EthicsPoint è una società indipendente che mette a disposizione sistemi sicuri e riservati, sia telefonici sia su Web, per segnalare problemi relativi a condotte aziendali. 3M è una delle maggiori aziende che stipula contratti con EthicsPoint per questo servizio nella convinzione che potenziali autori di segnalazioni possono sentirsi maggiormente a proprio agio sapendo di rivolgersi a un'entità professionale terza. Oltre a fornire un servizio disponibile 24 ore su 24, 7 giorni su 7, EthicsPoint offre servizi di traduzione in molte lingue:
Le responsabilità principali di EthicsPoint sono:
EthicsPoint non assume alcuna iniziativa al fine di rispondere alla segnalazione, ma si limita a trasmettere la segnalazione all'Ufficio per l'etica e la conformità di 3M che se ne occuperà.
NON utilizzare EthicsPoint per segnalare pericoli imminenti di lesioni personali o danni alla proprietà. Per ottenere assistenza urgente contattare i servizi di emergenza locali.
Prima di tutto occorre chiedersi se ci si sentirebbe a proprio agio nel presentare la segnalazione all'interno di 3M, per esempio al proprio superiore o a un'altra persona del proprio ufficio. 3M ha constatato che di solito i problemi interni possono essere risolti in modo più rapido e soddisfacente quando sono segnalati a risorse interne come la direzione o le Risorse Umane. Se non ci si sente a proprio agio nel rivolgersi a una risorsa interna, se non si sa chi contattare, se si desidera restare anonimi o se si ritiene che il proprio problema non sia stato gestito in modo soddisfacente, inviare la segnalazione a EthicsPoint.
Se si desidera segnalare una condotta aziendale che riguarda 3M, è possibile compilare un modulo su questo sito Web o parlare con un addetto del call center di EthicsPoint, incaricato di rispondere alle telefonate alla Helpline sulle condotte aziendali di 3M. Indipendentemente dall'opzione selezionata sarà possibile mantenere l'anonimato.
Qualora si decida di rendere noto il proprio nome, 3M farà tutto il possibile per preservare l'identità dell'autore della segnalazione durante le indagini. Molte indagini possono essere completate in modo più rapido ed efficace se l'autore della segnalazione decide di identificarsi, per poter essere contattato direttamente dalla persona che si occupa delle indagini per conto di 3M.
In gran parte dei Paesi tranne quelli che vietano le segnalazioni anonime è possibile segnalare problemi in modo anonimo usando il modulo Web oppure la Helpline sulle condotte aziendali di 3M, entrambi gestiti da EthicsPoint. Se si sceglie di effettuare la segnalazione in forma anonima, sarà fornito un codice di segnalazione e sarà richiesto di creare una password. Questi dati dovranno essere conservati per poter tornare alla segnalazione in un secondo momento. Tornando a esaminare la propria segnalazione sarà possibile monitorarne lo stato di avanzamento e, se necessario, aggiungere informazioni supplementari. Questa procedura consente inoltre a 3M di porre alcune domande di approfondimento pur rispettando l'anonimato.
Se si decide di presentare una segnalazione in forma anonima, non inviare informazioni che potrebbero rivelare la propria identità.
EthicsPoint non rintraccia la provenienza delle telefonate né utilizza alcun dispositivo che rivela il numero del chiamante. Inoltre, EthicsPoint non genera e non mantiene registri di connessione interni con indirizzi Internet Protocol (IP) e non sarà conservato alcun dato che colleghi il computer dell'utente a EthicsPoint. Le segnalazioni inoltrate dal proprio computer passano da un portale Internet sicuro che non effettua il monitoraggio né la vagliatura dei nomi dello schermo dell'utente. Infine, EthicsPoint rimuove gli indirizzi Internet per garantire che venga tutelato l'anonimato all'interno del sistema EthicsPoint. EthicsPoint utilizzerà le informazioni inviate con la segnalazione con l'unica finalità di inoltrare le informazioni a 3M per una corretta gestione della situazione.
Al termine della telefonata o della segnalazione via Internet, EthicsPoint fornirà all'autore un codice di segnalazione e chiederà di creare una password. Verrà chiesto di chiamare la Helpline sulle condotte aziendali di 3M, gestita da EthicsPoint, o di visitare il sito Web di EthicsPoint fra tre e cinque giorni lavorativi dopo l'invio della segnalazione iniziale. Trascorso tale periodo sarà possibile controllare lo stato di avanzamento della segnalazione e, qualora richiesto, fornire ulteriori informazioni necessarie per risolvere il problema.
EthicsPoint comunica all'Ufficio per l'etica e la conformità di 3M di aver ricevuto una segnalazione. L'azienda avvia dunque un'adeguata indagine servendosi di risorse interne o esterne competenti in materia. Le informazioni fornite nella segnalazione vengono condivise solo con i membri del team incaricato di occuparsi delle indagini e il problema viene esaminato con la massima sollecitudine e discrezione. Sarà possibile monitorare lo stato di avanzamento dell'indagine contattando la Helpline sulle condotte aziendali di 3M o facendo clic sul link Verifica dello stato sul sito Web.
3M non tollera ritorsioni nei confronti di chiunque abbia effettuato una segnalazione o abbia partecipato a un'indagine. Se si ritiene di essere stati vittime di ritorsioni, segnalare la situazione a 3M che effettuerà le opportune indagini.