Informazioni su EthicsPoint

Che cos'è EthicsPoint?

EthicsPoint è uno strumento di segnalazione completo e riservato creato da NAVEX, concepito per favorire la collaborazione tra dirigenza e dipendenti al fine di impedire frodi, abusi e altri comportamenti scorretti sul posto di lavoro, promuovendo al contempo un ambiente di lavoro rispettoso.

Perché è necessario un sistema come EthicsPoint?

• I nostri dipendenti sono la nostra risorsa principale. La creazione di canali di comunicazione aperti consente di promuovere un ambiente di lavoro rispettoso in grado di favorire al massimo la produttività.
• Negli Stati Uniti, le società per azioni sono tenute per legge a utilizzare uno strumento che consenta di segnalare in maniera anonima, se lo si desidera, al comitato di controllo qualsiasi frode in materia di auditing e contabilità. Analogamente altri paesi, ad esempio i membri dell'Unione Europea, il Regno Unito e altri, hanno leggi che impongono alle organizzazioni di predisporre sistemi che consentano alle persone di segnalare i propri timori.
• Un sistema di segnalazione efficace accresce il nostro impegno a promuovere una cultura di integrità e un processo decisionale etico.

Segnalazione - Informazioni generali

Posso effettuare una segnalazione sia tramite Internet che per telefono?

Sì. EthicsPoint consente di inviare una segnalazione riservata e, se lo si desidera, anonima (dove legalmente consentito) per telefono o via Internet (da desktop o dispositivo mobile).

Che tipo di situazioni si deve segnalare?

Il sistema EthicsPoint consente ai singoli di inviare segnalazioni di potenziali violazioni della legge, del nostro Codice di condotta o qualsiasi altro eventuale dubbio.

Se rilevo una violazione, non dovrei semplicemente segnalarla al mio superiore, alla sicurezza o al reparto Risorse Umane in modo che siano loro a occuparsene?

Chiunque noti un comportamento che potrebbe costituire una violazione del nostro Codice di condotta è tenuto dal Codice stesso a segnalarlo. Ci vuole coraggio per segnalare dubbi, soprattutto su questioni etiche riguardanti il posto di lavoro. È responsabilità di Tennant Company predisporre diverse risorse che consentano di inoltrare dubbi in modo che i dipendenti si sentano a proprio agio. Chiunque abbia domande o si senta a disagio per qualcosa che ha sentito o di cui è stato testimone, ha diversi modi per esprimere le proprie preoccupazioni.

È possibile rivolgersi alle figure seguenti.

• Il proprio manager diretto
• Il proprio partner commerciale nelle Risorse Umane o qualunque membro HR che ispiri fiducia per la condivisione delle proprie preoccupazioni
• Il team Ethics & Corporate Compliance (E&CC) di Tennant Company (Ethics@tennantco.com)
• Qualunque dirigente che goda della fiducia necessaria per condividere le proprie preoccupazioni

Comprendiamo tuttavia che in determinate circostanze i dipendenti potrebbero sentirsi a disagio nell'effettuare segnalazioni in questo modo. È per questo che abbiamo avviato la collaborazione con NAVEX per rendere il sistema EthicsPoint disponibile per segnalazioni riservate ed eventualmente anonime (ove consentito dalla legge). Nei paesi e nelle aree in cui la segnalazione anonima non è consentita, il team E&CC e tutti gli investigatori assegnati hanno predisposto protocolli per proteggere l'identità del segnalante e di altri soggetti coinvolti nell'indagine.

Perché dovrei segnalare quello che ho scoperto? Quali vantaggi ne ricavo?

Tutti i dipendenti di Tennant Company, i lavoratori temporanei e il nostro Consiglio di amministrazione hanno l'obbligo, ai sensi del nostro codice di condotta, di segnalare le proprie preoccupazioni in merito a comportamenti non etici o illegali. Tutti abbiamo il diritto di lavorare in un ambiente rispettoso ma a tale diritto si accompagna la responsabilità di comportarci in modo etico e di comunicare a chi di dovere eventuali comportamenti inappropriati. Con la collaborazione di tutti, potremo continuare a lavorare in un ambiente sano e produttivo. Inoltre, un comportamento scorretto in qualsiasi ambito dell'azienda può costituire un pericolo per la sopravvivenza dell'intera azienda.

Tennant Company vieta ritorsioni nei confronti di chiunque in buona fede effettui una segnalazione o partecipi alle indagini su una violazione effettiva o sospetta del Codice di condotta. Tennant indagherà in modo tempestivo, equo e accurato sulle accuse di ritorsione. Le persone che risulteranno coinvolte in ritorsioni saranno soggette a sanzioni che potranno arrivare fino alla risoluzione del rapporto di lavoro o del contratto.

La direzione è davvero favorevole alle segnalazioni?

Certo. Anzi, ne ha proprio bisogno. I dipendenti sanno sempre cosa avviene all'interno dell'azienda, nel bene e nel male. Se un dipendente viene a conoscenza di un'attività che potrebbe creare problemi, Segnalandola puoi contribuire a ridurre al minimo i potenziali effetti negativi sull'azienda e su tutti i suoi dipendenti e collaboratori. Inoltre puoi fornire indicazioni utili per l'identificazione dei problemi, che possono migliorare la cultura e le prestazioni dell'azienda.

