Często zadawane pytania

Informacje o portalu Volvo Group Whistle
Zgłoszenia - informacje ogólne
Zgłoszenia - bezpieczeństwo i poufność
Zgłoszenia - wskazówki i dalsze kroki

Informacje o portalu Volvo Group Whistle

Do czego służy portal Volvo Group Whistle?

Volvo Group Whistle to kompleksowy portal do obsługi anonimowych zgłoszeń oparty na oprogramowaniu EthicsPoint firmy NAVEX. Za pośrednictwem tego portalu pracownicy, wykonawcy, konsultanci, dostawcy, dealerzy, partnerzy biznesowi i inne osoby trzecie mogą łatwo i bezpiecznie zgłaszać przypadki naruszenia Kodeksu Postępowania Volvo Group, przy jednoczesnym dbaniu o tworzenie pozytywnego środowiska pracy.

Zgłoszenia - informacje ogólne

Mam wątpliwości. Jak mogę je zgłosić?

Jeśli wiesz o czymś, co wydaje Ci się niewłaściwe lub może naruszać Kodeks Postępowania Volvo Group, prosimy abyś to zgłosił(a). Często wczesne zgłoszenie może pomóc w szybkim rozwiązaniu problemu i zminimalizowaniu szkód.

Aby zgłosić wątpliwości:

  • porozmawiaj ze swoim przełożonym lub przełożonym przełożonego;
  • skontaktuj się z odpowiednią grupą funkcyjną, na przykład działem kadr, działem finansów, działem prawnym i zapewnienia zgodności z przepisami lub działem bezpieczeństwa;
  • skorzystaj z portalu Volvo Group Whistle: www.volvogroup.com w zakładce „O nas” lub systemie Violin w zakładce „O Grupie Volvo”;
  • napisz list do Chief Compliance Officer na adres:

    • Chief Compliance Officer
    AB Volvo
    Department AA14100, VGHQ6C
    SE-405 08 Göteborg
    Sweden

Dodatkowe informacje i wskazówki pracownicy Grupy Volvo mogą znaleźć w Polityce Grupy Volvo dotyczącej zgłaszania nieprawidłowości i prowadzenia dochodzeń.

Jakie sytuacje powinno się zgłaszać?

Portal Volvo Group Whistle służy pracownikom, wykonawcom, konsultantom i innym osobom trzecim do zgłaszania wątpliwości dotyczących ewentualnych nietypowych lub wątpliwych praktyk księgowych, zakupowych, korupcji, naruszeń praw człowieka i praw pracowniczych oraz innych podejrzewanych naruszeń przyjętego przez Volvo Group Kodeksu Postępowania .

Jeśli Twoje zgłoszenie dotyczy sprawy, która na mocy przepisów prawa krajowego nie może być zgłoszona poprzez portal Volvo Group Whistle, i zostało to potwierdzone na wstępnym etapie badania zgłoszenia, otrzymasz stosowne powiadomienie o tym fakcie. . W takim przypadku prosimy, abyś skierował to zgłoszenie do swojego przełożonego, przełożonego Twojego przełożonego lub odpowiedniej grupy funkcyjnej (np. działu kadr, działu finansów, działu prawnego i zgodności z przepisami lub działu bezpieczeństwa) bądź do Chief Compliance Officer Grupy Volvo (zob. dane kontaktowe podane w punkcie „Informacje ogólne”).

Volvo Group oczekuje w szczególności zgłaszania wątpliwości związanych z:

