¿Mi denuncia la debo ingresar usando el formulario que se despliega o por vía telefónica?
A través de este canal, puedes ingresar una denuncia en forma confidencial y eventualmente anónima será mediante la utilización del formulario de la plataforma o por vía telefónica.
Ahora bien, para evitar una potencial duplicidad de casos, es importante que elijas un solo mecanismo de ingreso de denuncia.
¿Es posible hacer una denuncia de forma anónima?
Sí, la plataforma permite realizar denuncias de manera anónima. Sin embargo, si decides proporcionar tu información, podremos seguir el caso de manera más eficaz.
Debes tener presente que, en ciertos casos, la legislación local requiere que la denuncia sea presentada con la correspondiente identificación de la persona afectada. En caso de no entregarla, es posible que el investigador a cargo de tu caso te contacte a través de la plataforma solicitando la información faltante o que reclasifique tu denuncia bajo otra materia por no haberse dado cumplimiento a requisitos legales específicos.
¿Es la plataforma segura y confidencial?
Sí, EthicsPoint está protegido por altos estándares de seguridad para garantizar la confidencialidad de tu denuncia y proteger tu identidad.
¿Qué hago si no tengo acceso a la plataforma?
Si no tienes acceso directo a la plataforma puedes presentar tu denuncia vía correo electrónico enviado a la dirección complianceny@sqm.com.
¿Puedo realizar una denuncia a través de otro medio si no puedo usar la plataforma?
Sí, también puedes hacer una denuncia por correo electrónico o mediante llamado telefónico.
¿Qué tipo de situaciones debo denunciar?
El sistema de EthicsPoint está diseñado para que se pueda denunciar cualquier infracción de nuestro Código de Ética (corporativo o de la División), regulación interna o legislación nacional o internacional.
¿Es necesario tener pruebas para hacer una denuncia?
No es obligatorio tener pruebas en el momento de hacer una denuncia, pero cualquier evidencia o información adicional puede ayudar a que la investigación sea más efectiva. Las denuncias deben ser realizadas de buena fe.
¿Puedo hacer una denuncia si no soy testigo directo de la situación?
Sí, puedes reportar un comportamiento sospechoso, aunque no seas un testigo directo de la conducta, siempre y cuando tengas motivos razonables para creer que ha ocurrido.
¿Qué debo hacer si no estoy seguro de si algo es denunciable?
Si tienes dudas sobre si una situación es denunciable, puedes hacer una consulta a través del canal y el equipo de Compliance te orientará.
¿Cómo sé si mi denuncia ha sido recibida correctamente?
Recibirás un acuse de recibo automático en tu correo electrónico, confirmando que tu denuncia ha sido recibida.
¿Quién verá mi denuncia?
La denuncia será revisada por un equipo de profesionales entrenados, dependiendo de la naturaleza del caso, como el equipo de Compliance, Auditoría, RRHH o un investigador externo.
¿Cuál es el tiempo estimado para recibir una respuesta sobre mi denuncia?
El tiempo de respuesta varía dependiendo de la complejidad del caso. Sin embargo, nos comprometemos a mantenerte informado y actualizado respecto de los avances realizados.
¿Puedo solicitar una actualización sobre el estado de mi denuncia?
Sí, puedes solicitar una actualización sobre el estado de tu denuncia en cualquier momento a través de la plataforma o contactando directamente con el equipo a cargo de la investigación.
¿Qué sucede si la denuncia es infundada o falsa?
Las denuncias maliciosas o infundadas serán evaluadas de acuerdo con las políticas internas de la empresa, y si se demuestra que hubo mala intención, se tomarán las medidas correspondientes.
¿Cómo se lleva a cabo la investigación de mi denuncia?
Una vez que se recibe la denuncia, se inicia una investigación rigurosa que puede implicar entrevistas, recopilación de pruebas y la revisión de hechos. El proceso será manejado de manera imparcial y con la confidencialidad adecuada.
¿Cuánto tiempo durará la investigación?
El tiempo de la investigación dependerá de la complejidad del caso. Sin embargo, nos comprometemos a completarla de manera eficiente y a mantenerte informado.
¿Puedo saber quién está investigando mi denuncia?
El investigador asignado a tu caso se te notificará al principio del proceso, sin embargo, los detalles específicos sobre los procedimientos internos de investigación pueden ser confidenciales.
¿Qué pasa si la denuncia involucra a un alto directivo?
Como SQM tenemos implementados mecanismos que garantizan la imparcialidad del proceso investigativo en casos de denuncias que puedan involucrar a miembros de la alta dirección de la compañía.
¿Qué pasa si la denuncia involucra a un miembro de la Gerencia de Ética y Compliance?
Supongamos que la denuncia es interpuesta en contra de un miembro de la Gerencia de Ética y Compliance. En este caso, ese miembro no sabrá de la denuncia ni podrá participar del caso como investigador.
