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Padrões de ética comercial Aviso de privacidade de dados Pôster da Linha de Ajuda

AVISO DE PRIVACIDADE DE DADOS DA LINHA DIRETA DA TIMKEN

As normas de privacidade de dados de alguns países exigem que uma pessoa que faz uma denúncia com informações pessoais deva ser informada sobre determinadas práticas de coleta, armazenamento e processamento relativas aos dados. A maior parte deste aviso vigora em todo o mundo, mas alguns trechos se aplicam somente onde especificamente exigido pela legislação local — por exemplo, o Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados 2016/679 (“GDPR”), uma norma da União Europeia sobre proteção de dados e a privacidade de todos os indivíduos dentro do Espaço Econômico Europeu (EEE). Tais trechos serão identificados como aplicáveis somente quando exigido.

Sobre a Linha direta da Timken. O uso da Linha direta da Timken é totalmente voluntário. Se você é funcionário da Timken, nós o incentivamos a informar possíveis violações ou preocupações diretamente ao seu gerente ou supervisor, ou a um representante dos departamentos de Recursos Humanos, Jurídico ou de Ética e conformidade, dependendo da natureza da possível violação. Se você se sentir incapaz de fazê-lo, poderá utilizar a Linha Direta da Timken para fazer a denúncia.

Esteja ciente de que as informações fornecidas sobre você, seus colegas ou qualquer aspecto das operações da Timken podem resultar em decisões que afetam outras pessoas. Portanto, solicitamos que você forneça apenas informações que, segundo seu critério, sejam verdadeiras. Você não será alvo de retaliação por parte da Timken em decorrência de nenhuma denúncia de suspeita de violações ou preocupações, quando feita de boa-fé, mesmo que, posteriormente, ela se revele incorreta. Esteja ciente, contudo, de que o fornecimento intencional de informações falsas ou equivocadas não será tolerado.

Em alguns países, a Timken só pode aceitar denúncias – enviadas por meio da Linha direta da Timken – relacionadas a determinadas matérias, como questões financeiras, contábeis, de auditoria ou relativas a suborno. Se seu problema pertence a um assunto que, de acordo com as leis locais, não pode ser aceito pela Timken por meio da Linha direta da Timken, você poderá informar a questão ao seu supervisor ou gerente local, ou a um representante dos departamentos de Recursos Humanos, Jurídico ou de Ética e conformidade.

Quem coleta as informações? A Linha direta da Timken é um sistema confidencial, telefônico e on-line disponibilizado pela Timken Company e suas afiliadas (“Timken”) para possibilitar a denúncia de possíveis violações às leis, normas ou às políticas da empresa. A Timken Company é a controladora dos dados, nos termos das leis de privacidade de dados. A Linha direta da Timken é operada em uma plataforma de propriedade da NAVEX Global, Inc. (“NAVEX Global”), 5500 Meadows Road, Suite 500, Lake Oswego, OR 97035, EUA.

Quais informações são coletadas?A Linha direta da Timken captura as seguintes informações fornecidas por você ao utilizar o sistema: (i) seu nome e detalhes de contato (a menos que você faça uma denúncia anônima) e se você é funcionário da Timken; (ii) o nome e outras informações pessoais das pessoas citadas por você na denúncia, caso você forneça tal informação (como uma descrição das funções e detalhes de contato de tais pessoas); e (iii) a sua descrição da possível conduta indevida, ou a descrição das circunstâncias do incidente.

Quem terá acesso às informações? As informações fornecidas por você serão armazenadas em uma base de dados localizada nos servidores hospedados e operados pela NAVEX Global nos Estados Unidos. A NAVEX Global firmou compromissos contratuais com a Timken para proteger as informações pessoais que você fornecer, de acordo com as leis aplicáveis. A NAVEX Global tem o compromisso de manter rigorosas práticas de privacidade e segurança, incluindo aquelas relacionadas a aviso, escolha, transferência posterior, segurança, integridade de dados, acesso e execução. Você pode consultar o Aviso de privacidade da NAVEX Global.

A Timken avaliará as informações fornecidas, poderá conduzir investigações e tomar ações corretivas quando apropriado. As informações pessoais fornecidas por você podem ser acessadas, processadas e utilizadas pela equipe responsável da Timken em tais avaliações, investigações ou medidas, incluindo os departamentos de Recursos Humanos, Financeiro, de Auditoria Interna, Jurídico, de Ética e conformidade, a gerência, consultores externos (por exemplo, consultores jurídicos) ou, em circunstâncias limitadas, pela equipe técnica da NAVEX Global. Tomamos todos os cuidados razoáveis para proteger a confidencialidade de suas informações. Contudo, em alguns casos, poderemos determinar que é necessário divulgar a sua denúncia (além de sua identidade) a alguém citado na mesma. Os indivíduos listados acima podem estar localizados nos Estados Unidos, no Reino Unido ou em outros países. A Comissão Europeia considera que alguns desses países, como os Estados Unidos, não oferecem um nível adequado de proteção dos dados, seja pela legislação própria do país ou por meio dos compromissos internacionais assumidos pelo mesmo.

