Sobre a EthicsPoint Geração de denúncias – Geral Segurança e confidencialidade nas denúncias Dicas e boas práticas

Sobre a EthicsPoint

O que é a EthicsPoint?

A EthicsPoint é uma ferramenta abrangente e confidencial de geração de denúncias, criada pela NAVEX, que possibilita o trabalho em conjunto da gerência e dos funcionários na denúncia de fraudes, abuso e outras condutas indevidas no ambiente de trabalho, tudo isso enquanto se cultiva um ambiente de trabalho respeitoso.

Por que precisamos de um sistema como o da EthicsPoint?

Geração de denúncias – Geral

Posso informar usando a internet ou o telefone?

Sim. A EthicsPoint possibilita que você faça uma denúncia confidencial e, se desejado, anônima (onde permitido por lei) via telefone ou internet (desktop ou móvel).

Que tipo de situações devo denunciar?

O sistema EthicsPoint permite que as pessoas façam denúncias de possíveis violações da lei, do nosso código de conduta ou outras preocupações que você possa ter.

Se eu presenciar uma infração, não devo apenas informar ao meu gerente ou aos Recursos Humanos e deixá-los lidar com ela?

Quando você observar algum comportamento que, a seu ver, viola o nosso código de conduta, você tem a obrigação, de acordo com o código, de denunciar. É preciso coragem para informar preocupações, especialmente sobre uma questão ética no local de trabalho. É responsabilidade da Tennant Company fornecer uma variedade de recursos para que seja possível informar preocupações de uma forma que os funcionários se sintam confortáveis. Se você tem perguntas, ou está desconfortável com algo que você ouviu ou testemunhou, existem várias maneiras de expressar suas preocupações.

Você pode entrar em contato com:

Nós reconhecemos, no entanto, que poderá haver circunstâncias em que você não se sentirá à vontade para denunciar o problema dessa maneira. É para tais circunstâncias que fizemos uma parceria com a NAVEX para disponibilizar o sistema EthicsPoint para denúncias confidenciais e, se você escolher, anônimas (quando permitido por lei). Em países e regiões onde a denúncia anônima não é permitida, a equipe de E&CC e demais investigadores designados possuem protocolos em vigor para proteger a identidade do autor da denúncia e de outras pessoas envolvidas em uma investigação.

Por que devo denunciar o que sei? O que eu ganho com isso?

Todos os funcionários da Tennant Company, trabalhadores temporários e nosso conselho têm a obrigação, de acordo com nosso código de conduta, de informar suas preocupações sobre conduta antiética ou ilegal. Todos nós temos o direito de trabalhar em um ambiente respeitoso, e com esse direito vem a responsabilidade de agir de modo ético, permitindo que as pessoas certas saibam se alguém não está agindo adequadamente. Trabalhando juntos, podemos manter um ambiente saudável e produtivo. E uma conduta corporativa indevida pode ameaçar a sobrevivência de toda a empresa.

A Tennant Company proíbe a retaliação contra quem, de boa-fé, informe ou participe da investigação de uma violação real ou suspeita do Código de Conduta. A Tennant investigará prontamente, de forma justa e completa as alegações de retaliação. Os indivíduos que tenham se envolvido em conduta de retaliação estarão sujeitos a medidas disciplinares, incluindo a rescisão do contrato de trabalho.

A gerência quer mesmo que eu faça uma denúncia?

Com certeza. Na verdade, precisamos que você denuncie. Você sabe o que acontece em nossa empresa, tanto de bom como de ruim. Você pode ter o conhecimento inicial de uma atividade que pode ser motivo de preocupação. Sua denúncia pode minimizar o impacto negativo potencial sobre a empresa e seus funcionários. Além disso, oferecer uma opinião positiva pode ajudar a identificar questões que podem melhorar a cultura e o desempenho da empresa.

Para onde vão estas denúncias? Quem pode acessá-las?

As denúncias são enviadas diretamente ao servidor seguro da EthicsPoint. A NAVEX disponibiliza essas denúncias apenas a pessoas específicas na empresa, que são responsáveis por sua avaliação, com base no tipo de infração e no local do incidente. Cada uma das pessoas que recebem as denúncias foi treinada para mantê-las na mais completa confidencialidade.

