EthicsPoint is een onafhankelijk bedrijf dat beveiligde, vertrouwelijke telefonische en internetsystemen biedt voor personen die een zorg willen melden over zakelijk gedrag. Solventum is een van vele bedrijven die een contract met EthicsPoint hebben afgesloten voor deze dienst, omdat ze van mening zijn dat potentiële melders zich prettiger zullen voelen bij het uiten van een zorg als ze weten dat de kwestie wordt gemeld bij een professioneel extern bedrijf. Naast een 24-uursservice, zeven dagen per week, biedt EthicsPoint vertaaldiensten in vele talen.

Tot de belangrijkste verantwoordelijkheden van EthicsPoint behoren:

• Het bieden van vertrouwelijke telefonische en internetopties voor het melden van zorgen over zakelijk gedrag bij Solventum of van personen die zaken doen namens Solventum
• Het beschermen van de identiteit van melders die anoniem willen blijven
• Het leveren van vertaaldiensten
• Het overdragen van informatie over de kwestie aan de afdeling Ethics & Compliance van Solventum, zodat Solventum passend onderzoek kan uitvoeren
• Solventum de gelegenheid bieden om te communiceren met een anonieme melder door als tussenpersoon te fungeren, die vervolgvragen en antwoorden evenals informatie over het oplossen van de kwestie kan doorgeven.

Het is niet de rol van EthicsPoint om zelf actie te ondernemen naar aanleiding van de gemelde zorg, alleen om deze door te geven aan de afdeling Ethics & Compliance van Solventum ter afhandeling.

Zorgen over een directe fysieke dreiging of schade aan eigendommen moeten niet bij EthicsPoint worden gemeld. Als u hulp in een noodgeval nodig hebt, moet u contact opnemen met de plaatselijke hulpdiensten.

Bedenk eerst of u het prettig vindt om uw zorg binnen Solventum te melden, bijvoorbeeld bij uw manager of iemand anders van de afdeling. Bij Solventum zijn we van mening dat interne kwesties het snelst en meest bevredigend kunnen worden opgelost wanneer deze worden gemeld bij interne instanties, zoals het management of de afdeling Human Resources. Als u het niet prettig vindt om uw zorg intern te melden, als u niet weet met wie u contact moet opnemen, als u anoniem wilt blijven of van mening bent dat uw zorg niet naar tevredenheid is afgehandeld, dien dan een melding in via EthicsPoint.

Als u een zorg over zakelijk gedrag bij Solventum wilt uiten, kunt u een melding indienen via deze website of te woord worden gestaan door een specialist van het callcenter van EthicsPoint die gesprekken naar de Solventum-hulplijn voor zakelijk gedrag beantwoordt. Ongeacht de gekozen optie kunt u ervoor kiezen anoniem te blijven.

• Webformulier.
  Wilt u via deze website een melding doen? Klik dan hier .
• Solventum-hulplijn voor zakelijk gedrag (beheerd door EthicsPoint).
  Klik hier voor een lijst met telefoonnummers om contact op te nemen met de Solventum-hulplijn voor zakelijk gedrag. In de meeste landen biedt Solventum een telefoonnummer waarvan het gebruik gratis is. In de meeste gevallen zal de hulplijn in eerste instantie in het Engels worden beantwoord. De hulplijnspecialist die uw gesprek beantwoordt, roept een tolk aan de lijn als u uw zorg liever meldt in een andere taal dan het Engels. U kunt 24 uur per dag en 7 dagen per week iemand bereiken.

Als u zich bij het indienen van een melding bekendmaakt, zal Solventum alle redelijke inspanning leveren om uw naam tijdens het onderzoek geheim te houden. Veel onderzoeken kunnen sneller en doeltreffender worden afgehandeld als de melder zich bekendmaakt, zodat onderzoekers van Solventum rechtstreeks met de melder over het verdere verloop contact kunnen opnemen.

In de meeste landen, behalve de landen die anoniem melden verbieden, kunt u uw zorg anoniem melden via het webformulier of de Solventum-hulplijn voor zakelijk gedrag, beide beheerd door EthicsPoint. Als u besluit om een anonieme melding te doen, ontvangt u een meldingscode en wordt u gevraagd een wachtwoord te maken. Deze hebt u nodig om terug te keren naar de melding die u eerder hebt gedaan. U kunt dan later de voortgangsstatus van uw melding bekijken en desgewenst extra informatie toevoegen. Dit stelt Solventum ook in de gelegenheid om verdere vragen te stellen, terwijl uw anonimiteit toch beschermd blijft.

Als u kiest voor een anonieme melding, moet u erop letten dat u geen informatie verschaft waaraan u persoonlijk kunt worden herkend, zoals:

• Aan wie u verantwoording aflegt binnen het bedrijf
• Uw geografische werklocatie

EthicsPoint traceert geen telefoongesprekken en gebruikt geen nummerherkenning. Daarnaast genereert of onderhoudt EthicsPoint geen enkel intern verbindingslogboek met IP-adressen (Internet Protocol), zodat er geen informatie beschikbaar is die uw computer koppelt aan EthicsPoint. Meldingen vanaf uw computer komen binnen via een beveiligd internetportaal dat geen schermnamen van gebruikers traceert of toont. Tot slot verwijdert EthicsPoint internetadressen om te garanderen dat de anonimiteit binnen het EthicsPoint-systeem gehandhaafd blijft. EthicsPoint gebruikt verstrekte informatie niet voor enig ander doel dan het doorgifte aan Solventum voor juiste afhandeling.

Na het voeren van uw telefoongesprek of invullen van het webformulier krijgt u van EthicsPoint een meldingscode en wordt u gevraagd om een wachtwoord te maken. U wordt gevraagd om twee of drie werkdagen na uw eerste melding de Solventum-hulplijn voor zakelijk gedrag, beheerd door EthicsPoint, te bellen of de website van EthicsPoint te bezoeken. Op dat moment kunt u de voortgang van uw melding controleren en nagaan of voor verdere afhandeling eventuele aanvullende informatie van u nodig is.

EthicsPoint stelt de afdeling Ethics & Compliance van Solventum op de hoogte dat er een melding is ontvangen. Solventum begint vervolgens een passend onderzoek met behulp van interne of externe bronnen met expertise in het uitvoeren van dergelijke onderzoeken. De informatie in uw melding wordt gedeeld met de juiste leden van het onderzoeksteam en de kwestie wordt onmiddellijk en discreet onderzocht. U kunt de status van het onderzoek controleren door contact op de nemen met de Solventum-hulplijn voor zakelijk gedrag of door op de website op de koppeling ‘Opvolgen’ֹ te klikken.

Solventum verbiedt represailles tegen iemand die een zorg meldt of meewerkt aan een onderzoek. Als u meent te zijn blootgesteld aan represailles van enige aard, moet u dit melden zodat Solventum dit kan onderzoeken.