INFORMATIVA SULLA PRIVACY RELATIVA ALLA PROCEDURA DI GESTIONE DELLE SEGNALAZIONI DI EA

Ultimo aggiornamento il 09/05/2018

La presente informativa ha lo scopo di descrivere il trattamento dei dati personali degli utenti della Procedura di gestione delle segnalazioni, un sistema elettronico gestito in forma strettamente confidenziale da NAVEX, Inc. per conto di Electronic Arts Inc. e delle sue consociate (per l'elenco completo fare clic su https://www.sec.gov/Archives/edgar/data/712515/000071251516000111/ex-211subsidiariesofthere.htm) (qui di seguito "EA").

1. Che dati vengono raccolti e utilizzati?

L'utilizzo della Procedura di gestione delle segnalazioni è facoltativo e complementare ad altri metodi di gestione delle segnalazioni. Prima di procedere all'uso del modulo di segnalazione elettronico, si raccomanda di considerare la possibilità di rivolgersi alla Direzione HR, alla Direzione Legal, a un superiore o, nel caso di soggetti terzi, alla sede EA di zona.

In virtù delle normative vigenti nel proprio paese, l'uso della Procedura di gestione delle segnalazioni potrebbe essere circoscritto a determinati ambiti. Per questioni di altra natura rivolgersi alla Direzione HR, alla Direzione Legal o ad un superiore.

Ogni segnalazione ricevuta viene trasmessa automaticamente al personale di EA per una verifica preliminare. Le informazioni contenute nella segnalazione (nome, informazioni di contatto, contenuto della segnalazione, etc.) verranno utilizzate da EA per decidere se procedere ad ulteriori verifiche ed adottare le opportune azioni correttive. EA potrebbe ritenere necessario richiedere ulteriori informazioni al segnalante.

EA invita il segnalante ad identificarsi, in modo da facilitare le attività di approfondimento e garantire un'azione più efficace. Qualora si opti per la segnalazione anonima, EA raccomanda di documentare e circostanziare il più possibile le informazioni fornite, al fine di garantire un approfondimento più preciso.

I soggetti terzi eventualmente menzionati nella segnalazione verranno informati in merito, rispettando sempre le tutele previste in materia di riservatezza del nominativo o dell'identità del segnalante (se forniti). I segnalati avranno la possibilità di rispondere o rettificare i dati contenuti nella segnalazione.

Si prega di tenere conto del fatto che la segnalazione potrebbe derivare in azioni o decisioni aventi ripercussioni su terzi. Si raccomanda al segnalante di fornire esclusivamente informazioni che, in buona fede, considera veritiere e fondate. Colui che avesse fornito in buona fede informazioni che ritiene veritiere, ma rivelatesi successivamente infondate o non meritevoli di approfondimento, non sarà soggetto ad alcuna misura sanzionatoria. EA intraprenderà le opportune azioni disciplinari o legali nei confronti di chiunque abbia effettuato segnalazioni deliberatamente false o fuorvianti. Si prega di non utilizzare la Procedura di gestione delle segnalazioni per reclami di carattere personale o problematiche che possono essere gestite da un superiore, dalla Direzione HR o dalla Direzione Legal.

2. Basi giuridiche per il trattamento dei dati

Qualora l’utente risieda in un Paese dell’Unione Europea, il trattamento dei suoi dati personali da parte di EA poggia su diverse basi giuridiche. Ad esempio, EA procederà al trattamento dei dati personali dell’utente qualora abbia un interesse legittimo in merito a tale trattamento, qualora il trattamento sia necessario all'esecuzione del contratto sottoscritto con l’utente o qualora EA debba rispettare un obbligo di legge relativo al trattamento dei dati personali dell’utente. Per maggiori informazioni sulla specifica base giuridica o sulle specifiche basi giuridiche relative al trattamento dei dati per qualsivoglia finalità particolare (compresi eventuali interessi legittimi), si prega di contattare EA usando i recapiti forniti di seguito.

3. Luogo di conservazione dei dati personali

EA è un’azienda internazionale avente sede negli Stati Uniti (Electronics Arts Inc., 209 Redwood Shores Parkway, Redwood City, CA 94065). Pertanto, i dati personali degli utenti sono conservati e trattati da EA per gli scopi di cui alla presente comunicazione negli Stati Uniti e nei Paesi in cui operano EA, le sue consociate o agenti terzi. Qualora alcuni dei suddetti Paesi non offrano un livello di protezione dei dati personali identico a quello assicurato dal proprio Paese di residenza o cittadinanza, EA si impegna ad adottare le opportune misure al fine di tutelare i dati personali dei propri utenti in conformità con la presente informativa, indipendentemente dal luogo in cui questi sono conservati e utilizzati.

Per i dati personali provenienti dallo Spazio economico europeo (SEE) Electronic Arts Inc. dispone delle certificazioni previste dallo Scudo della privacy UE-USA e Svizzera-USA. Maggiori informazioni sulle certificazioni legate allo Scudo della privacy sono disponibili qui. Electronic Arts, Inc. si impegna a gestire il trasferimento dei dati personali dallo SEE a consociate, agenti o fornitori di servizi esterni allo SEE in conformità al principio della “responsabilità in caso di ulteriore trasferimento“ di cui allo Scudo della privacy.

