EthicsPoint es una herramienta de denuncia anónima y completa, la cual ayuda a la administración y a los empleados a trabajar juntos para tratar asuntos de fraude, abuso y mala conducta en el lugar de trabajo, a la vez que cultiva un ambiente de trabajo positivo.
El sistema de EthicsPoint está diseñado para que los empleados denuncien cualquier violación de nuestro Código de conducta establecido, u otra inquietud que pueda tener.
Cuando observe alguna conducta que considere que infringe nuestro Código de conducta, esperamos que la denuncie. Lo ideal sería que, en efecto, informara de cualquier inquietud a su superior directo o a otro miembro de la dirección. Sin embargo, comprendemos que habrá algunas circunstancias en las que usted no se sentirá cómodo denunciando el asunto de esta manera. Es por esas circunstancias que nos hemos asociado con EthicsPoint. Preferimos que haga una denuncia anónima y no que se guarde la información.
Todos tenemos el derecho de trabajar en un ambiente positivo. Con ese derecho viene la responsabilidad de actuar de una manera ética e informar a las personas adecuadas si alguien no está comportándose adecuadamente. Al trabajar juntos, podemos mantener un ambiente saludable y productivo. La mala conducta puede amenazar la subsistencia de toda una compañía.
Definitivamente. De hecho, necesitamos que haga la denuncia. Usted sabe qué es lo que sucede en nuestra compañía, tanto lo bueno como lo malo. Usted puede tener conocimiento inicial de una actividad que puede ser motivo de preocupación. Su denuncia puede minimizar el posible impacto negativo en la compañía y en nuestro personal. Además, ofrecer comentarios positivos puede ayudar a identificar asuntos que pueden mejorar la cultura y el desempeño corporativo.
Las denuncias ingresan directamente al servidor con seguridad de EthicsPoint para evitar cualquier posible infracción de seguridad. EthicsPoint permite que estas denuncias estén disponibles solamente para personas específicas dentro de la compañía que estén a cargo de evaluar la denuncia, según el tipo de infracción y la ubicación del incidente. Cada uno de estos receptores de denuncias ha recibido capacitación para mantener estas denuncias en confidencialidad extrema.
El sistema EthicsPoint se concentra en ser un aspecto positivo de nuestra filosofía en general y nos permite garantizar que el ambiente de trabajo sea un lugar seguro, protegido y ético. Lo invitamos a buscar orientación sobre dilemas éticos, proporcionar sugerencias positivas o comunicar una inquietud. La comunicación efectiva es crucial en el lugar de trabajo de hoy, y esta es una excelente herramienta para mejorar esa comunicación. Hemos seleccionado cuidadosamente la mejor herramienta para denuncias para cumplir con nuestras obligaciones de cumplimiento y a la vez, mantener un ambiente positivo para presentar las denuncias.
Regresar al comienzo - Volver a la página principalEthicsPoint no generó ni mantiene ningún tipo de registro interno de conexión con direcciones de IP, en EthicsPoint no hay información disponible vinculada a su computadora. De hecho, EthicsPoint está comprometida contractualmente a no averiguar la identidad del denunciante.
Si se siente incómodo haciendo una denuncia desde la computadora de su trabajo, tiene la opción de utilizar una computadora que esté fuera de nuestro ambiente de trabajo (como una localizada en un café Internet, la biblioteca, en la casa de un amigo, etc.) a través del sitio web seguro de EthicsPoint. Muchas personas eligen esta opción, así como los datos de EthicsPoint muestran que menos del 12% de denuncias se generan durante horas hábiles.
Las denuncias que presente desde su casa, la computadora de un vecino o de cualquier portal de Internet permanecerán seguras y anónimas. Un portal de Internet nunca identifica a un visitante por nombre de usuario y el sistema de EthicsPoint elimina la información identificadora, como direcciones de IP, de manera que el anonimato se mantiene. Además, EthicsPoint se ha comprometido por medio de un contrato a no averiguar la identidad del denunciante.
El sistema EthicsPoint está diseñado para proteger su anonimato. De hecho, estamos comprometidos contractualmente a no averiguar la identidad del denunciante. Para garantizar aún más su anonimato, como parte denunciante, usted debe tener cuidado de no revelar ningún detalle de identidad como parte de su denuncia. Por ejemplo: “Desde mi cubículo, vecino a Jan Smith…” o “En mis 33 años…”
Sí. Se le pedirá que proporcione a misma información que brindaría en una denuncia basada en Internet, el entrevistador anotará sus respuestas directamente en el entorno seguro de EthicsPoint. A las denuncias realizadas a través de la línea directa se les aplican las mismas medidas de seguridad y confidencialidad durante la entrega, al igual que en las denuncias realizadas a través de Internet.
Si lo desea, hay una sección en la denuncia para identificarse a sí mismo.
