EthicsPointは、営業行為に関する懸念を報告するために使用される、安全で機密の電話やウェブベースのシステムを提供する独立した会社です。3Mは、EthicsPointと提携してそのサービスを利用している多くの企業のうちのひとつです。プロフェッショナルな第三者に報告できることが分かれば、報告者は気兼ねなく懸念を報告できると考えたからです。週7日、1日24時間のサービスに加え、EthicsPointは、さまざまな言語を翻訳サービスも提供しています。
EthicsPoint の主な責務は次のとおりです。
EthicsPoint の役割は、懸念に対処するために行動を起こすことではなく、懸念を取り扱う3M倫理&コンプライアンス部に送信することのみです。
身体への危害、あるいは施設の損害の恐れが差し迫っている場合、EthicsPoint に報告してはなりません。緊急のサポートを必要とする場合は、現地の緊急サービスへ連絡してください。
まず、上司や部署の他の人など、3M内に懸念を提起するのが快適かどうかを検討します。 3Mは、内部の懸念事項は、通常、管理や人事などの内部リソースで提起されたときに、最も迅速かつ満足に解決できることが分かっています。もし懸案事項を報告することに不安を感じたり、誰に報告すればよいか分からなかったり、匿名で報告したかったり、問題が十分に対処されない恐れがあったりする場合は、EthicsPointを通じてレポートを提出してください。
3Mにかかわる企業倫理について報告したい場合は、このウェブサイトからレポートを提出できます。または、3M事業行動ヘルプラインへの通話に応答するEthicsPointのコールセンターにいる専門家に話すこともできます。どの方法を選択しても、匿名で報告できます。
懸念を報告する際にご自分の身元を開示することを選んだ場合、3Mは、調査の間、報告者の名前を秘密に保持するあらゆる妥当な努力を尽くします。報告者の身分が判明している場合、多くの調査はより迅速に、効果的に完了することができます。3Mの調査者が報告者に直接対応することができるからです。
匿名報告を禁じる国以外では、ほとんどの国で、EthicsPointが運営する、ウェブベースのフォームまたは3M業務行動ヘルプラインを使って、匿名で懸念を報告できます。匿名で報告する選択をすれば、報告キーを提供され、パスワードの作成を求められます。過去に提出した報告に戻るには、これらを保持する必要があります。後で確認すると、報告した懸念の進捗状況を監視したり、必要に応じて情報を追加できます。これで匿名性を保護しつつ、3Mがフォローアップの質問を行うことができます。
匿名を選択する場合、以下のような身元を特定できる個人情報を報告しないように注意してください。
EthicsPointが通話を逆探知したり、発信者を識別することはありません。EthicsPoint は、インターネット プロトコル (IP) アドレスを含む内部接続ログを生成も維持もしないので、あなたのコンピューターを EthicsPoint へリンクするような情報は一切ありません。あなたのコンピューターからのレポートは、ユーザー画面名をたどったり表示しない安全なインターネットポータルを通じて届きます。最終的にEthicsPoint は、EthicsPoint システムで確実に匿名性が維持されるためにインターネットアドレスを削除します。EthicsPointは、EthicsPointに報告された情報を、適切な処理のために3M に情報を転送する以外のいかなる目的のためにも使用することはありません。
通話またはウェブベースのレポートの終了時に、EthicsPoint はレポートキーを提供し、パスワードを作成するよう要求します。初回報告を提出してから2～3日後にEthicsPointの運営する3Mの業務行動ヘルプラインに電話をするか、EthicsPointのウェブサイトを見るように求められます。その際に、報告したレポートの進捗状況を確認し、懸案事項の解決に追加の情報が必要かどうかを知ることができます。
懸念を受領すると、EthicsPointは、3Mの倫理&コンプライアンス部に通知します。次に、3Mは、調査を実施するのに必要な専門知識を有する内外の人的リソースを活用して、適切な調査を開始します。あなたの報告情報は適切な調査チームメンバーに伝えられ、迅速かつ慎重に調査が実施されます。3M業務行動ホットラインに問い合わせるか、ウェブサイト上の「フォローアップ」リンクをクリックすれば、調査状況を確認できます。
3Mは、懸念を報告した人、あるいは調査に参加した人に対する報復を禁じています。あなたが報復を受けていると感じる場合は、報告してください。3Mが調査します。