Probleme anzusprechen, bedeutet, dass Sie uns Ihre Anliegen zu rechtlichen Fragen, Compliance, Richtlinien oder Ethikfragen mitteilen, Bedenken äußern oder Fehlverhalten melden. Medtronic ermutigt Sie, Bedenken offen und aufrichtig anzusprechen und die Voice Your Concern-Richtlinie hilft uns, eventuelle Integritäts- und Erthikprobleme früh zu erkennen, wenn sie noch leichter lösbar sind. Wo Sie Bedenken melden, hängt zum Teil davon ab, welcher Art das Problem ist und welche Personen involviert sind. In den meisten Fällen kennen Ihre Vorgesetzten, ihr Employee Relations-Vertreter vor Ort oder andere vertrauenswürdige Stellen innerhalb Ihres Geschäftsbereichs oder Ihrer Region die Gegebenheiten vor Ort am besten und sind daher auch die besten Ansprechpartner, die Ihre Frage schnell beantworten können.

Je nachdem, welcher Art das Problem ist und welche Personen involviert sind, kann es aber auch vorkommen, dass eine Meldung vor Ort nicht angebracht ist oder Sie sich damit nicht wohl fühlen. Weitere mögliche Ansprechpartner sind:

• Ein Compliance-Verantwortlicher des Geschäftsbereichs oder der Region
• Ein Rechtsberater von Medtronic
• Die Compliance- und Ethik-Abteilung von Medtronic

Alternativ können Sie die Voice Your Concern Line nutzen – einen Service, der rund um die Uhr, kostenlos telefonisch oder online verfügbar ist und von einem unabhängigen Unternehmen betrieben wird. Ob auch eine anonyme Berichterstattung möglich ist, hängt von den entsprechenden Gesetzen in Ihrer Region ab.

VOICE YOUR CONCERN LINE

• http://www.voiceyourconcernline.com
• Telefonnummer für die USA, Kanada und Puerto Rico: 1-800-488-3125
• Die Nummern für alle anderen Regionen einschließlich Hinweisen finden Sie unter http://www.voiceyourconcernline.com . Wählen Sie das Land aus, in dem Sie sich befinden, und folgen Sie den Hinweisen für die Berichterstattung per Telefon oder online.

Oft kommt es vor, dass Personen Probleme nicht ansprechen, weil sie denken, dass „sowieso nichts passiert“. Medtronic verpflichtet sich, allen Angestellten zu antworten, die in gutem Glauben ein potenzielles Problem ansprechen. Zum Schutz der Privatsphäre der beteiligten Personen können wir jedoch nicht immer Details und die Ergebnisse von Ermittlungen gegen Angestellte bekanntgeben. Wenn Sie ein Problem der Geschäftsleitung vor Ort gemeldet, aber den Eindruck haben, dass es nicht gelöst wurde, eskalieren Sie es an eine höhere Führungsebene, wenden Sie sich an die Ethik- und Compliance-Abteilung oder reichen Sie einen Bericht bei der Voice Your Concern Line ein.

Wenn Sie unangemessenes Verhalten beobachten, davon hören oder auf sonstige Weise davon erfahren, sprechen Sie es bitte immer an. Diese Grundregel gilt für alle, die weltweit für oder im Auftrag von Medtronic arbeiten. Wenn Sie Fehlverhalten, von dem Sie Kenntnis haben, nicht ansprechen, verstoßen Sie gegen eine der Hauptvorschriften unserer Grundsätze der Unternehmensethik und müssen selbst mit Disziplinarmaßnahmen rechnen.

In der Regel ist es am besten, Probleme persönlich anzusprechen. Es kann aber auch vorkommen, dass Sie sich unwohl dabei fühlen, eine Person direkt anzusprechen, und lieber anonym bleiben möchten.

Über die Voice Your Concern Line können Sie Ihre Anliegen überall, zu jeder Zeit und in den meisten Regionen auch anonym melden. Wenn Sie die Voice Your Concern Line anrufen oder das Online-Formular nutzen, müssen Sie Ihren Namen und andere Informationen, über die Sie identifiziert werden könnten, nicht angeben. Für alle Anrufe und elektronisch übermittelten Web-Berichte ist die Anrufer- bzw. Nutzeridentifikation gesperrt und da die Website von einem Drittanbieter betrieben wird, benötigen Sie keinen Zugriff auf das interne Netzwerk von Medtronic, um Ihren Bericht einzureichen.