  • praktykami korupcyjnymi, w tym bezpośrednim lub pośrednim (np. za pośrednictwem osoby trzeciej) oferowaniem lub przyjmowaniem łapówek, gratyfikacji, nadmiernych podarunków lub przejawów gościnności.
  • naruszeniami prawa konkurencji, kontroli eksportu i sankcji handlowych;
  • sprawami z zakresu księgowości lub audytu, takimi jak błędy w zapisach finansowych, fałszywymi lub nieprawidłowymi wnioskami o zwrot kosztów lub podejrzeniami oszustw i defraudacji;
  • nieujawnionymi konfliktami interesów;
  • kradzieżą lub niewłaściwym wykorzystaniem zapasów, gotówki, wyposażenia, materiałów eksploatacyjnych lub innych aktywów przedsiębiorstwa;
  • nieuprawnionym ujawnieniem informacji poufnych;
  • dyskryminacją ze względu na wiek, rasę, płeć, religię, narodowość, niepełnosprawność, orientację seksualną lub jakąkolwiek inną podstawę;
  • nękaniem i groźbami, w tym molestowaniem seksualnym i molestowaniem mającym źródło w posiadanej władzy;
  • przejawami współczesnego niewolnictwa, w tym handlem ludźmi, pracą przymusową, niewolniczą lub obowiązkową lub pracą dzieci w ramach jakiejkolwiek działalności Volvo Group lub partnera biznesowego Volvo Group;
  • praktykami zatrudniania niezgodnymi z przepisami obowiązującego prawa lub zasadami i dyrektywami Volvo Group;
  • używaniem własności intelektualnej Volvo Group lub osoby trzeciej niezgodnie z dyrektywami Volvo Group;
  • wykorzystywaniem informacji poufnych;
  • praniem pieniędzy i finansowaniem terroryzmu;
  • zagrożeniami dotyczącymi BHP;
  • wyciekami lub zrzutami odpadów niebezpiecznych lub kwestiami związanymi z ochroną środowiska;
  • bezpieczeństwem produktów;
  • niezgodnością z przepisami prawa krajowego lub międzynarodowego i przyjętymi przez Volvo Group zasadami.

Zgłoszenia w portalu Volvo Group Whistle są dokonywane dobrowolnie i w dobrej wierze. Podane informacje powinny być maksymalnie dokładne i kompletne oraz zgodne z najlepszą wiedzą osoby dokonującej zgłoszenia.

Jakie podmioty wchodzą w skład Volvo Group? Jakie przedsiębiorstwa są objęte zakresem portalu Volvo Group Whistle?

W skład Volvo Group wchodzi wiele podmiotów na całym świecie. Podmioty te są podzielone na trzy oddziały Group Truck (Group Trucks Operations, Group Trucks Technology i Group Trucks Purchasing), dziewięć obszarów biznesowych (Volvo Trucks, Mack Trucks, Renault Trucks, Volvo Buses, Volvo Construction Equipment, Volvo Penta, Arquus, Volvo Financial Services, Volvo Autonomous Solutions) oraz sześć funkcji grupy (Deputy CEO Office, Group Communications, Group Finance, Group Human Resources, Group Legal & Compliance i Group IT).

Jeśli Twoje zgłoszenie lub pytanie dotyczy któregoś z wyżej wymienionych działów Group Truck, obszarów biznesowych lub funkcji grupy, możesz je przesłać za pośrednictwem portalu Volvo Group Whistle.

Jeśli mam wątpliwości, czy nie lepiej zgłosić je przełożonemu, działowi bezpieczeństwa lub działowi kadr?

Jeśli widzisz zachowania lub masz wiedzę o zachowaniach, które Twoim zdaniem naruszają przyjęty przez Volvo Group Kodeks Postępowania, zgłoś je przełożonemu, przełożonemu Twojego przełożonego lub odpowiedniej grupie funkcyjnej (np. działowi kadr, działowi finansów, działowi prawnemu i zgodności z przepisami, lub działowi bezpieczeństwa).

Volvo Group zdaje sobie jednak sprawę, że mogą zaistnieć okoliczności, w których zgłoszenie wątpliwości za pośrednictwem tych kanałów nie będzie komfortowe, a ponadto osoby trzecie mogą nie mieć dostępu do tych opcji. Z tego względu Volvo Group oferuje alternatywną możliwość przekazania tych wątpliwości za pośrednictwem portalu Volvo Group Whistle. Zgłoszenie takie może również przyjąć Chief Compliance Officer Grupy Volvo. Każde zgłoszenie pomaga Volvo Group aktywnie identyfikować i rozwiązywać problemy związane z Kodeksem Postępowania.

Jeśli Twoje zgłoszenie dotyczy sprawy, która na mocy przepisów prawa krajowego nie może być zgłoszona poprzez portal Volvo Group Whistle, i zostało to potwierdzone na wstępnym etapie badania zgłoszenia, , otrzymasz stosowne powiadomienie o tym fakcie . W takim przypadku prosimy, abyś skierował to zgłoszenie do swojego przełożonego, przełożonego Twojego przełożonego lub odpowiedniej grupy funkcyjnej (np. działu kadr, działu finansów, działu prawnego i zgodności z przepisami lub działu bezpieczeństwa) bądź do Chief Compliance Officer Grupy Volvo (zob. dane kontaktowe podane w punkcie „Informacje ogólne”).

