Często zadawane pytania

O EthicsPoint

Czym jest EthicsPoint?

EthicsPoint to portal internetowy umożliwiający dokonywanie zgłoszeń za pośrednictwem infolinii Autoliv.

EthicsPoint to wszechstronne narzędzie przekazywania w sposób poufny zgłoszeń stworzone przez firmę NAVEX Global i mające pomóc kierownictwu i pracownikom we współpracy w zakresie rozwiązywania problemów dotyczących oszustw, łamania przepisów i zasad oraz innych przypadków niewłaściwego postępowania w miejscu pracy, a tym samym gwarantowaniu pozytywnego otoczenia pracy.

Dlaczego potrzebny jest taki system jak EthicsPoint dla infolinii?

  • Wierzymy, że nasi pracownicy są naszym najważniejszym zasobem. Tworząc otwarte kanały komunikacji, możemy promować pozytywne otoczenie pracy i maksymalizować wydajność.
  • Firmy notowane na giełdzie są prawnie zobowiązane do wdrożenia narzędzia anonimowego zgłaszania bezpośrednio do komisji ds. audytu problemów dotyczących oszustw rachunkowych i audytowych.
  • Skuteczny system zgłaszania nadużyć usprawni nasze inne starania na rzecz pielęgnowania kultury uczciwości i podejmowania etycznych decyzji.

Zgłaszanie — ogólne

Czy mogę przekazać swoje zgłoszenie przez Internet lub telefon?

Tak. Dzięki infolinii Autoliv istnieje możliwość przekazania poufnego i anonimowego zgłoszenia (w zależności od uwarunkowań prawnych) przez telefon lub Internet.

Jakie sytuacje powinno się zgłaszać?

Infolinia Autoliv przeznaczona jest dla pracowników chcących zgłosić wszystkie rzeczywiste lub ewentualne przypadki naruszenia procedur, przepisów i regulacji, standardów Autoliv lub kodeksu postępowania lub innych problemów, które miały miejsce w przyszłości lub które mają wystąpić. Potencjalne naruszenia, które powinny być zgłaszane obejmują, lecz nie ograniczają się do:

  • nieprawidłowości dotyczących księgowości lub audytu lub przekłamania;
  • naruszenia zasad antymonopolowych i zasad o ochronie konkurencji;
  • rzeczywiste i potencjalne konflikty interesów;
  • praca dzieci lub praca przymusowa;
  • wykorzystanie możliwości spółki do osiągnięcia osobistych korzyści;
  • dewastacja mienia i kradzież;
  • niewłaściwe ujawnianie informacji poufnych;
  • nadużywanie narkotyków i alkoholu;
  • zastrzeżenia dotyczące ochrony środowiska oraz bezpieczeństwa i higieny pracy;
  • fałszowanie lub niszczenie informacji;
  • Oszustwo lub sprzeniewierzenie
  • niestosowne prezenty, łapówki i nielegalne prowizje;
  • dyskryminowanie, niestosowne, obraźliwe lub obelżywe zachowanie;
  • niewłaściwe użycie lub nadużycie zasobów firmy;
  • zastrzeżenia dotyczące jakości;
  • kroki odwetowe.

Jeśli zauważę naruszenie zasad, nie wystarczy że zgłoszę je swojemu menedżerowi, ochronie lub działowi kadr, żeby odpowiednio się nim zajęto?

Oczekujemy, że pracownicy będą zgłaszali zachowania, które ich zdaniem naruszają nasz kodeks postępowania. Idealnie byłoby, gdyby pracownicy przekazywali swoje wątpliwości bezpośredniemu lub zaufanemu menedżerowi, pracownikowi działu kadr, prawnego, zgodności korporacyjnej lub innemu członkowi zespołu kierowniczego. Zdajemy sobie jednak sprawę z tego, że mogą istnieć okoliczności, w których pracownik może nie czuć się na tyle komfortowo, żeby dokonywać zgłoszenia w ten sposób. To ze względu na takie okoliczności nawiązaliśmy współpracę partnerską z infolinią Autoliv. Wolimy, żeby pracownicy dokonywali zgłoszeń anonimowo i nie zatrzymywali ich dla siebie. Zaleca się, aby przy zgłaszaniu problemu pracownik dostarczał możliwie jak najwięcej informacji i szczegółów, które mogą być pomocne w zbadaniu i rozwiązaniu przez naszą spółkę zgłaszanego przez niego problemu.

