FAQ - Szybkie linki:

Informacje o EthicsPoint Zgłaszanie nieprawidłowości – informacje ogólne Bezpieczeństwo i poufność zgłoszeń Wskazówki i najlepsze praktyki

Informacje o EthicsPoint

Czym jest EthicsPoint?

EthicsPoint to kompleksowe i poufne narzędzie do zgłaszania problemów, ułatwiające kierownictwu i pracownikom wspólne rozwiązywanie kwestii oszustw, nadużyć i innego niewłaściwego postępowania w miejscu pracy, przy jednoczesnym pielęgnowaniu pozytywnej atmosfery w pracy.

Do czego potrzebny jest nam system taki jak EthicsPoint?

Tworząc otwarte kanały komunikacji, możemy promować pozytywne środowisko pracy i maksymalizować wydajność.

Skuteczny system zgłaszania nieprawidłowości będzie stanowił uzupełnienie naszych pozostałych wysiłków na rzecz promowania kultury opartej na uczciwości i etycznym podejmowaniu decyzji.

Zgłaszanie nieprawidłowości – informacje ogólne

Czy mogę dokonać zgłoszenia za pomocą Internetu lub telefonu?

Tak. Dzięki EthicsPoint masz możliwość złożenia poufnego i, jeśli jest to dozwolone przez prawo, anonimowego zgłoszenia przez telefon lub Internet.

Jakiego rodzaju sytuacje należy zgłaszać?

System EthicsPoint jest przeznaczony do zgłaszania wszystkich naruszeń Kodeksu postępowania lub dowolnych wątpliwości innej natury. Rodzaje sytuacji, które można zgłaszać, mogą być ograniczone przez prawo obowiązujące w danym regionie, a system Ethics Point został do tego odpowiednio przygotowany.

Jeśli zauważę naruszenie zasad, czy nie mogę po prostu zgłosić tego mojemu przełożonemu, ochronie lub w dziale kadr i poczekać, aż oni się tym zajmą?

Jeśli zauważasz jakieś zachowanie, które w Twoim odczuciu narusza nasz Kodeks postępowania lub inne zasady polityki czy procedury, masz obowiązek to zgłosić. Idealnym rozwiązaniem jest omówienie sprawy z bezpośrednim menedżerem lub naszym zespołem zarządzającym. Zdajemy sobie jednak sprawę, że w pewnych okolicznościach osoba zgłaszająca może nie czuć się komfortowo, dokonując zgłoszenia w ten sposób. To właśnie z myślą o takich sytuacjach nawiązaliśmy współpracę z EthicsPoint. Tam, gdzie jest to dozwolone przez prawo, wolelibyśmy, aby użytkownik dokonał zgłoszenia anonimowo, a nie zatrzymywał informacje dla siebie.

Dlaczego należy informować o tym, co wiem? Co ja z tego będę mieć?

Wszyscy mamy prawo do pracy w przyjaznych warunkach. Jednak z tym prawem wiąże się odpowiedzialność za etyczne zachowanie oraz informowanie odpowiednich osób o potencjalnych niewłaściwych zachowaniach. Pracując razem, możemy utrzymać zdrowe i wydajne środowisko. Niewłaściwe postępowanie związane z miejscem pracy może zagrozić istnieniu całej firmy.

Czy kierownictwo naprawdę chce, aby pracownicy zgłaszali nieprawidłowości?

Oczywiście, że tak. W rzeczywistości potrzebujemy takich zgłoszeń. Wiesz, co dzieje się w naszej firmie – zarówno dobrego, jak i złego. Możesz mieć wiedzę na temat początkowych etapów działań, które mogą być powodem do niepokoju. Zgłaszanie nieprawidłowości może zminimalizować potencjalny negatywny wpływ na firmę i naszych pracowników. Ponadto pozytywny wkład może pomóc w zidentyfikowaniu problemów, rozwiązanie których może pomóc poprawić kulturę korporacyjną i zwiększyć wydajność.

Gdzie trafiają te zgłoszenia? Kto może mieć do nich dostęp?

Zgłoszenia są zapisywane bezpośrednio na bezpiecznym serwerze EthicsPoint, co pozwala zapobiec ewentualnym naruszeniom zabezpieczeń. EthicsPoint udostępnia te zgłoszenia tylko konkretnym osobom z firmy, do których należy ocena zgłoszenia na podstawie typu naruszenia i miejsca wystąpienia zdarzenia. Każdy z tych odbiorców zgłoszeń przeszedł szkolenie w zakresie zapewnienia im jak największej poufności.

