Întrebări frecvente - Linkuri rapide:

Despre EthicsPoint Raportare - Aspecte generale Securitatea și confidențialitatea rapoartelor Sfaturi și bune practici

Despre EthicsPoint

Ce este EthicsPoint?

EthicsPoint este un instrument de raportare complex şi confidenţial care vine în sprijinul conducerii şi angajaţilor pentru a colabora în lupta împotriva fraudei, abuzului, precum şi a altor comportamente necorespunzătoare la locul de muncă, toate acestea în timp ce se construieşte un mediu de lucru pozitiv.

De ce avem nevoie de un sistem precum EthicsPoint?

Prin crearea unor canale deschise de comunicare, putem promova un mediu de lucru pozitiv și putem maximiza productivitatea.

Un sistem de raportare eficient va completa eforturile noastre de a promova o cultură a integrității și un proces decizional etic.

Raportare - Aspecte generale

Pot să raportez fie prin internet, fie prin telefon?

Da. Prin intermediul EthicsPoint, aveți posibilitatea de a transmite un raport confidențial și, acolo unde legea o permite, un raport anonim, fie prin telefon, fie prin internet.

Ce tip de situații ar trebui să raportez?

Sistemul EthicsPoint este destinat angajaţilor care doresc să raporteze orice încălcare a Codului de conduită publicat sau alte aspecte despre care consideraţi că trebuie raportate. Tipurile de situații pe care le puteți raporta pot fi limitate prin lege în zona dumneavoastră, iar sistemul EthicsPoint a fost configurat în consecință.

În cazul în care constat o încălcare, nu ar trebui să raportez acest lucru superiorului meu, departamentului de securitate sau departamentului de resurse umane pentru ca aceștia să se ocupe ulterior de problemă?

Atunci când observați un comportament care considerați că încalcă Codul nostru de conduită, ne așteptăm să-l raportați. Ideal ar fi să transmiteți aceste aspecte direct către directorul dumneavoastră sau unui alt membru al echipei noastre de conducere. Totuși, suntem conștienți de faptul că pot exista circumstanțe în care nu vă simțiți confortabil să raportați problema în această manieră. Tocmai din acest motiv, am încheiat un parteneriat cu EthicsPoint. În cazul în care legea permite acest lucru, am prefera să raportați în mod anonim decât să păstrați informațiile pentru dumneavoastră.

De ce ar trebui să raportez ceea ce știu? Ce avantaje am?

Avem cu toții dreptul de a lucra într-un mediu de lucru pozitiv, iar acest drept atrage după sine responsabilitatea unei conduite etice și informarea persoanelor potrivite cu privire la conduita neadecvată a unei persoane. Prin colaborare, putem menține un mediu de lucru sănătos și productiv. Comportamentul necorespunzător în cadrul companiei poate pune în pericol existenţa unei întregi companii.

Conducerea chiar dorește ca eu să raportez eventuale probleme?

Cu siguranță da. De fapt, avem nevoie ca dumneavoastră să raportați. Dumneavoastră știți tot ce se întâmplă în companie - atât aspectele pozitive, cât și pe cele negative. Ați putea cunoaște unele aspecte incipiente ale unei activități care ar putea reprezenta un motiv de îngrijorare. Raportul dumneavoastră poate minimizapotențialul impact negativ asupra companiei și a oamenilor noștri. De asemenea, o contribuție pozitivă poate ajuta la identificarea aspectelor care pot îmbunătăți cultura și performanțele companiei.

Unde ajung aceste rapoarte? Cine poate avea acces la ele?

Rapoartele sunt introduse direct în serverul securizat EthicsPoint pentru a preveni orice eventuale breșe de securitate. EthicsPoint pune aceste rapoarte la dispoziția persoanelor autorizate din cadrul companiei, responsabile de evaluarea raportului, în funcție de tipul de încălcare și de locația incidentului. Fiecare dintre acești destinatari a fost instruit în prealabil pentru a păstra aceste raportări în regim de strictă confidențialitate.

Acest sistem nu este o dovadă a faptului că cineva mă supraveghează în permanență?

Sistemul EthicsPoint se concentrează pe rolul său de a fi un aspect pozitiv al filozofiei noastre generale și ne permite să asigurăm un loc de muncă sigur, securizat și etic. Vă încurajăm să solicitați îndrumare în cazul în care aveți dileme etice, să oferiți sugestii pozitive sau să comunicați eventuale preocupări. O comunicare eficientă este esențială în contextul mediului de lucru actual, iar acesta este un instrument extraordinar pentru îmbunătățirea comunicării.

Am ales cu atenție cel mai bun instrument de raportare care să corespundă obligațiilor noastre de conformitate, menținând, în același timp, un mediu de raportare pozitiv.

Securitatea și confidențialitatea rapoartelor

Înțeleg că orice raportare trimisă de pe un calculator al companiei generează un jurnal de server care arată fiecare pagină de internet la care m-am conectat de pe calculatorul meu. Acest jurnal nu mă va identifica drept inițiatorul acestei raportări?

EthicsPoint nu generează și nu arhivează niciun jurnal intern de conectare cu adrese IP, astfel că nu este disponibilă nicio informație care să facă legătura între computerul dvs. și EthicsPoint. De fapt, EthicsPoint s-a angajat prin contract să nu urmărească identitatea celui care trimite un raport.

Dacă nu vă simțiți confortabil să depuneți un raport de pe calculatorul de serviciu, aveţi opţiunea de a utiliza un calculator din afara locului de muncă (de exemplu, de la un Internet café, de la domiciliul unui prieten etc.) prin intermediul site-ului securizat EthicsPoint. Numeroase persoane aleg această opțiune, iar datele EthicsPoint arată că mai puțin de 12% din rapoarte sunt generate în timpul orelor de lucru.

