Infolinia ds. etyki

CBRE Ethics HelpLine to kompleksowe i poufne narzędzie do zgłaszania potencjalnych nieprawidłowości, zarządzane przez NAVEX. Ten kanał zgłoszeń, umożliwia kierownictwu i pracownikom współpracę w celu przeciwdziałania oszustwom, nadużyciom i innym niewłaściwym zachowaniom w miejscu pracy, przy jednoczesnym kultywowaniu pozytywnego środowiska pracy.

• Nasi pracownicy są naszym najważniejszym zasobem. Tworzenie otwartych kanałów komunikacji promuje pozytywne środowisko pracy i maksymalizuje produktywność.
• Skuteczny system raportowania wspiera nasze inne wysiłki podejmowane na rzecz promowania kultury uczciwości i etycznego podejmowania decyzji.

Warto przypomnieć, że CBRE posiada politykę zakazu działań odwetowych.

Tak. Linia pomocy CBRE Ethics HelpLine umożliwia Państwu złożenie poufnego, anonimowego zgłoszenia przez telefon lub Internet.

Infolinia CBRE Ethics HelpLine umożliwia pracownikom zgłaszanie wszelkich naruszeń naszych Zasad postępowania w biznesie, polityk CBRE lub prawa, a także innych wątpliwości.

Jeśli zaobserwują Państwo zachowanie, które Państwa zdaniem narusza zasady CBRE lub wartości RISE, oczekujemy, że je Państwo zgłoszą. Najlepiej byłoby, gdyby zgłosił(a) Pan(i) wszelkie wątpliwości swojemu bezpośredniemu przełożonemu lub członkowi kierownictwa wyższego szczebla, zespołowi ds. ludzi, etyki i zgodności z przepisami lub zespołowi prawnemu. Zdajemy sobie jednak sprawę, że mogą zaistnieć okoliczności, w których nie będą Państwo czuli się komfortowo, zgłaszając sprawę w ten sposób. Właśnie w takich okolicznościach nawiązaliśmy współpracę z NAVEX.

Wszyscy mamy prawo do pracy w przyjaznym środowisku. Z tym prawem wiąże się odpowiedzialność za etyczne postępowanie i informowanie odpowiednich osób, jeśli ktoś nie postępuje właściwie. Pracując razem, możemy utrzymać zdrową I produktywną atmosferę w miejscu pracy.

Oczywiście, że tak. W rzeczywistości potrzebujemy Państwa raportu. Wiedzą Państwo, co dzieje się w CBRE - co jest dobre, a co złe. Mogą Państwo mieć najszerszą wiedzę na temat działań, które mogą budzić obawy. Państwa zgłoszenie może zminimalizować potencjalny negatywny wpływ na CBRE i naszych pracowników. Oferowanie pozytywnego wkładu może również pomóc w zidentyfikowaniu kwestii, które mogą poprawić kulturę organizacyjną oraz wyniki finansowe.

Raporty są wprowadzane bezpośrednio na bezpieczny serwer NAVEX. NAVEX udostępnia te raporty tylko określonym osobom w CBRE, które są odpowiedzialne za ocenę raportu w oparciu o rodzaj naruszenia i lokalizację incydentu. Każdy z tych odbiorców raportów został przeszkolony w zakresie zachowania poufności tych raportów.

CBRE Ethics HelpLine jest pozytywnym aspektem naszej ogólnej filozofii, która pozwala nam zapewnić bezpieczne i etyczne miejsce pracy. Zachęcamy Państwa do szukania wskazówek dotyczących dylematów etycznych, przekazywania pozytywnych sugestii lub zgłaszania obaw. Skuteczna komunikacja ma kluczowe znaczenie, a zgłaszanie nieprawidłowości to doskonałe narzędzie do jej usprawnienia.

Starannie wybraliśmy najlepsze narzędzie do raportowania, aby spełnić nasze zobowiązania w zakresie zgodności, jednocześnie utrzymując pozytywne środowisko raportowania.

NAVEX nie generuje ani nie utrzymuje żadnych wewnętrznych dzienników połączeń z adresami IP, więc nie są dostępne żadne informacje łączące Państwa komputer(y) z naszą linią pomocy Ethics HelpLine.

