Preguntas frecuentes

Introducción

Las empresas éticas se construyen y sostienen gracias a personas éticas. Mars, Incorporated (Mars) tiene una larga historia de desempeño sobresaliente en el mercado, y lo ha logrado de la manera correcta, con integridad. Marte está comprometido a cumplir con la ley y hacer lo correcto en los mercados en los que opera.

Los cinco principios de Mars exigen que actuemos éticamente en todo momento. Ética y cumplimiento en Mars: Nuestra Guía de los principios en el trabajo (la Guía) está diseñada para proporcionar claridad sobre las expectativas de la Compañía y para reforzar la necesidad de mantener una cultura consistente de ética, franqueza, transparencia y respeto por los derechos humanos.

Cada uno de nosotros juega un papel crítico en la protección de la reputación y la integridad de Mars. Es a través de nuestros asociados que nos aseguramos de que operamos con ética e integridad. Si usted ve algo que es inconsistente con los cinco principios de Mars o la Guía, queremos que diga algo. El principio de responsabilidad requiere que tengamos el valor de llamar la atención a cualquier asociado o socio de negocios que no se comporten de acuerdo con nuestros valores. Es nuestra obligación denunciar conductas indebidas cuando las vemos. Hacerlo puede ser difícil, pero es lo correcto.

Aunque hay varias maneras de escalar un problema, su jefe de línea es a menudo su primer recurso si usted tiene una pregunta o desea informar de un problema. Si por alguna razón hablar con un gerente de línea no es una opción viable, hay otros recursos disponibles para usted, incluyendo: el Defensor del Pueblo, P&O, S&F, Auditoría Interna, Seguridad, Departamento Legal o Asuntos Corporativos.

Si estos otros canales no son viables, siempre puede plantear una inquietud acerca de una violación de la ley o la Guía de ética y cumplimiento de Mars y políticas relacionadas a la Línea de ayuda sobre ética y cumplimiento.

Sepa que si usted plantea una inquietud, su inquietud se tomará en serio. Mars busca preservar la confidencialidad con respecto a cualquier acusación de violaciones de las leyes o de las políticas de Mars en la medida en que dicha confidencialidad no entre en conflicto con los esfuerzos para revisar, investigar y de otra manera abordar el problema, para tomar medidas correctivas o de otra índole en respuesta a la acusación o para prevenir un comportamiento inapropiado adicional.

Mars no tolerará represalias. Mars quiere asegurarse de que nuestros asociados entiendan cualquier forma de represalia, castigo o retribución contra cualquier persona por plantear o ayudar a abordar una cuestión de ética o cumplimiento de buena fe no se tolera.

Consulte a continuación las preguntas más frecuentes:

Acerca de Ética y cumplimiento de Mars

¿Qué es la Línea de ayuda de ética y cumplimiento?

La Línea de ayuda de ética y cumplimiento es un recurso interno para los asociados de Mars y debe usarse para asuntos relacionados con violaciones de leyes o de la Guía de ética y cumplimiento de Mars y políticas relacionadas. La Línea de ayuda no pretende reemplazar las políticas o procedimientos existentes o los métodos para resolver quejas o preocupaciones internas. En cambio, se pretende proporcionar una herramienta adicional para presentar denuncias a los asociados cuando los procedimientos existentes no están disponibles, no se consideran apropiados o eficaces, o el asociado desea el anonimato.

¿Qué tipo de problemas o preocupaciones debo derivar a Ética y cumplimiento?

La Línea de ayuda de ética y cumplimiento debe usarse para informar cuestiones relacionadas con la ética y el cumplimiento o una violación de las leyes o de la Guía, incluyendo:

• Fraude, robo y uso indebido de los activos de la Compañía
• Libros y registros financieros y controles internos
• Posibles conflictos de intereses
• Intercambios inadecuado de regalos, hospitalidad o entretenimiento a socios comerciales o funcionarios gubernamentales
• Uso de información confidencial para beneficio personal, incluida la actividad de tráfico de información privilegiada
• Contratación responsable, incluyendo posibles derechos humanos, trabajo infantil, o violaciones ambientales
• Actividad inadecuada con competidores o asociaciones comerciales que interfieran con la competencia justa
• Posibles casos de soborno o corrupción que involucren a Mars Associates o nuestros socios comerciales
• Leyes contra el lavado de dinero, leyes comerciales y violaciones de sanciones por parte de Mars o nuestros socios comerciales
• Inquietudes sobre la privacidad de los datos
• Seguridad de la información y protección de la información de la empresa

