Om EthicsPoint

Hva er EthicsPoint?

EthicsPoint er et omfattende og konfidensielt rapporteringsverktøy opprettet av NAVEX som hjelper ledelsen og de ansatte med å arbeide sammen om å håndtere svindel, misbruk og andre tjenestefeil på arbeidsplassen, samtidig som det kultiverer et respektfullt arbeidsmiljø.

Hvorfor trenger vi et system som EthicsPoint?

• Våre ansatte er vår viktigste ressurs. Ved å opprette åpne kommunikasjonskanaler fremmer vi et respektfullt arbeidsmiljø og maksimerer produktiviteten.
• Børsnoterte selskaper i USA er pålagt ved lov å ha et middel for rapportering, med mulighet for å rapportere anonymt hvis ønsket, for å håndtere regnskaps- og revisjonssvindel direkte til revisjonsutvalget. På samme måte har andre land, for eksempel land i EU, Storbritannia og andre, lover som krever at organisasjoner tilbyr systemer enkeltpersoner kan bruke til å rapportere sine bekymringer.
• Et effektivt rapporteringssystem underbygger våre andre tiltak for å fremme en kultur med integritet og etisk beslutningstaking.

Rapportering – generelt

Kan jeg rapportere enten via Internett eller telefon?

Ja. Med EthicsPoint kan du sende inn en konfidensiell og, hvis ønskelig, anonym rapport (der loven tillater det), enten via telefon eller over internett (via datamaskin eller mobil).

Hvilke typer situasjoner bør jeg rapportere?

EthicsPoint-systemet lar enkeltpersoner sende inn rapporter om potensielle brudd på loven, våre etiske retningslinjer eller andre bekymringer du måtte ha.

Hvis jeg ser et brudd, bør jeg ikke bare rapportere til min leder, sikkerhetsavdelingen eller personalavdelingen og la dem ta seg av saken?

Når du er vitne til atferd som du tenker bryter med våre etiske retningslinjer, har du plikt til å rapportere det. Det krever mot å ta opp bekymringer, spesielt om et etisk problem på arbeidsplassen. Det er Tennant Companys ansvar å tilby en rekke ressurser for å ta opp bekymringer på en måte som ansatte føler seg komfortable med. Hvis du har spørsmål, eller er ukomfortabel med noe du har hørt eller vært vitne til, har du flere måter å uttrykke dine bekymringer på.

Du kan kontakte:

• Din direkte leder
• Din HR-forretningspartner, eller noen i HR som du er komfortabel med å dele dine bekymringer med
• Tennant Companys Ethics & corporate Compliance (E&CC)-team ( Ethics@tennantco.com )
• Hvem som helst i ledelsen som du er komfortabel med å dele bekymringene dine med

Vi er imidlertid klar over at det er mange situasjoner der du ikke vil være komfortabel med å rapportere saker på denne måten. Det er for slike omstendigheter at vi har inngått et samarbeid med NAVEX for å gjøre EthicsPoint-systemet tilgjengelig for konfidensiell og, hvis du ønsker det, anonym (der loven tillater det) rapportering. I land og regioner der anonym rapportering ikke er tillatt, har E&CC-teamet og eventuelle utpekte etterforskere protokoller på plass for å beskytte identiteten til varsleren og andre som er involvert i en etterforskning.

Hvorfor bør jeg rapportere hva jeg vet? Hva betyr det for meg?

Alle ansatte i Tennant Company, midlertidige arbeidere og styret vårt har en forpliktelse i henhold til våre etiske retningslinjer til å rapportere bekymringer om uetisk eller ulovlig oppførsel. Vi har alle rett til å arbeide i et respektfullt miljø, og med den retten følger et ansvar for å opptre på en etisk måte og la de rette personene få vite det om noen ikke opptrer korrekt. Ved å arbeide sammen kan vi opprettholde et sunt og produktivt miljø. Og uredelighet innenfor virksomheten kan true selve eksistensen for et helt selskap.

Tennant Company forbyr represalier mot alle som i god tro rapporterer eller deltar i etterforskningen av et faktisk eller mistenkt brudd på de etiske retningslinjene. Tennant vil raskt, rettferdig og grundig undersøke påstander om represalier. Personer som blir funnet å ha tatt del i represalier, vil bli gjenstand for disiplin, opp til og inkludert oppsigelse av ansettelse eller kontrakt.

Vil ledelsen virkelig at jeg skal rapportere?

Det vil vi absolutt. Vi trenger faktisk at du rapporterer. Du vet hva som skjer i selskapet – både det positive og det negative. Du kan være den første som oppdager en aktivitet som kan være bekymringsfull. Rapporten din kan minimere den mulige negative innvirkningen på selskapet og våre kollegaer. Hvis du kommer med positive bidrag, kan dette også hjelpe til å bedre selskapets kultur og ytelse.

