Ultimo aggiornamento: 24 gennaio 2025
La presente informativa descrive il modo in cui Electronic Arts Inc. (“EA, Inc.”) e/o una o più società controllate locali, specificate nella Sezione 8 di seguito (“EA”, "noi"), trattano i dati personali comunicati nell'ambito delle segnalazioni inviate tramite un sistema di segnalazione online riservato gestito da NAVEX per conto di EA (a “Procedura di segnalazione”, di seguito denominata anche "Piattaforma").
La Procedura di segnalazione è messa a disposizione da EA a livello globale alle persone che desiderano segnalare preoccupazioni circa le operazioni di EA, anche riguardanti eventuali violazioni, dimostrate o sospette, degli obblighi e degli impegni di natura legale, normativa e/o etica di EA ("Utente/i").
EA è un titolare del trattamento delle Informazioni personali che potrebbero essere raccolte nell'ambito dell'utilizzo della Procedura di segnalazione, come precisato più avanti nella Sezione 1. Il rappresentante di EA nell'Unione europea è Electronic Arts Ireland Limited e il rappresentante di EA nel Regno Unito è Electronic Arts Ltd.
Tutti i termini utilizzati nella presente informativa che iniziano con una lettera maiuscola ma non recano una definizione esplicita devono essere interpretati con il significato ad esso attribuito ai sensi del diritto applicabile.
Salvo diversamente specificato, EA raccoglie Informazioni personali sugli Utenti della Procedura di segnalazione e su altri soggetti identificati o altrimenti menzionati all'interno del modulo di segnalazione e/o nel corso delle successive procedure di accertamento (incluse, a seconda delle circostanze, le persone che costituiscono l'oggetto della segnalazione, le persone coinvolte, consultate o sentite nella raccolta o nell'esame della segnalazione e/o i facilitatori e le persone in contatto con la persona che ha inviato la segnalazione) nei seguenti modi:
Tali Informazioni personali includono:
Informazioni personali degli Utenti della Procedura di segnalazione
Informazioni personali di altri soggetti
Si prega di notare che l'uso della Procedura di segnalazione è del tutto facoltativo. A seconda della località selezionata, potrebbero essere previsti altri metodi per segnalare eventuali preoccupazioni. Salvo qualora sia vietato dalle leggi applicabili a livello locale, EA offre agli Utenti della Procedura di segnalazione la possibilità di inviare una segnalazione anonima. Se si sceglie di inviare una segnalazione anonima, alcuni dei Dati personali elencati sopra non saranno trattati. Se si decide di inviare una segnalazione normale (non anonima), si è liberi di decidere la natura e il livello delle informazioni fornite sul proprio conto.
EA riconosce che, nel compilare una segnalazione, l'Utente è libero di decidere la natura e il livello delle informazioni che ritiene necessarie e pertinenti per la segnalazione. L'Utente può scegliere di fornire informazioni su di sé e su altre persone, ma nel farlo, dovrà tenere presente che le informazioni fornite in una segnalazione: (i) devono essere concrete e direttamente collegate all'oggetto della segnalazione e (ii) non devono essere coperte da obbligo di segretezza per la difesa nazionale, segreto medico, segretezza di provvedimenti giudiziari, segretezza di inchieste o indagini giudiziarie, o concetti equivalenti, ove applicabili.
