常见问题

关于 EthicsPoint

何为 EthicsPoint?

EthicsPoint 是通过奥托立夫热线报告问题的网络门户。

EthicsPoint 是一个综合性、机密性的报告工具。开发方为 NAVEX Global 公司,致力于帮助公司的领导和员工携手合作,解决工作场所中的欺诈、虐待和其他不当行为,同时培养出积极向上的工作环境。

奥托立夫热线为什么需要 EthicsPoint 这样的系统?

  • 我们相信,我们的员工是我们最重要的资产。我们提供开放的沟通渠道,打造一个积极的工作环境,最大限度提高生产力。
  • 所有国家的法律都要求上市公司提供一个匿名报告工具,可以向审计委员会直接举报财务和审计欺诈方面的问题。
  • 一个有效的报告系统可以将我们的各项工作整合起来,构建诚信文化,让决策过程符合道德标准。

举报 – 常规

我能否使用电话或网络进行报告?

可以。通过奥托立夫热线,您可以通过电话或网络进行机密和匿名(如果当地法律允许)的报告。

在哪种情况下我应该进行报告?

奥托立夫热线系统的目的是:员工如果发现任何实际或疑似违反政策、法律、法规、奥托立夫标准或行为规范的行为(包括已经发生或即将发生),或对其他问题感到担忧,可以通过这个系统进行报告。应予以反映的潜在违规行为包括但不限于:

  • 会计或审计违规行为或虚报信息
  • 违反反垄断规定或不当竞争
  • 实际或潜在的利益冲突
  • 雇佣童工或强迫劳动
  • 从公司谋取私利
  • 破坏或盗窃公司财物
  • 不当披露保密信息
  • 滥用药物或酗酒
  • 环境、健康及安全问题
  • 伪造或销毁资料
  • 欺诈或挪用公款
  • 接受不恰当的礼物或娱乐服务、贿赂或回扣
  • 歧视、不恰当、虐待或骚扰行为
  • 不当利用或滥用公司资源
  • 质量问题
  • 质量问题

如果我看到违法行为,是否应该只是报告给我的经理、安全或人力资源部门,让他们来解决?

如果你认为某些行为违反了我们的行为规范,希望您能够积极报告。通常而言,您应该将您的问题报告给直属经理或您信任的经理、人力资源部门代表、法律代表、合规代表或我们管理团队的其他成员。但是我们也知道,在某些情况下,您可能无法以这种方式报告问题。也正是针对这种情况,我们推出了奥托立夫热线。我们宁愿您以匿名方式报告,也不愿您保持沉默。请记住,在您反映某个问题时,提供尽可能多的详细信息,就是帮助公司调查和解决该问题。

为什么应该报告我知道的事情? 这对我有什么好处?

我们都有权在一个积极正面的环境中工作。这种权利也要求每个人以呵护道德的方式开展工作。如果有人行为不当,应该将这件事情告知恰当的人员。既然在一起工作,我们就应该维护一个健康而高效的环境。企业的不当行为会威胁到整个公司的发展。

如果我的担心并没有证据,是否还应该报告呢?

我们认为,报告、调查及建设性反馈在建设积极的工作环境方面发挥着重要作用。在奥托立夫,我们致力于保护诚实报告或参与调查的员工。“诚实"指反映问题或参与调查时如实地提供所有信息。如果您之后意识到自己有所误会或报告的事件没有违规行为,这也无伤大雅。

如果我披露了某个人的身份,会不会受到打击报复?

奥托立夫禁止任何形式的打击报复、骚扰及报复性暴力行为。此外,员工不会因为拒绝执行他们认为构成欺诈、违反本《规范》或违反法律和法规的指令而受到不良影响。如果您确定或怀疑已经遭受到或正在遭受打击报复行为,请将该情形上报给法律代表、合规部代表或拨打奥托立夫热线。

会有人调查我的报告吗?

奥托立夫将严肃处理所有不端行为报告事项。在调查中我们将迅速采取行动,纠正任何问题并防止问题再次发生。公司将尽全力确保调查的一致性、全面性以及最大程度的保密性。如果有需要,公司希望每一位员工配合参与对可能的不当行为展开的任何调查。如果调查发现确实存在不端行为,奥托立夫将依法采取相应或必要行动。根据具体情况,这可能涉及培训或纪律处分,包括终止雇佣关系。此外,奥托立夫可能向有关当局上报不端行为或调查结果。如需了解奥托立夫如何管理调查流程的更多信息,请参阅 Investigations Policy。

管理层是否真的想让我报告?

我们当然这么想。事实上,我们 需要您的报告。您了解自己公司内发生的事情,包括好事情,也包括坏事情。对于您担心的问题,您可能已经对相关行为有所了解。您的报告可能会将该事件对公司和员工的负面影响降至 最低。此外,积极提供反馈也能帮助我们找出问题,改善公司的文化和绩效。

这些报告都去了哪里? 谁可以访问报告?

这些报告会直接进入奥托立夫热线的安全服务器,防止任何可能破坏安全性的行为。奥托立夫热线的这些报告,只有公司内的指定人员才可以访问,他们主要负责根据违规类型和事件发生的地点,对报告进行评估。可以阅读这些报告的每位人员,都经过相关培训,懂得如何以最大的机密性保护报告内容。

换个角度来看,这个系统是不是也代表着有人在监视我?