Falls Sie anonym bleiben möchten, kann dies allerdings die Möglichkeiten von Medtronic einschränken, der Angelegenheit nachzugehen und Ihnen zu antworten. Die mit den Untersuchungen betrauten Personen benötigen Informationen in einem gewissen Mindestumfang, um Ermittlungen durchführen zu können. Sollten Sie später beschließen, Ihre Identität preiszugeben, wird Medtronic alle Ihre Berichte mit Diskretion behandeln und ihre Vertraulichkeit im größtmöglichen Umfang wahren.

Unabhängig davon, ob Sie anonym bleiben möchten oder Ihre Identität offenlegen, behandelt Medtronic Ihren Bericht mit Diskretion wird und die Vertraulichkeit im größtmöglichen Umfang wahren.

Unter bestimmten Umständen kann es jedoch vorkommen, dass Ihre Identität im Verlauf der Untersuchung erkennbar wird. Ebenso kann es vorkommen, dass Medtronic gesetzlich verpflichtet ist, Informationen über gemeldete Compliance-Probleme gegenüber Dritten offenzulegen. In diesem Fall wird Medtronic alles tun, um Ihre Identität zu schützen. Wir versichern Ihnen, dass wir keine Vergeltungsmaßnahmen gegen Personen dulden, die in gutem Glauben vermutetes Fehlverhalten melden.

Alle Angestellten, die um Rat ersuchen, in gutem Glauben Bedenken ansprechen oder Fehlverhalten melden, tun das Richtige. Medtronic toleriert keinerlei Vergeltungsmaßnahmen gegen diese Personen. Gegen jeden, der versucht, Vergeltung zu üben, werden Disziplinarmaßnahmen eingeleitet. Dies können – unabhängig von der Position dieser Person im Unternehmen – beliebige Maßnahmen bis hin zur Kündigung sein.

Wenn Sie glauben, dass gegen Sie oder eine Person, die Sie kennen, wegen der Meldung eines Ethik- oder Compliance-Problems Vergeltung geübt wird, wenden Sie sich bitte unverzüglich an einen Ansprechpartner der Ethik- und Compliance-Abteilung.

Jedes Mal, wenn Sie potenzielles Fehlverhalten oder sonstige Verstöße gegen die Grundsätze der Unternehmensethik, Richtlinien und Verfahren von Medtronic oder gegen das Gesetz beobachten, davon hören oder auf sonstige Weise davon erfahren, müssen Sie dies so bald wie möglich melden. Angestellten stehen viele Ressourcen für die Mitteilung von Bedenken zur Verfügung, einschließlich der hier genannten. Ebenso wichtig ist es, dass Sie es ansprechen, wenn Sie Rat zu einer Ethik- oder Compliance-Frage benötigen. Wenn Sie Ihre Anliegen zeitnah melden, kann bei Bedarf schnell eingegriffen werden, um kleine Probleme zu lösen, bevor sie groß werden.

Schwerwiegendes Fehlverhalten muss sofort gemeldet werden. Schwerwiegendes Fehlverhalten liegt vor:

• wenn es potenziell gesetzwidrig ist – wie zum Beispiel vermuteter Verstoß gegen Gesetze zur Bekämpfung von Bestechung und Schmiergeldern;
• wenn gegen die Grundsätze der Unternehmensethik oder Richtlinien von Medtronic verstoßen wird – wie zum Beispiel gegen unsere Standards für das Geschäftsgebaren oder unsere Qualitätsrichtlinie;
• wenn Medtronic, seine Angestellten oder Führungskräfte haftbar gemacht werden können;
• wenn die Reputation von Medtronic geschädigt wird.

Sie müssen Ihre Bedenken auch melden, wenn Sie glauben, dass Sie bei Ihrer Arbeit für Medtronic in potenzielles Fehlverhalten involviert wurden. Von allen Angestellten und Vertretern von Medtronic wird erwartet, dass sie die für ihre Tätigkeit relevanten Gesetze und Unternehmensrichtlinien kennen und einhalten.