As informações que você fornecer serão tratadas de forma confidencial, exceto nos casos em que isso não for possível em decorrência de requisitos legais ou para que se conduza a investigação adequada; nesses casos, as informações serão tratadas de forma responsável. Ainda que você deseje permanecer anônimo (se permitido pela legislação local), nós o incentivamos a se identificar, para que possamos fazer um acompanhamento com perguntas que possam surgir. Mesmo que decida fazer uma denúncia anônima, as circunstâncias do incidente investigado por nós podem acabar levando à descoberta da sua identidade, apesar de tomarmos todas as medidas razoáveis para evitar isto.

Informações pessoais fornecidas por você também podem ser reveladas à polícia e a outras autoridades reguladoras ou fiscalizadoras. Os órgãos em questão, que recebem e processam informações pessoais, podem estar localizados nos Estados Unidos ou em outro país.

Qual é a base legal para o nosso processamento das informações? Podem ser diversas as bases legais para o nosso uso das informações pessoais fornecidas por você. Inicialmente, o nosso uso pode ter como base o seu consentimento. Você pode retirá-lo; mas se o fizer, então nossos interesses legítimos (de investigar as alegações de condutas indevidas) ou eventuais requisitos legais podem nos permitir ou obrigar a continuar usando as informações para determinados fins.

Como protegemos as informações? A Timken implantou um programa de segurança das informações que inclui medidas de natureza física, técnica e organizacional voltadas a proteger as suas informações pessoais contra o acesso e/ou divulgação não autorizados, processamento ilícito e perda, destruição ou alteração acidental ou criminosa. Isto inclui medidas técnicas e organizacionais — como as políticas — voltadas a restringir o acesso às informações.

As informações pessoais que você fornecer serão mantidas pelo tempo necessário para o processamento de sua denúncia ou, se aplicável, pelo tempo necessário para dar início a sanções ou satisfazer as necessidades legais e financeiras da Timken.

Quais são os seus direitos segundo o GDPR? Este trecho do Aviso vigora onde o GDPR também vigora. Você possui alguns direitos, sujeitos a determinadas condições e exceções, de acordo com o GDPR e as leis locais. Dentre eles, estão incluídos os direitos de:

  • solicitar acesso às suas informações pessoais, possibilitando que você receba uma cópia daquelas informações que temos sobre você e verifique se as estamos processando de forma lícita;
  • solicitar que corrijamos informações imprecisas ou incompletas que tivermos sobre você;
  • solicitar a exclusão de suas informações pessoais, o que, quando aplicável, permite que você nos solicite excluir ou removê-las (por exemplo, quando as informações não forem mais necessárias para o processamento);
  • solicitar a transferência de suas informações pessoais para outra pessoa, em determinadas circunstâncias; e
  • solicitar uma limitação ao processamento de suas informações pessoais (por exemplo, se você quiser confirmar a precisão ou o motivo do processamento).

Você também tem o direito de contestar, com base em sua situação particular, o processamento segundo interesses legítimos (nossos ou de terceiros) de suas informações pessoais, de acordo com as condições do GDPR.

Em geral, você não terá que pagar nenhuma taxa para acessar suas informações pessoais ou exercer os demais direitos. Contudo, poderemos cobrar uma taxa razoável se a sua solicitação for claramente infundada ou excessiva. Ou poderemos nos recusar a cumprir a solicitação em tais circunstâncias.

Se quiser exercer qualquer um desses direitos, use os dados de contato indicados abaixo.

Nós nos esforçamos para processar as suas informações pessoais de acordo com as obrigações legais, mas se você tiver uma reclamação a esse respeito, encaminhe-a usando os dados de contato indicados abaixo.

Se você for um sujeito de dados, conforme definição do GDPR, também terá o direito de enviar uma reclamação a uma autoridade fiscalizadora, se estiver insatisfeito com o modo pelo qual tratamos as suas informações pessoais e se não tivermos oferecido uma solução satisfatória à sua solicitação.

Como você pode entrar em contato conosco? Você pode entrar em contato com o departamento de Ética e conformidade da Timken pelo e-mail ethics@timken.com, com quaisquer dúvidas acerca da Linha direta da Timken. Se tiver dúvidas sobre este aviso, quiser fazer alguma solicitação relacionada ao acesso, uso, transferência, correção ou exclusão de alguma de suas informações pessoais armazenadas por este serviço, ou se quiser retirar o seu consentimento ao processamento, você pode entrar em contato com o departamento de Privacidade de dados da Timken usando os seguintes dados:

The Timken Company

Data Privacy Office/Legal

4500 Mount Pleasant Street NW

North Canton, Ohio 44720 EUA

DataPrivacyOffice@Timken.com

+1 234.262.2207