Expresar su inquietud es hacer una pregunta sobre asuntos legales, de cumplimiento, políticas o ética; plantear una inquietud; o denunciar irregularidades o conducta indebida. MiniMed fomenta una comunicación abierta y honesta de las inquietudes y la política Voice Your Concern nos ayuda a descubrir y abordar los problemas de integridad y ética con antelación, mientras que se resuelven con mayor facilidad. El lugar donde plantear una inquietud depende en cierta medida de la naturaleza del problema y de las personas involucradas. En la mayoría de los casos, su gerente, su representante local de Relaciones con los Empleados u otro socio de confianza dentro de su unidad operativa o región es la persona más cercana al problema y puede ser el mejor contacto para obtener una respuesta rápida.

Dependiendo del problema o de las personas involucradas, las denuncias en el ámbito local pueden no siempre tener sentido o pueden generar incomodidad. Otras opciones incluyen lo siguiente:

• Cumplimiento de una región o unidad operativa
• Asesoramiento legal de MiniMed
• La Oficina de Ética y Cumplimiento de MiniMed

También puede utilizar la línea Voice Your Concern, un servicio gratuito o en línea, disponible las 24 horas, operado por una empresa independiente. El uso de denuncias anónimas está sujeto a las leyes de su región.

LÍNEA VOICE YOUR CONCERN

• MiniMedinc.ethicspoint.com
• EE. UU. y Canadá: Puerto Rico: marque 1-833-831-0635
• Todas las demás regiones: visite MiniMedinc.ethicspoint.com para obtener instrucciones específicas de marcado. Seleccione el país en el que se encuentra y siga las instrucciones para hacer una denuncia por teléfono o en línea.

Es posible que las personas no planteen inquietudes porque creen que “no pasará nada”. MiniMed se compromete a responder a los empleados que plantean una inquietud de buena fe sobre un posible problema. Sin embargo, para proteger la privacidad de los implicados, es posible que no siempre podamos compartir los detalles o el resultado de una investigación con los empleados. Si usted denunció una irregularidad en el ámbito local ante la gerencia y siente que la situación no se resolvió, debe escalar el problema a la gerencia superior, comunicarse con la Oficina de Ética y Cumplimiento o enviar su denuncia y sus inquietudes a la línea Voice Your Concern.

Si ve, oye o se entera de alguna conducta inapropiada, debe denunciarla. Esta norma básica se aplica a todas las personas que trabajan para MiniMed o en su nombre en cualquier parte del mundo. Si no denuncia una conducta indebida que conoce, está infringiendo un requisito clave de nuestro Código de conducta y puede estar sujeto a medidas disciplinarias.

Las conversaciones cara a cara a menudo son las mejores, pero puede haber momentos en los que le genere incomodidad hablar con alguien en persona o que prefiera permanecer en el anonimato.

La línea Voice Your Concern le permite plantear sus inquietudes en cualquier lugar y en cualquier momento y, en la mayoría de las regiones, puede presentar una denuncia de forma anónima. Al llamar o denunciar su inquietud a través del formulario web a la línea Voice Your Concern, no tiene la obligación de proporcionar su nombre u otra información que permita su identificación. Todas las llamadas y denuncias por medios electrónicos en el sitio web están bloqueadas por la identificación de la persona que llama/usuario, y debido a que el sitio web está gestionado por un tercero, usted no necesita tener acceso a la red interna de MiniMed para presentar su denuncia.

Si decide permanecer en el anonimato, MiniMed puede verse limitado en su investigación y respuesta. Los investigadores necesitan tener suficiente información sobre la denuncia para llevar a cabo una investigación. En caso de que más adelante decida revelar su identidad, MiniMed manejará todas las denuncias con discreción y se esforzará por mantener su confidencialidad.

Ya sea que elija permanecer en el anonimato o revelar su identidad, MiniMed manejará la denuncia con discreción y se esforzará por mantener su confidencialidad.