Jeśli czują się Państwo niekomfortowo dokonując zgłoszenia na komputerze służbowym, mogą Państwo skorzystać z komputera znajdującego się poza naszym środowiskiem pracy (np. w kafejce internetowej lub w domu znajomego) za pośrednictwem bezpiecznej strony Ethics HelpLine. Wiele osób wybiera tę opcję, ponieważ dane NAVEX pokazują, że mniej niż 12% zgłoszeń jest generowanych w godzinach pracy.

Zgłoszenie z domu, komputera sąsiada lub dowolnego portalu internetowego pozostanie bezpieczne i anonimowe. Portal internetowy nigdy nie identyfikuje odwiedzającego po nazwie ekranowej, a system NAVEX usuwa adresy internetowe, aby zachować anonimowość.

System NAVEX chroni Państwa anonimowość. Jeśli jednak chce Pan/Pani zachować anonimowość, musi Pan/Pani (jako osoba zgłaszająca) upewnić się, że treść raportu nie ujawni przypadkowo Pana/Pani tożsamości. Na przykład: "Z mojego biurka obok Jana Smitha..." lub "W ciągu moich 33 lat...".

Tak. Zostanie Pan(i) poproszony(a) o podanie tych samych informacji, które podał(a)by Pan(i) w raporcie internetowym, a ankieter wpisze Pana(i) odpowiedzi na stronie Ethics HelpLine. Raporty te podlegają tym samym środkom bezpieczeństwa i poufności, które są stosowane podczas ich dostarczania.

W raporcie znajduje się sekcja, w której można się zidentyfikować, jeśli Pan/Pani sobie tego życzy. Proszę pamiętać, że zapewniamy poufność wszystkim uczestnikom, którzy zgłaszają wątpliwości lub uczestniczą w dochodzeniu w możliwym zakresie. Jeśli poda Pan/Pani swoje dane kontaktowe, zostaną one przekazane badaczowi.

Podmioty wymienione w raporcie nie będą miały dostępu do informacji zawartych w raporcie ani do Państwa dalszej komunikacji za pośrednictwem Ethics HelpLine lub w inny sposób. Ponadto CBRE nie będzie tolerować działań odwetowych wobec jakiegokolwiek pracownika za złożenie w dobrej wierze skargi dotyczącej potencjalnie niewłaściwego postępowania.

Po otrzymaniu przez CBRE Państwa zgłoszenia, członek Działu Zaufania (Trust Function) CBRE dokona jego przeglądu i selekcji. Sprawa zostanie następnie przydzielona do zespołu, który będzie w stanie najlepiej zająć się Państwa problemem.

Osoba z tego zespołu skontaktuje się z Państwem w celu bardziej szczegółowego omówienia Państwa obaw i ustalenia dalszego postępowania.

Poważne wykroczenie to:

• Wszelkie działania, które mogą spowodować znaczącą szkodę prawną, finansową lub wizerunkową dla firmy
• Dyskryminujące, nękające lub inne poważne zachowanie wobec współpracowników, klientów lub kogokolwiek, kto przychodzi do naszego miejsca pracy
• Nielegalna działalność lub poważne naruszenie zasad lub standardów CBRE
• Nieuczciwa sprawozdawczość finansowa

Niezależnie od tego, czy Państwa obawy kwalifikują się jako poważne wykroczenie, czy też nie, nadal należy je zgłaszać! Wszelkie podejrzenia naruszenia naszych zasad lub prawa są niezwłocznie, dokładnie i bezstronnie rozpatrywane.

CBRE zapewnia, że postępowania są prowadzone w sposób terminowy i dokładny. Każde dochodzenie może mieć unikalne lub złożone czynniki wpływające na czas jego trwania. Zazwyczaj jednak obserwujemy, że dochodzenia trwają tygodnie, a nie dni. Członkowie zespołu Trust Function and People będą współpracować z odpowiednim liderem biznesowym, aby upewnić się, że oczekiwania są omawiane, a ważne kamienie milowe są odpowiednio komunikowane.

Osoba prowadząca postępowanie w pierwszej kolejności zazwyczaj kontaktuje się z osobą, która zgłosiła skargę lub obawę. W miarę postępów, przeprowadzi rozmowy ze świadkami incydentu lub wątpliwości. Świadkami mogą być kierownicy, współpracownicy, podwładni i ewentualnie osoby niezatrudnione w CBRE. Osoba prowadząca dochodzenie skontaktuje się z osobami przesłuchiwanymi, ponieważ mogą one posiadać istotne informacje uznane za ważne dla dochodzenia, oraz porozmawia z osobą, której dotyczy skarga. Aby zachować poufność osoba prowadząca postepowanie nie ujawni innym osobom tożsamości osób, które uczestniczyły w dochodzeniu, jeśli nie będzie to konieczne.

