Línea directa y sitio web de ética global de NSF
Preguntas frecuentes
Esta sección de preguntas frecuentes aborda preguntas generales sobre EthicsPoint; seguridad, confidencialidad y anonimato de las denuncias; consejos, y prácticas recomendadas.
¿Qué es EthicsPoint?
EthicsPoint es una herramienta de presentación de denuncias confidencial y completa creada por NAVEX, que ayuda a la gerencia y a los empleados a trabajar juntos para abordar conductas indebidas relacionadas con la ética en el lugar de trabajo, a la vez que cultiva un ambiente de trabajo positivo.
¿Por qué necesitamos un sistema como EthicsPoint?
Creemos que nuestros empleados son nuestro activo más importante. Mediante la creación de canales de comunicación abiertos, podemos promover un ambiente de trabajo positivo y maximizar la productividad.
Un sistema de presentación de denuncias eficaz potenciará nuestros otros esfuerzos para fomentar una cultura de integridad y toma de decisiones éticas.
¿Puedo presentar una denuncia por Internet o por teléfono?
Sí. Con EthicsPoint, puede presentar una denuncia confidencial y anónima* por teléfono o Internet. *En los casos en que la ley exija presentar una queja de forma no anónima, se le notificará antes de cualquier presentación.
¿Qué tipo de situaciones debo denunciar mediante EthicsPoint?
El sistema de EthicsPoint está concebido para que los empleados denuncien cualquier tipo de infracción a nuestro Código de ética o comuniquen otra inquietud que tengan con respecto a conductas indebidas relacionadas con la ética en el lugar de trabajo.
Si no está seguro de lo que se considera conducta indebida relacionada con la ética en NSF, lea el Código de ética de NSF disponible en https://www.nsf.org/code-ethics y en MasterControl aquí .
Si veo una infracción, ¿no debería denunciarla solamente a mi gerente, a seguridad o a Recursos Humanos y dejar que esas personas se ocupen?
Lo ideal es que usted se sienta cómodo presentando cualquier inquietud a su gerente directo o a otro miembro de nuestro equipo de gerencia. Sin embargo, reconocemos que puede haber circunstancias en las que no se sienta cómodo en denunciar el problema de esa manera. Es por dichas circunstancias que nos hemos asociado con EthicsPoint. Preferimos que haga una denuncia anónima y no que se guarde la información.
¿Por qué debo denunciar lo que sé? ¿En qué me beneficia?
Todos participamos en la creación de un ambiente de trabajo seguro y positivo. Además de comportarnos respetuosa y éticamente, tenemos la responsabilidad de avisarle a quien corresponda si alguien no actúa de manera correcta. Al trabajar juntos podemos mantener un ambiente saludable y productivo.
La conducta corporativa indebida puede amenazar el sustento de toda una empresa. ¿La gerencia realmente quiere que yo presente denuncias?
Claro que sí. De hecho, necesitamos que lo haga. Usted sabe lo que ocurre en nuestra empresa, tanto lo bueno como lo malo. Usted puede tener conocimiento de una actividad que puede ser motivo de preocupación y su denuncia puede permitirnos detener la conducta antes de que sea demasiado tarde y, así, minimizar el impacto negativo potencial en la empresa y nuestra gente. Cuando la conducta ya ocurrió, su denuncia nos permitirá investigar el problema y tomar las medidas adecuadas, incluida la nueva formación o capacitación de nuestros empleados sobre la conducta correcta, lo que permitirá que reduzcamos el riesgo de un problema similar en el futuro.
¿A dónde van estas denuncias? ¿Quién puede acceder a ellas?
Las denuncias ingresan directamente al servidor seguro de EthicsPoint para evitar cualquier posible filtración en la seguridad. EthicsPoint hace que estas denuncias estén disponibles solo para personas específicas dentro de NSF: nuestro director de Asuntos Legales, quien está a cargo de la supervisión de nuestra actividad de cumplimiento global y forma parte de nuestro Comité de Ética; nuestros director financiero y director de Recursos Humanos, quienes son los demás miembros del Comité de Ética; y unos pocos miembros selectos de nuestro Departamento de Recursos Humanos, que se encargan de investigar las denuncias. Cada uno de ellos está obligado a mantener los detalles de todas las denuncias en la más absoluta confidencialidad.
¿Este sistema no es un ejemplo de vigilancia?
El sistema EthicsPoint nos permite garantizar un ambiente de trabajo ético.
En el lugar de trabajo actual, la comunicación eficaz es esencial y este sistema es una gran herramienta para mejorar esa comunicación. Hemos elegido cuidadosamente la mejor herramienta de presentación de denuncias a fin de respetar nuestras obligaciones de cumplimiento y, a la vez, mantener un entorno positivo para presentar denuncias.
Entiendo que cualquier denuncia que presente desde una computadora de la empresa genera un registro del servidor que muestra cada sitio web al que se conecta mi computadora personal, ¿este registro no me identificará como el creador de la denuncia?
