Veelgestelde vragen – snelkoppelingen:

Over EthicsPoint Melden – algemeen Beveiliging en vertrouwelijkheid van meldingen Tips en beste praktijken

Over EthicsPoint

Wat is EthicsPoint?

EthicsPoint is een uitgebreid en vertrouwelijk meldingshulpmiddel om het management en de werknemers te helpen om samen te werken om fraude, misbruik en ander wangedrag op de werkplek aan te pakken en tegelijkertijd een positieve werkomgeving te creëren.

Waarom hebben we een systeem zoals EthicsPoint nodig?

Door te zorgen voor open communicatiekanalen kunnen we een positieve werkomgeving bevorderen en de productiviteit maximaliseren.

Een effectief meldingssysteem is een aanvulling op onze andere inspanningen om een cultuur van integriteit en ethische besluitvorming te onderhouden.

Melden – algemeen

Kan ik kiezen of ik een melding via het internet of de telefoon doe?

Ja. Bij EthicsPoint hebt u de mogelijkheid een vertrouwelijke en, waar dit wettelijk is toegestaan, een anonieme melding te doen via het internet of de telefoon.

Wat voor soort situaties moet ik melden?

Het EthicsPoint-systeem is bedoeld voor werknemers die een schending van onze gepubliceerde Gedragscode of andere zorgen willen melden. De soorten situaties die u kunt melden, kunnen in uw regio wettelijk beperkt zijn en het EthicsPoint-systeem is dienovereenkomstig geconfigureerd.

Als ik een schending zie, moet ik die dan niet gewoon bij mijn manager, de beveiliging of de afdeling Human Resources melden en hen het laten afhandelen?

Wanneer u gedrag ziet waarvan u meent dat het onze Gedragscode schendt, verwachten we dat u dit meldt. In het ideale geval zou u uw zorgen naar voren kunnen brengen bij uw directe manager of een ander lid van ons managementteam. We erkennen echter dat er omstandigheden kunnen zijn waarin u het niet prettig vindt om de kwestie op deze manier te melden. Voor dit soort omstandigheden zijn we met EthicsPoint in zee gegaan. We hebben liever dat u een anonieme melding doet, waar dit wettelijk is toegestaan, dan dat u de informatie voor uzelf houdt.

Waarom moet ik melden wat ik weet? Wat heb ik eraan?

We hebben er allemaal recht op om te werken in een positieve omgeving. Bij dat recht hoort de verantwoordelijkheid om op een ethische manier te handelen en om de aangewezen mensen ervan op de hoogte te stellen als iemand niet juist handelt of optreedt. Samen kunnen we een gezonde en productieve omgeving in stand houden. Zakelijk wangedrag kan het bestaan van het gehele bedrijf in gevaar brengen.

Wil het management echt dat ik een melding doe?

Dat willen we echt. Sterker nog, we hebben uw melding nodig. U weet wat er in ons bedrijf gaande is, zowel goed als slecht. Mogelijk bent u de eerste die weet van een gebeurtenis die reden geeft tot zorg. Uw melding kan de potentiële negatieve gevolgen voor het bedrijf en onze mensen beperken. Bovendien kan uw positieve inbreng helpen om kwesties te herkennen die de bedrijfscultuur en ‑prestaties kunnen verbeteren.

Wat gebeurt er met deze meldingen? Wie heeft er toegang toe?

Meldingen worden rechtstreeks ingevoerd op de beveiligde server van EthicsPoint om een mogelijke inbreuk op de beveiliging te voorkomen. EthicsPoint stelt deze meldingen alleen beschikbaar aan specifieke personen binnen het bedrijf die belast zijn met het evalueren van de melding op basis van het type schending en de locatie van het incident. Al deze ontvangers van meldingen hebben training gehad om de vertrouwelijkheid van deze meldingen volledig te waarborgen.

Betekent dit systeem niet gewoon dat iemand mij in de gaten houdt?

Het EthicsPoint-systeem sluit aan bij onze algehele filosofie en draagt in positieve zin bij aan het garanderen van een veilige, zekere en ethische werkplek. U wordt aangemoedigd advies in te winnen over ethische dilemma’s, positieve suggesties te doen en uw zorg te uiten. Effectieve communicatie is tegenwoordig essentieel op de werkplek en dit is een uitstekend middel om die communicatie te verbeteren.

We hebben zorgvuldig het beste meldingshulpmiddel gekozen dat overeenkomt met onze nalevingsverplichtingen en tegelijkertijd een positieve meldingsomgeving in stand houdt.

Beveiliging en vertrouwelijkheid van meldingen

Ik heb begrepen dat elke melding die ik via een bedrijfscomputer verzend een serverlogboek genereert dat elke website bevat waarmee mijn pc verbonden is geweest. Identificeert dit logboek mij niet als bron van de melding?

EthicsPoint genereert of onderhoudt geen enkel intern verbindingslogboek met IP-adressen. Er is dus geen informatie beschikbaar die uw computer aan EthicsPoint koppelt. Sterker nog, EthicsPoint is contractueel verplicht de identiteit van een melder niet te achterhalen.

Wanneer u het niet prettig vindt om via uw werkcomputer een melding te doen, hebt u de mogelijkheid een computer buiten uw werkomgeving te gebruiken (bijvoorbeeld in een internetcafé, het huis van een vriend, enzovoort) om een melding in te dienen via de beveiligde website van EthicsPoint. Veel mensen maken gebruik van deze optie: de statistieken van EthicsPoint tonen aan dat minder dan 12% van de meldingen tijdens kantooruren plaatsvindt.