4. EA condivide i dati personali?

EA garantisce la riservatezza della segnalazione e, salvo nei casi in cui la condivisione dei dati personali sia di obbligato compimento per i motivi specificati di seguito, questa verrà resa nota esclusivamente ai responsabili della Procedura di gestione delle segnalazioni e al personale incaricato delle verifiche e dell'adozione di eventuali azioni di follow-up. A seconda dei casi può trattarsi della Direzione HR, della Direzione Internal Audit, della Direzione Legal, Security o di un manager di EA. Avranno accesso alle segnalazioni anche i responsabili della Procedura di gestione delle segnalazioni di NAVEX, Inc.

EA non condivide i dati che permettono di identificare direttamente l'utente con terzi indipendenti senza il consenso dello stesso, fatto salvo il caso in cui tale divulgazione:

(a) sia conseguente a legittime richieste da parte di enti pubblici, anche per soddisfare requisiti di sicurezza nazionale o di applicazione della legge;

(b) sia altrimenti prevista dalla legge;

(c) sia ragionevolmente necessaria per il rispetto delle politiche, delle procedure, dei diritti, della proprietà o delle operazioni di EA o per la tutela dei dipendenti, dei lavoratori non dipendenti, dei giocatori o di terzi;

(d) sia ragionevolmente necessaria in caso di riorganizzazione, cessione, fusione, vendita o fallimento.

Per il trattamento dei dati personali EA si serve di agenti e fornitori di servizi di terze parti che agiscono per suo conto. È responsabilità di EA garantire che i propri agenti e fornitori di servizi tutelino i dati in conformità alla presente informativa.

Qualora avvenga un trasferimento di dati personali ad agenti terzi in conformità alla presente informativa, EA rimane responsabile del trattamento degli stessi (anche per eventuali trasferimenti successivi effettuati in osservanza dei principi dello Scudo della privacy).

5. Qual è la procedura seguita da EA per la protezione dei dati personali?

EA adotta tutta una serie di procedure tecniche, organizzative e legali atte a proteggere i dati personali degli utenti. Nonostante ciò, si prega di tenere presente che nessuna misura è sicura al 100%.

6. Per quanto tempo EA conserva i dati personali?

EA si impegna a conservare i dati personali limitatamente al tempo previsto dalla normativa di riferimento e/o solo in presenza di una motivazione legittima. Pertanto i dati personali dell'utente verranno conservati per il tempo necessario a rispondere alla segnalazione e/o intraprendere un'azione correttiva, soddisfare i requisiti di archiviazione o i limiti statutari o laddove necessario per il corretto funzionamento della Procedura di gestione delle segnalazioni.

7. Diritti dell'utente

Electronic Arts Inc., con sede a 209 Redwood Shores Parkway, Redwood City, California, USA è responsabile del trattamento dei dati personali raccolti tramite la Procedura di gestione delle segnalazioni. Il rappresentante di Electronic Arts Inc. nell’Unione Europea è Electronic Arts Limited, Onslow House, Onslow Street, Guildford, GU1 4TN, Regno Unito.

Per richiedere l'accesso ai propri dati personali, inviare una e-mail a DPO@ea.com indicando nell’oggetto "Subject Access Request” (ovvero "richiesta di accesso dell'utente"). Prima di procedere all'elaborazione di eventuali richieste, EA si riserva il diritto di chiedere all’utente alcuni dati personali al fine di verificarne l’identità.

A seconda del Paese di residenza, oltre ai diritti di cui sopra, l’utente potrebbe essere titolare di altri diritti previsti dalle leggi in vigore in materia di protezione dei dati personali. Tali diritti potrebbero comprendere il diritto di cancellazione, portabilità, opposizione o limitazione del trattamento dei dati personali. Nei casi consentiti, l’utente potrà esercitare tali diritti inviando una e-mail a DPO@ea.com.

8. Contatti

In caso di domande o reclami riguardanti la presente informativa, si invita a contattare il responsabile EA della protezione dei dati personali all'indirizzo DPO@ea.com.

In caso di questioni riguardanti la privacy o l'uso dei dati non gestite in maniera soddisfacente o rimaste irrisolte, rivolgersi all'agente terzo di EA negli USA per la risoluzione (gratuita) delle controversie all'indirizzo https://feedback-form.truste.com/watchdog/request.

L'utente ha altresì il diritto di contattare l'autorità per la protezione dei dati personali del proprio Paese. I recapiti delle autorità per la protezione dei dati personali all’interno dell’Unione Europea sono disponibili all’indirizzo http://ec.europa.eu/justice/article-29/structure/data-protection-authorities/index_en.htm.

9. Modifiche alla presente informativa

EA si riserva la facoltà di modificare la presente informativa in qualsiasi momento, pertanto invita a consultarla regolarmente. In caso di modifiche sostanziali, EA provvederà alla notifica tramite e-mail entro trenta giorni dalla data di entrata in vigore. Qualora e laddove richiesto ai sensi del diritto applicabile, EA richiederà il consenso ad eventuali modifiche sostanziali.