Dove finiscono le segnalazioni? Chi può accedervi?

Le segnalazioni vengono inserite direttamente nel server protetto di EthicsPoint. NAVEX inoltra tali segnalazioni esclusivamente alle persone incaricate dall'azienda di valutarle, in base al tipo di violazione e al luogo in cui si è verificato l'episodio. Tutti coloro che ricevono le segnalazioni hanno seguito uno specifico programma di formazione sulla gestione delle segnalazioni secondo criteri di massima riservatezza.

Questo sistema non è semplicemente un modo per controllare i dipendenti?

No. EthicsPoint è un aspetto positivo della nostra filosofia aziendale, poiché garantisce a tutti la possibilità di lavorare in un ambiente protetto, etico e sicuro. Tutti i dipendenti sono invitati a chiedere indicazioni su come risolvere un dilemma etico, fornire suggerimenti costruttivi o comunicare le proprie preoccupazioni. Una comunicazione efficace è fondamentale per un luogo di lavoro rispettoso. EthicsPoint contribuisce a migliorare tale comunicazione.

Sicurezza e riservatezza delle segnalazioni

A quanto mi risulta, le segnalazioni inviate da un computer aziendale generano sul server un file di registro che elenca tutti i siti Web a cui si è connesso il PC. Questo file di registro non potrebbe essere utilizzato per identificarmi come autore della segnalazione?

NAVEX non genera né conserva alcuna registrazione interna delle connessioni con gli indirizzi IP, pertanto non sono disponibili informazioni che colleghino i PC degli utenti a EthicsPoint.

Se un dipendente non si sente a proprio agio nell'effettuare la segnalazione dal PC aziendale, può scegliere di utilizzare un PC al di fuori dell'ambiente di lavoro per connettersi al sito Web protetto di EthicsPoint.

Posso mantenere l'anonimato anche presentando una segnalazione da casa?

Le segnalazioni presentate da casa, dal computer di un vicino o da qualsiasi portale Internet rimangono anonime e sicure. Un portale Internet non visualizza mai il nome del visitatore nelle schermate e il sistema EthicsPoint rimuove automaticamente gli indirizzi Internet per garantire l'anonimato.

Temo che le informazioni inviate a EthicsPoint finiranno per rivelare la mia identità. Come potete garantirmi che non succederà?

Il sistema EthicsPoint protegge l'anonimato degli informatori. Chi desidera rimanere anonimo deve tuttavia evitare di fornire nella segnalazione dettagli che potrebbero rivelarne l'identità. Occorre, ad esempio, evitare frasi come "Dalla mia postazione accanto a Mario Rossi…" oppure "Durante i miei 33 anni…". Alcuni Paesi europei non consentono segnalazioni anonime. Nei paesi e nelle aree in cui la segnalazione anonima non è consentita, il team E&CC e tutti gli investigatori assegnati hanno predisposto protocolli per proteggere l'identità del segnalante e di altri soggetti coinvolti nell'indagine.

Anche il numero verde per le segnalazioni telefoniche garantisce riservatezza e anonimato?

Sì. All'autore della segnalazione sarà richiesto di fornire gli stessi dati che fornirebbe in una segnalazione via Internet e l'incaricato inserirà le risposte nel sito Web di EthicsPoint. Per il recapito di tali segnalazioni vengono adottate le stesse misure di protezione e riservatezza. EthicsPoint prevede numeri verdi specifici per paese e collegamenti a siti Web che consentono chiamate internazionali e conversazioni nella lingua madre. Alcuni Paesi europei non consentono segnalazioni anonime. Nei paesi e nelle aree in cui la segnalazione anonima non è consentita, il team E&CC e tutti gli investigatori assegnati hanno predisposto protocolli per proteggere l'identità del segnalante e di altri soggetti coinvolti nell'indagine.

Cosa devo fare se desidero identificarmi quando effettuo una segnalazione?

La segnalazione include una sezione in cui è possibile indicare la propria identità, se lo si desidera.

Suggerimenti e procedure ottimali

So che alcune persone sono coinvolte in attività eticamente discutibili, ma la cosa non mi tocca direttamente. Perché dovrei preoccuparmi di segnalarlo?

Tutti i dipendenti di Tennant Company, i lavoratori temporanei e il nostro Consiglio di amministrazione hanno l'obbligo, ai sensi del nostro codice di condotta, di segnalare le proprie preoccupazioni in merito a comportamenti non etici o illegali. Tutti abbiamo il diritto di lavorare in un ambiente rispettoso ma a tale diritto si accompagna la responsabilità di comportarci in modo etico e di comunicare a chi di dovere eventuali comportamenti inappropriati. Con la collaborazione di tutti, potremo continuare a lavorare in un ambiente sano, sicuro e produttivo.

Non so se quanto ho visto o udito costituisce una violazione delle politiche aziendali o un comportamento eticamente discutibile, ma in ogni caso non mi sembra corretto. Che cosa devo fare?

