Over EthicsPoint

Wat is EthicsPoint?

EthicsPoint is een uitgebreid en vertrouwelijk meldingshulpmiddel dat door NAVEX is gemaakt om het management en de werknemers te helpen om samen te werken om fraude, misbruik en ander wangedrag op de werkplek aan te pakken en tegelijkertijd een respectvolle werkomgeving te creëren.

Waarom hebben we een systeem zoals EthicsPoint nodig?

• Onze werknemers zijn onze belangrijkste troef. Door te zorgen voor open communicatiekanalen bevorderen we een respectvolle werkomgeving en maximaliseren we de productiviteit.
• Beursgenoteerde ondernemingen in de Verenigde Staten zijn wettelijk verplicht een middel voor anonieme meldingen te hebben om boekhoud- en auditfraude direct aan de auditcommissie te melden. Ook andere landen, zoals landen binnen de Europese Unie en het Verenigd Koninkrijk, hebben wetten die organisaties verplichten om systemen te bieden waarmee personen hun zorgen kunnen melden.
• Een effectief meldingssysteem is een aanvulling op onze andere inspanningen om een cultuur van integriteit en ethische besluitvorming te onderhouden.

Melden – algemeen

Kan ik kiezen of ik een melding via het internet of de telefoon doe?

Ja. Bij EthicsPoint hebt u de mogelijkheid een vertrouwelijke en desgewenst anonieme melding (waar wettelijk toegestaan) te doen via het internet of de telefoon (desktop of mobiel).

Wat voor soort situaties moet ik melden?

Via het EthicsPoint-systeem kunnen meldingen worden ingediend over mogelijke schendingen van de wet of onze handleiding voor zakelijk ethisch gedrag of over andere zorgen die u mogelijk hebt.

Als ik een schending zie, moet ik die dan niet gewoon bij mijn manager, de beveiliging of de afdeling Human Resources melden en hen het laten afhandelen?

Wanneer u gedrag ziet waarvan u meent dat het onze handleiding schendt, bent u volgens onze handleiding verplicht dit te melden. Het vergt moed om zorgen uit te spreken, vooral als het gaat om een ethische kwesties op de werkplek. Het is de verantwoordelijkheid van Tennant Company om verschillende middelen te bieden voor het uiten van zorgen op een manier waarbij werknemers zich op hun gemak voelen. Als u vragen hebt of als u zich niet goed voelt bij iets wat u hebt gehoord of gezien, dan hebt u meerdere manieren om uw zorgen uit te spreken.

U kunt contact opnemen met:

• Uw directe manager
• Uw HR business partner of iemand van HR waarbij u zich veilig voelt en uw zorgen kunt delen
• Het Ethics & Corporate Compliance-team (E&CC-team) (Ethics@tennantco.com) van Tennant Company;
• Iemand van het management met wie u uw zorgen durft te delen

We erkennen echter dat er omstandigheden kunnen zijn waarin u het niet prettig vindt om de kwestie op deze manier te melden. Voor dergelijke omstandigheden werken we samen met NAVEX om het EthicsPoint-systeem beschikbaar te stellen voor vertrouwelijke en desgewenst anonieme meldingen (waar wettelijk toegestaan). In landen en regio’s waar anonieme meldingen niet zijn toegestaan, hebben het E&CC-team en alle toegewezen onderzoekers protocollen opgesteld om de identiteit van de melder en andere betrokkenen bij een onderzoek te beschermen.

Waarom moet ik melden wat ik weet? Wat heb ik eraan?

Alle werknemers, tijdelijke arbeidskrachten en de raad van bestuur van Tennant Company zijn volgens onze handleiding verplicht om hun zorgen over onethisch of illegaal gedrag te melden. We hebben er allemaal recht op om te werken in een respectvolle omgeving. Bij dat recht hoort de verantwoordelijkheid om op een ethische manier te handelen en om de juiste mensen ervan op de hoogte te stellen als iemand niet juist handelt of optreedt. Samen kunnen we een gezonde en productieve omgeving in stand houden. Zakelijk wangedrag kan het bestaan van het gehele bedrijf in gevaar brengen.

Tennant Company verbiedt represailles tegen iedereen die te goeder trouw een werkelijke of vermeende schending van onze handleiding meldt of meewerkt aan een onderzoek hiernaar. Tennant zal beschuldigingen over represailles snel, eerlijk en grondig onderzoeken. Tegen alle personen die bij represailles betrokken zijn geweest, worden disciplinaire maatregelen genomen, tot en met beëindiging van het dienstverband of contract.

Wil het management echt dat ik een melding doe?

Dat willen wij echt. Sterker nog, wij hebben uw melding nodig. U weet wat er in ons bedrijf gaande is, zowel goed als slecht. Mogelijk bent u de eerste die weet van een gebeurtenis die reden geeft tot zorg. Uw melding kan de potentiële negatieve gevolgen voor het bedrijf en onze mensen beperken. Bovendien kan uw positieve inbreng helpen om kwesties te herkennen die de bedrijfscultuur en ‑prestaties kunnen verbeteren.