En algunas situaciones, su identidad puede darse a conocer en el transcurso de la investigación. Además, puede haber ocasiones en las que MiniMed tenga la obligación legal de poner a disposición de terceros información sobre los problemas de cumplimiento denunciados. Si esto ocurre, MiniMed hará todo lo posible para proteger su identidad. Tenga la tranquilidad de que MiniMed no tolera represalias contra alguien que exprese una inquietud o denuncie de buena fe una supuesta conducta indebida.

Cualquier empleado que busque asesoramiento, plantee una inquietud o denuncie una supuesta conducta indebida de buena fe hace lo correcto. MiniMed no tolerará represalias contra esa persona. Cualquier persona que se involucre en acciones de represalias enfrentará medidas disciplinarias, que pueden incluir cualquier forma de disciplinamiento, incluido el despido, independientemente del cargo de esa persona dentro de la empresa.

Si cree que usted o alguien que conoce fue objeto de represalias por plantear un problema ético o relacionado con el cumplimiento, comuníquese inmediatamente con uno de sus Recursos de Ética y Cumplimiento.

Cada vez que vea, escuche o se entere de una posible conducta indebida u otras infracciones del Código de conducta, las políticas, los procedimientos de MiniMed o la ley, debe plantear su inquietud lo antes posible. Se pusieron a disposición de los empleados muchos recursos para plantear sus inquietudes, entre los que se incluyen los que se enumeran aquí. También es importante que hable si necesita asesoramiento sobre una cuestión de ética o cumplimiento. Las denuncias oportunas permiten una intervención temprana y pueden evitar que un pequeño problema se convierta en un problema mayor.

Las conductas indebidas significativas deben denunciarse de inmediato. Una conducta indebida significativa es cualquier situación que puede:

• ser potencialmente ilegal, por ejemplo, una posible infracción de las leyes que prohíben el fraude o los sobornos;
• infringir nuestro Código de conducta o las políticas de MiniMed, por ejemplo, nuestras Normas de conducta comercial o la Política de calidad;
• exponer a MiniMed, sus empleados, funcionarios o directores a responsabilidad legal; o
• dañar la reputación de MiniMed.

Debe plantear su inquietud si cree que puede haber estado involucrado en una posible conducta indebida al hacer algo en nombre de MiniMed. Se espera que todos los empleados y agentes de MiniMed conozcan y sigan las leyes y políticas de la empresa que aplican a sus trabajos.

Debe plantear su inquietud si recibe información sobre una posible conducta indebida de otra persona. A veces, los gerentes se enteran de la posible conducta indebida de sus subordinados directos o los empleados escuchan sobre una presunta conducta indebida de otras fuentes. Si usted recibe información acerca de una posible conducta indebida, debe expresar su inquietud.

Independientemente del recurso que utilice para plantear una inquietud, los siguientes son algunos ejemplos de los tipos de problemas que debe denunciar:

• beneficios ofrecidos o dados a un cliente para alentar o recompensar la compra de productos;
• soborno o intento de soborno de funcionarios de gobierno, clientes u otros;
• aceptar o dar sobornos o regalos inadmisibles;
• promoción de productos de MiniMed para usos no aprobados (fuera de lo indicado en la etiqueta);
• cualquier declaración falsa a una entidad gubernamental, particularmente al solicitar beneficios de cualquier programa de atención médica del gobierno;
• cualquier inelegibilidad de un empleado de MiniMed o alguien que actúe en su nombre para trabajar con programas del gobierno federal de los Estados Unidos debido a una conducta indebida;
• uso indebido de fondos o propiedad de MiniMed, lo que incluye el robo, el fraude, la malversación de fondos o la divulgación de información confidencial;
• el incumplimiento de las normas o políticas o los requisitos de presentación de informes financieros;
• infracciones de la protección de la información de identificación personal;
• intercambio de precios u otra información exclusiva con competidores u otro comportamiento anticompetitivo;
• falsificación de datos de investigación, desarrollo, producción o calidad del producto;
• represalias contra cualquier empleado que plantee una inquietud;
• discriminación, acoso o violencia en el lugar de trabajo;
• otras infracciones de las leyes y de nuestras políticas y procedimientos.