In conformità a quanto sopra, EA procede alla raccolta e all'ulteriore trattamento delle Informazioni personali per le seguenti finalità:
La base giuridica del trattamento delle Informazioni personali può variare in base alla località in cui si trovano gli Utenti della Procedura di segnalazione e gli altri soggetti interessati nonché in base a quale/i delle specifiche finalità elencate sopra viene effettuato il trattamento delle Informazioni personali. Qualora l'Utente risieda in un Paese dello Spazio economico europeo (SEE) o in un Paese dove possano applicarsi requisiti di legge analoghi, come Brasile, Svizzera e Regno Unito, il trattamento dei dati dell'Utente da parte di EA poggia su diverse basi giuridiche. Per le finalità contemplate nel presente documento, solitamente EA tratta Informazioni personali:
Qualora l'Utente risieda in un territorio in cui gli interessi legittimi di EA di cui sopra non siano riconosciuti come base lecita ai sensi del diritto applicabile, EA identificherà e utilizzerà altre basi lecite adeguate per il trattamento delle Informazioni personali dell'Utente, ad esempio una necessità contrattuale o il consenso dell'Utente. Per maggiori informazioni sulla specifica base giuridica del trattamento adottata da EA per qualsivoglia finalità particolare, è possibile contattarci utilizzando i recapiti forniti di seguito.
A seconda del contenuto della Segnalazione, le Informazioni personali dell'Utente possono essere consultate da o comunicate a: Risorse umane, Global Audit, ufficio legale, ufficio Security, personale dirigente e altri soggetti di EA il cui coinvolgimento sia necessario per risolvere il problema segnalato. Le segnalazioni potrebbero essere accessibili anche da un numero limitato di persone presso NAVEX solo per lo stretto necessario.
Come precisato di seguito nella Sezione 5, EA adotterà opportune misure tecniche e organizzative per proteggere le Informazioni personali e per mantenerne la riservatezza e si assicurerà che siano accessibili esclusivamente ai responsabili della Procedura di segnalazione e al personale incaricato delle verifiche e dell'adozione di eventuali azioni successive.
EA non condividerà con terzi indipendenti i dati che permettano di identificare direttamente l’Utente senza il consenso dello stesso, fatto salvo il caso in cui tale divulgazione:
Per il trattamento delle informazioni dell'Utente, EA si serve di rappresentanti e fornitori di servizi terzi che agiscono per suo conto. È responsabilità di EA garantire che i propri rappresentanti e fornitori di servizi proteggano i dati dell'Utente in conformità agli impegni presi nella presente informativa. Laddove i dati personali siano trasferiti a rappresentanti terzi per conto di EA, la stessa si assicurerà che tali informazioni siano protette in conformità agli impegni presi nella presente informativa.
Qualora sia necessario, EA trasferirà, conserverà e tratterà le Informazioni personali degli Utenti della Procedura di segnalazione e di altri soggetti in Paesi diversi da quelli in cui vivono, inclusi gli Stati Uniti, dove EA Inc. ha la propria sede legale, nonché in altri Paesi in cui operano EA o rappresentanti terzi. È possibile che alcuni dei suddetti Paesi non offrano lo stesso livello di tutela della privacy accordato dal Paese di residenza o cittadinanza degli Utenti della Procedura di segnalazione e degli altri soggetti, ma EA ha adottato misure adeguate al fine di proteggere le Informazioni personali in conformità alla presente informativa indipendentemente dal luogo in cui le Informazioni personali siano conservate e utilizzate.
Dove opportuno, EA farà affidamento sulle Clausole contrattuali tipo dell'UE e su altre garanzie per permettere trasferimenti al di fuori dello SEE o della Svizzera.
Electronic Arts Inc. e le sue consociate con sede negli Stati Uniti ("EA Inc. US") si attengono a quanto stabilito dall'EU-U.S. Data Privacy Framework (EU-U.S. DPF), dall'Estensione al Regno Unito dell'EU-U.S. DPF e dallo Swiss-U.S. Data Privacy Framework (Swiss-U.S. DPF) definiti dallo U.S. Department of Commerce (Ministero del commercio). EA Inc. US ha certificato allo U.S. Department of Commerce di aderire ai Principi dell'EU-U.S. Data Privacy Framework (Principi dell'EU-U.S. DPF) per quanto riguarda il trattamento dei dati personali ricevuti dall'Unione europea sulla base dell'EU-U.S. DPF e dal Regno Unito (e da Gibilterra) sulla base dell'Estensione al Regno Unito dell'EU-U.S. DPF. EA Inc. US ha certificato allo U.S. Department of Commerce di aderire ai Principi dello Swiss-U.S. Data Privacy Framework (Principi dello Swiss-U.S. DPF) per quanto riguarda il trattamento dei dati personali ricevuti dalla Svizzera sulla base dello Swiss-U.S. DPF. In caso di difformità tra i termini della presente Informativa sulla privacy e i Principi dell'EU-U.S. DPF e/o i Principi dello Swiss-U.S. DPF, prevarranno i Principi. Per saperne di più sul programma Data Privacy Framework (DPF) e visualizzare la certificazione di EA, è possibile visitare https://www.dataprivacyframework.gov/. Le società EA Inc. US soggette ai Principi del DPF sono disponibili qui.