Hvor blir disse rapportene sendt? Hvem får tilgang til dem?

Rapportene føres direkte til EthicsPoints sikre server. NAVEX gjør disse rapportene bare tilgjengelige for spesifikke personer i selskapet som er ansvarlige for å evaluere rapporten, basert på typen overtredelse og sted for hendelsen. Alle mottakere av disse rapportene har fått opplæring i å holde disse rapportene ytterst konfidensielle.

Er ikke dette systemet bare et eksempel på at noen følger med på meg?

EthicsPoint er en positiv del av vår generelle filosofi som gir oss mulighet til å sikre en trygg, sikker og etisk arbeidsplass. Vi oppfordrer deg til å benytte systemet for å søke råd om etiske dilemmaer, komme med konstruktive forslag eller melde fra om et problematisk forhold. Effektiv kommunikasjon er avgjørende for en respektfull arbeidsplass. EthicsPoint bidrar til å forbedre denne kommunikasjonen.

Sikker og konfidensiell rapportering

Det er min forståelse at enhver rapport jeg sender fra en bedriftsdatamaskin genererer en serverlogg som viser alle nettsteder min PC har vært i forbindelse med. Vil ikke denne loggen identifisere meg som den som sendte inn rapporten?

NAVEX verken genererer eller beholder noen interne tilkoblingslogger med IP-adresser, så ingen informasjon som knytter PC-en din til EthicsPoint, er tilgjengelig.

Hvis du ikke er komfortabel med å rapportere på PC-en på jobben, har du muligheten til å bruke en PC utenfor arbeidsplassen til å gå inn på det sikre nettstedet til EthicsPoint.

Kan jeg sende en rapport hjemmefra og fremdeles være anonym?

Hvis du sender inn en rapport hjemmefra, fra naboens datamaskin eller en annen internettportal, forblir denne sikker og anonym. En Internett-portal identifiserer aldri en besøkende etter skjermnavn, og EthicsPoint-systemet tar bort internettadresser slik at anonymitet beholdes.

Jeg er bekymret for at informasjonen jeg oppgir til EthicsPoint, vil avdekke identiteten min. Hvordan kan dere forsikre meg om at dette ikke vil skje?

EthicsPoint-systemet beskytter anonymiteten din. Men hvis du ønsker å være anonym, ikke oppgi noen detaljer i rapporten som identiteten din kan bestemmes ut fra. For eksempel «fra kontorplassen min ved siden av Jan Smith …» eller «i mine 33 år …». Noen land tillater ikke anonym rapportering. I land og regioner der anonym rapportering ikke er tillatt, har E&CC-teamet og eventuelle utpekte etterforskere protokoller på plass for å beskytte identiteten til varsleren og andre som er involvert i en etterforskning.

Er gratistelefonen også hemmelig og anonym?

Ja. Du vil bli bedt om å oppgi samme informasjon som du ville oppgi via internett, og en intervjuer vil taste inn rapporten på nettstedet til EthicsPoint. Disse rapportene har samme tiltak for sikkerhet og konfidensialitet når de avleveres. EthicsPoint har landsspesifikke gratisnumre og nettstedslenker som tillater internasjonale samtaler og morsmålssamtaler. Noen land tillater ikke anonym rapportering. I land og regioner der anonym rapportering ikke er tillatt, har E&CC-teamet og eventuelle utpekte etterforskere protokoller på plass for å beskytte identiteten til varsleren og andre som er involvert i en etterforskning.

Hva om jeg ønsker å bli identifisert med rapporten min?

Det er en del i rapporten der du kan identifisere deg, hvis du vil.

Tips og beste praksis

Jeg er klar over at enkelte personer handler uetisk, men det påvirker ikke meg. Hvorfor skal jeg bry meg om å rapportere det?

Alle ansatte i Tennant Company, midlertidige arbeidere og styret vårt har en forpliktelse i henhold til våre etiske retningslinjer til å rapportere bekymringer om uetisk eller ulovlig oppførsel. Vi har alle rett til å arbeide i et respektfullt miljø, og med den retten følger et ansvar for å opptre på en etisk måte og la de rette personene få vite det om noen ikke opptrer korrekt. Ved å arbeide sammen kan vi opprettholde et sunt, respektfullt og produktivt miljø.

Jeg er ikke sikker på om det jeg har observert eller hørt er et brudd på selskapets retningslinjer, eller involverer uetisk oppførsel, men det ser rett og slett feil ut. Hva skal jeg gjøre?

Det krever mot å ta opp bekymringer, spesielt om et etisk problem på arbeidsplassen. Hvis du har spørsmål, eller er ukomfortabel med noe du har hørt eller vært vitne til, har du flere måter å uttrykke dine bekymringer eller stille spørsmål på.

