Vanliga frågor

Om EthicsPoint

Vad är EthicsPoint?

EthicsPoint är den webbportal där man kan rapportera frågor via Autoliv Helpline.

EthicsPoint är ett omfattande och konfidentiellt rapporteringsverktyg som tagits fram av NAVEX Global för att hjälpa ledning och medarbetare att arbeta tillsammans för att ta itu med bedrägeri, missbruk och andra missförhållanden på arbetsplatsen, samtidigt som man skapar en positiv arbetsmiljö.

Varför behöver vi ett system som EthicsPoint för Autoliv Helpline?

  • Vi anser att våra medarbetare är vår viktigaste tillgång. Genom att skapa öppna kanaler för kommunikation kan vi främja en positiv arbetsmiljö och optimera produktiviteten.
  • Enligt lag måste börsnoterade företag ha ett system där man anonymt kan rapportera bokförings- och revisionsbrott direkt till revisionsorganet.
  • Ett effektivt rapporteringssystem kommer att främja vårt arbete med att skapa en kultur med integritet och etiskt beslutsfattande.

Rapportering – Allmänt

Kan jag använda både internet och telefon för att skicka in en rapport?

Ja. Med Autoliv Helpline kan du lämna en konfidentiell, anonym (där så är tillåtet) rapport via antingen telefon eller internet.

Vilken typ av situationer ska jag rapportera?

Autoliv Helpline är utformad för att medarbetare ska kunna rapportera faktiska eller potentiella överträdelser mot policyer, lagar och bestämmelser, Autolivs standarder eller uppförandekod som du tror har skett eller kommer att ske, eller andra bekymmer du kan tänkas ha. Potentiella överträdelser som ska rapporteras innefattar, men är inte begränsade till:

  • Redovisnings- eller revisionsmässiga oegentligheter eller förvrängningar
  • Överträdelser av konkurrensrättsliga regler
  • Faktiska eller potentiella intressekonflikter
  • Barn- eller tvångsarbete
  • Företagsmöjlighet som leder till personlig vinning
  • Förstörelse av egendom och stöld
  • Otillbörligt röjande av konfidentiell information
  • Drog- eller alkoholmissbruk
  • Miljö-, hälso- och säkerhetsfarhågor
  • Förfalskning eller förstörelse av information
  • Bedrägeri eller förskingring
  • Olämpliga gåvor och representation, mutor eller olovliga betalningar
  • Diskriminerande, olämpligt, kränkande eller trakasserande beteende
  • Felaktig användning eller missbruk av företagets resurser
  • Kvalitetsproblem
  • Vedergällning

Om jag ser en överträdelse, ska jag då inte bara rapportera det till min chef, säkerhetsavdelningen eller HR-avdelningen och låta de hantera det?

När du upptäcker ett beteende som du tror är en överträdelse av vår uppförandekod, förväntar vi oss att du rapporterar det. Helst ser vi att du tar upp dina bekymmer med din närmaste chef, en chef du har förtroende för, eller en representant från avdelningarna HR, juridik, efterlevnad eller någon annan från vårt ledningsteam. Vi har dock förståelse för att det kan finnas tillfällen då du inte är bekväm med att rapportera ärendet på detta sätt. Det är för dessa tillfällen som vi samarbetar för att tillhandahålla Autoliv Helpline. Vi ser hellre att du rapporterar anonymt än håller det för dig själv. Ha i åtanke att genom att tillhandahålla så mycket information och detaljer som möjligt när du rapporterar ett problem, hjälper du vårt företag att utreda och lösa det.

Varför ska jag rapportera vad jag vet? Vad får jag ut av det?

Vi har alla rätt att arbeta i en positiv miljö, och med det följer också ett ansvar att agera på ett etiskt sätt och låta lämpliga personer känna till om någon inte agerar korrekt. Genom att arbeta tillsammans kan vi upprätthålla en hälsosam och produktiv miljö. Missförhållanden på företaget kan innebära ett hot mot hela företagets försörjning.

Ska jag rapportera ett bekymmer även om jag inte har bevis?

Vi anser att rapporter, utredningar och konstruktiv feedback spelar en viktig roll för att göra vårt företag till ett bra ställe att arbeta på. På Autoliv åtar vi oss att skydda individer som rapporterar eller som deltar i en utredning med ärligt uppsåt. "Ärligt uppsåt" betyder att du sanningsenligt tillhandahåller all den information du har när du rapporterar eller deltar i en utredning. Det spelar ingen roll om du senare skulle inse att du hade fel eller om händelsen som rapporterats inte var en överträdelse trots allt.

