常见问题解答

关于Volvo Group Whistle

Volvo Group Whistle是什么？

Volvo Group Whistle是一个全面且保密的举报工具，采用由NAVEX 提供的EthicsPoint软件解决方案，使员工、承包商、顾问、供应商、经销商、业务合作伙伴或任何其它第三方能够轻松、安全地自愿举报疑似违反沃尔沃集团《商德守则》的行为，共同助力营造一个良好的工作环境。

举报 - 综述

我有疑虑。 如何举报此问题？

如果您发现一些疑似不正当的行为，或者可能违反沃尔沃集团《商德守则》的行为，我们希望您勇于举报。 及早举报通常有助于快速解决问题并将损害降至最低。

要反映问题，您可以：

• 向您的经理或更高一级的经理举报。
• 向相关职能部门举报，例如HR、Finance、Legal & Compliance或Security。
• 访问Volvo Group Whistle（ www.volvogroup.com ），查看“关于我们”部分或Violin“关于沃尔沃集团”部分。
• 致信Chief Compliance Officer：

Chief Compliance Officer
AB Volvo
Department AA14100, VGHQ6C
SE-405 08 Göteborg
Sweden

如需更多信息和指导，沃尔沃集团员工可以参考《沃尔沃集团举报和调查政策》。

我应该举报哪些类型的情况？

Volvo Group Whistle用于协助员工、承包商、顾问或任何其它第三方举报在以下方面可能违规或可疑的行为：会计做法、采购做法、腐败、侵犯人权和劳工权利，以及其它疑似违反沃尔沃集团 《商德守则》 的行为。

如果您的投诉涉及到当地法律规定不能通过Volvo Group Whistle进行举报的事项， 并且这一点在对投诉进行初步审查时已经得到验证，您将收到正式通知 . 在这种情况下，您需要联系您的经理、更高一级的经理、相关职能部门（例如HR、Finance、Legal & Compliance或Security），或致信Chief Compliance Officer（联系信息见上文）。

具体而言，我们希望您举报以下方面的相关疑虑：

• 腐败行为，包括直接或间接（例如通过第三方）提供或接受贿赂、回扣、过度的礼品或招待或者通融费；
• 不公平竞争，以及违反反垄断法、出口管制和贸易制裁的行为；
• 会计或审计事宜，例如财务记录错误、虚假/不当费用报销或涉嫌欺诈；
• 未披露的利益冲突；
• 盗窃或滥用公司库存、现金、设备、物资或其它资产；
• 未经授权披露机密信息；
• 基于年龄、种族、性别、宗教信仰、国籍、残障状况、性取向或任何其它性质的歧视；
• 骚扰和威胁，包括权力骚扰和性骚扰；
• 现代奴役的迹象，包括贩卖人口，强迫、抵债或强制劳动，或与沃尔沃集团运营或任何业务合作伙伴相关的童工；
• 不符合适用法律或沃尔沃集团政策和指示的雇佣做法；
• 未经许可依照沃尔沃集团指示使用沃尔沃集团或第三方的知识产权；
• 内幕交易；
• 洗钱和资助恐怖分子；
• 关于工作场所健康、安全和安防的危害；
• 危险废物溢出、排放或环境问题；
• 产品安全；
• 不遵守沃尔沃集团政策以及当地或国际法律。

通过Volvo Group Whistle进行举报以自愿为基础，且必须诚实。 举报者提供的信息在其所知的最大范围内准确且完整。

沃尔沃集团中有哪些公司？ 哪些公司在Volvo Group Whistle的涵盖范围内？

沃尔沃集团由全球许多实体组成，这些实体分为三个卡车部门（Group Trucks Operations、Group Trucks Technology和Group Trucks Purchasing）、九个业务领域（Volvo Trucks、Mack Trucks、Renault Trucks、Volvo Buses、Volvo Construction Equipment、Volvo Penta、Arquus、Volvo Financial Services、Volvo Autonomous Solutions）和六个集团职能（Deputy CEO Office、Group Communications、Group Finance、Group Human Resources、Group Legal & Compliance和Group IT）。

如果您的举报或问题与上述任何卡车部门、业务领域或集团职能有关，请随时使用Volvo Group Whistle进行举报。

如果我有疑虑，我难道不应该向我的经理、Security或Human Resources举报并让他们处理吗？

如果您怀疑您知道或注意到的某种行为违反了我们的《商德守则》，我们希望您向您的经理、更高一级的经理或相关职能部门（例如HR、Finance、Legal & Compliance或Security）进行举报。