Sie müssen Ihre Bedenken melden, wenn Sie von potenziellem Fehlverhalten anderer Personen Kenntnis erlangen. Manchmal erfahren Abteilungsleiter aus ihren Berichten von Fehlverhalten oder Angestellte hören an anderer Stelle von solch einem Verdacht. Wenn Sie von potenziellem Fehlverhalten erfahren, müssen Sie dies melden.

Unabhängig davon, wie Sie Ihre Bedenken melden, sind meldungspflichtige Aspekte zum Beispiel folgende:

• Vorteile, die einem Kunden angeboten werden, um zum Kauf von Produkten anzuregen oder sich dafür erkenntlich zu zeigen;
• Effektive oder versuchte Bestechung von Amtsträgern, Kunden oder anderen Personen;
• Annahme oder Gewährung von Schmiergeldern oder unzulässigen Geschenken;
• Produktwerbung von Medtronic für unzulässige Nutzung (Off-Label-Werbung);
• Jede falsche Behauptung gegenüber Behörden, insbesondere bei der Bewerbung für staatliche Gesundheitsförderprogramme;
• Jede Untauglichkeit von Angestellten von Medtronic oder anderen, eigenständig tätigen Personen für die Mitarbeit an US-bundesstaatlichen Programmen aufgrund von Fehlverhalten;
• Missbrauch der Mittel und des Eigentums von Medtronic, einschließlich Diebstahl, Betrug, Unterschlagung oder Offenlegung vertraulicher Informationen;
• Nichteinhaltung der Buchhaltungsgrundsätze, Richtlinien für die Rechnungslegung oder Vorgaben für die Finanzberichterstattung;
• Mangelhafter Schutz personenbezogener Daten;
• Austausch von Preisinformationen oder sonstigen betriebseigenen Daten mit Wettbewerbern oder sonstiges wettbewerbsschädigendes Verhalten;
• Fälschung von Daten der Forschung, Entwicklung, Produktion oder Qualitätssicherung;
• Vergeltungsmaßnahmen gegen Angestellte, die Bedenken melden;
• Diskriminierung, Belästigung oder Gewalt am Arbeitsplatz;
• Sonstige Verstöße gegen Gesetze, Bestimmungen oder unsere Richtlinien und Verfahren.

Medtronic verlangt von seinen Angestellten, Bedenken zu melden. Allerdings gelten in Mitgliedstaaten der Europäischen Union und in anderen Ländern gesetzliche oder regulatorische Einschränkungen für die Berichterstattung über Systeme wie die Voice Your Concern Line. Beispiele für Einschränkungen:

• Berichterstattung begrenzt auf Buchhaltung, interne Rechnungsprüfung, Audits, Bestechung sowie Bankgeschäfte und Finanzkriminalität.
• Berichterstattung nur über Angestellte ab einer bestimmten Führungsebene.
• Verbot anonymer Berichterstattung.

Zusätzlich zu Ihrer Pflicht, Fehlverhalten zu melden, erwartet Medtronic von Ihnen:

• dass Sie Personen stets ermutigen, ihre Bedenken zu melden (und niemals davon abraten);
• dass Sie darauf achten, auch die Rechte und Bedenken der Personen zu respektieren, die des Fehlverhaltens beschuldigt werden;
• dass Sie sich während der internen Ermittlungen stets aufrichtig, aufgeschlossen, entgegenkommend und kooperativ verhalten;
• dass Sie Personen gegenüber, die einen Vorfall melden, niemals Vergeltung üben.

Wir alle haben die Pflicht, Verhaltensweise zu melden, die gegen das Gesetz oder gegen Unternehmensrichtlinien verstoßen. Dies gilt auch, wenn wir in diese Vorgänge involviert waren. Wenn Sie denken, Sie könnten gegen das Gesetz oder eine Richtlinie verstoßen haben, ist es am besten, wenn Sie selbst aktiv werden und das Problem ansprechen, damit es gelöst werden kann.

Die Voice Your Concern Line wird von einem unabhängigen Unternehmen betrieben, dessen Mitarbeitende keine Angestellten von Medtronic sind. Sollten Sie Ihr Anliegen in einer anderen Sprache als Englisch mitteilen wollen, stehen Dolmetscher zur Verfügung. Es kann einige Minuten dauern, bis ein Dolmetscher bereit ist, bitte legen Sie in diesem Fall nicht auf. Sie können Ihre Identität preisgeben oder, in den meisten Ländern, anonym bleiben. Ihr Anruf wird nicht zurückverfolgt und nicht aufgezeichnet. Wenn Sie Ihren Namen angeben, wird Ihr Bericht vertraulich behandelt und nur an Personen weitergegeben, die diese benötigen.

