Preguntas frecuentes

¿Qué es EthicsPoint?

EthicsPoint es una herramienta de presentación de denuncias integral y confidencial creada por NAVEX para ayudar a la gerencia y a los empleados a trabajar juntos para abordar el fraude, el abuso y otras conductas indebidas en el lugar de trabajo, todo mientras se cultiva un entorno de trabajo positivo.

¿Por qué necesitamos un sistema como EthicsPoint?

• Creemos que nuestros empleados son nuestro recurso más importante. Al crear canales abiertos de comunicación, podemos promover un entorno de trabajo positivo y maximizar la productividad.
• Las empresas que cotizan en bolsa están obligadas por ley a contar con un vehículo de presentación de denuncias anónimas para abordar el fraude contable y de auditoría directamente al comité de auditoría.
• Un sistema de presentación de denuncias efectivo aumentará nuestros otros esfuerzos para fomentar una cultura de integridad y de toma de decisiones éticas.

¿Puedo presentar una denuncia por Internet o por teléfono?

Sí. Con EthicsPoint, usted puede presentar una denuncia confidencial y anónima por teléfono o Internet.

¿Qué tipo de situaciones debo denunciar?

El sistema EthicsPoint está diseñado para que los empleados denuncien cualquier violación de nuestro Código de práctica comercial responsable u otra preocupación que usted pueda tener.

Si veo una violación, ¿no debería denunciarla a mi gerente, representante de seguridad o de recursos humanos, y dejar que se ocupen de ella?

Cuando observe alguna conducta que crea que viola nuestro código de conducta, esperamos que la denuncie. Lo ideal es que comunique cualquier inquietud a su gerente directo o a otro miembro de nuestro equipo de la gerencia. Sin embargo, reconocemos que puede haber circunstancias en las que no se sienta cómodo al denunciar el problema de esta manera. Es para tales circunstancias que nos hemos asociado con EthicsPoint. Preferiríamos que denuncie de manera anónima y no que se reserve la información.

¿Por qué debo denunciar lo que sé? ¿Qué gano yo con eso?

Todos tenemos el derecho de trabajar en un entorno positivo y ese derecho trae consigo la responsabilidad de actuar de manera ética y de informar a las personas adecuadas si alguien no está actuando adecuadamente. Al trabajar juntos, podemos mantener un entorno saludable y productivo. Una conducta corporativa inapropiada puede poner en riesgo la subsistencia de toda una empresa.

¿Realmente quiere la gerencia que yo denuncie?

Definitivamente si queremos. De hecho, necesitamos que denuncie. Usted sabe lo que está sucediendo en nuestra empresa, tanto lo bueno como lo malo. Usted puede tener conocimiento inicial de una actividad que puede ser motivo de preocupación. Su denuncia puede minimizar el posible impacto negativo en la empresa y en nuestra gente. Además, ofrecer aportes positivos puede ayudar a identificar asuntos que pueden mejorar la cultura corporativa y el desempeño.

¿A dónde van estas denuncias? ¿Quién puede acceder a ellas?

Las denuncias se ingresan directamente en el servidor seguro de EthicsPoint para evitar cualquier posible violación de la seguridad. EthicsPoint pone estas denuncias a disposición únicamente de personas específicas dentro de la empresa que están encargadas de evaluar la denuncia, según el tipo de violación y la ubicación del incidente. Cada uno de estos destinatarios de denuncias ha recibido capacitación para mantener la máxima confidencialidad de estas denuncias.

¿Acaso este sistema no es solo un ejemplo de alguien que me vigila?

El sistema EthicsPoint se concentra en ser un aspecto positivo de nuestra filosofía general y nos permite garantizar un lugar de trabajo seguro, protegido y ético. Lo alentamos para que busque orientación sobre dilemas éticos, haga sugerencias positivas o comunique una inquietud. La comunicación efectiva es fundamental en el lugar de trabajo actual y esta es una excelente herramienta para mejorar la comunicación.

Hemos elegido cuidadosamente la mejor herramienta de presentación de denuncias para cumplir con nuestras obligaciones de cumplimiento y, al mismo tiempo, mantener un ambiente positivo de presentación de denuncias.

Entiendo que cualquier denuncia que envíe desde una computadora de la empresa genera un registro de servidor que muestra todos los sitios web con los que se conecta mi PC, y ¿no me identificará este registro como originador de una denuncia?

EthicsPoint no genera ni mantiene ningún registro de conexiones internas con direcciones IP, por lo que no hay información disponible que vincule su PC con EthicsPoint. De hecho, EthicsPoint se compromete contractualmente a no buscar la identidad de un denunciante.

