Acerca da EthicsPoint

O que é a EthicsPoint?

A EthicsPoint é uma ferramenta de comunicação abrangente e confidencial criada pela NAVEX, permitindo que a administração e os colaboradores trabalhem em conjunto para eliminar situações de fraude, abusos e outra má conduta no local de trabalho, tentando ao mesmo tempo promover um ambiente de trabalho respeitoso.

Porque precisamos de um sistema como a EthicsPoint?

• Os nossos colaboradores são o nosso ativo mais importante. Ao criar canais de comunicação abertos, promovemos um ambiente de trabalho respeitoso onde maximizamos a produtividade.
• De acordo com a lei, as empresas cotadas em bolsa nos Estados Unidos são obrigadas a ter um meio de comunicação, com a capacidade de comunicar preocupações de forma anónima, de forma a abordar diretamente problemas de fraude contabilística e de auditoria junto da comissão de auditoria. Da mesma forma, outros países da União Europeia, do Reino Unido e não só, dispõem de leis que exigem que as organizações forneçam sistemas para que indivíduos possam comunicar as suas preocupações.
• Um sistema de comunicação eficaz aumenta os nossos outros esforços de promoção de uma cultura de integridade e ética nas tomadas de decisão.

Comunicações — Geral

Posso apresentar uma comunicação através da Internet ou por telefone?

Sim. A EthicsPoint permite-lhe apresentar uma comunicação confidencial e, se necessário, anónima (se permitido por lei) através do telefone ou da Internet (computador ou dispositivo móvel).

Que tipo de situações devo comunicar?

O sistema EthicsPoint permite que indivíduos efetuem comunicações sobre possíveis infrações da lei, do nosso código de conduta ou de outras preocupações que possa ter.

Caso presencie uma infração, não devo simplesmente comunicá-la ao meu superior, à segurança ou aos recursos humanos e deixar que estes lidem com a mesma?

Quando presencia um comportamento que se categoriza como uma infração do nosso código de conduta, de acordo com o mesmo, tem a obrigação de a comunicar. É preciso coragem para comunicar preocupações, nomeadamente sobre questões éticas no local de trabalho. É da responsabilidade da Tennant Company fornecer uma grande variedade de recursos para a comunicação de preocupações de forma a que os colaboradores se sintam confortáveis. Se tem alguma dúvida ou se não se sente confortável com algo que presenciou ou ouviu, tem à sua disposição diversas formas de expressar as suas preocupações.

Pode contactar:

• O seu superior direto
• O seu parceiro comercial dos recursos humanos ou qualquer outra pessoa dos RH com quem se sinta confortável em partilhar as suas preocupações
• A equipa de Ética & Conformidade Empresarial (E&CE) da Tennant Company (Ethics@tennantco.com)
• Qualquer pessoa com um cargo na administração com quem se sinta confortável a partilhar as suas preocupações

Contudo, reconhecemos que poderá haver circunstâncias em que não se sinta confortável em comunicar o problema desta forma. Para essas circunstâncias, celebrámos uma parceria com a NAVEX para disponibilizarmos o sistema EthicsPoint para comunicações confidenciais e, se necessário, anónimas (se permitido por lei). Nos países e regiões onde as comunicações anónimas não são permitidas, a equipa de E&CE e quaisquer investigadores atribuídos dispõem de protocolos em vigor para proteger a identidade do Autor da comunicação e dos restantes envolvidos numa investigação.

Porque é que devo comunicar aquilo que presenciei? Qual é a minha vantagem nesse tipo de situações?

De acordo com o nosso código de conduta, todos os colaboradores da Tennant Company, trabalhadores temporários e o nosso Conselho de Administração têm a obrigação de comunicar as suas preocupações sobre condutas imorais ou ilegais. Todos temos o direito de trabalhar num ambiente respeitoso. Para isso, esse direito acarreta a responsabilidade de agirmos de forma ética e de comunicarmos a situação à pessoa correta se alguém não estiver a agir em conformidade. Ao trabalharmos juntos, podemos manter um ambiente saudável e produtivo. Além disso, uma má conduta empresarial pode ameaçar até a existência de toda uma empresa.

A Tennant Company proíbe qualquer tipo de retaliação contra pessoas que, de boa-fé, denunciem ou participem numa investigação sobre uma infração ou suspeita de infração do Código de Conduta. A Tennant investigará de forma imediata, justa e minuciosa as alegações de retaliação. Os indivíduos que cometam atos retaliatórios estarão sujeitos a ações disciplinares, que podem incluir a rescisão do contrato de trabalho.

A direção quer mesmo que eu faça a comunicação?