EA Inc. US ha la responsabilità del trattamento dei dati personali che riceve, ai sensi dell'EU-U.S. DPF, dell'Estensione al Regno Unito dell'EU-U.S. DPF e dello Swiss-U.S. DPF, e che successivamente trasferisce a soggetti terzi che agiscono per suo conto in qualità di rappresentanti. EA Inc. US è conforme ai Principi dell'EU-U.S. DPF e ai Principi dello Swiss-U.S. DPF per tutti i trasferimenti successivi di dati personali dall'UE, dal Regno Unito e dalla Svizzera, incluse le disposizioni in materia di responsabilità per trasferimenti successivi.
Sull'osservanza da parte di EA Inc. US dell'EU-U.S. DPF, dell'Estensione al Regno Unito dell'EU-U.S. DPF e dello Swiss-U.S. DPF è competente la Federal Trade Commission. In determinate situazioni, EA Inc. US potrebbe essere tenuta a comunicare dati personali in risposta a legittime richieste di autorità pubbliche, anche al fine di soddisfare requisiti di sicurezza nazionale o di applicazione della legge.
In conformità all'EU-U.S. DPF, all'Estensione al Regno Unito dell'EU-U.S. DPF e allo Swiss-U.S. DPF, EA Inc. US si impegna a cooperare con il comitato istituito dalle autorità di protezione dei dati dell'UE (DPA), dall'Information Commissioner's Office (ICO) del Regno Unito e dalla Gibraltar Regulatory Authority (GRA), e dall'Incaricato federale della protezione dei dati e della trasparenza (IFPDT) in riferimento ai reclami irrisolti riguardanti il trattamento da parte di EA dei dati delle Risorse umane ricevuti sulla base dell'EU-U.S. DPF, dell'Estensione al Regno Unito dell'EU-U.S. DPF e dello Swiss-U.S. DPF nell'ambito dei rapporti lavorativi nonché a conformarsi al parere fornito da tali soggetti.
In determinate condizioni, descritte in modo più completo sul sito web del Data Privacy Framework, l'Utente può avere il diritto di invocare un arbitrato vincolante qualora siano state esaurite altre procedure di risoluzione delle controversie.
Le pratiche di EA in materia di privacy sono conformi al Sistema Cross-Border Privacy Rules (CBPR, Regole sulla privacy transfrontaliera) dell'APEC (Asia-Pacific Economic Cooperation, Cooperazione economica Asia-Pacifico). L'APEC CBPR System fornisce un quadro per le organizzazioni al fine di garantire la protezione delle Informazioni personali trasferite tra le economie APEC partecipanti. Maggiori informazioni sul quadro APEC sono disponibili qui: https://cbprs.org.
EA ritiene che la sicurezza delle Informazioni personali dell’Utente e la sicurezza in generale dell'Utente in questo contesto specifico siano estremamente importanti e adotta una serie di misure tecniche, organizzative e legali volte a tutelare l'Utente e le relative Informazioni personali. Provvede ad esempio ad adottare idonee misure tecniche e organizzative volte a proteggere le Informazioni personali dell'Utente e a mantenerne la riservatezza, compresa la gestione dei diritti di accesso; a valutare, ove possibile, l'eventualità di de-identificare, rendere anonime o aggregare le Informazioni personali dell'Utente prima di condividerle; e a impedire, laddove la segnalazione sia stata inviata in forma anonima, qualsiasi tentativo di identificare l'Utente.