Si se siente incómodo al hacer una denuncia en su PC de trabajo, tiene la opción de usar una PC fuera de nuestro entorno de trabajo (como una ubicada en un cibercafé, en la casa de un amigo, etc.) a través del sitio web seguro de EthicsPoint. Muchas personas eligen esta opción, ya que los datos de EthicsPoint muestran que menos del 12 % de las denuncias se generan durante el horario de trabajo.

¿Puedo presentar una denuncia desde mi casa y permanecer anónimo?

Una denuncia desde su casa, la computadora de un vecino o cualquier portal de Internet permanecerá segura y anónima. Un portal de Internet nunca identifica a un visitante por nombre de pantalla y el sistema EthicsPoint elimina las direcciones de Internet para mantener el anonimato por completo. Además, EthicsPoint se compromete contractualmente a no buscar la identidad de un denunciante.

Me preocupa que la información que proporcione a EthicsPoint finalmente revele mi identidad. ¿Cómo puede asegurarme que esto no sucederá?

El sistema EthicsPoint está diseñado para proteger su anonimato. Sin embargo, si desea permanecer en el anonimato, usted, como la parte denunciante, debe asegurarse de que el cuerpo de la denuncia no revele su identidad por accidente. Por ejemplo, “Desde mi cubículo junto a Jan Smith…” o “En mis 33 años…”.

La línea directa gratuita, ¿también es confidencial y anónima?

Sí. Se le pedirá que proporcione la misma información que proporcionaría en una denuncia por Internet y un entrevistador escribirá sus respuestas en el sitio web de EthicsPoint. A estas denuncias se les aplican las mismas medidas de seguridad y confidencialidad durante la entrega.

¿Qué sucede si quiero ser identificado con mi denuncia?

Hay una sección en la denuncia para identificarse, si así lo desea.

Sé de algunas personas involucradas en conductas poco éticas, pero esto no me afecta. ¿Por qué debería molestarme en denunciarlo?

Nuestra empresa elige promover el comportamiento ético. Toda conducta poco ética, en cualquier nivel, en última instancia perjudica a la empresa y a todos los empleados, incluso a usted. Solo tiene que considerar lo que sucedió en los escándalos corporativos recientes para ver los efectos desastrosos que un error aparentemente inofensivo en la ética puede tener en una empresa que, de otro modo, sería saludable. Por lo tanto, si conoce algún incidente de conducta indebida o violaciones éticas, considere que es su deber denunciarlo por usted y sus compañeros de trabajo.

No estoy seguro de si lo que he observado o escuchado es una violación de la política de la empresa o si implica una conducta poco ética, pero simplemente no me parece correcto. ¿Qué debería hacer?

Presentar una denuncia. EthicsPoint puede ayudarlo a preparar y presentar su denuncia para que se pueda comprender correctamente. Preferimos que denuncie una situación que luego resulte ser inofensiva y no que deje que un posible comportamiento poco ético pase inadvertido porque no estaba seguro.

¿Qué sucede si mi jefe u otros gerentes están involucrados en una violación? ¿No recibirán la denuncia y comenzarán una operación de encubrimiento?

El sistema EthicsPoint y la distribución de denuncias están diseñados para que no se notifique a las partes implicadas ni se les otorgue acceso a las denuncias en las que han sido mencionadas.

¿Qué sucede si recuerdo algo importante sobre el incidente después de presentar la denuncia? O ¿qué sucede si la empresa tiene más preguntas para mí con respecto a mi denuncia?

Cuando presenta una denuncia en el sitio web de EthicsPoint o a través del Centro de atención telefónica de EthicsPoint, recibe un nombre de usuario único y se le pide que elija una contraseña. Puede volver al sistema EthicsPoint nuevamente por Internet o por teléfono, y acceder a la denuncia original para agregar más detalles o responder preguntas planteadas por un representante de la empresa y agregar más información que ayudará a resolver asuntos pendientes. Le recomendamos encarecidamente que regrese al sitio en el tiempo especificado para responder las preguntas de la empresa. Usted y la empresa ahora han entrado en un “diálogo anónimo”, donde las situaciones no solo se identifican, sino que también se pueden resolver, sin importar cuán complejas sean.

¿Son estos seguimientos en las denuncias tan seguros como la primera denuncia?

Todas las correspondencias de EthicsPoint se mantienen en la misma confidencialidad estricta que la denuncia inicial y continúan bajo el marco del anonimato.

¿Puedo presentar una denuncia si no tengo acceso a Internet?

Puede presentar una denuncia en EthicsPoint desde cualquier computadora que pueda acceder a Internet. Puede presentarla desde su casa. Muchos lugares públicos, incluida la biblioteca pública, tienen computadoras con Internet. Si no tiene acceso o no se siente cómodo usando una computadora, puede llamar a la línea directa gratuita de EthicsPoint, que está disponible las 24 horas del día, los 365 días del año.