Czy ten system nie wskazuje na to, że ktoś mnie monitoruje?

System EthicsPoint skoncentrowany jest na pozytywnym aspekcie naszej ogólnej filozofii i pozwala nam zagwarantować bezpieczne i etyczne miejsce pracy. Zachęcamy do poszukiwania wskazówek dotyczących dylematów etycznych, przekazywania pozytywnych sugestii lub zgłaszania obaw. Skuteczna komunikacja jest kluczowa we współczesnym miejscu pracy, a to jest świetne narzędzie do jej usprawnienia.

Starannie wybraliśmy najlepsze narzędzie zgłaszania nieprawidłowości, aby wypełnić nasze obowiązki w zakresie zapewnienia zgodności z przepisami przy jednoczesnym zachowaniu pozytywnego środowiska zgłaszania nieprawidłowości.

Bezpieczeństwo i poufność zgłoszeń

Rozumiem, że zgłoszenie, które wyślę z firmowego komputera, generuje zapis w dzienniku serwera, pokazując wszystkie strony internetowe, z jakimi łączy się mój komputer. Czy ten zapis nie zidentyfikuje mnie jako autora zgłoszenia?

EthicsPoint nie generuje ani nie prowadzi żadnych wewnętrznych dzienników połączeń z adresami IP, więc żadne informacje łączące komputer użytkownika z EthicsPoint nie są dostępne. W rzeczywistości firma EthicsPoint jest zobowiązana umową, aby nie ustalać tożsamości osoby składającej zgłoszenie.

Jeśli nie czujesz się wystarczająco pewnie, aby dokonać zgłoszenia ze służbowego komputera, możesz skorzystać z komputera poza naszym środowiskiem pracy (np. w kawiarence internetowej, w domu znajomych, itp.) i złożyć je przez bezpieczną stronę internetową EthicsPoint. Wiele osób wybiera tę opcję, ponieważ z danych EthicsPoint wynika, że mniej niż 12% zgłoszeń jest składnych w godzinach pracy.

Czy mogę przesłać zgłoszenie z domu i nadal zachować anonimowość?

Zgłoszenie wysłane z domu, z komputera sąsiada czy dowolnego miejsca z dostępem do Internetu pozostanie bezpieczne i anonimowe. Portal internetowy nigdy nie identyfikuje odwiedzającego po nazwie użytkownika, a system EthicsPoint usuwa adresy internetowe, dzięki czemu anonimowość, o ile jest to dozwolone przez prawo, jest w pełni zachowana. Ponadto EthicsPoint jest zobowiązany umową, aby nie ustalać tożsamości osoby składającej zgłoszenie.

Obawiam się, że informacje, które udostępniam EthicsPoint, mogą ostatecznie ujawnić moją tożsamość. Jak możecie zagwarantować, że tak się nie stanie?

Zaprojektowaliśmy system EthicsPoint tak, aby chronić anonimowość użytkowników. Jeśli jednak chcesz zachować anonimowość, o ile jest to dozwolone przez prawo, jako strona zgłaszająca musisz upewnić się, że treść zgłoszenia nie ujawni przypadkowo Twojej tożsamości. Na przykład: „Z mojego biurka obok Jana Nowaka...” lub „W ciągu moich 33 lat pracy...”.

Czy bezpłatna infolinia do zgłaszania problemów także jest poufna i anonimowa?

Tak. Osoba zgłaszająca zostanie poproszona o podanie tych samych informacji, które podaje się w zgłoszeniu internetowym, a osoba przyjmująca zgłoszenie wprowadzi podane odpowiedzi na witrynie internetowej EthicsPoint. Zgłoszenia te podlegają tym samym środkom bezpieczeństwa i poufności, jakie są stosowane podczas ich składania.

Co zrobić, jeśli chcę ujawnić moją tożsamość w składanym zgłoszeniu?

W zgłoszeniu jest część, w której możesz podać swoją tożsamość, jeśli sobie tego życzysz.

Wskazówki i najlepsze praktyki

Wiem o pewnych osobach zaangażowanych w nieetyczne postępowanie, ale to mnie nie dotyczy. Dlaczego mam w ogóle coś zgłaszać?

