ZULETZT AKTUALISIERT: AUGUST 2023

Datenschutzerklärung der Ethik-Helpline

Ihre Privatsphäre ist uns wichtig. Diese Datenschutzerklärung der Ethik-Helpline gilt für Besucher, Benutzer und andere Personen (z. B. Mitarbeiter, Stellenbewerber, Kunden usw.), die die Ethik-Helpline nutzen. Die Informationen in dieser Datenschutzerklärung werden von Prudential Financial, Inc., seinen Tochtergesellschaften und verbundenen Unternehmen bereitgestellt. Die Prudential-Unternehmen, die diese Datenschutzerklärung bereitstellen, werden hierin als „wir” oder „uns” bezeichnet und umfassen Prudential Financial, Inc. sowie Tochtergesellschaften und verbundene Unternehmen, die die Namen Prudential, Pruco, PRIAC und PGIM verwenden. Diese Datenschutzerklärung erklärt, wie wir personenbezogene Daten in Bezug auf die Ethik-Helpline erheben, verwenden und offenlegen, und gilt nicht für andere Dienste, Beziehungen oder Aktivitäten, für die es eigene Datenschutzhinweise oder -erklärungen gibt. Einwohner Kaliforniens sollten auch unsere Datenschutzerklärung für Einwohner Kaliforniens lesen.

WIE WIR DATEN ERFASSEN

Daten, die Sie bereitstellen

Prudential kann die folgenden Daten über die Ethik-Helpline erfassen: Ihren Namen, Titel und Kontaktdaten; den Namen und andere Daten über in Ihrer Meldung genannte Personen; eine Beschreibung des Verhaltens, das Gegenstand Ihrer Meldung ist, einschließlich des Datums, des Standorts und anderer relevanter Informationen; alle Fragen, die Sie möglicherweise haben; und alle anderen Informationen, die Sie bereitstellen.

Daten aus anderen Quellen

Prudential kann während einer nachfolgenden Überprüfung oder Untersuchung auch Daten aus anderen Quellen erfassen, einschließlich von Kollegen, der Personalabteilung, dem Ethikteam, Dritten usw.

SENSIBLE DATEN

Sofern dies zur Kommunikation Ihrer Bedenken nicht erforderlich ist, bitten wir Sie, uns keine sensiblen personenbezogenen Daten (z. B. Informationen zu rassischer oder ethnischer Herkunft, politischen Meinungen, Religion oder anderen Überzeugungen, Gesundheit, Biometrie oder genetischen Merkmalen, strafrechtlichem Hintergrund oder Gewerkschaftsmitgliedschaft) auf oder über diese Dienste oder anderweitig an uns zu senden und derartige Daten nicht offenzulegen.

VERWENDUNG PERSONENBEZOGENER DATEN

Wir erfassen und verarbeiten personenbezogene Daten über Sie aus den folgenden Gründen:

• Weil Sie diese Daten freiwillig zur Verfügung gestellt haben;
• Weil diese Daten erforderlich sind, um Ihre Meldung zu überprüfen, zu untersuchen und zu bearbeiten;
• Weil diese Daten für uns von besonderer Bedeutung sind und wir ein spezifisches berechtigtes gesetzliches Interesse an ihrer Verarbeitung haben;
• Um einer gesetzlichen Verpflichtung nachzukommen; oder
• Wo dies erforderlich ist, um die lebenswichtigen Interessen einer Person zu schützen.

Wenn die Verarbeitung Daten betrifft, die Sie uns freiwillig zur Verfügung gestellt haben, oder die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung basiert, können Sie Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen, soweit dies gemäß dem anwendbaren Recht zulässig ist.

OFFENLEGUNG PERSONENBEZOGENER DATEN

Ihre Einreichung wird für die in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Zwecke an das entsprechende Unternehmen oder verbundene Unternehmen von Prudential weitergeleitet. Die Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten kann die Übermittlung personenbezogener Daten in andere Länder umfassen (einschließlich in Länder, in denen Sie nicht ansässig sind und die ein anderes Datenschutzsystem haben als das Land, in dem Sie ansässig sind). Eine Liste der verbundenen Unternehmen, die Ihre personenbezogenen Daten gemeinsam verarbeiten können, finden Sie in unseren Wertpapieroffenlegungen, einschließlich der 10-K Formulare, die hier verfügbar sind, und/oder Sie können diese auf Anfrage erhalten (siehe Abschnitt „Kontakt” am Ende dieser Mitteilung).

Prudential hat NAVEX damit beauftragt, die Vertraulichkeit und Sicherheit Ihrer personenbezogenen Daten zu schützen, und NAVEX ist nur berechtigt, Ihre personenbezogenen Daten für die Bereitstellung der Ethik-Helpline und damit verbundener Dienstleistungen zu verwenden.