Dlaczego mam zgłaszać swoje wątpliwości?

Każdy z nas powinien dążyć do stworzenia pozytywnego środowiska pracy, w którym panuje atmosfera wzajemnego zaufania. Oznacza to, że wszyscy mamy obowiązek postępować w sposób etyczny i informować odpowiednie osoby o działaniach niezgodnych z przepisami prawa lub przyjętym przez Volvo Group Kodeksem Postępowania. Dzięki współpracy możemy zapewnić sobie bezpieczne, inspirujące i oparte na zaufaniu środowisko pracy. Niewłaściwe postępowanie może zagrozić przyszłości całego przedsiębiorstwa i nam wszystkim.

Czy kierownictwo naprawdę chce otrzymywać ode mnie zgłoszenia?

Zdecydowanie tak. Potrzebujemy ich. To Ty wiesz, co dzieje się w naszym przedsiębiorstwie, zarówno tego dobrego, jak i złego. Możesz mieć wstępną wiedzę na temat działań, które mogą budzić niepokój. Jeśli je zgłosisz, możliwe będzie zminimalizowanie potencjalnego negatywnego wpływu takich działań na przedsiębiorstwo i pracowników. Ponadto otrzymane od Ciebie informacje mogą pomóc w zidentyfikowaniu problemów oraz przyczynić się do udoskonalenia kultury i poprawy wyników przedsiębiorstwa. Im wcześniej zgłosisz swoje wątpliwości, tym szybciej Grupa Volvo podejmie działania minimalizujące potencjalne negatywne następstwa zgłoszonych problemów.

Gdzie trafi moje zgłoszenie? Kto będzie mieć do niego dostęp?

Zgłoszenia są rejestrowane bezpośrednio na bezpiecznym serwerze EthicsPoint obsługiwanym przez podmiot zewnętrzny poza środowiskiem sieci korporacyjnej Volvo Group. Nasz usługodawca, firma NAVEX, udostępnia te zgłoszenia w systemie EthicsPoint tylko ograniczonej liczbie uprawnionych pracowników Volvo Group z działu ds. zgodności (Group Compliance), w gestii których leży ocena zgłoszeń i podjęcie odpowiednich działań.

Zgłoszenia są przechowywane na serwerach w Unii Europejskiej i zarządzane przez GCS Compliance Services, podmiot zależny NAVEX. Wspomniane podmioty zewnętrzne mają zagwarantowany w umowie zakaz dostępu do danych zawartych w tych zgłoszeniach, chyba że jest to niezbędne do świadczenia usług tłumaczeniowych.

Czy mogę dokonać zgłoszenia, jeśli nie mam dostępu do Internetu?

Korzystanie z portalu Volvo Group Whistle wymaga połączenia z Internetem. Dokonać zgłoszenia lub zadać pytanie możesz jednak z publicznych punktów dostępu do Internetu, takich jak biblioteki publiczne lub kafejki internetowe. Portal Volvo Group Whistle jest dostępny 24 godziny na dobę, 365 dni w roku. Aby wysłać zgłoszenie, nie musisz logować się na swoje konto Volvo (jeśli je masz), możesz bowiem uzyskać dostęp do portalu Volvo Group Whistle z zewnętrznej strony internetowej Volvo Group ( www.volvogroup.com w zakładce „O nas”).

Zgłoszenie może również przyjąć Twój przełożony, przełożony Twojego przełożonego lub odpowiednia grupa funkcyjna (np. dział kadr, dział finansów, dział prawny i zgodności z przepisami lub dział bezpieczeństwa) oraz Chief Compliance Officer Grupy Volvo (na piśmie).

Zgłoszenia - bezpieczeństwo i poufność

Czy mogę dokonać zgłoszenia anonimowo?

Każde zgłoszenie lub pytanie przesłane za pośrednictwem portalu Volvo Group Whistle będzie bezpieczne i anonimowe, chyba że jest to zabronione przez przepisy prawa krajowego (w takim przypadku system automatycznie poinformuje Cię, że w danym kraju anonimowe zgłoszenia są zabronione). Jeśli w danym kraju anonimowe zgłoszenia są zabronione, tożsamość osoby zgłaszającej zostanie zachowana w ścisłej poufności w ramach Volvo Group.

