EthicsPoint è una società indipendente che offre sistemi protetti e riservati per segnalare dubbi e problemi in materia di condotta aziendale via Internet o tramite telefono. Solventum è una delle molte aziende che stipulano contratti con EthicsPoint per lo svolgimento di questo servizio. Riteniamo infatti che gli eventuali autori delle segnalazioni si sentano più a proprio agio rivelando una situazione o un dubbio a un'entità professionale terza. Oltre a fornire un servizio disponibile 24 ore su 24, 7 giorni su 7, EthicsPoint offre servizi di traduzione in molte lingue:

Le responsabilità principali di EthicsPoint sono:

• Fornire opzioni telefoniche e online riservate per le persone che vogliono effettuare segnalazioni relative a una condotta aziendale di Solventum o di qualcuno che opera per conto di Solventum
• Proteggere l'identità degli autori delle segnalazioni che intendono rimanere anonimi
• Fornire servizi di traduzione
• Trasmettere informazioni che riguardano il problema all'Ufficio per l'etica e la conformità di Solventum in modo che quest'ultima possa avviare le opportune indagini
• Consentire a Solventum di comunicare con un autore di segnalazione anonimo, svolgendo le funzioni di intermediario che si occupa di riferire le domande di approfondimento e le risposte, oltre a fornire informazioni sulla risoluzione del caso.

EthicsPoint non ha alcun titolo ad adottare iniziative al fine di rispondere alla segnalazione, ma si limita a trasmettere la segnalazione all'Ufficio per l'etica e la conformità di Solventum che se ne occuperà.

NON utilizzare EthicsPoint per segnalare pericoli imminenti di lesioni personali o danni a proprietà. Per ottenere assistenza urgente, contattare i servizi di emergenza locali.

Occorre pensare innanzitutto se ci si sentirebbe a proprio agio a comunicare la situazione direttamente a Solventum, ad esempio al proprio manager o a un'altra persona nel reparto Solventum ha riscontrato che le questioni interne possono essere solitamente risolte più rapidamente e in maniera soddisfacente quando vengono discusse con il personale interno, come la dirigenza o le Risorse Umane. Se non ci si sente a proprio agio nel rivolgersi a una risorsa interna, non si sa chi contattare, si desidera restare anonimi o si ritiene che il proprio problema non sia stato gestito in modo soddisfacente, inviare la segnalazione a EthicsPoint.

Se si desidera segnalare una condotta aziendale che coinvolge Solventum, è possibile effettuare una segnalazione in questo sito Web o parlare con un addetto del call center di EthicsPoint, incaricato di rispondere alle telefonate alla Helpline sulle condotte aziendali di Solventum. Indipendentemente dall'opzione selezionata, sarà possibile mantenere l'anonimato.

• Modulo Web.
  Per effettuare una segnalazione dal sito web, fare clic qui.
• Helpline sulle condotte aziendali di Solventum (gestita da EthicsPoint).
  Per contattare la Helpline sulle condotte aziendali di Solventum, fare clic qui: sarà possibile consultare un elenco dei numeri di telefono disponibili. Nella maggior parte dei Paesi Solventum offre un numero verde per la segnalazione. Nella maggior parte dei casi il personale della Helpline risponderà inizialmente in inglese. L'addetto alla Helpline che risponde alle telefonate può collegare l'interlocutore a un interprete, qualora si desideri parlare del problema in una lingua diversa dall'inglese. È possibile parlare con un operatore 24 su 24, 7 giorni su 7.

Qualora si decida di rendere nota la propria identità, Solventum farà tutto il possibile per mantenere la riservatezza sull'identità dell'autore della segnalazione durante le indagini. Molte indagini possono essere completate in modo più rapido ed efficace se l'autore della segnalazione decide di identificarsi, perché così consente alla persona che si occupa delle indagini per conto di Solventum di contattarlo direttamente.

Nella maggior parte dei Paesi, tranne quelli che vietano le segnalazioni anonime, è possibile segnalare problemi in modo anonimo usando il modulo Web oppure la Helpline sulle condotte aziendali di Solventum, entrambi gestiti da EthicsPoint. Se si sceglie di effettuare la segnalazione in forma anonima, verrà fornito un codice di segnalazione e verrà richiesto di creare una password. Questi dati dovranno essere conservati per poter tornare alla segnalazione in un secondo momento. Quando si torna a controllare la propria segnalazione, sarà possibile monitorarne lo stato di avanzamento e, se necessario, aggiungere informazioni supplementari. Questa procedura consente inoltre a Solventum di porre alcune domande di approfondimento pur rispettando l'anonimato dell'autore della segnalazione.

Se si decide di presentare una segnalazione in forma anonima, non inviare informazioni che potrebbero rivelare la propria identità.

• Non indicare il proprio rapporto gerarchico rispetto ad altre persone dell'azienda
• La sede fisica dell'utente

EthicsPoint non rintraccia la provenienza delle telefonate né utilizza alcun dispositivo che rivela il numero del chiamante. Inoltre, EthicsPoint non genera e non mantiene registri di connessione interni con indirizzi Internet Protocol (IP) e non sarà conservato alcun dato che colleghi il computer dell'utente a EthicsPoint. Le segnalazioni inoltrate dal proprio computer passano da un portale Internet sicuro che non tiene traccia dei nomi utente e non li visualizza. Infine, EthicsPoint rimuove gli indirizzi Internet per garantire che venga tutelato l'anonimato all'interno del sistema EthicsPoint. EthicsPoint utilizzerà le informazioni inviate con la segnalazione unicamente al fine di inoltrare le informazioni a Solventum per una corretta gestione della situazione.

Al termine della telefonata o della segnalazione via Internet, EthicsPoint fornirà all'autore un codice di segnalazione e chiederà di creare una password. Verrà chiesto di chiamare la Helpline sulle condotte aziendali di Solventum, gestita da EthicsPoint, o di visitare il sito Web di EthicsPoint due o tre giorni lavorativi dopo l'invio della segnalazione iniziale. Trascorso tale periodo sarà possibile controllare lo stato di avanzamento della segnalazione e, qualora richiesto, fornire ulteriori informazioni necessarie per risolvere il problema.

EthicsPoint informa l'Ufficio per l'etica e la conformità di Solventum quando viene ricevuta una segnalazione. Solventum avvia quindi un'apposita indagine usando risorse interne o esterne competenti in materia. Le informazioni fornite nella segnalazione vengono condivise solo con i membri del team incaricato di occuparsi delle indagini e il problema viene esaminato con la massima sollecitudine e discrezione. Sarà possibile monitorare lo stato di avanzamento dell'indagine contattando la Helpline sulle condotte aziendali di Solventum o facendo clic sul link Verifica lo stato sul sito Web.

Solventum vieta ritorsioni nei confronti di chiunque abbia effettuato una segnalazione o partecipi a un'indagine. Se si ritiene di essere vittima di ritorsioni, segnalare la situazione a Solventum, che effettuerà le opportune indagini.