Ci vuole coraggio per segnalare dubbi, soprattutto su questioni etiche riguardanti il posto di lavoro. Chiunque abbia domande o si senta a disagio per qualcosa che ha sentito o di cui è stato testimone, ha diversi modi per esprimere le proprie preoccupazioni o porre domande.

È possibile rivolgersi alle figure seguenti.

• Il proprio manager diretto
• Il proprio partner commerciale nelle Risorse Umane o qualunque membro HR che goda della fiducia necessaria per condividere le proprie preoccupazioni 
• Il Team Ethics & Corporate Compliance di Tennant Company (Ethics@tennantco.com)
• Qualunque dirigente che goda della fiducia necessaria per condividere le proprie preoccupazioni

Non tutto ciò che viene inviato tramite il sistema EthicsPoint è una segnalazione di condotte non etiche o illegali. Alcune segnalazioni sono richieste di chiarimenti su una politica o sulla gestione di un dilemma etico. NAVEX può aiutare a presentare il proprio dubbio in modo che possa essere compreso correttamente. Preferiamo ricevere una segnalazione che non costituisce violazione piuttosto che ignorare un potenziale comportamento contrario all'etica.

Tennant Company vieta ritorsioni nei confronti di chiunque in buona fede effettui una segnalazione o partecipi alle indagini su una violazione effettiva o sospetta del Codice di condotta. Tennant indagherà in modo tempestivo, equo e accurato sulle accuse di ritorsione. Le persone che risulteranno coinvolte in ritorsioni saranno soggette a sanzioni che potranno arrivare fino alla risoluzione del rapporto di lavoro o del contratto.

Cosa devo fare se il mio superiore o altri dirigenti sono coinvolti in una violazione? È possibile che la segnalazione venga intercettata e tutto venga messo a tacere?

Le segnalazioni vengono inserite direttamente nel server protetto di EthicsPoint. NAVEX inoltra tali segnalazioni esclusivamente alle persone incaricate dall'azienda di valutarle, in base al tipo di violazione e al luogo in cui si è verificato l'episodio. Tutti coloro che riceveranno le segnalazioni hanno seguito uno specifico programma di formazione sulla gestione delle segnalazioni secondo criteri di massima riservatezza. Il sistema EthicsPoint e la procedura di distribuzione delle segnalazioni sono inoltre progettati in modo che le parti implicate non vengano informate e non abbiano accesso alle segnalazioni in cui vengono citate.

Cosa devo fare se, dopo aver presentato la segnalazione, ricordo un particolare importante sul caso? E cosa accade se l'azienda deve farmi ulteriori domande sulla segnalazione?

Quando si invia una segnalazione tramite il sito Web o il call center di EthicsPoint, viene fornito un numero casuale definito "codice di segnalazione" e viene chiesto di scegliere una password. È possibile rientrare nel sistema EthicsPoint, via Internet o per telefono, e accedere alla segnalazione per aggiungere ulteriori dettagli o rispondere alle domande poste dai rappresentanti dell'azienda. Ciò consente di comunicare con l'investigatore assegnato alla segnalazione mantenendo al contempo l'anonimato.

Le informazioni aggiunte successivamente sono protette come la segnalazione iniziale?

Sì. A tutte le comunicazioni e agli approfondimenti delle segnalazioni tramite EthicsPoint è assicurato lo stesso livello di riservatezza e anonimato della segnalazione iniziale. Se la segnalazione iniziale è stata inviata in forma anonima, il sito EthicsPoint consente all'utente di comunicare con l'investigatore assegnato mantenendo l'anonimato. Nei paesi e nelle aree in cui la segnalazione anonima non è consentita, il team E&CC e tutti gli investigatori assegnati hanno predisposto protocolli per proteggere l'identità del segnalante e di altri soggetti coinvolti nell'indagine.

Posso presentare una segnalazione anche se non dispongo dell'accesso a Internet?

Sì. Chi non dispone di un computer o non si sente a proprio agio nell'utilizzarne uno, può chiamare la hotline di EthicsPoint al numero verde, disponibile 24 ore al giorno. EthicsPoint prevede numeri verdi specifici per paese e collegamenti a siti Web che consentono chiamate internazionali e conversazioni nella lingua madre.

Informazioni sulle indagini

Chi sta indagando sulla mia segnalazione?

In genere è il team Ethics and Corporate Compliance (E&CC) di Tennant a svolgere le indagini. A seconda dell'argomento, l'indagine può richiedere il coinvolgimento delle Risorse Umane o di terzi, ad esempio uno studio legale, una società di revisione esterna, contabili forensi, consulenti informatici o altri esperti.

Qual è la posizione di Tennant Company in materia di ritorsioni?

Tennant Company vieta ritorsioni nei confronti di chiunque in buona fede effettui una segnalazione o partecipi alle indagini su una violazione effettiva o sospetta del Codice di condotta. Tennant indagherà in modo tempestivo, equo e accurato sulle accuse di ritorsione. Le persone che risulteranno coinvolte in ritorsioni saranno soggette a sanzioni che potranno arrivare fino alla risoluzione del rapporto di lavoro o del contratto.