Esse sistema não é um exemplo de que alguém está me vigiando?

A EthicsPoint é um aspecto positivo da nossa filosofia geral, que nos ajuda a oferecer um local de trabalho protegido, seguro e ético. Nós o incentivamos a procurar orientação sobre dilemas éticos, a fornecer sugestões positivas ou a comunicar uma preocupação. A comunicação eficaz é fundamental para um local de trabalho respeitoso. A EthicsPoint ajuda a melhorar essa comunicação.

Segurança e confidencialidade nas denúncias

Entendo que qualquer denúncia que eu enviar a partir de um computador da empresa gera um registro de servidor que mostra cada site ao qual o PC se conecta. Tal registro não vai me identificar como o criador da denúncia?

A NAVEX não gera nem mantém nenhum registro interno de conexões com endereços IP. Portanto, nenhuma informação vinculando o seu PC à EthicsPoint estará disponível.

Se você não se sentir à vontade para fazer a denúncia no PC do seu trabalho, você tem a opção de usar um PC fora do seu ambiente de trabalho por meio do site seguro da EthicsPoint.

Posso enviar uma denúncia de casa e permanecer anônimo?

Uma denúncia feita de casa, do computador de um vizinho ou de qualquer portal da internet permanecerá segura e anônima. Um portal da internet nunca identifica um visitante pelo nome de tela e o sistema da EthicsPoint elimina endereços da internet, de modo que o anonimato seja mantido.

Estou preocupado que as informações que eu fornecer à EthicsPoint acabarão revelando a minha identidade. Como vocês podem garantir que isso não acontecerá comigo?

O sistema da EthicsPoint protege o seu anonimato. No entanto, se você deseja permanecer anônimo, não forneça, na denúncia, detalhes a partir dos quais sua identidade possa ser determinada. Por exemplo, “De minha mesa ao lado de Jan Smith…” ou “Em meus 33 anos…”. Alguns países não permitem denúncias anônimas. Em países e regiões onde a denúncia anônima não é permitida, a equipe de E&CC e demais investigadores designados possuem protocolos em vigor para proteger a identidade do autor da denúncia e de outras pessoas envolvidas em uma investigação.

O atendimento na central telefônica com discagem gratuita também é confidencial e anônimo?

Sim. Você será solicitado a fornecer as mesmas informações que forneceria em uma denúncia baseada na internet, e um atendente digitará suas respostas no site da EthicsPoint. Tais denúncias possuem as mesmas medidas de segurança e confidencialidade. A EthicsPoint possui números de telefone gratuitos específicos de cada país e links de sites que permitem chamadas internacionais e conversas em idiomas nativos. Alguns países não permitem denúncias anônimas. Em países e regiões onde a denúncia anônima não é permitida, a equipe de E&CC e demais investigadores designados possuem protocolos em vigor para proteger a identidade do autor da denúncia e de outras pessoas envolvidas em uma investigação.

E se eu quiser ser identificado com minha denúncia?

Existe uma seção na denúncia para você se identificar, caso deseje.

Dicas e boas práticas

Sei que algumas pessoas estão agindo de forma antiética, mas isso não me afeta. Por que devo me dar ao trabalho de informar?

Todos os funcionários da Tennant Company, trabalhadores temporários e nosso conselho têm a obrigação, de acordo com nosso código de conduta, de informar suas preocupações sobre conduta antiética ou ilegal. Todos nós temos o direito de trabalhar em um ambiente respeitoso, e com esse direito vem a responsabilidade de agir de modo ético, permitindo que as pessoas certas saibam se alguém não está agindo adequadamente. Trabalhando juntos, podemos manter um ambiente saudável, respeitoso e produtivo.

Não tenho certeza se o que eu testemunhei ou ouvi é uma violação de política da empresa, ou se envolve conduta antiética, só não me parece correto. O que devo fazer?

É preciso coragem para informar preocupações, especialmente sobre uma questão ética no local de trabalho. Se você tem perguntas, ou está desconfortável com algo que você ouviu ou testemunhou, existem várias maneiras de expressar suas preocupações ou fazer perguntas.

