EthicsPoint jest niezależną firmą, która zapewnia bezpieczne, poufne systemy telefoniczne i internetowe wykorzystywane do zgłaszania problemów związanych z prowadzeniem działalności biznesowej. 3M jest jedną z wielu firm, które podpisały umowy z EthicsPoint na tę usługę w przekonaniu, że potencjalne osoby zgłaszające będą się bardziej komfortowo czuć, zgłaszając obawy, profesjonalistom z innej firmy. Oprócz świadczenia usług 24 godziny na dobę, siedem dni w tygodniu, EthicsPoint oferuje usługi tłumaczeniowe w wielu językach.
Podstawowe obowiązki EthicsPoint:
Do zadań EthicsPoint nie należy podejmowanie działań mających rozwiązywać problemy. Ich rolą jest przekazywanie zgłoszeń do działu ds. etyki i zgodności w 3M w celu rozpatrzenia sprawy.
Sytuacje bezpośredniego zagrożenia zdrowia lub mienia nie powinny być zgłaszane w systemie EthicsPoint. Jeżeli potrzebujesz niezwłocznej pomocy, skontaktuj się z lokalnymi służbami ratunkowymi.
Najpierw zastanów się, czy możesz swobodnie zgłaszać swoje wątpliwości w ramach firmy 3M, np. swojemu przełożonemu lub komuś innemu w swoim dziale. Firma 3M stwierdza, że problemy wewnętrzne zazwyczaj można rozwiązać najszybciej i w sposób satysfakcjonujący, gdy są one zgłaszane wewnętrznie np. kierownikowi lub działowi kadr. Jeśli masz obawy lub wątpliwości, nie wiesz, do kogo się zwrócić, uważasz, że zgłoszony przez ciebie problem nie został odpowiednio potraktowany lub wolisz zachować anonimowość, dokonaj zgłoszenia za pośrednictwem EthicsPoint.
Jeśli chcesz zgłosić problem dotyczący postępowania biznesowego z udziałem firmy 3M, możesz wypełnić zgłoszenie na tej stronie internetowej lub porozmawiać ze specjalistą w centrum obsługi telefonicznej EthicsPoint, który odpowiada na telefony z infolinii postępowania biznesowego 3M. Niezależnie od wybranego sposobu, masz prawo pozostać osobą anonimową.
Jeśli zdecydujesz się ujawnić swoją tożsamość przy zgłaszaniu sprawy, firma 3M poczyni wszelkie starania, aby podczas dochodzenia twoje nazwisko pozostało poufne. Znajomość tożsamości osoby zgłaszającej może przyśpieszyć wiele dochodzeń i przyczynić się do ich większej skuteczności, ponieważ osoba prowadząca dochodzenie w 3M ma możliwość bezpośredniego kontaktowania się ze zgłaszającym.
W większości krajów, z wyjątkiem tych, które zakazują anonimowego dokonywania zgłoszeń, użytkownik może zgłosić swoje obawy anonimowo, korzystając z formularza internetowego lub Infolinii postępowania biznesowego 3M, które są obsługiwane przez EthicsPoint. Jeśli zgłoszenie zostanie dokonane anonimowo, otrzymasz klucz zgłoszenia i ustalisz swoje hasło. Należy je zachować, bo dzięki nim będzie można uzyskać dostęp do złożonego zgłoszenia. Zachęcamy do sprawdzania statusu zgłoszenia i uzupełniania informacji, jeśli zajdzie taka potrzeba. To pozwoli również firmie 3M zadać dodatkowe pytania, zachowując anonimowość zgłaszającego.
Jeśli jednak zdecydujesz się zachować anonimowość, staraj się nie ujawniać informacji, które mogłyby pomóc ustalić twoją tożsamość, takich jak:
System EthicsPoint nie śledzi rozmów telefonicznych i nie korzysta z identyfikacji dzwoniącego. Ponadto system EthicsPoint nie tworzy ani nie prowadzi wewnętrznych rejestrów połączeń zawierających adresy protokołów internetowych (IP), zatem żadne informacje nie łączą komputera zgłaszającego z EthicsPoint. Zgłoszenia z komputera zgłaszającego przechodzą przez bezpieczny portal internetowy, który nie śledzi ani nie pokazuje nazw ekranowych użytkowników. System EthicsPoint usuwa także adresy internetowe, aby zagwarantować utrzymanie anonimowości w systemie EthicsPoint. System EthicsPoint nie wykorzystuje zgłaszanych informacji w żadnych innych celach poza przekazaniem ich dalej do firmy 3M w celu obsługi zgłoszenia.
Po zakończeniu rozmowy telefonicznej lub po złożeniu zgłoszenia przez Internet system EthicsPoint przekaże zgłaszającemu klucz zgłoszenia i poprosi o utworzenie hasła. Zostaniesz poproszony o kontakt telefoniczny z infolinią 3M obsługiwaną przez EthicsPoint lub odwiedzenie strony internetowej EthicsPoint dwa lub trzy dni robocze po dokonaniu początkowego zgłoszenia. Będzie wówczas można sprawdzić stan zgłoszenia i dowiedzieć się, czy potrzebne są jakiekolwiek informacje uzupełniające umożliwiające rozpatrzenie zgłoszenia.
System EthicsPoint powiadamia dział ds. etyki i zgodności w 3M o otrzymaniu zgłoszenia. Firma 3M następnie podejmuje odpowiednie działanie przy użyciu wewnętrznych lub zewnętrznych zasobów doświadczonych w prowadzeniu dochodzeń. Informacje zawarte w zgłoszeniu przekazywane są odpowiednim członkom zespołu dochodzeniowego, a problemy są rozwiązywane szybko i dyskretnie. Status dochodzenia można śledzić, kontaktując się z Infolinią postępowania biznesowego 3M lub wybierając łącze Dalsze działania na stronie internetowej.
Firma 3M zabrania działań odwetowych przeciwko każdemu, kto zgłasza obawy lub bierze udział w dochodzeniu. Jeśli uważasz, że w jakiś sposób dotknęły Cię działania odwetowe, prosimy o zgłoszenie tego, abyśmy w 3M mogli zbadać tę sprawę.