Volvo Group domyślnie zachęca zgłaszających do podania swojej tożsamości, aby lepiej rozpoznać zgłoszenie, ponieważ może wówczas łatwiej komunikować się ze zgłaszającym podczas analizy i badania sprawy, z zachowaniem zasad poufności.

Jeśli dokonanie zgłoszenia za pomocą służbowego komputera, laptopa lub telefonu nie jest dla Ciebie komfortowe, możesz skorzystać z innego urządzenia znajdującego się poza środowiskiem pracy, aby przesłać zgłoszenie za pośrednictwem strony internetowej Volvo Group pod adresem www.volvogroup.com (użyj łącza do portalu Volvo Group Whistle podanego w zakładce „O nas”).

Rozumiem, że każda informacja wysłana przeze mnie z komputera służbowego tworzy zapis w dzienniku serwera, który pokazuje stronę internetową, z którą łączy się moje urządzenie. Czy ten system nie zidentyfikuje mnie jako autora zgłoszenia?

Obsługujący portal Volvo Group Whistle system EthicsPoint nie generuje ani nie prowadzi rejestrów internetowych z adresami protokołu internetowego (IP), nie są zatem dostępne żadne informacje łączące Ciebie lub Twoje urządzenie z tym systemem. Jeśli chcesz dokonać anonimowego zgłoszenia, nie ma technicznej możliwości ustalenia Twojej tożsamości.

Obawiam się, że informacje, które przesyłam do systemu EthicsPoint mogą ostatecznie doprowadzić do ujawnienia mojej tożsamości. Skąd mam mieć pewność, że tak się nie stanie?

Jeśli chcesz pozostać anonimowy, system EthicsPoint został zaprojektowany tak, aby tę anonimowość chronić. Jeśli zachowanie anonimowości jest dozwolone i jeśli sobie tego życzysz, Ty - jako osoba zgłaszająca zadbaj, aby treść Twojego zgłoszenia nie ujawniła przypadkowo Twojej tożsamości (na przykład, nie podawaj szczegółów, które mogą łatwo Cię zidentyfikować, takich jak „Siedzę obok Jana Kowalskiego...”).

Jeśli zdecydujesz się ujawnić swoją tożsamość lub wymaga tego lokalne prawo, Volvo Group dołoży wszelkich starań, aby zachować Twoją tożsamość w ścisłej tajemnicy. Uważnie zapoznaj się z Informacją o ochronie danych i prywatności, aby uzyskać więcej informacji.

Dlaczego warto dokonywać zgłoszenia pod własnym imieniem i nazwiskiem?

Volvo Group zachęca do dokonywania zgłoszeń pod własnym imieniem i nazwiskiem. W ten sposób umożliwiasz Volvo Group nawiązanie z Tobą poufnej rozmowy w celu zebrania wszystkich istotnych informacji pozwalających na przeprowadzenie skuteczniejszego dochodzenia. Zazwyczaj łatwiej jest wyrazić i omówić swoje wątpliwości niż przedstawiać je na piśmie. Dla osoby prowadzącej dochodzenie jest to również niezwykle cenna okazja do zadania pytań i lepszego zrozumienia sytuacji. Znajomość tożsamości osoby zgłaszającej może również pomóc osobom prowadzącym dochodzenie w podejmowaniu właściwych działań, zwłaszcza w przypadku dochodzeń dotyczących dyskryminacji lub molestowania.

Tożsamość osoby dokonującej zgłoszenia będzie utrzymywana w ścisłej tajemnicy w ramach Volvo Group. Na przykład w sytuacji, gdy dalsze dochodzenie może ujawnić tożsamość osoby zgłaszającej osobom postępującym niewłaściwie, prowadzący dochodzenie może poprosić osobę zgłaszającą o zgodę na kontynuowanie dochodzenia.

Zgłoszenia - wskazówki i dalsze kroki

Wiem o osobach postępujących niewłaściwie, ale to mnie nie dotyczy. Dlaczego mam to zgłaszać?

