&status=Active
)
http://www.certifiedlanguages.com/
Alcune leggi sulla protezione dei dati limitano il trasferimento di informazioni personali. Le leggi del SEE, ad esempio, richiedono ulteriori misure di conformità per l'invio di informazioni personali all'estero. Queste misure di conformità aiutano a garantire che alle informazioni personali venga applicato lo stesso livello di protezione una volta che lasciano il SEE.
EthicsLine, così come il database in cui sono archiviati i dati e le informazioni personali che ci vengono comunicati, si trovano su server ospitati e gestiti da NAVEX negli Stati Uniti.
Poiché NAVEX e EthicsLine hanno sede negli Stati Uniti, le società ContourGlobal nel SEE trasferiranno le informazioni personali al di fuori del SEE negli Stati Uniti. Ad esempio, per consentire il trattamento delle segnalazioni e lo svolgimento delle indagini necessarie, nel rispetto delle leggi locali, i dati e le informazioni personali comunicati potranno essere consultati, elaborati e utilizzati dal personale incaricato di ContourGlobal, inclusi i dipendenti dei reparti Risorse Umane, Finanze, Ufficio legale, Ufficio conformità, nonché direzione, consulenti esterni (ad esempio consulenti legali) o, in determinate circostanze, lo staff tecnico di NAVEX. Queste persone possono trovarsi negli Stati Uniti, nel Regno Unito o altrove.
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I dati personali e i contenuti informativi forniti potranno essere trasmessi anche alle forze di polizia e/o ad altre autorità giudiziarie o di vigilanza. Gli organismi competenti che ricevono ed elaborano i dati personali possono essere ubicati negli Stati Uniti o in altri Paesi che non offrono necessariamente lo stesso livello di protezione dei dati garantito nell'UE.
La Commissione Europea non ritiene che gli Stati Uniti offrano un livello adeguato di protezione dei dati. Pertanto, laddove le informazioni dell'utente vengano trasferite al di fuori del SEE, si presta attenzione a garantire che il trasferimento sia soggetto a misure di sicurezza adeguate (che possono essere di natura contrattuale) in conformità con le leggi sulla protezione dei dati. NAVEX ha stipulato con ContourGlobal un contratto che la obbliga a proteggere le informazioni fornite dall'autore della segnalazione, secondo le disposizioni di legge applicabili. NAVEX si impegna ad assicurare la massima riservatezza e ad adottare rigorose procedure di sicurezza, incluse quelle correlate a notifica, scelta, trasferimento successivo, sicurezza, integrità dei dati, accesso e applicazione delle normative.
I dati personali comunicati saranno conservati per il tempo necessario all'elaborazione della segnalazione o, eventualmente, per il tempo necessario all'avvio di un procedimento sanzionatorio o all'adempimento dei nostri obblighi legali o finanziari.
Successivamente, i dati personali saranno conservati in conformità con la politica di conservazione dei dati di ContourGlobal.
In gran parte dell'Unione Europea e dei Paesi limitrofi, è consentito inviare segnalazioni riguardanti un numero limitato di ambiti, generalmente problematiche in materia di contabilità, revisione dei conti, corruzione, leggi in materia di concorrenza, discriminazione, molestie, ambiente, salute, igiene e sicurezza. Inoltre alcuni Paesi limitano le procedure di segnalazione ai soli casi che coinvolgono dipendenti di alto profilo, assegnati a ruoli strategici o direttivi.
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Eventuali dubbi o problemi riguardanti ambiti che per legge sono esclusi dalle procedure di segnalazione tramite EthicsLine devono essere sottoposti direttamente all'attenzione del proprio responsabile o superiore diretto oppure di un rappresentante delle Risorse Umane, dell'Ufficio legale o dell'Ufficio per la conformità ( compliance@contourglobal.com ), a seconda dell'ambito in cui rientra la violazione. In alcuni Paesi le segnalazioni anonime potrebbero essere vietate dalle leggi in vigore, tranne che in circostanze estremamente limitate.
Ai sensi delle leggi in materia di protezione dei dati, l'autore della segnalazione ha i seguenti diritti:
Tali diritti non sono assoluti: non sempre si applicano e possono essere previste deroghe. In risposta a una richiesta potremmo chiedere di verificare la propria identità e di fornire informazioni che ci aiutino a comprendere meglio la richiesta. Qualora la richiesta non venga soddisfatta, ne spiegheremo il motivo.
Per esercitare uno qualsiasi di questi diritti, o in caso di altre domande sull'utilizzo delle proprie informazioni, inviare un'e-mail all'indirizzo privacy@contourglobal.com .
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Se la modalità di gestione delle informazioni personale non dovesse risultare soddisfacente, sarà possibile presentare un reclamo all'autorità locale di regolamentazione della protezione dei dati.
In caso di domande sulla presente informativa sulla privacy o sulle nostre pratiche in materia di privacy, è possibile contattare: privacy@contourglobal.com .