Zgłaszający zostaną powiadomieni po zakończeniu dochodzenia i poinformowani o jego wyniku w stosownych przypadkach. Prosimy pamiętać, że wszelkie działania podjęte w celu przeprowadzenia postępowania mogą być poufne, zwłaszcza jeśli dotyczą informacji personalnych innej osoby. W związku z tym osoby zgłaszające nie otrzymają szczegółowych informacji dotyczących działań podjętych w wyniku dochodzenia.

Aby uzyskać więcej informacji na temat tego, jak CBRE prowadzi dochodzenia, prosimy odwiedzić stronę CBRE Trust Function.

Aby zapoznać się z globalną polityką CBRE, prosimy odwiedzić bibliotekę wiedzy CBRENow.

Zbudowaliśmy naszą reputację jako zaufanego doradcy klientów, stosując etyczne praktyki biznesowe. Ale reputacja może zostać osłabiona lub zniszczona przez niepożądane działania tylko jednego pracownika. Dlatego też, oprócz znajomości wymogów prawnych i etycznych, które mają zastosowanie do Państwa roli, mają Państwo również obowiązek zgłaszania nieprawidłowości. Zgłaszając wątpliwości, pomagają Państwo CBRE w utrzymaniu reputacji i rozwiązywaniu potencjalnych problemów, zanim będą one miały negatywny wpływ na naszą firmę, współpracowników i klientów.

Proszę złożyć raport. NAVEX może pomóc Państwu w przygotowaniu i złożeniu raportu, aby został on właściwie zrozumiany. Wolimy, aby zgłosili Państwo sytuację, która okaże się nieszkodliwa, niż pozwolili, aby ewentualne nieetyczne zachowanie pozostało bez kontroli.

System NAVEX i dystrybucja raportów zapewniają, że zaangażowane strony nie są powiadamiane ani nie otrzymują dostępu do raportów, w których zostały wymienione.

Po złożeniu raportu na stronie internetowej CBRE Ethics HelpLine lub za pośrednictwem Call Center Ethics HelpLine, otrzymają Państwo unikalny, losowy numer zwany "Kluczem raportu" i zostaną poproszeni o wybranie hasła. Mogą Państwo powrócić do Ethics HelpLine przez Internet lub telefon i uzyskać dostęp do oryginalnego raportu, aby dodać więcej szczegółów lub odpowiedzieć na pytania zadane przez przedstawiciela CBRE. Zdecydowanie zalecamy, aby wrócili Państwo na stronę w dogodnym dla Państwa czasie, aby odpowiedzieć na wszelkie dodatkowe pytania. Państwo i CBRE rozpoczęli teraz "anonimowy dialog", w którym sytuacje są nie tylko identyfikowane, ale mogą być również rozwiązywane, bez względu na to, jak skomplikowane.

W przypadku zgłoszenia anonimowego prosimy pamiętać o podaniu wszystkich szczegółów dotyczących swoich obaw. Szczegóły powinny obejmować konkretne przykłady Państwa obaw, daty/godziny, lokalizację i/lub wszelkich świadków, którzy mogą być w stanie dostarczyć dodatkowych informacji.

Wszelka korespondencja z infolinią CBRE Ethics HelpLine odbywa się z zachowaniem takiej samej ścisłej poufności, jak w przypadku wstępnego zgłoszenia, z zachowaniem anonimowości.

Aby zapewnić bezpieczeństwo i poufność, w przypadku utraty klucza lub hasła do raportu należy złożyć nowy raport. Proszę wspomnieć w nowym raporcie, że jest on związany z raportem lub pytaniem, które zostało wcześniej przesłane.

Zgłoszenie do CBRE Ethics HelpLine można złożyć z dowolnego komputera z dostępem do Internetu. Mogą Państwo dokonać zgłoszenia z domu. Wiele miejsc publicznych, w tym biblioteki publiczne, posiada komputery z dostępem do Internetu. Jeśli nie mają Państwo dostępu do komputera lub nie czują się komfortowo korzystając z niego, prosimy zadzwonić na bezpłatną infolinię Ethics HelpLine, która jest dostępna 24 godziny na dobę, 365 dni w roku.