Wat gebeurt er met deze meldingen? Wie heeft er toegang toe?

Meldingen worden rechtstreeks ingevoerd op de beveiligde server van EthicsPoint. NAVEX stelt deze meldingen alleen beschikbaar aan specifieke personen binnen het bedrijf die verantwoordelijk zijn voor het evalueren van de melding op basis van het type schending en de locatie van het incident. Al deze ontvangers van meldingen hebben training gehad om de vertrouwelijkheid van deze meldingen volledig te waarborgen.

Betekent dit systeem niet gewoon dat iemand mij in de gaten houdt?

Het EthicsPoint-systeem sluit aan bij onze algehele filosofie en draagt in positieve zin bij aan het zorgen voor een veilige, zekere en ethische werkplek. U wordt aangemoedigd advies in te winnen over ethische dilemma’s, positieve suggesties te doen en uw zorg te uiten. Effectieve communicatie is essentieel voor een respectvolle werkplek. EthicsPoint helpt die communicatie te verbeteren.

Beveiliging en vertrouwelijkheid van meldingen

Ik heb begrepen dat elke melding die ik via een bedrijfscomputer verzend een serverlogboek genereert dat elke website bevat waarmee mijn pc verbonden is geweest. Identificeert dit logboek mij niet als de bron van de melding?

NAVEX genereert of onderhoudt geen enkel intern verbindingslogboek met IP-adressen. Er is dus geen informatie beschikbaar die uw computer aan EthicsPoint koppelt.

Wanneer u het niet prettig vindt om via uw werkcomputer een melding te doen, hebt u de mogelijkheid een computer buiten uw werkomgeving te gebruiken om een melding in te dienen via de beveiligde website van EthicsPoint.

Kan ik thuis een melding doen en toch anoniem blijven?

Een melding vanuit huis, via de computer van de buren of een ander internetportaal blijft beveiligd en anoniem. Een internetportaal identificeert een bezoeker nooit op schermnaam en het EthicsPoint-systeem maakt internetadressen onzichtbaar, zodat de melder anoniem blijft.

Ik maak me zorgen dat de informatie die ik aan EthicsPoint verstrek uiteindelijk mijn identiteit zal onthullen. Hoe kunt u mij garanderen dat dit niet zal gebeuren?

Het EthicsPoint-systeem beschermt uw anonimiteit. Als u echter anoniem wilt blijven, verstrek in uw melding dan geen details waaruit uw identiteit kan blijken. Bijvoorbeeld: ‘Vanaf mijn werkplek naast Jannie de Vries…’ of ‘In mijn 33 jaar…’. In bepaalde landen is anoniem melden niet toegestaan. In landen en regio’s waar anonieme meldingen niet zijn toegestaan, hebben het E&CC-team en alle toegewezen onderzoekers protocollen opgesteld om de identiteit van de melder en andere betrokkenen bij een onderzoek te beschermen.

Is de gratis telefonische hotline ook vertrouwelijk en anoniem?

Ja. U wordt gevraagd dezelfde informatie te verstrekken die u in een melding via het internet zou opgeven en een interviewer voert uw antwoorden in op de website van EthicsPoint. Voor deze meldingen gelden dezelfde veiligheids- en geheimhoudingsmaatregelen. EthicsPoint heeft landspecifieke, gratis telefoonnummers en websitekoppelingen die internationale gesprekken en meldingen in uw eigen taal mogelijk maken. In bepaalde landen is anoniem melden niet toegestaan. In landen en regio’s waar anonieme meldingen niet zijn toegestaan, hebben het E&CC-team en alle toegewezen onderzoekers protocollen opgesteld om de identiteit van de melder en andere betrokkenen bij een onderzoek te beschermen.

Wat als ik mezelf tijdens het doen van een melding bekend wil maken?

Er is een gedeelte in de melding waar u zichzelf bekend kunt maken als u dat wilt.

Tips en beste praktijken

Ik realiseer me dat sommige personen zich onethisch gedragen, maar ik heb er geen last van. Waarom zou ik het moeten melden?

Alle werknemers, tijdelijke arbeidskrachten en de raad van bestuur van Tennant Company zijn volgens onze handleiding verplicht om hun zorgen over onethisch of illegaal gedrag te melden. We hebben er allemaal recht op om te werken in een respectvolle omgeving. Bij dat recht hoort de verantwoordelijkheid om op een ethische manier te handelen en om de juiste mensen ervan op de hoogte te stellen als iemand niet juist handelt of optreedt. Samen kunnen we een gezonde, respectvolle en productieve omgeving in stand houden.

Ik weet niet zeker of wat ik heb gezien of gehoord een schending is van het bedrijfsbeleid of dat het onethisch gedrag betreft, maar het lijkt me niet in de haak. Wat moet ik doen?

Het vergt moed om zorgen uit te spreken, vooral als het gaat om een ethische kwesties op de werkplek. Als u vragen hebt of als u zich niet goed voelt bij iets wat u hebt gehoord of gezien, dan hebt u meerdere manieren om uw zorgen uit te spreken of een vraag te stellen.