Claro que sim. De facto, nós necessitamos que faça participações. Reconhecemos que sabe o que se passa na nossa empresa, tanto de bom como de mau. Podem assim ter conhecimento prévio de uma atividade que pode ser motivo de preocupação. A sua comunicação pode minimizar o potencial impacto negativo na empresa e nos seus colaboradores. Da mesma forma, oferecer um contributo positivo poderá ajudar a identificar questões que podem melhorar a cultura e o desempenho empresarial.

Para onde vão estas comunicações? Quem tem acesso às mesmas?

As comunicações são introduzidas diretamente no servidor seguro da EthicsPoint. A NAVEX apenas disponibiliza estas comunicações aos indivíduos específicos na empresa responsáveis pela avaliação da comunicação, com base no tipo de infração e localização do incidente. Cada um destes destinatários de comunicações recebeu formação em manter estas comunicações no mais absoluto sigilo.

Este sistema não é exatamente um exemplo de alguém a vigiar-me?

A EthicsPoint é um aspeto positivo da nossa filosofia geral, ajudando-nos a proporcionar um local de trabalho seguro e ético. Incentivamo-lo a procurar orientação sobre dilemas éticos, fornecer sugestões positivas ou comunicar preocupações. A comunicação eficaz é fundamental para um local de trabalho respeitoso. A EthicsPoint ajuda a melhorar essa comunicação.

Segurança e confidencialidade da comunicação

Segundo me foi dado a entender, qualquer comunicação que envie de um computador da empresa gera um registo do servidor que mostra todos os websites acedidos a partir do meu PC. Este registo não me identificará como o autor da participação?

A NAVEX não gera nem mantém qualquer registo de ligação interna com endereços IP, pelo que não estão disponíveis informações que liguem o seu PC à EthicsPoint.

Caso se sinta desconfortável em apresentar uma comunicação no seu computador de trabalho, tem a opção de utilizar um computador fora do nosso ambiente de trabalho, através do website seguro da EthicsPoint.

Posso apresentar uma comunicação a partir de casa e manter o anonimato?

Uma comunicação apresentada a partir de casa, do computador de um vizinho ou de um portal da Internet permanece segura e anónima. Um portal da Internet nunca identifica um visitante pelo nome de utilizador e o sistema EthicsPoint elimina os endereços de Internet para que seja mantido o anonimato.

Tenho receio que as informações que forneço à EthicsPoint desvendem a minha identidade. Como é que me podem assegurar de que isso não vai acontecer?

O sistema EthicsPoint protege o seu anonimato. No entanto, se desejar manter o anonimato, não forneça quaisquer dados na comunicação a partir dos quais a sua identidade possa ser identificada. Por exemplo, “do meu espaço de trabalho junto de Rui Silva...” ou “nos meus 33 anos...”. Alguns países não permitem comunicações anónimas. Nos países e regiões onde as comunicações anónimas não são permitidas, a equipa de E&CE e quaisquer investigadores atribuídos dispõem de protocolos em vigor para proteger a identidade do Autor da comunicação e dos restantes envolvidos numa investigação.

A linha direta telefónica gratuita também é confidencial e anónima?

Sim. Ser-lhe-ão solicitadas as mesmas informações que forneceria numa participação através da Internet, e as suas respostas serão introduzidas por um entrevistador no website da EthicsPoint. São aplicadas a estas comunicações as mesmas medidas de segurança e de confidencialidade durante a sua transmissão. A EthicsPoint dispõe de linhas de apoio gratuitas específicas para cada país e ligações para websites que permitem chamadas internacionais e conversas no idioma nativo. Alguns países não permitem comunicações anónimas. Nos países e regiões onde as comunicações anónimas não são permitidas, a equipa de E&CE e quaisquer investigadores atribuídos dispõem de protocolos em vigor para proteger a identidade do Autor da comunicação e dos restantes envolvidos numa investigação.

E se eu pretender ser identificado na minha comunicação?

Na comunicação existe uma secção onde se poderá identificar, caso o pretenda fazer.

Sugestões e boas práticas

Tenho conhecimento de que há vários indivíduos a agir de forma antiética, mas isso não me afeta. Porque devo preocupar-me em comunicar essas situações?

De acordo com o nosso código de conduta, todos os colaboradores da Tennant Company, trabalhadores temporários e o nosso Conselho de Administração têm a obrigação de comunicar as suas preocupações sobre condutas imorais ou ilegais. Todos temos o direito de trabalhar num ambiente respeitoso. Para isso, esse direito acarreta a responsabilidade de agirmos de forma ética e de comunicarmos a situação à pessoa correta se alguém não estiver a agir em conformidade. Ao trabalharmos em conjunto, podemos manter um ambiente saudável, respeitoso e produtivo.

Não tenho a certeza se o que vi ou ouvi é uma infração à política da empresa ou se envolve uma conduta antiética, mas não me parece uma conduta correta. O que devo fazer?