La Línea de ayuda está disponible si un asociado ha planteado previamente un problema o preocupación a un gerente de línea o a través del canal de comunicación recomendado y siente que no se ha tratado adecuadamente, o se siente incómodo al plantear el problema a un gerente de línea o a través de otro canal. Esto incluye los problemas que ya se han notificado a:

Mi P&O o Relaciones de asociados

• Seguridad en el lugar de trabajo
• Respeto en el lugar de trabajo, incluyendo cualquier forma de acoso, discriminación o violación de los derechos humanos

El Director de calidad del centro, S&RA, o Legal

• Seguridad o calidad del consumidor

El Embajador de código de mercadeo o el líder de mercadeo principal de la unidad de negocio

• Mercadeo responsable y publicidad
• Comunicaciones inapropiadas realizadas en nombre de la Empresa, incluso a través de las redes sociales

En la actualidad, si se encuentra en un país de la Unión Europea (UE), solo puede denunciar a la línea directa sobre los siguientes asuntos: antisoborno, auditoría y contabilidad, banca y cuestiones financieras. Estas restricciones existen porque hay restricciones en algunos países de la UE sobre lo que se puede denunciar y estas leyes cambian con frecuencia. Sin embargo, si desea compartir inquietudes relacionadas con problemas que van más allá de los cinco tipos de problemas anteriores, póngase en contacto con su director de línea, Legal o con el director de cumplimiento directamente en chiefcomplianceofficer@effem.com.

¿En qué se diferencia la Línea de ayuda de ética y cumplimiento del Defensor del Pueblo?

Ética y cumplimiento lleva a cabo investigaciones formales; el Defensor del Pueblo puede facilitar consultas informales.

La Línea de ayuda de ética y cumplimiento tiene como objetivo capturar acusaciones relacionadas con violaciones de la Guía de ética y cumplimiento de Mars o de las leyes aplicables. La información proporcionada a través de la Línea de ayuda de ética y cumplimiento se puede retener, compartir y usar con fines legales y de investigación.

¿Qué hay de la confidencialidad?

Mars busca preservar la confidencialidad con respecto a cualquier acusación de violaciones de las leyes o de las políticas de Mars en la medida en que dicha confidencialidad no entre en conflicto con los esfuerzos para revisar, investigar y de otra manera abordar el problema, para tomar medidas correctivas o de otra índole en respuesta a la acusación o para prevenir un comportamiento inapropiado adicional.

¿Puedo permanecer en el anonimato cuando me pongo en contacto con la Línea de ayuda de ética y cumplimiento?

Aunque puede ponerse en contacto con la Línea de ayuda de ética y cumplimiento de forma anónima, tenga en cuenta que si lo hace podría presentar problemas al tratar de resolver su problema. En la mayoría de los casos, la mejor manera de evaluar y abordar plenamente las denuncias comunicadas es disponer de la mayor cantidad de información posible, incluida la comprensión de todas las circunstancias y personas involucradas.

Si usted todavía se siente incómodo para compartir su nombre con nosotros, haremos lo que podamos, en las circunstancias, para proporcionar apoyo. Cuando nos ponemos en contacto con Ética y cumplimiento a través de la Línea de ayuda de ética y cumplimiento, podemos proporcionar una ‘Clave de denuncia’ que nos permite mantener la confidencialidad y mantenernos en contacto; lea más a continuación para saber cómo funciona.

¿Cuál es la mejor manera de llegar a Ética y cumplimiento fuera de la línea de ayuda?

Por correo electrónico aChiefComplianceOfficer@effem.com.

Acerca de NAVEX y EthicsPoint

¿Quién es NAVEX?