Die Person, die Ihren Anruf bei der Voice Your Concern Line entgegen nimmt, stellt Ihnen einige Fragen, um zu verstehen, worum es geht. Wenn Sie ihren Bericht über die Website einreichen, können Sie diese Fragen im Formular beantworten. Bitte machen Sie möglichst genaue Angaben, damit die Ermittler die gemeldeten Probleme gründlich und zeitnah untersuchen können.

Wenn Sie mit Ihrem Bericht fertig sind, erhalten Sie einen Berichtsschlüssel und ein Passwort. Bewahren Sie beide sicher auf, um später erneut auf den Bericht zugreifen und bei Bedarf weitere Fragen beantworten können.

Der Drittanbieter, der die Voice Your Concern Line betreibt, sendet Ihren Bericht an den Leiter / die Leiterin unseres Voice Your Concern-Programms und die Angelegenheit wird geprüft. Enthält der Bericht eine Frage oder eine Anmerkung, wird Ihnen jemand antworten. Ist die Ethik- und Compliance-Abteilung der Meinung, dass die im Bericht enthaltenen Bedenken oder Behauptungen untersucht werden müssen, wird der Fall einem Ermittler zugewiesen. Die Ermittler untersuchen alle Fälle unparteiisch, ehrlich, fair, zügig, gründlich und vertraulich. Medtronic respektiert die Rechte aller Beteiligten und behandelt die Berichte mit Diskretion. Es gilt für alle die Unschuldsvermutung.

Möglicherweise haben wir Rückfragen, weil wir für die Untersuchung weitere Informationen benötigen. Wenn Sie sich in Ihrem Bericht identifiziert haben, kontaktiert Sie der Ermittler bei Bedarf direkt.

Ja. Nutzen Sie die Follow-up-Funktion in der Voice Your Concern Line, die sowohl telefonisch als auch online verfügbar ist. Dank dieser Funktion können Sie mit dem Ermittler kommunizieren – auf Wunsch auch anonym. Der Ermittler kann weitere Informationen erfragen, die für die gründliche und zügige Untersuchung der Sachverhalte benötigt werden. Und auch Sie können die Funktion nutzen, um dem Ermittler weitere Informationen oder neue Entwicklungen mitzuteilen. Für die Nutzung der Follow-up-Funktion benötigen Sie den Berichtsschlüssel und das Passwort, die Sie nach dem Einreichen Ihres Berichts erhalten haben.

Dokumente, die Ihren Bericht stützen, können Sie auf unterschiedliche Weise übermitteln, je nachdem, wie Sie Ihr Anliegen kommunizieren. Wenn Sie mit einem/einer Vorgesetzten, der Persopnalabteilung oder jemandem von der Rechts- oder Compliance-Abteilung sprechen, fragen Sie, wie Sie Ihre Dokumentation am besten aufbewahren können. Wenn Sie eine E-Mail an die Ethik- und Compliance-Abteilung schreiben, können Sie die Dokumentation als Anhang mitsenden. Wenn Sie Ihren Bericht über die Voice Your Concern Line einreichen, finden Sie auf der Website eine Option zum Hochladen von Dokumenten. Wenn Sie die Website Voice Your Concern Line nicht nutzen können oder Dokumente haben, die nicht hochgeladen werden können, geben Sie in Ihrem Bericht bitte an, dass Sie Dokumente besitzen, die Sie jedoch nicht anhängen konnten. Die Person, die Ihr Anliegen bei Medtronic bearbeitet, wird sich dann mit Ihnen in Verbindung setzen und Ihnen mitteilen, wie Sie die Dokumentation übermitteln können.

Medtronic nimmt jeden Bericht ernst. Alle Berichte werden geprüft, um zu entscheiden, wie die Angelegenheit am besten gelöst werden kann, je nachdem worum es in dem Bericht geht. Nicht alle Bedenken erfordern eine Untersuchung. Allein auf der Grundlage eines Berichts wird niemand für „schuldig“ erklärt, ohne vorher die Faktenlage zu untersuchen.