Kan ik thuis een melding doen en toch anoniem blijven?

Een melding vanuit huis, via de computer van de buren of een ander internetportaal blijft beveiligd en anoniem. Een internetportaal identificeert een bezoeker nooit op schermnaam en het EthicsPoint-systeem maakt internetadressen onzichtbaar zodat uw anonimiteit volledig behouden blijft waar dit wettelijk is toegestaan. Bovendien is EthicsPoint contractueel verplicht de identiteit van een melder niet te achterhalen.

Ik maak me zorgen dat de informatie die ik aan EthicsPoint verstrek uiteindelijk mijn identiteit zal onthullen. Hoe kunt u mij garanderen dat dit niet zal gebeuren?

Het EthicsPoint-systeem is ontworpen om uw anonimiteit te beschermen. Als u anoniem wilt blijven waar dit wettelijk is toegestaan, moet u er als melder wel op letten dat de tekst van uw melding niet per ongeluk uw identiteit prijsgeeft. Bijvoorbeeld: ‘Vanaf mijn werkplek naast Jannie de Vries…’ of ‘In mijn 33 jaar…’.

Is de gratis telefonische hotline ook vertrouwelijk en anoniem?

Ja. U wordt gevraagd dezelfde informatie te verstrekken die u in een melding via het internet zou opgeven en een interviewer voert uw antwoorden in op de website van EthicsPoint. Voor deze meldingen gelden dezelfde veiligheids- en geheimhoudingsmaatregelen.

Wat als ik mezelf tijdens het doen van een melding bekend wil maken?

Er is een gedeelte in de melding waar u zichzelf bekend kunt maken als u dat wilt.

Tips en beste praktijken

Ik realiseer me dat sommige personen onethisch gedrag vertonen, maar ik heb er geen last van. Waarom zou ik het moeten melden?

Ons bedrijf kiest ervoor ethisch gedrag te bevorderen. Elke vorm van onethisch gedrag, op wat voor niveau dan ook, brengt uiteindelijk het bedrijf schade toe. U hoeft maar te kijken naar recente schandalen met bedrijven om de rampzalige effecten te zien die een schijnbaar onschuldige dwaling in ethiek kan hebben op een anderszins gezond bedrijf. Dus als u kennis hebt van wangedrag of ethische schendingen, kunt u het als uw plicht beschouwen tegenover uzelf en uw collega’s om dit te melden.

Ik weet niet zeker of wat ik heb gezien of gehoord een schending is van het bedrijfsbeleid of dat het onethisch gedrag betreft, maar het lijkt me niet in de haak. Wat moet ik doen?

Een melding indienen. EthicsPoint kan u helpen bij het opstellen en indienen van een melding zodat deze goed wordt begrepen. We hebben liever dat u een situatie meldt die achteraf onschuldig blijkt te zijn, dan dat mogelijk onethisch gedrag niet wordt onderzocht omdat u twijfelde.

Wat als mijn baas of andere managers betrokken zijn bij een schending? Zullen zij de melding niet zien en in de doofpot stoppen?

Het EthicsPoint-systeem en de protocollen voor de verspreiding van meldingen zijn zo ontworpen dat betrokken partijen niet op de hoogte worden gesteld en geen toegang hebben tot meldingen waarin zij worden genoemd.

Wat moet ik doen als ik me iets belangrijks over het incident herinner nadat ik de melding heb gedaan? Of als het bedrijf meer vragen voor me heeft over mijn melding?

Wanneer u een melding doet via de website van EthicsPoint of bij het callcenter van EthicsPoint, ontvangt u een unieke gebruikersnaam en wordt u gevraagd een wachtwoord te kiezen dat alleen aan u bekend is. U kunt altijd teruggaan naar het EthicsPoint-systeem en toegang krijgen tot de oorspronkelijke melding om meer details toe te voegen of antwoord te geven op vragen van een bedrijfsvertegenwoordiger om open kwesties te helpen oplossen. Als u een anonieme melding hebt ingediend waar dit wettelijk is toegestaan, raden we u dringend aan om regelmatig terug te gaan naar de site om antwoord te geven op vragen van het bedrijf, omdat dit de enige manier is waarop een bedrijfsvertegenwoordiger contact met u kan opnemen. Bovendien moedigen we iedereen die een melding doet aan om regelmatig terug te gaan naar het systeem om vragen, opmerkingen en statusupdates van een bedrijfsvertegenwoordiger te bekijken.

Zijn al deze vervolgen op meldingen net zo veilig als de eerste melding?

Alle correspondentie met EthicsPoint wordt in hetzelfde strikte vertrouwen gevoerd als de eerste melding en gaat verder onder bescherming van anonimiteit, waar van toepassing.

Wat als ik mijn meldingscode kwijtraak of mijn wachtwoord vergeet?

Om de beveiliging en vertrouwelijkheid te waarborgen moet u een nieuwe melding indienen als u uw meldingscode of wachtwoord kwijtraakt. Vermeld in de nieuwe melding dat deze verband houdt met een eerder ingediende melding of vraag.

Kan ik ook een melding indienen als ik geen toegang tot het internet heb?

U kunt een melding bij EthicsPoint doen vanaf elke computer met een internetverbinding. Veel openbare plaatsen, waaronder de openbare bibliotheek, hebben computers met internet. Als u geen internettoegang hebt of liever geen computer gebruikt, kunt u een melding indienen door te bellen naar de gratis hotline van EthicsPoint die 24 uur per dag, 365 dagen per jaar beschikbaar is.