Du kan kontakte:

• Din direkte leder
• Din HR-forretningspartner, eller noen i HR som du er komfortabel med å dele dine bekymringer med
• Tennant Companys Ethics & Corporate Compliance-team ( Ethics@tennantco.com )
• Hvem som helst i ledelsen som du er komfortabel med å dele bekymringene dine med

Ikke alt som sendes inn gjennom EthicsPoint-systemet, er en rapport om uetisk eller ulovlig oppførsel. Noen innsendinger er spørsmål som søker avklaring av en policy eller spør om hvordan man skal håndtere et etisk dilemma. NAVEX kan hjelpe deg med å sende inn bekymringen slik at den kan bli forstått. Vi vil heller at du rapporterer en situasjon som viser seg ikke å være et brudd, enn at mulig uetisk opptreden ikke blir rapportert.

Tennant Company forbyr represalier mot alle som i god tro rapporterer eller deltar i etterforskningen av et faktisk eller mistenkt brudd på de etiske retningslinjene. Tennant vil raskt, rettferdig og grundig undersøke påstander om represalier. Personer som blir funnet å ha tatt del i represalier, vil bli gjenstand for disiplin, opp til og inkludert oppsigelse av ansettelse eller kontrakt.

Hva om sjefen min eller andre ledere er involvert i et brudd? Vil de ikke se rapporten og begynne å skjule sporene?

Rapportene føres direkte til EthicsPoints sikre server. NAVEX gjør disse rapportene bare tilgjengelige for spesifikke personer i selskapet som er ansvarlige for å evaluere rapporten, basert på typen overtredelse og sted for hendelsen. Alle mottakere av disse rapportene har fått opplæring i å holde disse rapportene ytterst konfidensielle. I tillegg er EthicsPoint-systemet og -rapportdistribusjonen utformet slik at impliserte/navngitte parter ikke blir varslet om eller gis tilgang til rapporter der de er navngitt.

Hva om jeg husker noe viktig om hendelsen etter at jeg har sendt inn rapporten? Eller hva om selskapet har flere spørsmål til meg om rapporten?

Når du deler bekymringene dine via EthicsPoints nettsted eller EthicsPoint Call Center, får du et unikt, randomisert nummer vi kaller en «Rapportnøkkel», og du blir bedt om å velge et passord. Du kan gå tilbake til EthicsPoint-systemet igjen, enten via internett eller telefon, for å få tilgang til rapporten. Der kan du legge til mer informasjon eller svare på spørsmål som er stilt av en representant fra selskapet. Dette lar deg kommunisere med etterforskeren som er tildelt rapporten, samtidig som du opprettholder anonymiteten din.

Er disse oppfølgingene på rapportene like sikre som den første?

Ja. All kommunikasjon og rapportoppfølging gjennom EthicsPoint opprettholder samme nivå av konfidensialitet og anonymitet som den første rapporten. Hvis den første rapporten din ble sendt inn anonymt, lar EthicsPoint-nettstedet deg kommunisere med den tildelte etterforskeren samtidig som du opprettholder anonymiteten din. I land og regioner der anonym rapportering ikke er tillatt, har E&CC-teamet og eventuelle utpekte etterforskere protokoller på plass for å beskytte identiteten til varsleren og andre som er involvert i en etterforskning.

Kan jeg sende inn en rapport selv om jeg ikke har tilgang til internett?

Ja. Hvis du ikke har tilgang til, eller ikke er komfortabel med å dele bekymringene dine via internett, kan du ringe EthicsPoint på en gratis telefonlinje, som er tilgjengelig døgnet rundt. EthicsPoint har landsspesifikke gratisnumre og nettstedslenker som tillater internasjonale samtaler og morsmålssamtaler.

Om undersøkelsen

Hvem undersøker bekymringene mine?

Tennants Ethics and Corporate Compliance (E&CC)-team vil vanligvis gjennomføre undersøkelser. Avhengig av hvilke temaer som er involvert, kan etterforskningen kreve involvering av personalavdelingen eller en tredjepart (for eksempel et advokatfirma, et eksternt revisjonsfirma, rettsvitenskapelige regnskapsførere, IT-konsulenter eller andre eksperter).

Hva er Tennant Companys holdning til represalier?

Tennant Company forbyr represalier mot alle som i god tro rapporterer eller deltar i etterforskningen av et faktisk eller mistenkt brudd på de etiske retningslinjene. Tennant vil raskt, rettferdig og grundig undersøke påstander om represalier. Personer som blir funnet å ha tatt del i represalier, vil bli gjenstand for disiplin, opp til og inkludert oppsigelse av ansettelse eller kontrakt.