U kunt contact opnemen met:

• Uw directe manager
• Uw HR business partner of iemand van HR waarbij u zich veilig voelt en uw zorgen kunt delen 
• Het Ethics & Corporate Compliance-team (E&CC-team, Ethics@tennantco.com ) van Tennant Company
• Iemand van het management met wie u uw zorgen durft te delen

Niet alle meldingen die via het EthicsPoint-systeem gedaan worden gaan over onethisch of illegaal gedrag. Sommige meldingen zijn vragen over een beleid of het omgaan met een ethisch dilemma. NAVEX kan u helpen bij het indienen van een melding zodat deze goed wordt begrepen. We hebben liever dat u een situatie meldt die achteraf geen schending blijkt te zijn, dan dat mogelijk onethisch gedrag niet wordt gemeld.

Tennant Company verbiedt represailles tegen iedereen die te goeder trouw een werkelijke of vermeende schending van onze handleiding meldt of meewerkt aan een onderzoek hiernaar. Tennant zal beschuldigingen over represailles snel, eerlijk en grondig onderzoeken. Tegen alle personen die bij represailles betrokken zijn geweest, worden disciplinaire maatregelen genomen, tot en met beëindiging van het dienstverband of contract.

Wat als mijn baas of andere managers betrokken zijn bij een schending? Zullen zij de melding niet zien en in de doofpot stoppen?

Meldingen worden rechtstreeks ingevoerd op de beveiligde server van EthicsPoint. NAVEX stelt deze meldingen alleen beschikbaar aan specifieke personen binnen het bedrijf die verantwoordelijk zijn voor het evalueren van de melding op basis van het type schending en de locatie van het incident. Al deze ontvangers van meldingen hebben training gehad om de vertrouwelijkheid van deze meldingen volledig te waarborgen. Daarnaast zijn het EthicsPoint-systeem en de protocollen voor de verspreiding van meldingen zo ontworpen dat betrokken en/of genoemde personen niet op de hoogte worden gesteld en geen toegang hebben tot meldingen waarin zij worden genoemd.

Wat moet ik doen als ik me iets belangrijks over het incident herinner nadat ik de melding heb gedaan? Of als het bedrijf meer vragen voor me heeft over mijn melding?

Wanneer u een melding doet van uw zorgen via de website van EthicsPoint of via het callcenter van EthicsPoint, ontvangt u een unieke, willekeurig gekozen ‘meldingscode’ en wordt u gevraagd een wachtwoord te kiezen. U kunt terugkeren naar het EthicsPoint-systeem via het internet of de telefoon om toegang te krijgen tot uw melding om meer details toe te voegen of antwoord te geven op vragen van een bedrijfsvertegenwoordiger. U kunt dan communiceren met de onderzoeker die is toegewezen aan de melding zonder uw anonimiteit te verliezen.

Zijn al deze vervolgen op meldingen net zo veilig als de eerste melding?

Ja. Alle communicatie en opvolgingen via EthicsPoint zijn even vertrouwelijk en anoniem als de eerste melding. Als u uw eerste melding anoniem hebt ingediend, kunt u via de EthicsPoint-site met de toegewezen onderzoeker communiceren zonder uw anonimiteit te verliezen. In landen en regio’s waar anonieme meldingen niet zijn toegestaan, hebben het E&CC-team en alle toegewezen onderzoekers protocollen opgesteld om de identiteit van de melder en andere betrokkenen bij een onderzoek te beschermen.

Kan ik ook een melding indienen als ik geen toegang tot het internet heb?

Ja. Als u geen internettoegang hebt of uw zorgen liever niet via het internet indient, kunt u gratis bellen naar de EthicsPoint-hotline die 24 uur per dag beschikbaar is. EthicsPoint heeft landspecifieke, gratis telefoonnummers en websitekoppelingen die internationale gesprekken en meldingen in uw eigen taal mogelijk maken.

Informatie over het onderzoek

Wie onderzoekt mijn zorgen?

Het Ethics & Corporate Compliance team (E&CC-team) van Tennant zal in de meeste gevallen het onderzoek uitvoeren. Afhankelijk van het onderwerp van de melding kan het nodig zijn om de afdeling Human Resources of een externe partij (zoals een advocatenkantoor, een extern auditbedrijf, forensische accountants, IT-consultants of andere experts) bij het onderzoek te betrekken.

Wat is het standpunt van Tennant Company ten aanzien van vergelding of represailles?

Tennant Company verbiedt represailles tegen iedereen die te goeder trouw een werkelijke of vermeende schending van onze handleiding meldt of meewerkt aan een onderzoek hiernaar. Tennant zal beschuldigingen over represailles snel, eerlijk en grondig onderzoeken. Tegen alle personen die bij represailles betrokken zijn geweest, worden disciplinaire maatregelen genomen, tot en met beëindiging van het dienstverband of contract.