但我们也认识到，在有些情况下，您可能不愿意通过这些渠道举报您的疑虑，而且第三方可能也无法使用这些举报途径。 因此，我们为您提供了其它途径，让您可以通过Volvo Group Whistle或联系AB Volvo的Chief Compliance Officer来说出您的疑虑或提交举报。 您的举报有助于我们主动发现、处理和解决与《商德守则》相关的问题。

如果您的投诉涉及到当地法律规定不能通过Volvo Group Whistle进行举报的事项， 并且这一点在对投诉进行初步审查时已经得到验证， , 您将收到正式通知 . 在这种情况下，您需要联系您的经理、更高一级的经理、相关职能部门（例如HR、Finance、Legal & Compliance或Security），或致信Chief Compliance Officer（联系信息见上文）。

我为什么要举报我知道的情况？

我们都应该努力创造一个相互信任的良好工作环境。 这意味着我们都有责任遵守行为道德，并且当任何人的行为违反沃尔沃集团《商德守则》或法律时，我们应通知适当人员。 通过共同努力，我们可以维护一个健康、热情和值得信赖的环境。 公司不当行为可能威胁到我们整个公司的未来和我们所有人的福祉。

管理层真的希望我举报吗？

当然。 事实上，我们需要您进行举报。 您了解在我们公司发生的事情—无论好坏。 对于可能需要关切的活动，您可能掌握着第一手信息。 您的举报可以尽可能降低这些活动对公司和员工的潜在负面影响。 而且，您提供的信息可能有助于我们发现问题，从而改善企业文化和绩效。 我们知道得越早，就越能及早采取行动，将可能的负面影响降至最低。

这些举报会上报到哪里？ 谁可以访问这些举报？

您提交的投诉会直接进入安全的EthicsPoint服务器，该服务器由沃尔沃集团企业网络环境之外的第三方进行托管。 我们的服务提供商NAVEX 及其EthicsPoint系统仅将这些举报提供给在Group Compliance工作的少数沃尔沃集团授权员工，他们负责评估举报并采取适当行动。

举报存储在位于欧盟的服务器上，并由NAVEX的姊妹公司GCS Compliance Services进行管理。 我们会通过签订合同的方式，禁止这些第三方合作伙伴访问我们的举报数据，只允许在必要范围内用于翻译服务。

在无法访问互联网的情况下，还能提交举报吗？

使用Volvo Group Whistle需要具有互联网连接。 如果您在家中无法访问互联网，或者希望在办公室以外的其它地方提交举报或提出问题，您可以在公共场所进行。 许多公共场所（包括公共图书馆或网吧）都提供具有互联网连接的电脑。 Volvo Group Whistle全年365天、每天24小时开放。 您无需登录沃尔沃帐户（如果您有）发送举报，而是可以从沃尔沃集团外网（ www.volvogroup.com “关于我们”部分）访问Volvo Group Whistle。

此外，您还可以联系您的经理、更高一级的经理、相关职能部门（例如HR、Finance、Legal & Compliance或Security），或致信沃尔沃集团Chief Compliance Officer。

举报的安全性和机密性

我可以匿名提交举报吗？

通过Volvo Group Whistle提交的所有举报或问题都将保持安全并允许匿名，除非法律禁止匿名（在这种情况下，系统将自动通知您，在您所在的国家/地区禁止匿名举报）。 如果在您所在的国家/地区禁止匿名举报，您的身份在沃尔沃集团内仍将严格保密。

沃尔沃集团默认的首选项是让您表明自己的身份，以便更好地调查您举报的情况，因为随着调查的推进，我们可以在保密的基础上更轻松地与您沟通。

如果您不愿意使用公司计算机、笔记本电脑或电话进行举报，您可以选择在工作场所以外的其它地方使用任何其它设备访问沃尔沃集团网站 www.volvogroup.com ，然后前往“关于我们”下的Volvo Group Whistle链接。

据我了解，我从公司计算机发送的任何信息都会生成一个服务器日志，其中显示了我的设备连接的每个网站，该日志不会将我标识为举报发起人吗？

EthicsPoint（Volvo Group Whistle所使用的系统）不会生成或维护包含互联网协议(IP)地址的互联网收集日志；因此，没有任何信息关联到您或您在访问EthicsPoint时所使用的设备。 如果您选择匿名举报，任何人都无法在技术上识别您的身份。