É preciso coragem para comunicar preocupações, nomeadamente sobre questões éticas no local de trabalho. Caso tenha alguma dúvida ou não se sinta confortável com algo que viu ou presenciou, dispõe de diversas formas de comunicar as suas preocupações ou de colocar questões.

Pode contactar:

• O seu superior direto
• O seu parceiro comercial dos recursos humanos ou qualquer outra pessoa dos RH com quem se sinta confortável em partilhar as suas preocupações. 
• A equipa de Ética & Conformidade Empresarial da Tennant Company (Ethics@tennantco.com)
• Qualquer pessoa com um cargo na administração com quem se sinta confortável a partilhar as suas preocupações

Nem tudo o que é submetido através do sistema EthicsPoint se enquadra numa comunicação de condutas antiéticas ou ilegais. Em determinados casos, trata-se de perguntas que procuram esclarecimentos sobre uma política ou sobre a forma de atuar em relação a um dilema ético. A NAVEX pode ajudá-lo a submeter a sua preocupação para que esta possa ser devidamente compreendida. É preferível que comunique uma situação que não seja uma infração do que deixar de comunicar um comportamento potencialmente imoral.

A Tennant Company proíbe qualquer tipo de retaliação contra pessoas que, de boa-fé, denunciem ou participem numa investigação sobre uma infração ou suspeita de infração do Código de Conduta. A Tennant investigará de forma imediata, justa e minuciosa as alegações de retaliação. Os indivíduos que cometam atos retaliatórios estarão sujeitos a ações disciplinares, que podem incluir a rescisão do contrato de trabalho.

E se o meu chefe ou outros responsáveis estiverem envolvidos numa infração? Não vão obter a comunicação e iniciar um encobrimento?

As comunicações são introduzidas diretamente no servidor seguro da EthicsPoint. A NAVEX apenas disponibiliza estas comunicações aos indivíduos específicos na empresa responsáveis pela avaliação da comunicação, com base no tipo de infração e localização do incidente. Cada um destes destinatários de comunicações recebeu formação em manter estas comunicações no mais absoluto sigilo. Além disso, o sistema EthicsPoint e a distribuição das comunicações foram concebidos de forma a que os indivíduos implicados/mencionados não sejam notificados ou obtenham acesso às comunicações que lhes dizem respeito.

E se me lembrar de algo importante sobre o incidente depois de apresentar a comunicação? Ou se a empresa tiver mais questões para me colocar acerca da comunicação?

Ao submeter as suas preocupações através do website ou do Centro de Atendimento da EthicsPoint, irá receber um número exclusivo e aleatório denominado "Chave de comunicação", tendo depois de escolher uma palavra-passe. Pode voltar ao sistema EthicsPoint através da Internet ou do telefone para aceder à comunicação, adicionar mais detalhes ou responder a questões colocadas por um representante da empresa. Isto permite-lhe comunicar com o investigador atribuído à comunicação sem perder o anonimato.

Estes acompanhamentos das comunicações são tão seguros quanto a comunicação?

Sim. Todas as ações subsequentes em relação às comunicações e denúncias através da EthicsPoint mantêm o mesmo nível de confidencialidade e anonimato que a comunicação inicial. Se a sua comunicação inicial tiver sido submetida de forma anónima, o website da EthicsPoint permite-lhe comunicar com o investigador atribuído sem perder o anonimato. Nos países e regiões onde as comunicações anónimas não são permitidas, a equipa de E&CE e quaisquer investigadores atribuídos dispõem de protocolos em vigor para proteger a identidade do Autor da comunicação e dos restantes envolvidos numa investigação.

Posso apresentar uma comunicação mesmo sem ter acesso à Internet?

Sim. Caso não tenha acesso ou não se sinta confortável em submeter as suas preocupações através da Internet, pode telefonar para a linha direta gratuita da EthicsPoint, a qual se encontra disponível 24 horas por dia. A EthicsPoint dispõe de linhas de apoio gratuitas específicas para cada país e ligações para websites que permitem chamadas internacionais e conversas no idioma nativo.

Sobre as investigações

Quem está encarregue da investigação das minhas preocupações?

Normalmente, a equipa de Ética e Conformidade Empresarial (E&CE) da Tennant é quem assume as investigações. Consoante os tópicos em questão, a investigação pode exigir o envolvimento dos Recursos Humanos ou de terceiros (tal como um escritório de advogados, uma empresa de auditoria externa, contabilistas forenses, consultores de TI ou outros peritos).

Qual é a posição da Tennant Company em relação à retaliação?

A Tennant Company proíbe qualquer tipo de retaliação contra pessoas que, de boa-fé, denunciem ou participem numa investigação sobre uma infração ou suspeita de infração do Código de Conduta. A Tennant investigará de forma imediata, justa e minuciosa as alegações de retaliação. Os indivíduos que cometam atos retaliatórios estarão sujeitos a ações disciplinares, que podem incluir a rescisão do contrato de trabalho.