Dlaczego powinienem/powinnam zgłaszać to, co wiem? Jakie mam z tego korzyści?

Wszyscy mamy prawo do pracy w przyjaznym otoczeniu, jednak wiąże się z tym obowiązek postępowania w etyczny sposób i powiadamiania odpowiednich osób, jeśli ktoś postępuje niewłaściwie. Współpracując, możemy zapewnić normalne i wydajne otoczenie pracy. Nieodpowiednie zachowania w miejscu pracy mogą zagrozić istnieniu całej firmy.

Czy powinno się zgłaszać wątpliwość, nawet jeśli nie ma się dowodu na jej prawdziwość?

Wierzymy, że zgłoszenia, dochodzenia i konstruktywne informacje zwrotne odgrywają istotną rolę w naszej firmie, czyniąc z niej doskonałe miejsce do pracy. W spółce Autoliv jesteśmy zobowiązani do ochrony osób, które składają zgłoszenie lub uczestniczą w dochodzeniu w dobrej wierze. „W dobrej wierze” oznacza, że pracownik uczciwie przedstawia wszystkie posiadane informacje podawane w zgłoszeniu lub podczas uczestnictwa w dochodzeniu. Nie jest istotne, że pracownik uświadomi sobie później, iż informacje były błędne lub że zdarzenie podane w zgłoszeniu nie stanowiło naruszenia prawa.

Co się stanie, jeśli ujawnię swoją tożsamość? Czy wobec mnie zostaną podjęte jakieś konsekwencje?

Kroki odwetowe, molestowanie i represje jakiegokolwiek rodzaju nie są tolerowane w spółce Autoliv. Ponadto spółka nie podejmie żadnych działań przeciw pracownikowi w przypadku odmowy wykonania polecenia, które jego zdaniem stanowi oszustwo lub naruszenie kodeksu, przepisów ustawowych lub wykonawczych. Jeśli pracownik wie, że kroki odwetowe miały miejsce lub podejrzewa, że mogą nastąpić, powinien on zgłosić ten fakt przedstawicielowi odpowiedzialnemu za zgodność z przepisami lub za pośrednictwem infolinii spółki Autoliv.

Czy moje zgłoszenie zostanie zbadane?

Autoliv traktuje poważnie wszelkie zgłoszenia o nieprawidłowym postępowaniu. Spółka niezwłocznie rozpoczyna dochodzenie, rozwiązuje każdy problem i zapobiega ponownemu wystąpieniu zdarzenia. Nasza spółka dokłada wszelkich starań, aby zapewnić, w miarę możliwości, spójne, kompleksowe i poufne dochodzenia. Pracownicy są zobowiązani do współpracy w każdym śledztwie prowadzonym w sprawie zgłoszonego naruszenia. Jeżeli dochodzenie ujawni, że nastąpiło nieprawidłowe postępowanie, spółka Autoliv zareaguje stosownie do popełnionego czynu oraz zgodnie z prawem. W zależności od okoliczności może to obejmować szkolenie lub postępowanie dyscyplinarne z rozwiązaniem umowy o pracę włącznie. Dodatkowo Autoliv może zgłosić nieprawidłowe postępowanie lub wyniki śledztwa właściwym organom. Więcej informacji na temat sposobu prowadzenia przez spółkę Autoliv procesu dochodzenia podano w polityce dotyczącej prowadzenia dochodzeń.

Czy zarząd firmy naprawdę chce, żebyśmy zgłaszali takie problemy?

Oczywiście. W rzeczywistości potrzebujemy takich zgłoszeń. Pracownicy wiedzą, co się dzieje w naszej firmie z zarówno dobrej, jak i złej strony. Mogą mieć wstępną wiedzę o działaniu, które może być źródłem przyszłych problemów. Zgłoszenie może zminimalizować potencjalnie negatywny wpływ takich problemów na firmę i pracowników. Przekazanie pozytywnych komentarzy zwrotnych może też pomóc w identyfikacji problemów, których rozwiązanie może ulepszyć kulturę korporacyjną i wyniki pracy firmy.

Dokąd wędrują te zgłoszenia? Kto ma do nich dostęp?

