Häufig gestellte Fragen

NAVEX ist ein unabhängiges Unternehmen, das seinen Kunden sichere, vertrauliche Telefon- und Internetsysteme bietet, mit deren Hilfe die Mitarbeiter Probleme und Bedenken im Zusammenhang mit ungesetzlichem oder unethischem Geschäftsgebaren vorbringen können. Wir sind einiges von vielen Unternehmen, das NAVEX mit diesen Dienstleistungen beauftragt, und wir glauben, dass den Betroffenen das Melden von Vorfällen leichter fällt, wenn sie wissen, dass sie sich an einen unabhängigen Dritten wenden.

Die wichtigsten Aufgaben von NAVEX sind:

• Bereitstellung vertraulicher telefonischer und webbasierter Optionen für Mitarbeiter und andere, um Fragen und/oder Bedenken zur Einhaltung von Vorschriften zu melden, einschließlich potenzieller Verstöße gegen Unternehmensrichtlinien
• Übermittlung von Informationen über das Anliegen an das Unternehmen, damit eine entsprechende Untersuchung eingeleitet wird
• Einer meldenden Person eine anonyme Kommunikation mit Ermittlern des Unternehmens als Vermittler erlauben, der in der Lage ist, weitere Fragen und Antworten sowie Informationen zur Lösung des Falls weiterzuleiten
• Es ist nicht die Aufgabe von NAVEX, Lösungsmaßnahmen zu den Bedenken zu ergreifen, sondern lediglich, die Bedenken an das Unternehmen weiterzuleiten.

Aufgrund des vertraulichen Charakters und der hohen Sicherheitsstufe, die bei diesen Meldungen eingehalten wird, müssen Sie, wenn Sie Ihren Berichtsschlüssel oder Ihr Kennwort verlieren, eine neue Meldung erstatten. In der neuen Meldung sollten Sie erwähnen, dass diese sich auf eine frühere Meldung bezieht.

Die anonyme Melde-Hotline wird von NAVEX, einem Drittanbieter, betrieben. Ihre Fragen und Meldungen werden entweder über das vertrauliche Call-Center oder über die sichere Website empfangen. Sie können die anonyme Melde-Hotline nutzen, um eine Frage zu stellen, eine Meldung zu erstatten oder einen bereits gemeldeten Vorfall weiterzuverfolgen. Unabhängig davon, ob Sie einen Vorfall telefonisch oder online melden, erhalten Sie Anweisungen zur Abschluss Ihrer Aufgabe. Wenn Sie eine Meldung erstatten, werden Sie aufgefordert, möglichst detaillierte Informationen über den Vorfall zu machen. Sie können auch ein oder mehrere Dokumente anhängen. Ihre Meldung wird erfasst und an das Unternehmen zur Weiterverfolgung weitergeleitet.

Meldungen werden direkt an den sicheren NAVEX-Server übertragen. Dadurch ist eine lückenlose Sicherheit gewährleistet. NAVEX stellt dem Unternehmen diese Meldungen zur Verfügung, damit das Unternehmen den Untersuchungsprozess überprüfen und überwachen kann.

NAVEX benachrichtigt das Unternehmen, wenn eine Meldung eingeht. Es wird festgestellt, ob eine Untersuchung erforderlich ist und ob ausreichende Informationen zur Verfügung gestellt wurden. Bei Bedarf wird der Meldende um zusätzliche Informationen gebeten. Sobald die Meldung eingereicht wurde, überprüft das Unternehmen die Details und beauftragt das entsprechende Team (d. h. Compliance, Personalwesen und/oder Rechtsabteilung) mit der Durchführung der Untersuchung. Dem Anliegen wird zeitnah und vertraulich nachgegangen.

Sie sind verpflichtet, Verhaltensweisen zu melden, von denen Sie glauben, dass sie tatsächlich oder potenziell gegen die Unternehmensrichtlinien, den Ethikkodex oder das Gesetz verstoßen. Sie können solche Bedenken Ihrem Vorgesetzten, dem Vorgesetzten Ihres Vorgesetzten oder der Compliance-, der Personal- oder der Rechtsabteilung melden. Wenn es Ihnen unangenehm ist, Ihre Bedenken zu melden, Sie nicht wissen, an wen Sie sich wenden sollen, Sie der Ansicht sind, dass nicht angemessen auf Ihre Sorgen eingegangen wurde, oder wenn Sie anonym bleiben möchten, erstatten Sie die Meldung bitte über NAVEX.

Es ist in der Regel einfacher, eine vollständigere Untersuchung durchzuführen, wenn Sie sich selbst und die Beteiligten identifizieren, da dies dem Ermittler des Unternehmens ermöglicht, direkt mit Ihnen und anderen in Kontakt zu treten. Wenn Sie Ihre Bedenken unter Ihrem Namen vorbringen möchten, wird sich das Unternehmen nach Kräften bemühen, Ihren Namen während der Untersuchung vertraulich zu behandeln.

Sie können Ihr Anliegen anonym – online oder telefonisch – melden. Beide Kanäle werden von NAVEX betrieben werden. Wenn Sie Ihre Meldung anonym erstatten möchten, erhalten Sie einen Berichtsschlüssel und müssen dann ein Kennwort erstellen.
Sie müssen den Berichtsschlüssel und das Kennwort für die eingereichte Meldung aufbewahren. Bei der Nachverfolgung Ihrer Meldung können Sie bei Bedarf zusätzliche Informationen hinzufügen oder sich nach dem Status erkundigen. Das Unternehmen kann so auch mit Rückfragen an Sie herantreten und dabei Ihre Anonymität wahren. Eine regelmäßige Weiterverfolgung des Vorfalls Ihrerseits ist bei anonymer Erstattung einer Meldung wichtig, da keine andere Möglichkeit zur Kommunikation mit Ihnen besteht.

NAVEX verwendet keine Anrufrückverfolgung oder Anruferidentifizierung. Außerdem werden bei NAVEX keine internen Verbindungsprotokolle mit IP-Adressen generiert oder aufbewahrt, sodass keinerlei Informationen verfügbar sind, mit deren Hilfe Ihr Computer von NAVEX aus zurückverfolgt werden könnte. Meldungen werden von Ihrem Computer an ein sicheres Internetportal weitergeleitet, in dem Benutzernamen nicht rückverfolgbar sind.

Das Unternehmen verbietet strengstens Vergeltungsmaßnahmen wie Zurückstufung, Belästigung oder andere negative Handlungen gegen Personen, die Bedenken oder mutmaßliche Rechtsverletzungen in gutem Glauben melden. Wenn Sie eine Meldung in „gutem Glauben“ erstatten, bedeutet dies, dass Sie alle Informationen zur Verfügung stellen, die Sie haben, und von deren Richtigkeit überzeugt sind. Wenn Sie den Eindruck haben, wie auch immer gearteten Vergeltungsmaßnahmen ausgesetzt zu sein, teilen Sie uns dies bitte mit, damit wir Nachforschungen anstellen können.

Bedenken bezüglich unmittelbar drohender Körperverletzungen oder Personen- oder Sachschäden sollten nicht an NAVEX gemeldet werden. Für Hilfe im Notfall wenden Sie sich bitte an den zuständigen Notdienst.