Nasza firma dąży do promowania etycznego zachowania. Wszelkie nieetyczne zachowania, na każdym poziomie, ostatecznie szkodzą firmie. Wystarczy przez chwilę zastanowić się nad ostatnimi głośnymi skandalami firmowymi, aby dostrzec, że pozornie niegroźne naruszenie zasad etycznych może mieć ogromny wpływ na dobrze funkcjonującą firmę. Jeśli więc wiesz o incydentach związanych z niewłaściwym postępowaniem lub naruszeniem zasad etycznych, potraktuj zgłoszenie ich jako obowiązek wobec siebie i swoich współpracowników.

Nie jestem pewien, czy to, co widziałem lub usłyszałem, jest naruszeniem polityki firmowej lub wiąże się z nieetycznym postępowaniem, ale w mojej ocenie było to nie w porządku. Co powinienem zrobić?

Zgłoś to. Operator linii EthicsPoint pomoże Ci w przygotowaniu i złożeniu zgłoszenia tak, aby zostało ono właściwie zrozumiane. Wolimy, żebyś zgłosił sytuację, która okaże się nieszkodliwa, niż żebyś pozwolił, aby ewentualne nieetyczne zachowanie umknęło naszej uwadze, ponieważ nie byłeś pewien, czy należy je zgłosić.

Co zrobić, jeśli mój szef lub inni menedżerowie są zamieszani w naruszenie przepisów? Czy nie dostaną zgłoszenia i nie zaczną tuszować sprawy?

System zgłoszeń EthicsPoint i dystrybucja zgłoszeń są skonstruowane tak, aby osoby obciążone zarzutami nie były informowane o zgłoszeniach, w których zostały wymienione, i nie miały do nich dostępu.

A jeśli przypomnę sobie coś ważnego o zdarzeniu po dokonaniu zgłoszenia? A co jeśli firma ma do mnie dalsze pytania dotyczące mojego zgłoszenia?

Podczas składania zgłoszenia za pośrednictwem witryny EthicsPoint lub Call Center EthicsPoint użytkownik otrzymuje unikalną nazwę użytkownika i jest proszony o wybranie hasła znanego tylko sobie. W dowolnym momencie można powrócić do systemu EthicsPoint, aby uzyskać dostęp do oryginalnego zgłoszenia, co umożliwia dodanie większej ilości szczegółów, dodatkowych informacji lub udzielenie odpowiedzi na pytania zadane przez przedstawiciela firmy, które pomogą rozwiązać otwarte kwestie. W przypadku zgłoszenia anonimowego, o ile jest to dozwolone przez prawo, zdecydowanie zalecamy regularne odwiedzanie strony w celu udzielenia odpowiedzi na pytania firmy, ponieważ jest to jedyny sposób, w jaki przedstawiciel firmy może się z osobą zgłaszającą. Ponadto zachęcamy każdego użytkownika, który składa zgłoszenie, do regularnego powracania do systemu na wypadek pytań, komentarzy i aktualizacji statusu ze strony przedstawiciela firmy.

Czy te kolejne zgłoszenia uzupełniające są tak samo bezpieczne jak pierwsze?

Cała korespondencja z EthicsPoint jest zachowywana w takiej samej ścisłej tajemnicy, jak początkowe zgłoszenie, a w stosownych przypadkach również pod osłoną anonimowości.

Co mam zrobić, jeśli zgubię klucz zgłoszenia lub zapomnę hasło, które stworzyłem?

Ze względu na wysoki stopień bezpieczeństwa i poufności obowiązujący przy zgłoszeniach w przypadku zgubienia klucza zgłoszenia lub hasła należy złożyć nowe zgłoszenie. W nowym zgłoszeniu należy zaznaczyć, że dotyczy ono uprzednio złożonego zgłoszenia lub zadanego pytania.

Czy mogę dokonać zgłoszenia, jeśli nie mam dostępu do Internetu?

Zgłoszenie do EthicsPoint można złożyć z dowolnego komputera z dostępem do Internetu. Wiele miejsc publicznych, w tym biblioteki, oferuje dostęp do Internetu. Jeśli użytkownik nie ma dostępu do komputera lub nie czuje się komfortowo korzystając z niego, może złożyć zgłoszenie, dzwoniąc na bezpłatną infolinię EthicsPoint, która jest dostępna 24 godziny na dobę, 365 dni w roku.