No. EthicsPoint no genera ni mantiene registros de conexiones internas con direcciones IP, por lo que no hay información disponible que vincule su computadora a EthicsPoint. De hecho, EthicsPoint está obligado contractualmente a no buscar la identidad de un denunciante. Si se siente incómodo haciendo una denuncia desde la computadora de su trabajo, tiene la opción de utilizar una computadora que esté fuera de nuestro ambiente de trabajo a través del sitio web seguro de EthicsPoint. Muchas personas eligen esta opción, ya que los datos de EthicsPoint muestran que menos del 12 % de las denuncias se genera durante horas hábiles.
¿Puedo presentar una denuncia desde casa y mantener el anonimato?
Sí. Las denuncias que presente desde su casa, la computadora de un vecino o cualquier portal de Internet permanecerán seguras y anónimas. Los portales de Internet nunca identifican a un visitante por nombre de usuario y el sistema EthicsPoint desecha las direcciones de Internet, de manera que el anonimato se mantiene totalmente. Además, EthicsPoint está obligado contractualmente a no buscar la identidad de un denunciante.
Me preocupa que la información que proporcione EthicsPoint revele mi identidad. ¿Cómo puede asegurarme que no sucederá?
El sistema EthicsPoint está diseñado para proteger su anonimato. Sin embargo, si desea permanecer en el anonimato, como parte denunciante, debe asegurarse de que el cuerpo de la denuncia no revele su identidad por accidente. Por ejemplo, debe evitar detalles como: “Desde mi cubículo al lado de Jan Smith…” o “En mis 33 años…”.
¿También es confidencial y anónima la línea telefónica directa gratuita?
Sí. Se le pedirá suministrar la misma información que proporcionaría en una denuncia por Internet y un entrevistador escribirá sus respuestas en el sitio web de EthicsPoint. Durante su transferencia, a estas denuncias se les aplican las mismas medidas de seguridad y confidencialidad.
¿Qué ocurre si deseo identificarme cuando presento mi denuncia?
En la denuncia hay una sección para identificarse, si desea hacerlo.
Tengo conocimiento de algunas personas que están implicadas en conductas poco éticas, pero eso no me afecta. ¿Por qué debo molestarme en denunciarlo?
Garantizar que nuestra empresa participe solo en conductas éticas es fundamental para nuestro éxito. Toda conducta poco ética, en cualquier nivel, perjudica en última instancia a la empresa y a todos los empleados, incluido usted. Un desliz en la ética aparentemente inofensivo puede provocar efectos desastrosos en una empresa que, de lo contrario, sería saludable. Si usted sabe de cualquier incidente de conducta indebida o infracción relacionada con la ética, tenga en cuenta que su obligación ante usted mismo, ante sus compañeros y ante la empresa es denunciarlo.
No estoy seguro de si lo que observé o escuché es una infracción de una política de la empresa, o si implica una conducta poco ética, pero no me pareció correcto. ¿Qué debería hacer?
Cuando tenga dudas sobre si ocurrió una conducta indebida, presente la denuncia. EthicsPoint puede ayudarlo a elaborar y presentar su denuncia para que se comprenda adecuadamente. Preferimos que denuncie una situación que resulta ser inofensiva que permitir que posibles conductas poco éticas no se controlen porque no estaba seguro.
¿Qué pasa si mi jefe u otros gerentes están involucrados en una infracción? ¿No conseguirán la denuncia y comenzarán a cubrirse?
No. El sistema EthicsPoint y la distribución de denuncias están diseñados para que las partes implicadas no sean notificadas, ni tengan acceso a las denuncias en las que se las mencione.
¿Qué sucede si recuerdo algo importante acerca del incidente después de haber presentado la denuncia? O bien, ¿qué sucede si la empresa tiene más preguntas acerca de mi denuncia?
Cuando presente una denuncia en el sitio web de EthicsPoint o por medio de un centro de llamadas de EthicsPoint, recibirá un nombre de usuario único y se le pedirá que elija una contraseña. Puede regresar nuevamente al sistema de EthicsPoint por Internet o por teléfono y tener acceso a la denuncia original para agregar más detalles o responder las preguntas, y para agregar más información que pueda ayudar a resolver los asuntos pendientes. Sugerimos enfáticamente que regrese a la página en el tiempo especificado para responder preguntas de la empresa. Usted y la empresa han iniciado un “diálogo anónimo”, en donde las situaciones no solamente están identificadas, sino que pueden ser resueltas, sin importar su complejidad.
¿El seguimiento de estas denuncias es tan seguro como la primera denuncia que se presentó?
Sí. Todos los correos de EthicsPoint se mantienen en la misma estricta confidencialidad de la denuncia inicial, continuando con la cobertura del anonimato.
¿Puedo presentar una denuncia si no tengo acceso a Internet?
Sí. Puede presentar denuncias a EthicsPoint desde cualquier computadora que tenga acceso a Internet. Muchos lugares públicos, incluida la biblioteca pública, tienen computadoras con acceso a Internet. Si no tiene acceso a una computadora o le incomoda usarla, puede llamar a la línea telefónica directa y gratuita de EthicsPoint (disponible en casi todas las ubicaciones de NSF), la cual está disponible las 24 horas del día, los 365 días del año.
Si tiene más preguntas que no tratamos en esta sección de preguntas frecuentes, puede hablar con su supervisor, su socio comercial de Recursos Humanos u otro líder de NSF. O puede enviar sus preguntas por correo electrónico a GlobalCompliance@nsf.org .