W naszej firmie chcemy promować etyczne zachowania i zawsze powadzić interesy zgodnie z naszym Kodeksem Postępowania. Wszelkie nieetyczne postępowanie, na jakimkolwiek szczeblu, ostatecznie szkodzi firmie oraz wszystkim pracownikom, klientom i partnerom biznesowym, w tym Tobie. Wystarczy przyjrzeć się niedawnym skandalom korporacyjnym na całym świecie, aby przekonać się, jak katastrofalne skutki dla przedsiębiorstwa może mieć pozornie nieszkodliwe uchybienie w kwestiach etycznych. Jeśli zatem wiesz o jakichkolwiek incydentach związanych z niewłaściwym postępowaniem lub podejrzewasz, że doszło do naruszenia Kodeksu Postępowania, Twoim obowiązkiem wobec siebie i współpracowników jest zgłoszenie tego faktu.

Nie mam pewności, czy zaobserwowane lub zasłyszane przeze mnie zdarzenia stanowią naruszenie Kodeksu Postępowania, czy też wiążą się z nieetycznym postępowaniem, ale po prostu nie wydają mi się właściwe. Co mam zrobić?

Możesz zadać pytanie za pomocą funkcji „Zadaj pytanie” dostępnej w portalu Volvo Group Whistle. Jeśli pracujesz w Volvo Group, możesz także przedstawić swoje wątpliwości przełożonemu, przełożonemu Twojego przełożonego lub odpowiedniej grupie funkcyjnej (np. działowi kadr, działowi finansów, działowi prawnemu i zgodności z przepisami lub działowi bezpieczeństwa).

W każdym przypadku zawsze możesz uzyskać bezpośredni dostęp do funkcji „Dokonaj zgłoszenia” w portalu Volvo Group Whistle. Wolimy, aby zgłoszenie okazało się nieuzasadnione niż żeby ewentualne nieetyczne postępowanie pozostało niesprawdzone.

Co zrobić, jeśli niewłaściwie postępuje mój przełożony lub inni przełożeni? Czy nie dostaną zgłoszenia i nie zaczną tuszować sprawy?

Oprogramowanie EthicsPoint i proces zgłaszania nieprawidłowości są zaprojektowane tak, aby osoby zidentyfikowane w sprawie nie były powiadamiane ani nie miały dostępu do zgłoszeń, w których zostały wymienione.

Dostęp do informacji przekazywanych za pośrednictwem portalu Volvo Group Whistle jest ograniczony do specjalnego zespołu w dziale ds. zgodności Grupy (Group Compliance) i odbywa się na zasadzie ścisłej poufności. Jeśli któraś z tych osób zostanie wskazana w Twoim zgłoszeniu, jej dostęp do zgłoszenia zostanie zablokowany.

Co zrobić, jeśli po dokonaniu zgłoszenia przypomnę sobie coś ważnego? Co się stanie, jeśli zespół dochodzeniowy będzie mieć do mnie dalsze pytania dotyczące zgłoszenia?

Gdy zadajesz pytanie lub dokonujesz zgłoszenia za pośrednictwem portalu Volvo Group Whistle, otrzymujesz unikatowy numer zgłoszenia oraz ustalasz własne hasło. Dzięki temu możesz w każdej chwili powrócić do portalu Volvo Group Whistle, aby uzyskać dostęp do swojego pierwotnego zgłoszenia wybierając opcję "Sprawdź status zgłoszenia".

UWAGA. Przechowuj numer zgłoszenia i utworzone hasło w bezpiecznym miejscu. Twoje hasło i numer zgłoszenia nie mogą zostać przez nikogo przywrócone (w tym przez administratora systemu EthicsPoint).

Po dokonaniu zgłoszenia możesz dodać do niego więcej informacji, odpowiedzieć na pytania zadane przez zespół dochodzeniowy, a nawet zadawać pytania. Możesz także przesłać dodatkowe pliki.

Opcja "Sprawdź status zgłoszenia" jest dostępna również w przypadku zgłoszeń anonimowych i wówczas możesz komunikować się z zespołem dochodzeniowym bez ujawniania swojej tożsamości.

Gorąco zachęcamy do regularnego zaglądania do portalu Volvo Group Whistle na potrzeby odebrania ewentualnej korespondencji od firmy. Stanowi to formę poufnego dialogu między Tobą a Volvo Group, w ramach którego problemy są nie tylko identyfikowane, ale również rozwiązywane.

Czy taka dodatkowa korespondencja jest równie bezpieczna jak pierwsze zgłoszenie?

Tak. Cała komunikacja za pośrednictwem portalu Volvo Group Whistle jest z technicznego punktu widzenia chroniona i traktowana ze ścisłą poufnością w taki sam sposób, jak pierwotne zgłoszenie.