Zgłoszenia są wprowadzane bezpośrednio na bezpieczny serwer infolinii Autoliv w celu zapobieżenia wszelkim możliwym naruszeniom bezpieczeństwa. Infolinia Autoliv udostępnia takie zgłoszenia wyłącznie konkretnym osobom w firmie, które mają obowiązek ich oceny, w zależności od typu naruszenia i miejsca zdarzenia. Każdy odbiorca takich zgłoszeń przeszedł szkolenie w zakresie zachowania ich całkowitej poufności.

Czy ten system to nie kolejny przypadek, gdy ktoś mnie obserwuje?

Infolinia Autoliv skupia się na pozytywnym aspekcie naszej całościowej filozofii oraz pozwala nam na zapewnianie pracownikom bezpiecznego i etycznego miejsca pracy. Zachęcamy pracowników do dopytywania o wytyczne dotyczące dylematów etycznych, przedstawiania pozytywnych sugestii lub zgłaszania wątpliwości. Skuteczna komunikacja jest niezbędna we współczesnym miejscu pracy, a taka infolinia jest świetnym narzędziem udoskonalania jej.

Starannie wybraliśmy najlepsze narzędzie przekazywania zgłoszeń pod kątem naszych obowiązków dotyczących zgodności przy jednoczesnym utrzymaniu pozytywnego otoczenia podczas dokonywania takich zgłoszeń.

Bezpieczeństwo i poufność zgłoszeń

Rozumiem, że każde zgłoszenie przesłane przeze mnie ze służbowego komputera tworzy log serwera, który pokazuje każdą stronę internetową, z którą łączy się komputer. Czy taki log nie pozwoli na zidentyfikowanie mnie jako osoby przesyłającej zgłoszenie?

Infolinia Autoliv nie generuje i nie prowadzi żadnych logów połączeń wewnętrznych z adresami IP, zatem nie ma żadnych dostępnych informacji o połączeniu danego komputera z infolinią Autoliv. W rzeczywistości pracownicy infolinii Autoliv są zobowiązani umową do nieustalania tożsamości osoby zgłaszającej.

Osoby, które nie chcą dokonywać zgłoszeń z komputerów służbowych, mogą skorzystać z innych urządzeń spoza miejsca pracy (w kafejce internetowej, w domu znajomego itd.), żeby przekazać informacje za pośrednictwem bezpiecznej internetowej infolinii Autoliv. Wiele osób wybiera tę opcję, skoro według danych infolinii Autoliv mniej niż 12% zgłoszeń dokonywanych jest w godzinach pracy.

Czy mogę przekazać zgłoszenie z domu i zachować przy tym anonimowość?

Zgłoszenie przesłane z domu, komputera sąsiada lub dowolnego portalu internetowego pozostanie bezpieczne i anonimowe. Portal internetowy nigdy nie identyfikuje użytkownika po nazwie, a system infolinii Autoliv dodatkowo nie zapisuje adresów internetowych, co pozwala na zachowanie całkowitej anonimowości użytkowników. Dodatkowo pracownicy infolinii Autoliv są zobowiązani umową do nieustalania tożsamości osoby zgłaszającej.

Obawiam się, że informacje przekazane za pośrednictwem infolinii Autoliv ostatecznie przyczynią się do ujawnienia mojej tożsamości. W jaki sposób mogę otrzymać zapewnienie, że tak się nie stanie?

Infolinia Autoliv ma na celu ochronę anonimowości osoby przekazującej zgłoszenie. Jednak jeśli osoba dokonująca zgłoszenie chce pozostać anonimowa, musi dopilnować, żeby w jego treści nie ujawnić swojej tożsamości przez przypadek. Przykłady: „...z mojego stanowiska pracy obok Jana Kowalskiego...” lub „...w ciągu 33 lat mojej pracy...”.

Czy bezpłatna telefoniczna infolinia także jest poufna i anonimowa?

Tak. Osoba dokonująca zgłoszenia zostanie poproszona o przekazanie tych samych informacji, które podawałaby za pośrednictwem systemu internetowego, a pracownik go obsługujący wpisze odpowiedzi na stronę internetową infolinii Autoliv. Zgłoszenia te podczas przekazywania są objęte tymi samymi środkami zapewniania bezpieczeństwa i poufności.

A co mam zrobić, jeśli chcę być skojarzony/-a ze swoim zgłoszeniem?

W zgłoszeniu znajduje się sekcja, w której można podać swoje dane.

Wskazówki i najlepsze praktyki

Wiem o pewnych osobach postępujących nieetycznie, ale bezpośrednio nie ma to na mnie wpływu. Czy mam to mimo to zgłosić?