Regresar al comienzo - Volver a la página principalNuestra compañía desea promover el comportamiento ético. Toda conducta no ética, en cualquier nivel, al final afecta a la compañía y a todos los empleados, incluyéndolo a usted. Solamente debe tener en cuenta lo que sucedió en recientes escándalos corporativos para ver los efectos desastrosos que un desliz, aparentemente inofensivo en la ética, puede provocar en una compañía que de lo contrario, sería saludable. De manera que, si usted sabe de cualquier incidente de mala conducta o infracción a la ética, considere que por el bien propio y el de sus compañeros de trabajo está en la obligación de denunciarlo.
Presentar una denuncia. EthicsPoint puede ayudarle a preparar y presentar su denuncia para que pueda ser comprendida adecuadamente. Preferimos que denuncie una situación que resulte ser inofensiva en vez de dejar que un posible comportamiento no ético no sea verificado porque usted no estaba seguro.
El sistema de EthicsPoint y los protocolos de distribución de denuncias están diseñados para que las partes implicadas no reciban notificación, ni tengan acceso a las denuncias en las que se les mencione.
Cuando usted presenta una denuncia, ya sea a través de Internet o a través del Centro de Contacto de EthicsPoint, recibirá una clave de denuncia única y se le pedirá que seleccione una contraseña. Con la clave de denuncia y su contraseña puede volver al sistema de EthicsPoint de nuevo, a través de Internet o del teléfono, y acceder a la denuncia original. En ese momento, puede añadir más detalles.
EthicsPoint brinda funciones que les permite a los representantes de la compañía dejar preguntas para usted, incluso si la denuncia es anónima. Cuando recibe su clave de denuncia, se le proporcionará un lapso de tiempo que estimemos para procesar la denuncia. Cuando haya transcurrido ese tiempo, le recomendamos que revise para ver si hay preguntas para usted. Brindar la oportunidad de dicho diálogo anónimo significa que no solo las situaciones pueden ser identificadas, sino que también pueden ser resueltas, independientemente de su complejidad.
Toda la correspondencia de EthicsPoint se mantiene bajo la misma estricta confidencialidad que la denuncia inicial y continúa con la cobertura del anonimato, si así lo desea.
Puede presentar una denuncia a EthicsPoint desde cualquier computadora que tenga acceso a la Internet. Puede presentar la denuncia desde su casa. Muchas ubicaciones públicas, incluyendo la mayoría de las bibliotecas públicas, tienen computadoras con Internet. Si no tiene acceso a una computadora o no se siente incómodo utilizando una, puede llamar sin costo a la línea directa de EthicsPoint al 1-866-ETHICS-P (1-866-384-4277) que está disponible las 24 horas del día, los 365 días del año.
Regresar al comienzo - Volver a la página principalEthicsPoint es una empresa independiente que proporciona sistemas seguros y confidenciales que utilizan tanto el teléfono como la Web, para que los usen aquellos que desean informar una inquietud acerca de conductas comerciales. Su empresa es una de muchas que contrató a EthicsPoint para realizar este servicio, con la creencia que los posibles denunciantes estarán más cómodos al informar una inquietud si saben que lo harán con un tercero independiente. Además de proporcionar servicios las 24 horas del día, EthicsPoint ofrece servicios de traducción que permiten que las denuncias telefónicas y en la Web se hagan en docenas de idiomas.
Las principales responsabilidades de EthicsPoint son:
– Proporcionar opciones telefónicas y basadas en Internet confidenciales para que los denunciantes envíen sus inquietudes sobre conductas comerciales;
– Proteger la identidad de los denunciantes que desean permanecer en el anonimato;
– Proporcionar servicios de traducción para aquellos denunciantes que deseen presentar su denuncia en cualquier idioma que no sea el inglés;
– Transmitir información sobre la inquietud a los recursos designados dentro de su responsable de la compañía para ética y conformidad para que se pueda realizar una investigación adecuada; y
– Permitir la comunicación entre un informante anónimo y la compañía sirviendo como intermediario al que se le puedan confiar las preguntas y respuestas de seguimiento, además de la información sobre la resolución del caso. EthicsPoint no tiene la función de tomar acción para resolver la inquietud, solamente transmitirla a los designados adecuados.
A EthicsPoint no se deben presentar las inquietudes de una amenaza inmediata de daño físico o daño a la propiedad. Si necesita ayuda de emergencia, comuníquese con los servicios de emergencia de su localidad.
Primero, considere si se siente cómodo planteando su inquietud directamente, como con su gerente, con el supervisor de su gerente o alguien más en su departamento. Los individuos dentro de una empresa han manifestado que, a pesar de la dificultad que representa a veces, puede ser muy efectivo exponer los problemas o inquietudes directamente con aquellos involucrados. Si se siente incómodo informando una inquietud, si no sabe a quién contactar, si cree que su inquietud no ha sido tomada en cuenta con la seriedad suficiente o si desea permanecer en el anonimato, proceda con la presentación de una denuncia a través de EthicsPoint.
Si desea presentar un informe sobre un motivo de inquietud de conducta empresarial, puede presentar una denuncia en este sitio Web, o puede hablar con un especialista en el Centro de Contacto de EthicsPoint, que responde a las llamadas a la línea directa especialmente designada mantenida por la compañía. Independientemente de la opción seleccione, tendrá la opción de permanecer en el anonimato, si así lo decide.