Pot să depun un raport de acasă și să rămân în continuare anonim?

Un raport trimis de acasă, de pe computerul unui vecin sau de pe orice portal de internet va rămâne sigur și anonim. Un portal de internet nu identifică niciodată un vizitator prin numele de utilizator, iar sistemul EthicsPoint elimină adresele de internet, astfel încât anonimatul, acolo unde legea permite, este păstrat în totalitate. În plus, EthicsPoint are obligația contractuală de a nu urmări identitatea unei persoane care trimite un raport.

Sunt îngrijorat de faptul că informațiile pe care le furnizez la EthicsPoint vor conduce eventual la dezvăluirea identității mele. Cum mă puteți asigura că acest lucru nu se va întâmpla?

Sistemul EthicsPoint este conceput pentru a vă proteja anonimatul. Cu toate acestea, dacă doriți să vă păstrați anonimatul, acolo unde legea permite, dumneavoastră, în calitate de parte care a transmis raportul, trebuie să vă asigurați că textul raportului nu divulgă accidental identitatea dumneavoastră. De exemplu, „Din biroul meu de lângă Ion Popescu...” sau „În cei 33 de ani de când eu...”.

Linia telefonică de asistență gratuită este și ea confidențială și anonimă?

Da. Vi se vor solicita aceleași informații pe care le-ați include într-un raport trimis online, iar răspunsurile dumneavoastră vor fi introduse pe site-ul web EthicsPoint de către un intervievator. Pentru aceste rapoarte se aplică aceleași măsuri de securitate și confidențialitate ca cele aplicate în timpul trimiterii.

Dar dacă doresc să îmi dezvălui identitatea în raportul trimis?

Există o secțiune în raport în care vă puteți identifica, dacă doriți acest lucru.

Sfaturi și bune practici

Știu că unele persoane sunt implicate într-o conduită lipsită de etică, dar acest lucru nu mă afectează. De ce ar trebui să raportez acest lucru?

Compania noastră optează pentru promovarea unui comportament etic. Orice comportamente incorecte, de la orice nivel, afectează negativ în cele din urmă întreaga Companie. Nu trebuie decât să reflectați la scandalurile recente petrecute în alte companii ca să vedeți efectele dezastruoase pe care le poate avea o simplă abatere de la codul de etică asupra unei companii obișnuite. Prin urmare, dacă aveți cunoștință de incidente cu privire la conduită necorespunzătoare sau încălcări ale eticii, considerați că este de datoria dvs. și a colegilor dvs. să le raportați.

Nu îmi este clar dacă ceea ce am auzit sau am observat reprezintă o încălcare a politicii companiei sau implică un comportament lipsit de etică, dar pur și simplu mie nu mi se pare corect. Ce ar trebui să fac?

Trimiteți un raport. EthicsPoint vă poate ajuta să întocmiți și să trimiteți un raport astfel încât să fie înțeles corect. Am prefera să raportați o situație care în cele din urmă se dovedește a fi inofensivă decât să permitem ca un comportament potențial lipsit de etică să rămână neverificat, doar pentru că dvs. nu ați fost sigur(ă).

Dar dacă șeful meu sau alți directori sunt implicați într-o încălcare? Nu vor primi raportul și nu vor încerca ulterior o mușamalizare a situației?

Sistemul EthicsPoint și distribuirea raportărilor sunt concepute astfel încât părțile implicate să nu fie notificate și să nu primească acces la rapoartele în care au fost numite.

Și dacă îmi amintesc ceva important despre incident după ce am trimis raportul? Sau ce se întâmplă în cazul în care compania are întrebări suplimentare pentru mine, în legătură cu raportul meu?

În momentul în care trimiteţi un raport către site-ul web EthicsPoint sau prin serviciul Call Center al EthicsPoint, veţi primi un nume de utilizator unic şi veţi fi rugat să alegeţi o parolă cunoscută numai de dumneavoastră. În orice moment, puteți reveni la sistemul EthicsPoint pentru a accesa raportul original, ceea ce vă permite să adăugați mai multe detalii, să adăugați informații suplimentare sau să răspundeți la întrebările puse de un reprezentant al companiei care va ajuta la rezolvarea problemelor deschise. Dacă ați depus un raport anonim, acolo unde este permis de lege, vă sugerăm cu tărie să reveniți pe site în mod regulat pentru a răspunde la întrebările companiei, deoarece acesta este singurul mijloc pe care un reprezentant al companiei îl are la dispoziție pentru a vă contacta. În plus, încurajăm pe oricine completează un raport să acceseze în mod regulat sistemul pentru întrebări, comentarii și actualizări de stare de la un reprezentant al companiei.

Sunt aceste continuări ale rapoartelor la fel de sigure ca primul?

Toate corespondențele EthicsPoint sunt păstrate în aceeași strictă confidențialitate ca și raportul inițial, continuând sub protecția anonimatului, acolo unde este aplicabil.

Ce se întâmplă dacă pierd codul raportului sau uit parola pe care am creat-o?

Pentru a ne asigura de menținerea securității și confidențialității, dacă vă pierdeți codul raportului sau parola, vi se va cere să trimiteți un nou raport. Menționați în noul raport că acesta are legătură cu un raport sau o întrebare pe care ați trimis-o anterior.

Pot să depun un raport chiar dacă nu am acces la internet?

Puteți trimite un raport EthicsPoint de pe orice calculator care are acces la internet. Multe locuri publice, inclusiv biblioteca publică, au calculatoare conectate la internet. Dacă nu aveți acces la un computer sau nu vă simțiți confortabil să folosiți un computer, puteți transmite un raport apelând linia telefonică gratuită EthicsPoint, care este disponibilă 24 de ore pe zi, 365 de zile pe an.