Zusätzliche Informationen zu grenzüberschreitenden Übermittlungen

Personenbezogene Daten können in jedem Land gespeichert und verarbeitet werden, in dem Prudential über Einrichtungen verfügt oder in dem wir Dienstleister beauftragen, und durch die Nutzung dieses Dienstes bestätigen Sie, dass Sie verstehen, dass Ihre Daten in Länder außerhalb Ihres Wohnsitzlandes übermittelt werden können, einschließlich in die Vereinigten Staaten, die möglicherweise andere Datenschutzregeln haben als Ihr eigenes Land. Unter bestimmten Umständen können Gerichte, Strafverfolgungsbehörden, Aufsichtsbehörden oder Sicherheitsbehörden in diesen anderen Ländern berechtigt sein, auf diese personenbezogenen Daten zuzugreifen.

Zusätzliche Informationen für den EWR

Einige Nicht-EWR-Länder werden von der Europäischen Kommission als Länder anerkannt, die ein angemessenes Datenschutzniveau gemäß den EWR-Standards bieten (die vollständige Liste dieser Länder ist hier verfügbar). Für Übermittlungen in andere Länder haben wir angemessene Maßnahmen ergriffen, wie z. B. Standardvertragsklauseln, die von der Europäischen Kommission zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten verabschiedet wurden.

SONSTIGE VERWENDUNGEN UND OFFENLEGUNGEN PERSONENBEZOGENER DATEN

Vorbehaltlich der Notwendigkeit, eingegangene Ethikbeschwerden zu untersuchen und Maßnahmen zu ergreifen, wird Prudential, soweit dies praktisch möglich ist, die Vertraulichkeit der vorgebrachten Bedenken und erhaltenen personenbezogenen Daten wahren.

Wir verwenden und legen personenbezogene Daten auch nach Bedarf oder wie dies angemessen ist offen, insbesondere wenn wir eine gesetzliche Verpflichtung oder ein berechtigtes Interesse daran haben, einschließlich:

• Zur Einhaltung anwendbarer Gesetze und Vorschriften – dies kann Gesetze außerhalb Ihres Wohnsitzlandes umfassen;
• Zur Zusammenarbeit mit öffentlichen und staatlichen Behörden – dazu können auch Behörden außerhalb Ihres Wohnsitzlandes gehören;
• Zur Zusammenarbeit mit Strafverfolgungsbehörden;
• Um unsere verbundenen Unternehmen und gegebenenfalls andere bei der Lösung von Ethikbeschwerden zu unterstützen;
• Um unsere Geschäftsbedingungen durchzusetzen und unsere Rechte, Privatsphäre, Sicherheit oder unsere Eigentumsrechte und/oder die unserer verbundenen Unternehmen, Mitarbeiter, Kunden, Sie und andere zu schützen; und
• Um einen Verkauf oder eine geschäftliche Transaktion abzuschließen. Wir haben möglicherweise ein berechtigtes Interesse daran, personenbezogene Daten im Falle einer Umstrukturierung, Fusion, eines Verkaufs, eines Joint Ventures, einer Abtretung, einer Übertragung oder einer anderen Veräußerung unseres gesamten oder eines Teils unseres Geschäfts, unserer Vermögenswerte oder Aktien (einschließlich in Verbindung mit einem Konkurs- oder ähnlichen Verfahren) einem Dritten gegenüber offenzulegen oder diese an einen Dritten zu übertragen. Diese Dritten können beispielsweise eine übernehmende Gesellschaft und deren Berater umfassen.

AUFBEWAHRUNGSZEITRAUM

Wir bewahren personenbezogene Daten so lange auf, wie dies unter Berücksichtigung des/der Zwecks/Zwecke, für den/die sie erhoben wurden, und im Einklang mit dem anwendbaren Recht erforderlich oder zulässig ist. Zu den Kriterien, die zur Bestimmung unserer Aufbewahrungsfristen verwendet werden, gehören:

• Die Dauer, über die wir eine laufende Beziehung zu Ihnen haben (z. B. wenn die Untersuchung abgeschlossen wurde und keine weiteren Maßnahmen erforderlich sind);
• Ob es eine gesetzliche Verpflichtung gibt, der wir unterliegen (z. B. verlangen bestimmte Gesetze, dass wir Aufzeichnungen über bestimmte Transaktionen für einen bestimmten Zeitraum aufbewahren, bevor wir diese löschen können); oder
• Ob eine Aufbewahrung angesichts unserer rechtlichen Situation ratsam ist (z. B. in Bezug auf geltende Verjährungsfristen, Rechtsstreitigkeiten oder behördliche Untersuchungen).

SICHERHEIT

Wir sind bestrebt, angemessene organisatorische, technische und administrative Maßnahmen zu ergreifen, um personenbezogene Daten innerhalb unseres Unternehmens zu schützen. Leider kann kein Datenübertragungs- oder Speichersystem zu 100 % sicher sein. Wenn Sie Grund zu der Annahme haben, dass Ihre Interaktion mit uns nicht mehr sicher ist, benachrichtigen Sie uns bitte unverzüglich über das Problem, indem Sie uns gemäß dem Abschnitt „Kontakt” unten kontaktieren.