El número al que debe comunicarse para la línea directa telefónica puede variar según el país. En la mayoría de los casos, la compañía ofrece un número de teléfono al que puede llamar sin costo alguno para usted. Tenga en cuenta que la línea directa inicialmente se responderá en inglés. El especialista que responda su llamada hará los arreglos necesarios en pro de la fluidez en su idioma materno en el caso de que usted prefiera informar su inquietud en un idioma que no sea el inglés. Los especialistas del Centro de Contacto están disponibles durante las 24 horas del día.
Si usted elige identificarse al informar su inquietud, la compañía hará cualquier esfuerzo razonable para conservar la confidencialidad de su nombre durante la investigación. Muchas investigaciones se pueden completar más rápida y efectivamente cuando el denunciante se identifica, ya que esto les permite a los investigadores de la compañía realizar el seguimiento directamente con el denunciante.
En todos los países, excepto en aquellos que prohíben las denuncias anónimas, usted tiene la posibilidad de informar su inquietud de manera anónima usando el formulario de la Web o la Línea directa telefónica, ambas a cargo EthicsPoint. Cuando complete el proceso de envío de denuncia, se le otorgará una clave de denuncia y se le solicitará que cree una contraseña. Consérvelas para seguir la denuncia que envió.
Cuando vuelva a verificar, puede seguir el proceso de su inquietud y, de ser necesario, agregar información adicional. Esto también permitirá a la compañía realizarle preguntas de seguimiento, mientras protege su anonimato, si corresponde.
Si opta por presentar su denuncia de forma anónima, deberá asegurarse de no facilitar datos que puedan identificarlo personalmente, como su relación directa con otros miembros de la empresa o la ubicación física de su lugar de trabajo.
EthicsPoint no rastrea las llamadas telefónicas ni utiliza identificador de llamadas. Además, EthicsPoint no genera ni mantiene registros de conexión interna que contengan direcciones de protocolo de Internet (IP, por sus siglas en inglés); si opta por hacer una denuncia, no habrá información disponible que vincule su computadora a EthicsPoint. Las denuncias realizadas a través de una computadora son enviadas a través de un portal en Internet seguro que no rastrea o transmite ningún otro tipo de información, tal como nombres de usuarios o similares.
Al final de su denuncia, se le proporcionará una clave de denuncia y le pedirá que cree una contraseña. Con estas dos piezas de identificación, usted puede hacer un seguimiento de la denuncia visitando el portal en Internet de EthicsPoint o comunicándose con la línea directa de la compañía. Es probable que deba esperar varios días antes de poder hacer su denuncia inicial, en dicho punto usted puede controlar el progreso de su denuncia y conocer si se necesita información adicional para abordar su inquietud.
Debido al alto grado de confidencialidad que se mantiene para estas denuncias, si usted pierde la clave de su denuncia o contraseña, deberá completar una nueva denuncia. Puede mencionar en su nueva denuncia que ésta se relaciona con una denuncia que presentó previamente.
EthicsPoint notifica a los representantes designados de la compañía cuando se reciba una inquietud. Según corresponda, entonces la compañía inicia una investigación adecuada, usando recursos internos o externos con experiencia en realizar investigaciones. La información en su denuncia se comparte con los miembros apropiados del equipo de investigación y la inquietud se investiga inmediata y discretamente.
Las denuncias ingresan directamente a los servidores seguros de EthicsPoint para evitar cualquier posible violación de seguridad. EthicsPoint pone estas denuncias a disponibilidad de individuos específicos dentro de la compañía a cargo de evaluar el tipo de violación y ubicación del incidente y de garantizar que se lleve una investigación adecuada. Cada uno de estos individuos receptores de denuncias ha recibido capacitación para mantener estas denuncias en confidencialidad extrema.
La compañía prohíbe cualquier represalia contra cualquier persona que presente una inquietud. Las quejas que se hacen de buena fe no lo expondrán a usted a ninguna sanción, independientemente que se pruebe que los hechos fundamentales sean correctos o den como resultado alguna acción correctiva. Si cree que ha enfrentado represalias de cualquier clase, sírvase denunciarlo para que la compañía pueda investigarlo.
Definitivamente, sí. De hecho, necesitan que lo haga. Su voluntad para denunciar un problema o informar una inquietud se traduce en una oportunidad para que la empresa mejore. Informar una inquietud puede minimizar el efecto negativo potencial sobre la empresa y nuestros clientes, y más importante aún, puede ayudar a resolver alguna dificultad que usted esté enfrentando. Además, ofrecer sus comentarios puede ayudar a identificar asuntos que pueden mejorar la cultura corporativa y el desempeño general de la empresa. Si observa o sospecha una violación a la política de la empresa o a la ley, como empleado, tiene la obligación de denunciarla. No asuma que alguien más va a presentar la inquietud. A menos que usted se lo denuncie, es posible que la empresa no tenga la oportunidad de investigar y abordar la situación.
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