Alle Anschuldigungen werden geprüft und angemessen geklärt und wir stützen uns bei jedem Vorfall ausschließlich auf die Fakten, um Gerechtigkeit zu gewährleisten. Dazu suchen wir nach den möglichen Ursachen des Verstoßes, prüfen, ob die Beteiligten in gutem Glauben gehandelt haben, und leiten schnellstmöglich Korrekturmaßnahmen ein. In vielen Fällen wird aufgrund simpler Fehler gegen Standards verstoßen, ohne dass vorsätzliches Fehlverhalten vorliegt.

Die Untersuchungen variieren je nach Schwere der Anschuldigung, Auswirkungen auf den Geschäftsbetrieb, Anzahl der beteiligten Personen und dem Umfang an erforderlichen Beweisen. Manche Untersuchungen können schnell abgeschlossen werden, andere dauern Wochen, Monate oder noch länger. Jeder Fall ist einzigartig, aber wir folgen dabei einem einheitlichen Prozess. Unabhängig davon, wie lange eine Untersuchung dauert, nimmt Medtronic jede Behauptung ernst.

Unabhängig davon, ob Sie die Voice Your Concern Line angerufen oder über das Web-Formular kontaktiert haben, erhalten Sie immer einen Berichtsschlüssel und ein Passwort. Mit diesen Zugangsdaten können Sie Ihren Bericht telefonisch oder online weiterverfolgen, um sich über den Arbeitsfortschritt zu informieren und mit dem zuständigen Ermittler zu kommunizieren. Wenn Sie weitere Fragen, Anmerkungen oder Dokumente haben oder wenn die Ermittler Sie um weitere Details oder Dokumente bitten, können Sie diese Funktion für die Kommunikation nutzen.

In den meisten Fällen wird Ihnen mitgeteilt, ob in der Angelegenheit Ihres Berichts ermittelt und ob das Problem gelöst wurde. Wenn Sie Ihren Bericht über die Voice Your Concern Line anonym einreichen, können Sie sich telefonisch oder online unter Verwendung Ihres Berichtsschlüssels und Passworts über den Bearbeitungsstand erkundigen. Bitte berücksichtigen Sie jedoch, dass gesetzliche und andere Einschränkungen darüber gelten können, welche Informationen Medtronic bereitstellen kann.

Jeder Fall ist einzigartig, aber wir folgen dabei einem einheitlichen Prozess. Wenn sich die Anschuldigungen oder Bedenken nicht untermauern lassen, kommen wir möglicherweise zu dem Schluss, dass keine Maßnahmen notwendig sind. In anderen Fällen können wir feststellen, dass in gutem Glauben Fehler unterlaufen sind oder Fehleinschätzungen getroffen wurden. Für uns steht an erster Stelle, die potenziell problematische Situation zu beheben sowie im Anschluss die benötigte Unterstützung zu geben, damit sich der Vorfall nicht wiederholt. Im anderen Extremfall sind wir möglicherweise gezwungen, den Vorfall Behörden zu melden. Wenn die Tatsachen dies rechtfertigen, leitet die Geschäftsleitung Korrekturmaßnahmen ein, um die Geschäftsabläufe zu optimieren, oder ergreift Disziplinarmaßnahmen gegen die Angestellten, die gegen das Gesetz oder eine Unternehmensrichtlinie verstoßen haben. Disziplinarmaßnahmen können verschiedenster Art sein und reichen bis zur Kündigung. In einigen Fällen müssen Vorfälle auch den Justizbehörden zur eventuellen Strafverfolgung übergeben werden. In anderen ist das ursprüngliche Fehlverhalten selbst nicht schwerwiegend, aber Vertuschungsversuche und Lügen während der Ermittlungen führen dazu, dass sich die Situation verschärft und strengere Disziplinarmaßnahmen nach sich zieht.

Die vollständige Voice Your Concern-Richtlinie finden Sie im Richtlinienportal. Links zu den Grundsätzen der Unternehmensethik von Medtronic und den Standards für das Geschäftsgebaren finden Sie auf der Intranetseite der Ethik- und Compliance-Abteilung von Medtronic unter ethics.medtronic.com . Die Voice Your Concern-Broschüre und andere Ressourcen für Angestellte finden Sie auf der Intranetseite „Voice Your Concern“ der Ethik- und Compliance-Abteilung.