W naszej firmie postanowiliśmy promować etyczne zachowania. Wszystkie przypadki nieetycznego postępowania na wszystkich poziomach ostatecznie szkodzą firmie i wszystkim pracownikom — również Tobie. Wystarczy przypomnieć sobie najnowsze skandale dotyczących firm, żeby przekonać się, jak katastrofalne skutki dla do tej pory prawidłowo funkcjonującej organizacji może mieć pozornie niegroźne potknięcie. Zatem jeśli wiesz o jakichkolwiek przypadkach niewłaściwego postępowania lub naruszenia zasad etycznych, zgłoszenie ich potraktuj jako obowiązek wobec siebie i swoich współpracowników.

Nie mam pewności, czy to, co zaobserwowałem/-am lub o czym słyszałem/-am, stanowi naruszenie polityki firmy lub wiąże się z nieetycznym zachowaniem, ale sytuacja według mnie i tak nie wydaje się prawidłowa. Co mam zrobić?

Dokonać zgłoszenia. Pracownicy infolinii Autoliv mogą pomóc w przygotowaniu i dokonaniu zgłoszenia tak, żeby zostało właściwie zrozumiane. Wolimy, żeby pracownicy zgłaszali sytuacje, które okażą się niegroźne, niż pozwalali na to, żeby nieetyczne zachowanie przeszło bez echa, bo nie mieli pewności co do jego charakteru.

Co należy zrobić, jeśli naruszenia zasad dopuścił się mój szef lub inni menedżerowie? Czy nie uzyskają dostępu do mojego zgłoszenia i nie rozpoczną tuszowania sprawy?

System infolinii Autoliv do przekazywania zgłoszeń jest pomyślany w ten sposób, żeby strony będące przedmiotem sprawy nie były informowane i żeby nie uzyskiwały dostępu do zgłoszeń, w których zostały wymienione.

Co mam zrobić, jeśli po przekazaniu zgłoszenia przypomnę sobie o czymś ważnym dotyczącym zdarzenia? Co także stanie się w przypadku, gdy ktoś z firmy będzie miał do mnie dalsze pytania dotyczące zgłoszenia?

Po przekazaniu zgłoszenia za pośrednictwem internetowego systemu infolinii Autoliv lub call center infolinii Autoliv otrzymuje się unikatową nazwę użytkownika i wybiera się hasło. Do systemu infolinii Autoliv można powrócić przez telefon lub Internet, żeby w pierwotnym zgłoszeniu dodać więcej szczegółów lub odpowiedzieć na pytania od przedstawiciela firmy oraz dodać informacje, które pomogą w rozwiązaniu nierozstrzygniętych spraw. Stanowczo doradzamy, żeby powrócić na stronę w terminie podanym przez firmę, żeby móc odpowiedzieć na postawione przez nią pytania. Osoba dokonująca zgłoszenia i firma nawiązały właśnie „anonimowy dialog”, w którym nie tylko dochodzi do identyfikacji sytuacji, ale także do ich rozwiązywania, niezależnie od ich złożoności.

Czy działania następcze podejmowane po przekazaniu zgłoszenia są równie bezpieczne co same zgłoszenia?

Cała korespondencja infolinii Autoliv traktowana jest z tak samo wysoką poufnością, co pierwotne zgłoszenie, a poufność ta rozciąga się również na wszystkie dalsze działania.

Czy mogę przekazać zgłoszenie, jeśli nie mam dostępu do Internetu?

Zgłoszenie za pośrednictwem infolinii Autoliv można przesłać z każdego komputera z dostępem do Internetu. Możesz przekazać takie zgłoszenie z domu. W wielu miejscach publicznych np. w bibliotekach znajdują się komputery z dostępem do Internetu. Osoby bez dostępu do sieci lub niechcące korzystać z komputera mogą zadzwonić na darmową infolinię Autoliv dostępną przez całą dobę 365 dni w roku.

Żeby dokonać zgłoszenia

Po dokonaniu zgłoszenia użytkownik otrzyma unikatowy kod zwany „kluczem zgłoszenia”. Należy go zapisać wraz z hasłem i przechowywać w bezpiecznym miejscu. Po 5–6 dniach roboczych wykorzystaj swój klucz zgłoszenia i hasło do sprawdzenia, czy przy okazji zgłoszenia nie pojawiły się komentarze zwrotne lub pytania.