Si prega di tenere presente che, anche se le misure sopra descritte mirano a garantire la riservatezza e l'integrità delle Informazioni personali dell'Utente, non è possibile garantire al 100% la sicurezza delle trasmissioni di dati su Internet o su qualsiasi rete wireless, pertanto EA non può garantire la sicurezza delle informazioni dell'Utente in ogni momento. Gli Utenti stessi dovrebbero essere sempre attenti a proteggere le proprie Informazioni personali.
Le Informazioni personali dell'Utente e/o di altri soggetti saranno conservate per il tempo ragionevolmente necessario a rispondere alla segnalazione dell'Utente e/o intraprendere eventuali azioni correttive, rispettare requisiti di archiviazione o termini di prescrizione o comunque per il corretto funzionamento della Procedura di segnalazione. Potrebbe sorgere l'esigenza di conservare tali informazioni oltre il suddetto periodo di tempo qualora necessario per finalità legali, operative o altre finalità legittime.
Le seguenti categorie di Informazioni personali potrebbero essere state raccolte e divulgate nei 12 mesi precedenti, ove tali categorie sono definite ai sensi del California Consumer Privacy Act (Legge sulla privacy dei consumatori della California o "CCPA"):
EA potrebbe raccogliere e comunicare altre categorie di Informazioni personali nella misura in cui l'Utente fornisca tali informazioni nella Procedura di segnalazione, nella segnalazione e nei successivi accertamenti, a seconda delle circostanze.
La raccolta, l'utilizzo e la comunicazione di tali informazioni avvengono per una o più finalità elencate nella Sezione 2 "Modalità di utilizzo delle Informazioni personali e base giuridica del trattamento".
EA non vende a terzi né condivide con terzi Informazioni personali degli Utenti della Procedura di segnalazione o di altri soggetti, ove "vendita" e "condivisione" sono da interpretarsi ai sensi del diritto californiano.
I dati raccolti sono conservati per tutto il tempo necessario e ci riserviamo il diritto di conservare i dati oltre il periodo prestabilito qualora sia necessario per motivi legali, operativi o altri motivi legittimi. Si veda la Sezione 6 "Tempi di conservazione dei dati da parte di EA" per maggiori informazioni.
Ad integrazione dell'avviso di cui sopra, si invita a leggere quanto segue per ulteriori dettagli sul trattamento delle Informazioni personali.
Per ognuna delle categorie di Informazioni personali di cui sopra:
Si rimanda alla Sezione 8 "Diritti in materia di privacy e contatti" per un riepilogo dei diritti in materia di privacy riconosciuti dal diritto californiano e delle modalità di esercizio di tali diritti. Si ricorda inoltre che EA riconosce il diritto di non essere oggetto di discriminazione o di non subire ritorsioni in relazione all'esercizio dei propri diritti in materia di privacy.
Gli Utenti della Procedura di segnalazione e altri soggetti possono avere il diritto di accedere alle proprie Informazioni personali in possesso di EA, il diritto di correggere, aggiornare o cancellare tali informazioni, nonché il diritto di portabilità dei dati, opposizione e/o limitazione del trattamento dei dati.
Se si desidera esercitare uno qualsiasi dei suddetti diritti o in caso di domande o reclami relativi alla presente informativa, si prega di utilizzare il portale "I miei diritti sulla privacy" per contattare il Responsabile della protezione dei dati di EA. Per contattare EA, incluso il nostro Responsabile della protezione dei dati, è possibile utilizzare anche il seguente indirizzo: Electronic Arts Inc., 209 Redwood Shores Parkway, Redwood City, CA 94065. Il rappresentante di Electronic Arts Inc. nell'Unione Europea è Electronic Arts Ireland Limited, Parkmore West Business Park, 1, Ballybrit, Galway, H91 Y2R5, Irlanda. Il rappresentante di Electronic Arts Inc. nel Regno Unito è Electronic Arts Limited, Onslow House, Onslow Street, Guildford, GU1 4TN, Regno Unito.
