¿Qué es EthicsPoint?
EthicsPoint es una herramienta de presentación de denuncias confidencial y completa creada por NAVEX, que ayuda a la gerencia y a los empleados a trabajar juntos para tratar asuntos de fraude, abuso y conducta indebida en el lugar de trabajo, a la vez que cultiva un ambiente de trabajo positivo.
¿Por qué necesitamos un sistema como EthicsPoint?
¿Puedo hacer una denuncia por Internet o por teléfono?
Sí. Con EthicsPoint, podrá presentar denuncias confidenciales y anónimas, ya sea por teléfono o por Internet.
¿Qué tipo de situaciones debo denunciar?
El sistema de EthicsPoint está diseñado para que los empleados denuncien cualquier tipo de infracción a nuestro Código de conducta establecido u otra inquietud que tengan.
Si veo una infracción, ¿no debería solamente denunciarla a mi gerente, el Departamento Legal o a Recursos Humanos y dejar que ellos la resuelvan?
Cuando observe algún comportamiento que considere que infringe nuestro Código de conducta, esperamos que lo denuncie. Lo ideal es que usted le presente cualquier inquietud a su gerente directo o a otro miembro de nuestro equipo de gerencia. Sin embargo, reconocemos que puede haber circunstancias en las que no se sienta cómodo al denunciar el asunto de esta manera. Es por dichas circunstancias que nos hemos asociado con EthicsPoint. Preferimos que haga una denuncia anónima y que no se guarde la información.
¿Por qué debo denunciar lo que sé? ¿En qué me beneficia?
Todos tenemos derecho a trabajar en un entorno positivo y, con ese derecho, viene la responsabilidad de actuar de una manera ética y avisar a las personas adecuadas si alguien no está actuando correctamente. Al trabajar juntos podemos mantener un ambiente saludable y productivo. La conducta corporativa indebida puede amenazar el sustento de toda una empresa.
¿La gerencia realmente quiere que denuncie?
Claro que sí. De hecho, necesitamos que lo haga. Usted sabe lo que ocurre en nuestra empresa, tanto lo bueno como lo malo. Es posible que usted sea el primero en enterarse de una actividad que podría ser motivo de denuncia. Su denuncia puede minimizar el posible impacto negativo en la empresa y en nuestros socios. Además, el hecho de ofrecer comentarios positivos puede ayudar a identificar problemas y así mejorar la cultura y el desempeño de la empresa.
¿A dónde van estas denuncias? ¿Quién puede acceder a ellas?
Las denuncias ingresan directamente al servidor seguro de EthicsPoint para evitar cualquier posible filtración en la seguridad. EthicsPoint pone estas denuncias a disposición únicamente de personas específicas dentro de la empresa que se encargan de evaluar la denuncia, según el tipo de infracción y el lugar donde ocurrió el incidente. Cada uno de estos receptores de denuncias ha recibido la capacitación necesaria para mantenerlas en la mayor confidencialidad posible.
¿Este sistema no es un ejemplo de vigilancia?
El sistema EthicsPoint se centra en representar un aspecto positivo de nuestra filosofía general, y nos permite asegurar un lugar de trabajo seguro y ético. Le recomendamos que busque asesoramiento sobre dilemas éticos, brinde sugerencias positivas o comunique inquietudes. En el lugar de trabajo actual, la comunicación eficaz es esencial y esta es una gran herramienta para mejorar esa comunicación.
Hemos elegido cuidadosamente la mejor herramienta de presentación de denuncias a fin de cumplir con nuestras obligaciones de cumplimiento y, a la vez, mantener un ambiente positivo para presentar denuncias.
Entiendo que cualquier denuncia que presente desde una computadora de la empresa generará un registro del servidor que mostrará cada sitio web al que se conecte mi computadora personal. ¿Este registro no revelará mi identidad como el creador de la denuncia?
EthicsPoint no genera ni mantiene registros de conexiones internas con direcciones IP, por lo que no hay información disponible que vincule su PC a EthicsPoint. De hecho, EthicsPoint está comprometido contractualmente a no buscar la identidad de un denunciante.
Si no se siente cómodo haciendo la denuncia desde su computadora del trabajo, tiene la opción de usar una computadora fuera del ambiente de trabajo (como la de un cibercafé o de la casa de un amigo, etc.) a través del sitio web seguro de EthicsPoint. Muchas personas eligen esta opción, ya que los datos de EthicsPoint muestran que menos del 12 % de las denuncias se genera durante horas hábiles.