我担心我提供给EthicsPoint的信息最终会暴露我的身份。 您如何向我保证不会发生这样的事情？

如果您决定保持匿名，EthicsPoint系统已设计为保护您的匿名性。 在允许匿名的情况下，您作为举报方，在您愿意的前提下，您需要确保您的举报内容不会意外泄露您的身份（例如，不要提供可用于轻易识别您的详细信息，例如“从我位于约翰史密斯旁边的办公隔间......”）。

如果您选择表明自己的身份或当地法律要求您表明身份，沃尔沃集团将尽一切合理努力对您的身份进行严格保密。 请仔细阅读《数据保护和隐私声明》以获取更多信息。

为什么在进行举报时最好表明身份？

我们强烈建议您在举报疑虑时表明您的身份。 如果您表明身份，公司便可与您进行机密对话，并获取所有重要详情和事实情况，以便更好地开展调查。 口头陈述和讨论您的疑虑通常比书面陈述更容易。 而且，对于调查人员来说，这也是提出问题和进一步了解情况的一个宝贵机会。 知道您的姓名还有助于调查人员妥善处理调查，特别是在涉及到歧视或骚扰的调查中。

如果您在举报时表明身份，我们将尽一切努力在公司内部对您的身份严格保密。 例如，若继续调查可能会向涉嫌不法行为的人透露您的姓名，调查人员可以与您联系，询问您是否愿意继续调查。

举报建议和跟进

我知道有些人涉嫌实施不道德行为，但这对我没有影响。 我为什么要举报呢？

我们公司选择拥护道德行为，并且始终遵循我们的《商德守则》开展业务。 任何不道德行为，不管程度如何，最终都会给公司、所有员工、客户和业务合作伙伴，包括您，造成损害。 您只需了解一下近期在世界各地发生的公司丑闻就会明白，看似无害的道德过错可能会对原本良好有序的公司造成灾难性的影响。 因此，如果您知道任何不当行为事件或怀疑有违反《商德守则》的行为，请相信，您本人和您的同事有义务进行举报。

我不确定我目睹或听说的行为是否违反了《商德守则》，或者是否涉及不道德的行为，那只是我的个人看法。 我该怎么做？

您可以通过Volvo Group Whistle门户网站中的“提问”功能提交问题。 如果您是沃尔沃集团员工，您还可以直接与您的经理、更高一级的经理或相关职能部门（例如HR、Finance、Legal & Compliance或Security）讨论您的疑虑。

在任何情况下，您都可以直接访问Volvo Group Whistle门户网站的“提交举报”功能。 我们宁愿您提交举报，即便在调查后证实您举报的情况不实也没有关系，这总好过让潜在的失德行为无人纠察。

如果我疑虑的问题牵涉到我的经理或其他经理怎么办？ 他们收到举报后不会掩盖事实吗？

EthicsPoint软件和举报调查流程经过了精心设计，确保在举报中提到的人员既不会得到通知，也不会获得该举报的访问权限。

只有Group Compliance中的专门团队可以访问通过Volvo Group Whistle提交的信息，并且他们会在严格保密的基础上进行处理。 如果您的举报中提到了他们中的任何一人，他们也将无法看到您的举报。

如果我在提交举报后想起了与该事件有关的重要信息怎么办？ 或者，如果调查组针对我的举报进一步向我询问怎么办？

当您通过Volvo Group Whistle提出问题或提交举报时，您会收到一个唯一的密钥举报编号，并且系统会指示您选择一个密码。 这使您可以随时返回Volvo Group Whistle门户网站，并使用“跟进举报”选项访问您的原始举报。

请注意： 将举报密钥号和您创建的密码保存在安全的地方。 任何人都无法恢复 您的举报密钥号和密码 （包括EthicsPoint系统管理员）。

在跟进您的举报时，您可以添加更多信息、回答调查组提出的问题，甚至提出问题。 您还可以上传更多文件。

如果您进行匿名举报，也可以使用“跟进举报”选项，并且可以在不透露身份的情况下与调查组进行沟通。

我们强烈建议您定期返回Volvo Group Whistle检查来自公司的消息。 您和公司现在已经进入“机密对话”，这不仅可以查明情况，还可以解决问题。

跟进举报是否和最初提交举报一样安全？

是的。 通过Volvo Group Whistle进行的所有通信都和您最初提交举报一样通过相同的技术措施获得保护，并以同样严格的保密方式进行处理。