Si ricorda che l'esercizio di alcuni diritti, tra cui il diritto di opposizione e/o limitazione del trattamento, potrebbe essere soggetto a limitazioni nello specifico contesto contemplato nel presente documento.
Qualora il personale dipendente di EA o i consumatori di EA abbiano questioni irrisolte riguardanti privacy o dati che non siano state gestite in maniera soddisfacente da EA, possono rivolgersi al fornitore terzo di EA negli USA per la risoluzione (gratuita) delle controversie: https://feedback-form.truste.com/watchdog/request.
È inoltre possibile contattare l'Autorità locale per la protezione dei dati, la quale esaminerà il reclamo gratuitamente (per contattare le agenzie europee visitare questo sito web; per contattare le autorità svizzere visitare questo sito web; per contattare le autorità britanniche visitare questo sito web; per contattare le autorità messicane visitare questo sito web; per contattare le autorità colombiane visitare questo sito web). Ove necessario, l'Autorità locale di protezione dei dati può anche inoltrare la questione allo U.S. Department of Commerce (Ministero del commercio degli Stati Uniti) o alla FTC (Federal Trade Commission, Commissione federale per il commercio) a titolo oneroso.
Di seguito sono elencate le società EA che potrebbero agire da titolare del trattamento per le Informazioni personali nello SEE, nel Regno Unito, in Svizzera, in Messico e in Colombia
| Electronic Arts, Inc. | 209 Redwood Shores Parkway Redwood City, CA 94065 USA | EA Software (Spagna) | Electronic Arts S.L Calle del Ombú, 6 Madrid 28045 Spain |
| EA Ltd (Regno Unito) | Electronic Arts Limited, Onslow House, Onslow Street, Guildford, GU1 4TN, United Kingdom | Electronic Arts Ireland Limited | Electronic Arts Ireland Limited Unit 1, IDA Business Park Ballybrit Galway Ireland |
| EA Germany | Electronic Arts GmbH Im Zollhafen 15-17 50678 Köln, NRW Germany | EA Sweden | Electronic Arts Sweden AB Södermalmsallén 36, 9fl 118 28 Stockholm Sweden |
| EA Poland | Electronic Arts Polska SP. Z O.O. Ambassador Office Building Ul. Domaniewska 34A, 02-672 Warsaw, Poland | EA DICE AB | EA Digital Illusions CE AB Södermalmsallén 36, 9fl 118 28 Stockholm Sweden |
| EA France | Electronic Arts Publishing Sarl 18, rue Félix Mangini 69009 Lyon Rhône | EA Finland | Electronic Arts Finland OY Keskuskatu 7 Helsinki, Finland |
| EA BV (Paesi Bassi) | Electronic Arts Nederland BV THE BASE Evert van de Beekstraat 1-104 (7th floor) 1118 CN Schiphol Centrum. | Electronic Arts Romania SRL | Electronic Arts Romania SRL Nr. 4F, Cladirea AFI Park 2, Bulevardul, General Paul Teodorescu, Sector 6, Bucharest, Romania |
| EA Italy | Electronic Arts Italia S.R.L. Via Giuseppe Mazzini 9, 20123 Milan, Italy | EA Swiss Sàrl | EA Swiss Sàrl Place de Hollande 2 Geneva 1204 Switzerland |
| EA Colombia | Electronic Arts Colombia SAS, Bogota, Colombia Calle 113 # 7-45 Teleport Business Park Building, Office 707 | EA Mexico | EA Mexico S.De. R.L. De C.V. Corporativo One o One Juan Salvador Agraz 65, Colonia El Molinito, Delegación Cuajimalpa, CP 05310 México D.F. |
Ho letto l'Informativa sulla protezione dei dati personali per la Procedura di segnalazione di EA.