¿Puedo presentar una denuncia desde mi casa y aún permanecer en el anonimato?
Las denuncias que presente desde su casa, la computadora de un vecino o cualquier portal de Internet permanecerán seguras y anónimas. Un portal de Internet nunca identifica a un visitante por nombre de usuario y el sistema EthicsPoint elimina las direcciones de Internet para que se mantenga totalmente el anonimato. Además, EthicsPoint está comprometido contractualmente a no perseguir la identidad de un denunciante.
Me preocupa que la información que proporcione a EthicsPoint revele mi identidad. ¿Cómo pueden asegurarme que no sucederá?
El sistema EthicsPoint está diseñado para proteger su anonimato. Sin embargo, si desea permanecer en el anonimato, como denunciante, debe asegurarse de que el cuerpo de la denuncia no revele su identidad por accidente. Por ejemplo: “Desde mi cubículo al lado de Jan Smith…” o “En mis 33 años…”
¿También es confidencial y anónima la línea telefónica directa gratuita?
Sí. Se le pedirá que brinde la misma información que brindaría en una denuncia por Internet y un entrevistador registrará sus respuestas en el sitio web de EthicsPoint. Estas denuncias tienen las mismas medidas de seguridad y confidencialidad que se aplican durante la entrega.
¿Qué ocurre si deseo identificarme cuando presento la denuncia?
En la denuncia hay una sección para identificarse, si desea hacerlo.
Tengo conocimiento de algunas personas que están implicadas en conductas poco éticas, pero eso no me afecta. ¿Por qué debo tomarme la molestia de denunciarlo?
Nuestra empresa desea fomentar el comportamiento ético. Toda conducta poco ética, en cualquier nivel, perjudica en última instancia a la empresa y a todos los empleados, incluido usted. Solo piense en lo que sucedió en escándalos corporativos recientes y verá los efectos desastrosos que un desliz ético, aparentemente inofensivo, puede provocar en una empresa que, de lo contrario, sería saludable. Así que, si sabe de cualquier incidente de conducta indebida o infracción relacionada con la ética, tenga en cuenta que su obligación ante usted mismo y ante sus compañeros es denunciarlo.
No estoy seguro de si lo que observé o escuché es una infracción de una política de la empresa o si implica una conducta poco ética, pero simplemente no me pareció correcto. ¿Qué debo hacer?
Presente una denuncia. EthicsPoint puede ayudarlo a preparar y presentar su denuncia para que se comprenda correctamente. Preferimos que denuncie una situación que resulta ser inofensiva que permitir que posibles conductas poco éticas no se controlen porque no estaba seguro.
¿Qué pasa si mi jefe u otros gerentes están involucrados en una infracción? ¿No recibirán la denuncia e iniciarán un encubrimiento?
El sistema EthicsPoint y la distribución de denuncias están diseñados para que las partes implicadas no sean notificadas, ni tengan acceso a las denuncias en las que se las mencione.
¿Qué sucede si recuerdo algo importante acerca del incidente después de haber presentado la denuncia? O bien, ¿qué sucede si la empresa tiene más preguntas acerca de mi denuncia?
Cuando presente una denuncia en el sitio web de EthicsPoint o por medio de un centro de llamadas de EthicsPoint, recibirá un nombre de usuario único y se le pedirá que elija una contraseña. Puede regresar nuevamente al sistema EthicsPoint por Internet o por teléfono y tener acceso a la denuncia original para agregar más detalles o responder las preguntas que haya formulado un representante de la empresa y para agregar información que pueda ayudar a resolver los asuntos pendientes. Le recomendamos encarecidamente que regrese al sitio en el plazo especificado para responder preguntas de la empresa. Usted y la empresa acaban de establecer un “diálogo anónimo”, en el que se identifican las situaciones y estas pueden resolverse, independientemente de cuál sea su complejidad.
¿El seguimiento de una denuncia es tan seguro como la denuncia inicial?
Todos los correos de EthicsPoint se mantienen con la misma confidencialidad estricta que la denuncia inicial y siguen estando protegidos por el anonimato.
¿Puedo presentar una denuncia si no tengo acceso a Internet?
Puede presentar denuncias a EthicsPoint desde cualquier computadora que tenga acceso a Internet. Puede presentar denuncias desde su casa. Muchos lugares públicos, incluida la biblioteca pública, tienen computadoras con acceso a Internet. Si no tiene acceso a una computadora o le incomoda usarla, puede llamar a la línea telefónica directa y gratuita de EthicsPoint, la cual está disponible las 24 horas del día, los 365 días del año.