Así, el sistema excluye del flujo de notificaciones de ingreso de caso a toda persona que sea nombrada en la denuncia en calidad de denunciado.
Sin perjuicio de lo anterior, denuncias dirigidas en contra de un miembro de la Gerencia de Ética y Compliance pueden ser interpuestas directamente ante el Gerente de Auditoría y Riesgos vía correo electrónico.
¿Se tomará alguna acción contra la persona denunciada?
Si la investigación determina que ha habido una violación de las políticas de la empresa, se tomarán las medidas correctivas necesarias, que pueden incluir desde capacitación hasta sanciones disciplinarias.
¿Qué pasa si temo represalias por hacer una denuncia?
La empresa tiene una política estricta contra las represalias. Cualquier intento de represalia será tomado muy en serio y será investigado y sancionado según corresponda.
¿Puedo hacer recomendaciones a la empresa a través del canal de denuncias?
Sí, el canal no solo está diseñado para denuncias, también puedes hacer sugerencias o comentarios relacionados con el cumplimiento y la ética.
¿Qué debo hacer si tengo dudas sobre el canal o la denuncia?
Si tienes alguna duda sobre cómo usar el canal o necesitas orientación sobre el proceso de denuncia, puedes contactar al equipo de Compliance para recibir ayuda adicional.
¿Qué información necesito proporcionar al hacer una denuncia?
Al hacer una denuncia, te solicitamos información clave como una descripción detallada del incidente, las personas involucradas, fechas relevantes, y cualquier evidencia disponible. Cuanta más información proporciones, más fácil será investigar el caso.
¿Puedo hacer una denuncia en cualquier idioma?
Sí, el canal de denuncias está disponible en varios idiomas. Sin embargo, para una investigación más rápida, te recomendamos usar el idioma en el que se gestiona el procedimiento dentro de la empresa.
¿Hay un límite de tiempo para hacer una denuncia?
No hay un límite de tiempo específico para hacer una denuncia. Sin embargo, cuanto antes se haga la denuncia, más fácil será investigar y tomar las medidas correctivas necesarias.
¿Se puede hacer una denuncia sobre un incidente ocurrido en el pasado?
Sí, las denuncias sobre incidentes pasados son igualmente válidas, siempre y cuando se trate de comportamientos que sigan siendo relevantes y violen las políticas de la empresa
¿Puedo hacer una denuncia si el comportamiento denunciado ocurrió en otro país al donde la empresa opera?
Sí, el canal de denuncias se encuentra disponible para reportar incidentes en todas las ubicaciones en las que la empresa tenga operaciones o incidencia. Las investigaciones se llevarán a cabo según las normativas locales e internacionales pertinentes.
¿Qué pasa si hago una denuncia por error?
Si te das cuenta de que cometiste un error al hacer la denuncia, puedes contactarnos para corregir la información. La empresa valora todo intento de aclaración o corrección.
¿El proceso de denuncia es el mismo para todos los empleados?
Sí, el proceso es el mismo para todos los empleados, proveedores y cualquier otra parte interesada. Todos deben seguir el mismo procedimiento para garantizar la equidad y consistencia en las investigaciones.
¿Puedo hacer una denuncia sobre algo que ocurrió fuera de mi jornada laboral?
Sí, si el incidente está relacionado con el trabajo o afecta a la empresa, puedes denunciarlo independientemente de cuándo o dónde ocurrió.
¿Es posible que mi denuncia sea desestimada?
Sí, si tras la investigación se concluye que no existe evidencia suficiente o que el comportamiento no infringe las políticas de la empresa, la denuncia será desestimada.
¿Qué hago si no estoy de acuerdo con la resolución de la investigación?
Si no estás de acuerdo con la resolución, puedes solicitar una revisión del caso a través de los mecanismos de apelación establecidos en los procedimientos de investigaciones o contactar al área de Compliance para discutir tus preocupaciones.
¿Puedo participar en la investigación?
No se te pedirá que participes activamente en la investigación en caso de no querer hacerlo, pero, si eres un testigo, puedes ser llamado a proporcionar más información o aclaraciones en caso de ser necesario.
¿El proceso de investigación afectará mi trabajo o relación con la empresa?
La investigación se llevará a cabo de manera imparcial y no debe afectar tu trabajo ni relación con la empresa. Si eres víctima de represalias, esto será investigado como una infracción separada.
¿Qué pasa si me siento presionado o amenazado por haber hecho una denuncia?
Si sientes que estás siendo presionado o amenazado, comunícalo de inmediato a la Gerencia de Ética y Compliance. La empresa tiene políticas contra las represalias y tomará medidas enérgicas para protegerte.
¿Hay algún tipo de incentivo por hacer una denuncia?