Você pode entrar em contato com:

Nem tudo o que é enviado pelo sistema EthicsPoint é uma denúncia de conduta antiética ou ilegal. Alguns envios são perguntas que buscam esclarecimento de uma política ou indagações sobre como lidar com um dilema ético. A NAVEX pode ajudar você a enviar sua preocupação de modo que ela possa ser entendida corretamente. Preferimos que você denuncie uma situação que não seja uma violação do que permitir que um possível comportamento antiético não seja denunciado.

A Tennant Company proíbe a retaliação contra quem, de boa-fé, informe ou participe da investigação de uma violação real ou suspeita do Código de Conduta. A Tennant investigará prontamente, de forma justa e completa as alegações de retaliação. Os indivíduos que tenham se envolvido em conduta de retaliação estarão sujeitos a medidas disciplinares, incluindo a rescisão do contrato de trabalho.

E se o meu chefe ou outros gerentes estiverem envolvidos na violação? Eles não tentarão ocultar a denúncia?

As denúncias são enviadas diretamente ao servidor seguro da EthicsPoint. A NAVEX disponibiliza essas denúncias apenas a pessoas específicas na empresa, que são responsáveis por sua avaliação, com base no tipo de infração e no local do incidente. Cada uma das pessoas que recebem as denúncias foi treinada para mantê-las na mais completa confidencialidade. Além disso, o sistema e a distribuição de denúncias da EthicsPoint são projetados de modo que as pessoas envolvidas/citadas não sejam notificadas nem tenham acesso às denúncias em que elas foram mencionadas.

E se eu me lembrar de algo importante sobre o incidente depois que enviar a denúncia? Ou, e se a empresa tiver mais perguntas sobre a minha denúncia?

Ao enviar suas preocupações por meio do site ou Call Center da EthicsPoint, você recebe um número exclusivo e aleatório, chamado "número de protocolo", e é solicitado a escolher uma senha. É possível retornar ao sistema da EthicsPoint novamente, pela internet ou por telefone, para acessar a denúncia e adicionar mais detalhes ou responder a perguntas feitas por um representante da empresa. Isso permite que você se comunique com o investigador designado para a denúncia mesmo mantendo seu anonimato.

Esses acompanhamentos de denúncias são tão seguros quanto o primeiro contato?

Sim. Todas as comunicações e acompanhamentos de denúncias por meio da EthicsPoint mantêm o mesmo nível de confidencialidade e anonimato que a denúncia inicial. Se sua denúncia inicial foi enviada anonimamente, o site da EthicsPoint permite que você se comunique com o investigador designado, mantendo seu anonimato. Em países e regiões onde a denúncia anônima não é permitida, a equipe de E&CC e demais investigadores designados possuem protocolos em vigor para proteger a identidade do autor da denúncia e de outras pessoas envolvidas em uma investigação.

Posso fazer uma denúncia caso eu não tenha acesso à internet?

Sim. Se você não tiver acesso ou se sentir desconfortável em enviar suas preocupações via internet, é possível ligar para a linha direta gratuita da EthicsPoint, disponível 24 horas por dia. A EthicsPoint possui números de telefone gratuitos específicos de cada país e links de sites que permitem chamadas internacionais e conversas em idiomas nativos.

Sobre a investigação

Quem investiga minhas preocupações?

A equipe de Ética e Conformidade Corporativa (E&CC) da Tennant geralmente conduzirá as investigações. Dependendo dos tópicos em questão, a investigação pode exigir o envolvimento dos Recursos Humanos ou de terceiros (como um escritório de advocacia, uma empresa de auditoria externa, contadores forenses, consultores de TI ou outros especialistas).

O que a Tennant Company pensa sobre retaliação?

A Tennant Company proíbe a retaliação contra quem, de boa-fé, informe ou participe da investigação de uma violação real ou suspeita do Código de Conduta. A Tennant investigará prontamente, de forma justa e completa as alegações de retaliação. Os indivíduos que tenham se envolvido em conduta de retaliação estarão sujeitos a medidas disciplinares, incluindo a rescisão do contrato de trabalho.