Si bien MiniMed exige que los empleados expresen sus inquietudes, hay ciertos países de la Unión Europea y otros países que tienen límites legislativos o reglamentarios para las denuncias a través de mecanismos como la línea Voice Your Concern. Algunos ejemplos de estas restricciones incluyen lo siguiente:

• Denuncias que se limitan a cuestiones de contabilidad, controles contables internos, asuntos de auditoría, soborno, banca o delitos financieros.
• Limitaciones en el nivel de empleado que es objeto de una denuncia.
• Prohibiciones de presentación de denuncias anónimas.

Además de denunciar una posible conducta indebida, MiniMed espera que usted:

• siempre anime (y nunca desanime) a otros a expresar sus inquietudes;
• sea consciente de proteger los derechos e inquietudes de cualquier persona acusada de una conducta indebida;
• sea sincero, honesto, comunicativo y totalmente cooperativo durante cualquier consulta interna; y
• nunca tome represalias contra alguien que presente una denuncia.

Todos tenemos la obligación de denunciar conductas que puedan haber infringido la ley o la política de la empresa, incluso si estuvimos involucrados en esa conducta. Si cree que puede haber infringido una ley o política, la mejor línea de actuación es plantear el problema y resolverlo.

La línea Voice Your Concern es operada por una empresa independiente con operadores que no son empleados de MiniMed. Hay traductores disponibles para ayudar si necesita presentar su denuncia en otro idioma que no sea el inglés. Puede tardar unos minutos en localizar a un traductor, por lo que le rogamos que no cuelgue. En la mayoría de las regiones, puede elegir entre revelar su identidad o permanecer en el anonimato. No se utiliza ningún intento de seguimiento o registro de la llamada. Si elige dar su nombre, su denuncia se manejará de manera confidencial y solo se informará a aquellos con la necesidad de saberlo.

El operador de la línea Voice Your Concern le hará una serie de preguntas para comprender la naturaleza de su inquietud o, si plantea su inquietud a través del sitio web, escribirá sus respuestas a las preguntas escritas. Proporcione detalles específicos para que los investigadores puedan realizar una revisión exhaustiva y oportuna de las cuestiones planteadas.

Al finalizar la presentación de su denuncia, recibirá una clave de denuncia y una contraseña. Asegúrese de registrar ambos para que pueda acceder a la denuncia a fin de proporcionar información adicional y responder preguntas, si se solicita.

El tercero que opera la línea Voice Your Concern envía la denuncia al director de nuestro Programa Voice Your Concern, quien revisará la información. Si la denuncia contiene una pregunta o comentario, alguien responderá. Si la Oficina de Ética y Cumplimiento (OEC) determina que la denuncia contiene inquietudes o acusaciones que deben investigarse, se asigna un investigador. Los investigadores conducirán cada caso con imparcialidad, honestidad, imparcialidad, puntualidad, minuciosidad y confidencialidad. MiniMed respeta los derechos de todas las partes implicadas en las denuncias y gestionará todas las denuncias con discreción. Nunca se supone que alguien es culpable.

Es posible que tengamos solicitudes de seguimiento de información adicional para ayudar con la investigación. Si se identificó en su denuncia, el investigador intentará comunicarse con usted directamente según sea necesario.

Sí. Asegúrese de utilizar la función de “seguimiento” de la línea Voice Your Concern, que está disponible llamando o utilizando el sitio web. Esta función le permite a usted y a la persona que investiga sus inquietudes comunicarse entre sí, de forma anónima, si así lo desea. El investigador puede solicitarle información adicional que podría ser esencial para una investigación exhaustiva y oportuna de las inquietudes. Y puede usar esta función para proporcionar información o nuevos desarrollos al investigador. Para acceder a la función de “seguimiento”, deberá registrar y usar la clave de denuncia: y la contraseña que se le emitió después de enviar su inquietud.