NAVEX es un proveedor de servicios y tecnología de programas de cumplimiento independiente y confidencial. Hoy en día, NAVEX trabaja con más de 13,000 clientes en todo el mundo, incluyendo 95 de la lista Fortune 100. NAVEX se compromete a hacer las cosas correctas y cree que tienen la capacidad de ayudar a cada organización a hacer lo mismo. La misión de NAVEX es ayudar a las organizaciones a proteger a su gente, su reputación y sus resultados.

¿Qué es EthicsPoint?

EthicsPoint es una herramienta de denuncia completa y confidencial creada por NAVEX para ayudar a la gerencia y a los empleados a trabajar juntos en el tratamiento de los problemas del lugar de trabajo, todo ello a la vez que se cultiva un entorno de trabajo positivo. El sistema se utiliza normalmente para denunciar problemas relacionados con sospechas de fraude, abuso y otras conductas indebidas. Mars y el equipo de ética y cumplimiento aprovechan el sistema EthicsPoint para apoyar a cualquier asociado que desee plantear problemas legales y relacionados con la Guía con ética y cumplimiento.

¿Por qué Ética y cumplimiento de Mars necesita un sistema como EthicsPoint?

• Al adoptar EthicsPoint, Ética y cumplimiento de Mars tiene como objetivo proporcionar otro canal para que los asociados planteen acusaciones o problemas relacionados con violaciones de las leyes o de la Guía. Al crear canales de comunicación más abiertos, podemos seguir apoyando un entorno de trabajo positivo y maximizar la productividad.
• Un sistema eficaz de informes nos permitirá ofrecer una mejor visión a nuestro liderazgo con respecto a cualquier tendencia sistémica y problemas persistentes que de vez en cuando puedan surgir en Mars, y aumentar nuestros otros esfuerzos para fomentar una cultura de integridad y toma de decisiones éticas, guiada por los cinco principios y el concepto asociado.

¿Cuál es la diferencia entre el sitio web de EthicsPoint y la línea telefónica de EthicsPoint?

Esencialmente, cuando se conecte con la línea de ayuda telefónica, un especialista de Navex ingresará la información que proporcione en el sistema EthicsPoint. Si prefiere realizar su envío a través del portal web, tendrá acceso directo a EthicsPoint.

Presentación de denuncias – General

¿Por qué debo denunciar lo que sé?

Todos merecemos trabajar en una organización que actúa de manera ética y de conformidad con los cinco principios, así como dejar saber a las personas adecuadas si esto no está sucediendo. Trabajando juntos, podemos mantener un ambiente saludable y productivo. La conducta corporativa indebida puede amenazar el sustento de toda una empresa.

¿A dónde van estos envíos? ¿Quién puede acceder a ellos?

Los envíos ingresan directamente en el servidor seguro de EthicsPoint para evitar cualquier posible brecha de seguridad. EthicsPoint pone estos envíos a disposición del equipo de ética y cumplimiento, que evalúa la información e identifica a las personas apropiadas para profundizar en el asunto. La información pertinente se compartirá con aquellos que tengan necesidad de saber para fundamentar y abordar el problema.

Acerca de la presentación de denuncias de infracciones de ética y cumplimiento

Soy consciente de algunas personas involucradas con conducta poco ética, pero no me afecta. ¿Por qué debería tomarme la molestia de denunciar?

Mars promueve el comportamiento ético. Toda conducta poco ética, en cualquier nivel, en última instancia, perjudica a la Compañía y a todos los asociados, incluido usted. Solo debe considerar lo que ha ocurrido en los recientes escándalos corporativos para ver los desastrosos efectos que una aparentemente inofensiva falta de ética puede tener en una compañía por lo demás saludable. Por lo tanto, si usted sabe de cualquier incidente de mala conducta o violaciones éticas, considere su responsabilidad para con usted y sus compañeros asociados de denunciarlo.

No estoy seguro de si lo que he observado o escuchado es una violación de la política de la empresa, o implica una conducta poco ética, pero simplemente no me parece bien. ¿Qué debo hacer?

Envíe su preocupación. La Línea de ayuda de ética y cumplimiento y EthicsPoint pueden ayudarle a preparar y presentar su envío para que se pueda entender adecuadamente. Preferimos que denuncie una situación que resulta ser inofensiva que permitir que posibles conductas poco éticas no se controlen porque no estaba seguro.