ZUGANG ZU, KORREKTUR DER ODER LÖSCHUNG IHRER PERSONENBEZOGENEN DATEN

Wenn Sie den Zugang zu, die Korrektur, Aktualisierung, Unterdrückung, Einschränkung oder Löschung personenbezogener Daten beantragen, der Verarbeitung personenbezogener Daten widersprechen oder eine Kopie Ihrer personenbezogenen Daten zum Zwecke der Übermittlung an ein anderes Unternehmen anfordern möchten (jeweils soweit Ihnen diese Rechte nach geltendem Recht zustehen), können Sie uns per E-Mail an das Ethics Office (ethics@prudential.com) kontaktieren. Wir werden auf Ihre Anfrage im Einklang mit dem anwendbaren Recht antworten. Bitte beschreiben Sie in Ihrer Anfrage Ihre Beziehung zu Prudential (z. B. ehemaliger Kunde, aktueller Kunde, Mitarbeiter, Anbieter) und machen Sie bitte deutlich, welche personenbezogenen Daten Sie ändern möchten und ob Sie die personenbezogenen Daten in unseren Datenbanken unterdrücken lassen möchten. Zu Ihrem Schutz können wir nur Anfragen in Bezug auf die personenbezogenen Daten in Verbindung mit der E-Mail-Adresse, die Sie verwenden, um uns Ihre Anfrage zu senden, durchführen, und wir müssen möglicherweise Ihre Identität überprüfen, bevor wir Ihrer Anfrage nachkommen. Wir werden uns bemühen, Ihrer Anfrage in Übereinstimmung mit den anwendbaren Datenschutzbestimmungen nachzukommen. Bitte beachten Sie, dass wir bestimmte Daten möglicherweise zu Aufzeichnungszwecken aufbewahren müssen, um gesetzlichen Verpflichtungen nachzukommen und/oder um Transaktionen abzuschließen, die Sie vor der Beantragung einer Änderung oder Löschung begonnen haben.

INANSPRUCHNAHME VON LEISTUNGEN DURCH MINDERJÄHRIGE

Die Helpline richtet sich nicht an Personen unter achtzehn (18) Jahren, und wir erfassen oder veröffentlichen wissentlich keine personenbezogenen Daten von Personen unter achtzehn (18) Jahren.

WIRKSAMKEITSDATUM

Diese Datenschutzerklärung gilt ab dem oben genannten Datum der „LETZTEN AKTUALISIERUNG”. Wir behalten uns das Recht vor, diese Erklärung zu ändern. Wenn wir sie ändern, werden wir die aktuelle Datenschutzerklärung auf dieser Seite veröffentlichen. Alle Änderungen an dieser Erklärung treten mit dem Tag in Kraft, an dem sie veröffentlicht werden. Die Nutzung der Ethik-Helpline im Anschluss an diese Änderungen bedeutet, dass die überarbeitete Datenschutzerklärung akzeptiert wird.

KONTAKT

Wenn Sie Fragen zu dieser Datenschutzerklärung haben, kontaktieren Sie uns bitte unter ethics@prudential.com oder schreiben Sie uns an die folgende Adresse: 751 Broad Street Newark, NJ 07102 Mail Stop:NJ-01-04-45. Wir werden auf Ihre Anfrage in Übereinstimmung mit dem anwendbaren Recht antworten.

ZUSÄTZLICHE KONTAKTINFORMATIONEN ZU GROSSBRITANNIEN UND ANDEREN LÄNDERN

• Die Kontaktinformationen für unseren Datenschutzbeauftragten (DSB) in Deutschland lauten wie folgt: Jochen Geck VIVACIS Consulting GmbH Horexstraße 1 | ALTER GÜTERBAHNHOF D – 61352 Bad Homburg Telefon: +49 160 938 492 30 E-Mail: jochen.geck@vivacis.de
• Sie können eine Beschwerde bei einer EU/EWR- oder der britischen Datenschutzbehörde für Ihr Land oder Ihre Region einreichen, in dem/der Sie Ihren gewöhnlichen Wohnsitz oder Arbeitsplatz haben oder in dem/der eine mutmaßliche Verletzung des anwendbaren Datenschutzrechts auftritt. Eine Liste der Datenschutzbehörden in der EU/im EWR finden Sie unter HTTP://EC.EUROPA.EU/NEWSROOM/ARTICLE29/ITEMDETAIL.CFM?ITEM_ID=612080. Informationen zur Einreichung einer Beschwerde beim britischen ICO finden Sie hier: https://ico.org.uk/make-a-complaint/

ZUSÄTZLICHE KONTAKTINFORMATIONEN ZU SINGAPUR

• Die Kontaktdaten unseres Datenschutzbeauftragten (DSB) in Singapur lauten wie folgt: Cai Kuangyi, Director, Operational Risk Management 88 Market Street #43-06 CapitaSpring, Singapur 048948 Telefon: Hauptsitz: +65 6735 2833 Durchwahl: +65 6739 7234 E-Mail: colin.cai@pgim.com
• Für die Einreichung von Beschwerden bei der Aufsichtsbehörde PDPC nutzen Mitglieder der Öffentlichkeit die folgende Website: https://www.pdpc.gov.sg/complaints-and-reviews

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