La documentación para respaldar su inquietud se puede enviar de varias maneras dependiendo de cómo exprese su inquietud. Si elige hablar con su gerente, Recursos Humanos o un empleado de Asuntos Legales o Cumplimiento, hable con ellos sobre la mejor manera de preservar su documentación. Si envía un correo electrónico a la Oficina de Ética y Cumplimiento, puede adjuntar documentación a su mensaje. Si utiliza la línea Voice Your Concern para plantear su inquietud, hay una opción para cargar documentación utilizando el sitio web. Si no puede utilizar el sitio web de la línea Voice Your Concern o tiene documentación que no se puede cargar, debe indicar en su denuncia que tiene documentación que no incluyó. El empleado de MiniMed que maneje la denuncia se comunicará con usted para indicarle cómo enviar la información.

MiniMed se toma muy en serio todas las denuncias. Todas las denuncias se revisan para determinar la mejor forma de tratar y resolver el asunto, en función de la naturaleza de la denuncia. No todas las inquietudes requieren una investigación formal. Nunca se asume que una persona es “culpable” sobre la base de una denuncia sin una investigación adicional para determinar los hechos del asunto.

Todas las acusaciones se revisarán y abordarán adecuadamente, y analizamos los hechos de cada incidente para garantizar un trato justo. Esto incluye revisar las razones de una infracción, la buena fe de las personas involucradas y la oportunidad de la medida correctiva. En muchos casos, las normas se violan debido a errores simples, no a una conducta indebida deliberada o premeditada.

Las investigaciones pueden variar en función de la importancia de las acusaciones, el alcance de las operaciones comerciales afectadas, el número de personas involucradas y la cantidad de pruebas necesarias. Algunas investigaciones se completan rápidamente; otras pueden tomar semanas, meses o incluso más. Cada caso es único, pero utilizamos un proceso coherente. Independientemente de cuánto dure una investigación, MiniMed toma en serio cada acusación.

Ya sea que llame a la línea Voice Your Concern o envíe una denuncia a través del formulario web, recibirá una clave de denuncia y una contraseña. Esto le permitirá hacer un seguimiento de la denuncia, ya sea por teléfono o en línea, para monitorear el progreso de su denuncia y comunicarse con el investigador asignado. Si tiene preguntas, comentarios o documentación adicionales, o si los investigadores le solicitan detalles o documentación adicionales, esta función permite que se produzca esa comunicación bidireccional.

En la mayoría de los casos, se le informará si el problema que denunció se investigó y si se resolvió. Si denuncia una inquietud de forma anónima usando la línea Voice Your Concern, podrá verificar el estado si consulta por teléfono o en línea usando su clave de denuncia y contraseña. Debe saber que existen restricciones legales y de otro tipo sobre qué tipo de información puede proporcionar MiniMed.

Cada caso es único, pero utilizamos un proceso coherente. Si no podemos fundamentar las acusaciones o inquietudes, podemos determinar que no necesitamos tomar medidas. En otros casos, podemos encontrar errores de buena fe o errores de juicio menores. Nuestra prioridad es rectificar la situación y proporcionar la formación y el apoyo de seguimiento necesarios para que no vuelva a ocurrir. En el otro extremo del espectro, es posible que tengamos que informar al gobierno. Si los hechos lo justifican, la gerencia tomará medidas correctivas para mejorar los sistemas comerciales o tomará medidas disciplinarias contra los empleados que hayan infringido la ley o la política de la empresa. Las medidas disciplinarias puede variar, e incluyen el despido. En algunos casos, podemos denunciar asuntos a las autoridades de cumplimiento de la ley para su posible procesamiento legal. En otros casos, la conducta indebida inicial puede no haber sido grave en sí misma, pero los intentos de encubrirla o mentir al respecto durante una investigación hacen que la situación sea una infracción grave con un mayor nivel de disciplina.