¿Qué pasa si mi jefe u otros gerentes están involucrados en una violación? ¿No conseguirán la denuncia y comenzarán a cubrirse?

La Línea de ayuda de ética y cumplimiento y EthicsPoint están diseñados para que las partes implicadas no sean notificadas o no tengan acceso a los envíos en los que hayan sido nombradas.

¿Qué pasa si recuerdo algo importante sobre el incidente después de enviar mi problema? ¿O si la empresa tiene más preguntas para mí con respecto a mi denuncia/envío?

Cuando se pone en contacto con la Línea de ayuda de ética y cumplimiento a través del sitio web o por teléfono, recibe un nombre de usuario único y se le pide que elija una contraseña (clave de denuncia). Puede volver a la línea de ayuda en línea o por teléfono y acceder al envío original para añadir más detalles o para responder a las preguntas planteadas por Ética y cumplimiento, así como añadir más información que ayudará a resolver los problemas abiertos. Le recomendamos encarecidamente que vuelva a la línea de ayuda en el tiempo especificado para responder a las preguntas del equipo de Ética y cumplimiento. Usted y Mars ahora han entrado en un “diálogo anónimo”, donde las situaciones no solo se identifican, sino que también se pueden resolver, sin importar cuán complejas sean.

¿Son estos seguimientos de denuncias/envíos tan seguros como el primero?

Todos los envíos a la Línea de ayuda de ética y cumplimiento y la correspondencia relacionada se mantienen en la misma estricta confianza que la presentación inicial, continuando en el anonimato si usted así lo eligió.

Presentación de denuncias de seguridad y confidencialidad

Entiendo que cualquier denuncia que envíe desde una computadora de la compañía genera un registro en el servidor que muestra todos los sitios web con los que se conecta mi computadora, ¿este registro no me identifica como si hubiera realizado una denuncia?

EthicsPoint no genera ni mantiene registros de conexiones internas con direcciones IP, por lo que no hay información disponible que vincule su PC a EthicsPoint. De hecho, EthicsPoint está comprometido contractualmente a no perseguir la identidad de un denunciante.

Si se siente incómodo para hacer una denuncia en su computadora de trabajo, tiene la opción de utilizar una computadora fuera de nuestro entorno de trabajo (como una situada en un cibercafé, en la casa de un amigo, etc.) a través del sitio web seguro de EthicsPoint o puede utilizar la opción telefónica para plantear una inquietud.

¿Puedo presentar una denuncia desde casa y mantener el anonimato?

Una denuncia desde su casa, la computadora de un vecino o cualquier portal de Internet permanecerá segura y anónima si elige el anonimato al enviar la denuncia. Un portal de Internet nunca identifica a un visitante por nombre de pantalla y el sistema EthicsPoint elimina las direcciones de Internet para que el anonimato se mantenga totalmente. Además, EthicsPoint está comprometido contractualmente a no perseguir la identidad de un denunciante.

Me preocupa que la información que proporcione EthicsPoint revele mi identidad. ¿Cómo puede asegurarme que no sucederá?

El sistema EthicsPoint está diseñado para proteger su anonimato cuando se selecciona. Sin embargo, si desea permanecer en el anonimato, como parte denunciante, debe asegurarse de que el cuerpo de la denuncia non revele su identidad por accidente. Por ejemplo, “Desde mi cubículo al lado de Jan Smith…” o “En mis 33 años…”.

¿Es confidencial la línea telefónica gratuita?

Sí. Se le pedirá que proporcione la misma información que usted proporcionaría en una denuncia por Internet y un especialista escribirá sus respuestas en el sitio web de EthicsPoint. Estas denuncias tienen las mismas medidas de seguridad y confidencialidad que se les aplican durante la entrega.

¿Puedo presentar una inquietud si no tengo acceso a Internet?

Puede hacer un envío desde cualquier computadora que pueda acceder a Internet. Si no tiene acceso a una computadora o no se siente cómodo con ella, puede llamar a la línea de ayuda gratuita de EthicsPoint, que está disponible las 24 horas del día, los 365 días del año.