Vad händer om jag anger min identitet, kan det bli konsekvenser mot mig?

Vedergällning, trakasserier och repressalier av något slag tolereras inte på Autoliv. Dessutom kommer ingen anställd att påverkas negativt om han eller hon nekar till att genomföra en beordrad arbetsuppgift som de tror utgör bedrägeri eller en överträdelse av koden, lagar eller föreskrifter. Om du vet eller misstänker att vedergällning har skett eller sker, rapportera situationen till en juridisk företrädare, en efterlevnadsrepresentant eller till Autoliv Helpline.

Kommer min rapport att utredas?

Autoliv tar alla rapporter om tjänstefel på allvar. Vi agerar snabbt i vår utredning, åtgärdar eventuella problem och förhindrar att det händer igen. Företaget gör allt för att se till att utredningarna är så konsekventa, omfattande och så konfidentiella som möjligt. Vid behov förväntas du samarbeta i utredningar av möjliga förseelser. Om utredningen visar att oredlighet har förekommit, kommer Autoliv att agera enligt vad som är lämpligt eller nödvändigt, i överensstämmelse med lagen. Beroende på omständigheterna kan detta innefatta utbildning eller disciplinära åtgärder, inklusive uppsägning. Dessutom kan Autoliv rapportera tjänstefel eller resultatet av utredningen till behöriga myndigheter. Mer information om hur Autoliv hanterar utredningsprocessen finns i vår utredningspolicy.

Vill ledningen verkligen att jag rapporterar?

Det vill vi verkligen. Faktum är att vi är i behov av din rapport. Du vet vad som pågår på vårt företag, både positivt och negativt. Du kan ha en viss kännedom om en aktivitet som kan vara orsak till bekymmer. Din rapportering kan minimera den potentiellt negativa inverkan på företaget och våra medarbetare. Att ge positiva rapporter kan också hjälpa till att identifiera problem som kan förbättra företagskulturen och prestationerna.

Var tar dessa rapporter vägen? Vem kan komma åt dem?

Rapporter anges direkt in på Autoliv Helplines säkra server för att förhindra eventuella säkerhetsöverträdelser. Autoliv Helpline tillgängliggör endast dessa rapporter för specifika personer inom företaget som är utsedda att utvärdera rapporten, baserat på typen av överträdelse och platsen för incidenten. Alla personer som tar emot rapporter har utbildats för att hålla rapporterna konfidentiella.

Är inte det här systemet bara ett exempel på att någon övervakar mig?

Autoliv Helpline fokuserar på att vara en positiv aspekt av vår allmänna filosofi och säkerställer en trygg, säker och etiskt arbetsplats. Du uppmanas att söka hjälp vid etiska dilemman, ge positiva förslag och kommunicera bekymmer. En effektiv kommunikation är avgörande på dagens arbetsplatser och det här är ett fantastiskt verktyg för att stärka den kommunikationen.

Vi har noga valt ut det bästa rapporteringsverktyget för att uppfylla vårt efterlevnadsansvar samtidigt som vi upprätthåller en positiv rapporteringsmiljö.

Rapportering Säkerhet och Konfidentialitet

Som jag förstår det skapas en serverlogg för varje rapport jag skickar som visar varje webbplats som min dator ansluter till. Kan inte denna logg identifiera att det är jag som skickat rapporten?

Autoliv Helpline varken skapar eller upprätthåller några interna anslutningsloggar med IP-adress, så därför finns det ingen tillgänglig information som kopplar din dator till Autoliv Helpline. Faktum är att Autoliv Helpline är kontraktsmässigt bundna att inte ta reda på den rapporterande partens identitet.

Om du inte känner dig bekväm med att skicka in en rapport på din arbetsdator kan du använda en dator utanför arbetet (som t.ex. på ett internetcafé, hos en vän etc.) med hjälp av Autoliv Helplines säkra webbplats. Det är många som väljer detta alternativ eftersom Autoliv Helplines data visar att färre än 12 % av rapporterna skapas under arbetstid.

Kan jag skicka in en rapport hemifrån och fortfarande vara anonym?

En rapport hemifrån, från en grannes dator eller vilken internetportal som helst är också säker och anonym. En internetportal identifierar aldrig en besökare genom skärmnamn och Autoliv Helpline-systemet tar bort internetadresser så att anonymiteten upprätthålls fullständigt. Dessutom är Autoliv Helpline kontraktsmässigt bundet att inte ta reda på den rapporterande partens identitet.