SQM no ofrece incentivos por denunciar. El canal tiene como propósito asegurar el cumplimiento de las políticas y la integridad de la empresa
¿Qué sucede si me arrepiento de haber hecho una denuncia?
Si te arrepientes, puedes retirarla, pero tu denuncia ya habrá sido evaluada y procesada según el procedimiento correspondiente. La investigación podrá seguir su curso si hay mérito para ello, independiente del hecho de haber retirado la denuncia.
Si presencio una infracción, ¿no debería simplemente denunciarla a mi jefatura, al personal de seguridad o al equipo de RR. HH. y dejar que sean ellos los que se ocupen de ella?
Si observas alguna conducta que consideres que infringe nuestro Código de Ética y otras políticas internas, esperamos que la denuncies. Lo ideal sería que, en efecto, informaras de cualquier preocupación a tu jefatura directa o a otro miembro de la dirección. Sin embargo, sabemos que pueden darse circunstancias en las que no te encuentres cómodo informando del problema de esta forma. Es por este tipo de circunstancias por las que hemos decidido asociarnos con NAVEX. Preferimos que denuncies el problema de forma anónima a que guardes silencio sobre algo que puede no estar bien.
¿Por qué debo informar sobre lo que sé? ¿Qué obtengo de ello?
Todos tenemos el derecho a trabajar en un entorno positivo, y ese derecho lleva implícita la responsabilidad de actuar de forma ética y de comunicar a las personas adecuadas situaciones inapropiadas. Si colaboramos todos, podremos mantener un entorno laboral saludable y productivo. Además, la mala conducta corporativa puede amenazar la propia existencia de toda una empresa.
¿La dirección de la empresa desea realmente que yo denuncie?
Por supuesto. De hecho, necesitamos que informes de estos asuntos. Usted sabe lo que sucede en nuestra empresa, lo bueno y lo malo. Es posible que tengas conocimientos iniciales de una actividad que podría ser causa de preocupación. Tu denuncia puede minimizar las posibles repercusiones negativas para la empresa y nuestros empleados. Además, la comunicación de información positiva puede ayudar a identificar cuestiones que pueden mejorar la cultura y el rendimiento corporativo.
Tengo constancia de que algunas personas tienen una conducta poco ética, pero no me afecta a mí directamente. ¿Por qué debo molestarme en denunciar?
Nuestra empresa promueve el comportamiento ético. Todo tipo de conducta no ética, sea del nivel que sea, acaba dañando a la empresa y a todos sus miembros, lo cual te incluye. Basta con recordar lo que sucedió en recientes escándalos corporativos para darse cuenta de los desastrosos efectos que un pequeño error de ética aparentemente inofensivo puede tener en una empresa con buena gestión hasta entonces. Por ello, si tienes conocimiento de algún incidente de conducta inapropiada o de infracción del código de ética, es tu deber denunciarlo.
¿Qué ocurre si mi jefe u otro administrador de la plataforma de denuncias están involucrados en una infracción? ¿No recibirán una copia de la denuncia y se cubrirán las espaldas?
El sistema de EthicsPoint y su mecanismo de distribución de denuncias están diseñados para que las partes implicadas no reciban notificación alguna ni tengan acceso a denuncias en las que puedan haber sido nombradas.
¿Qué ocurre si recuerdo algo importante sobre el incidente después de presentar la denuncia? ¿O qué pasa si la empresa tiene más preguntas que hacerme sobre la denuncia?
Cuando presentas una denuncia a través del sitio web o el centro de llamadas de EthicsPoint, recibes un número exclusivo al azar que se denomina "clave de denuncia" y se te pide que elijas una contraseña. Puedes volver al sistema EthicsPoint a través de Internet o por teléfono y acceder a la denuncia original para aportar más información o responder a las preguntas realizadas por un representante de la empresa. Te recomendamos encarecidamente que vuelvas al sitio en el periodo de tiempo especificado para contestar a las preguntas de la empresa. Usted y la empresa habrán iniciado un “diálogo anónimo” en el que no solo se identifican las situaciones, sino que también se pueden resolver, con independencia del grado de complejidad que entrañen.
¿Puedo presentar una denuncia desde casa y mantener el anonimato?
Sí, si puedes. Las denuncias presentadas desde casa, desde el ordenador de un vecino o desde cualquier portal de Internet se registran en forma segura y anónima en EthicsPoint. El sistema EthicsPoint elimina las direcciones de Internet, de manera que el anonimato se mantiene asegurado.
¿Qué debo hacer si pierdo mi clave de denuncia o me olvido de la contraseña generada?
Para asegurar que se mantengan la seguridad y la confidencialidad de la denuncia ingresada, si pierde la contraseña o la clave escogida, deberás presentar una nueva denuncia. La nueva denuncia ingresada debe hacer mención a su relación con la denuncia o consulta previamente presentada.