奥托立夫热线系统的目的,是支持企业理念中积极的方面,帮助我们构建一个安全而合乎道德的工作环境。如果您遇到道德困境,建议您寻求帮助,获取积极的建议或对问题进行沟通。在当今的工作场合中,有效沟通是至关重要的环节。而这个系统就是促进沟通的重要工具。

我们精心挑选了最佳报告工具,来满足我们的合规义务,同时还致力于保持一个积极的报告环境。

报告安全和机密性

我的理解是,从公司电脑发出的任何报告,都会产生一份服务器日志,显示出具体电脑相关的网址。这个日志是否会显示出我就是报告者?

奥托立夫热线系统不会产生或保存任何带有 IP 地址的内部关联日志。因此,奥托立夫热线绝不会有任何与您电脑相关的信息。事实上,奥托立夫热线已经通过契约承诺的形式,保证不会追踪报告者的个人身份。

如果您不想用工作电脑进行报告,也可以使用我们工作环境以外的电脑(比如网吧或朋友家中电脑等),同样也可以登陆奥托立夫热线的安全网站。很多人都选择这种方式,因为奥托立夫热线的数据显示,只有不到 12% 的报告者是在上班时间进行举报。

我能否从家里进行报告,同时又可以保持匿名状态?

从您家中的电脑、邻居家的电脑或任何网络门户进行报告,都是安全的方式,而且全部都是匿名状态。网络门户从来不会通过搜索姓名识别个人身份。奥托立夫热线的系统在处理信息时,会滤掉网络地址,确保真正的匿名举报。此外,奥托立夫热线已经通过契约承诺的形式,保证不会追踪报告者的个人身份。

我担心在提供信息后,奥托立夫热线最终会披露我的身份。我如何才能确保不发生这样的问题?

奥托立夫热线系统的目的,是保护您的匿名性。但是,如果您希望始终保持匿名状态,您作为报告方,需要确保您提交的报告内容中,不会不小心披露您的身份。比如:从我在 Jan Smith 附近的作为或者在我 33 年的...

免费热线电话是否也是机密和匿名性质的?

是的。使用电话报告时,您所需要提供的信息和网络报告完全相同。接电话的工作人员会将您的说话内容,输入奥托立夫热线的网站中。在您提供这些报告的过程中,同样也受到安全和机密措施的保护。

如果我想要在报告中显示自己的身份呢?

如果您有这个想法,报告中有一个栏目可以让您显示自己的身份。

建议和最佳实践

我发现一些人正在做一些不道德的事情,但并没有影响到我。我是否应该报告呢?

我们公司始终支持合乎道德的行为。任何不合道德的行为,无论在何种级别,最终都会影响到公司和所有员工,包括您。只需想想最近发生的企业丑闻,就会发现在很多情况下,有些不合乎道德的行为虽然当时看似无害,但事实会对整个公司的健康发展带来灾难性的影响。所以,如果您发现了不当行为或违反道德的行为,请将举报此类行为视为您对自己和同事们的职责。

我不确定自己看到或听到的事情是否真的是违反公司政策,或者属于不道德行为。这些事情只是看起来似乎是正确的。我该怎么办?

进行报告。在您准备和提交报告的过程中,奥托立夫热线可以为您提供帮助。也许您报告的事情是虚惊一场,但我们宁愿如此,也不希望因为您的不确定,而导致可能的不道德行为躲过应有的曝光。

如果我的老板或其他经理做了一件违规的事情呢?他们是否会发现我的报告,然后把事情掩盖下来?

奥托立夫热线系统的设计可以确保一点:可能与报告事件相关的人员,都不会获知举报内容,或访问出现其名字的报告。

如果我在提交报告后,忽然想起与事件相关的重要事情,该怎么办?或者如果公司对我的报告还有其他问题想问我,我该怎么办?

当您在奥托立夫热线网站、奥托立夫热线电话中心进行报告时,您会被分配一个独一无二的用户名,并可以咨询选择密码。您在进行报告后,还可以通过网络或电话的形式返回奥托立夫热线,访问您原始的报告,添加更多信息,或回答公司代表提出的问题,提供有助于解决开放问题的相关信息。如果您需要回答公司问题,强烈建议您定期再次进入公司网站。您和公司现在都可以进行“匿名对话"。无论多么复杂的问题,都可以通过这种方式予以解决。

对于报告后续提供的内容,是否和第一份一样安全呢?

奥托立夫热线中的所有报告,都与第一份报告一样,受到严格保密措施的保护,而且始终都已匿名方式存在。

如果我无法访问网络,是否仍然可以提交报告呢?

您可通过任何可以上网的电脑访问奥托立夫热线,进行报告。您可以从家里进行,或者其他公共场所,包括公共图书馆等,只要有网络电脑就可以。如果您无法访问网络或不愿使用电脑,也可以拨打奥托立夫热线的免费电话,全年全天无休,可以随时进行报告。

进行报告

您完成报告过程后,系统将分配给你一个独一无二的编码,又称“报告码"。请记下这个报告码和密码,保存在安全的地点。在您报告5-6个工作日后,请使用您的报告码和密码查看您的报告,是否有任何反馈或问题。