Jag är orolig för att den information jag anger i Autoliv Helpline ska komma att röja min identitet. Hur kan ni försäkra mig om att detta inte kommer att ske?

Autoliv Helpline-systemet är utformat för att skydda din anonymitet. Om du vill vara anonym ska du, som rapporterande part, dock försäkra dig om att texten i rapporten inte avslöjar din identitet av misstag. Exempelvis, “Från min plats bredvid Jan Svensson…” eller “Under mina 33 år…”.

Är det avgiftsfria telefonnumret också konfidentiellt och anonymt?

Ja. Du ombeds att ange samma information som om du hade skickat in en rapport via internet och en intervjuare skriver in dina svar på webbplatsen Autoliv Helpline. När dessa rapporter skickas tillämpas samma åtgärder för säkerhetoch konfidentialitet.

Men hur gör jag om jag vill bli identifierad för min rapport?

Det finns ett avsnitt i rapporten där du kan identifiera dig, om du vill.

Tips och Bästa praxis

Jag känner till några personer som är inblandade i oetiska uppträdanden, men det påverkar inte mig. Varför ska jag bry mig om att rapportera det?

Vårt företag har valt att främja ett etiskt uppträdande. Alla oetiska beteenden, oavsett nivå, skadar företaget och alla anställda, inklusive dig. Det räcker med att titta på vad som hänt i några av de aktuella företagsskandalerna för att se de katastrofala effekter som ett till synes harmlöst avsteg från etiken kan ha på ett annars hälsosamt företag. Så om du känner till några missförhållanden eller etiska överträdelser, ska du se det som din plikt mot dig själv och dina kollegor att rapportera det.

Jag är osäker på om det jag sett eller hört är en överträdelse av företagets policy, eller innefattar oetiskt uppträdande, men för mig verkar det inte vara helt rätt. Vad ska jag göra?

Skicka in en rapport. Autoliv Helpline kan hjälpa dig att skriva och skicka in din rapport så att den är tydlig och lättförståelig. Vi ser hellre att du rapporterar en situation som visar sig vara harmlös, än låter ett eventuellt oetiskt beteende förbli okontrollerat för att du är osäker.

Vad gör jag om min chef eller andra ledare är inblandade i en överträdelse? Får inte de rapporten så att de kan försöka dölja det?

Autoliv Helpline-systemet och rapportdistributionen är utformade så att inblandade parter inte meddelas om eller får tillgång till rapporter som de själva namnges i.

Vad ska jag göra om jag kommer på något viktigt om incidenten efter att jag lämnat rapporten? Eller om företaget har ytterligare frågor till mig rörande min rapport?

När du lämnar en rapport via Autoliv Helplines webbplats eller via Autoliv Helplines telefonlinjer får du ett unikt användarnamn och ombeds att välja ett lösenord. Du kan återvända till Autoliv Helpline-systemet via internet eller telefon och komma åt den ursprungliga rapporten för att lägga till fler upplysningar, besvara frågor från en företagsrepresentant och lägga till ytterligare information för att underlätta lösningen av aktuella problem. Vi rekommenderar starkt att du återvänder till webbplatsen inom den specificerade tiden för att besvara företagets frågor. Du och företaget har nu gått in i en "anonym dialog", där situationer inte bara identifieras utan även kan lösas, oavsett hur komplexa de är.

Är dessa uppföljningar på rapporter lika säkra som den första inlämningen av rapporten?

All korrespondens med Autoliv Helpline hålls med samma strikta konfidentialitet som den initiala rapporten, och fortsätter vara anonym.

Kan jag lämna en rapport även om jag inte har tillgång till internet?

Du kan lämna en rapport till Autoliv Helpline från vilken dator som helst som är ansluten till internet. Du kan lämna en rapport hemifrån. Många offentliga instanser, såsom bibliotek, har internetanslutna datorer. Om du inte har tillgång till, eller är obekväm med att använda, en dator kan du ringa till Autoliv Helplines avgiftsfria telefonlinje som är öppen dygnet runt, alla dagar om året.

Lämna en rapport

Efter att du lämnat din rapport får du en unik kod som kallas "rapportnyckel". Skriv ner din rapportnyckel och ditt lösenord och förvara dem på ett säkert ställe. Efter 5-6 arbetsdagar använder du din rapportnyckel och ditt lösenord för att kontrollera om du fått frågor eller feedback på din rapport.