Sobre EthicsPoint

Presentación de denuncias: aspectos generales

Seguridad y confidencialidad en la presentación de denuncias

Consejos y mejores prácticas

Sobre EthicsPoint

¿Qué es EthicsPoint?

EthicsPoint es una herramienta de presentación de denuncias confidencial y completa creada por NAVEX, que ayuda a la gerencia y a los empleados a trabajar juntos para tratar asuntos de fraude, abuso y conducta indebida en el lugar de trabajo, a la vez que cultiva un ambiente de trabajo positivo.

¿Por qué necesitamos un sistema como EthicsPoint?

Presentación de denuncias: aspectos generales

¿Puedo presentar una denuncia por Internet o por teléfono?

Sí. Con EthicsPoint, usted puede presentar denuncias confidenciales por teléfono o Internet.

¿Qué tipo de situaciones debo denunciar?

El sistema de EthicsPoint está diseñado para que los empleados denuncien cualquier tipo de infracción a nuestro Código de conducta establecido u otra inquietud que tengan.

Si veo una infracción, ¿no debería denunciarla solamente a mi gerente, a seguridad o a Recursos Humanos y dejar que esas personas se ocupen?

Cuando observe alguna conducta que considere que infringe nuestro Código de conducta, esperamos que la denuncie. Lo ideal es que usted le presente cualquier inquietud a su gerente directo o a otro miembro de nuestro equipo de gerencia. Sin embargo, reconocemos que podría haber circunstancias en las que no se sienta a gusto denunciando el asunto de esta manera. Es por dichas circunstancias que nos asociamos con EthicsPoint. Preferimos que presente una denuncia anónima y no que se guarde la información.

¿Por qué debería denunciar lo que sé? ¿Qué gano yo?

Todos tenemos derecho a trabajar en un ambiente positivo y, por ello, tenemos la responsabilidad de actuar de una manera ética y de informar a las personas adecuadas si alguien no está comportándose adecuadamente. Al trabajar juntos, podemos mantener un ambiente saludable y productivo. La conducta indebida corporativa puede amenazar la subsistencia de toda una empresa.

¿Quiere realmente la gerencia que yo presente denuncias?

Ciertamente lo queremos. De hecho, necesitamos que presente denuncias. Usted sabe lo que ocurre en la empresa, tanto lo bueno como lo malo. Es posible que sea la primera persona en enterarse de una actividad que podría constituir una irregularidad. La denuncia puede minimizar el posible impacto negativo en la empresa y en nuestro personal. Además, el hecho de ofrecer comentarios positivos puede ayudar a identificar problemas y así mejorar la cultura y el desempeño de la empresa.

¿A dónde van estas denuncias? ¿Quién tiene acceso a ellas?

Las denuncias ingresan directamente al servidor seguro de EthicsPoint para evitar cualquier posible filtración en la seguridad. EthicsPoint pone estas denuncias a disposición únicamente de personas específicas dentro de la empresa que se encargan de evaluar la denuncia, según el tipo de infracción y el lugar donde ocurrió el incidente. Cada uno de estos destinatarios de denuncias recibió la capacitación necesaria para mantenerlas en la mayor confidencialidad posible.

¿No es este sistema simplemente un ejemplo de que alguien me vigila?

El sistema EthicsPoint se centra en representar un aspecto positivo de nuestra filosofía general, y nos permite asegurar un lugar de trabajo seguro y ético. Le recomendamos que busque asesoramiento sobre dilemas éticos, brinde sugerencias positivas o comunique una irregularidad. En el lugar de trabajo actual, la comunicación eficaz es esencial y este sistema es una gran herramienta para mejorar esa comunicación.

Elegimos cuidadosamente la mejor herramienta de presentación de denuncias para respetar nuestras obligaciones de cumplimiento mientras mantenemos un ambiente positivo a la hora de denunciar.

Seguridad y confidencialidad en la presentación de denuncias

Entiendo que cualquier denuncia que presente desde una computadora de la compañía genera un registro en el servidor que demuestra cada sitio web al que se conecta mi computadora personal, ¿no me identificará este registro como la persona que inició una denuncia?

EthicsPoint no genera ni mantiene ningún registro de conexión interna con las direcciones IP; por lo tanto, no hay información disponible que relacione a su computadora personal con EthicsPoint. De hecho, EthicsPoint se compromete contractualmente a no buscar la identidad de un denunciante.

Si no le resulta cómodo hacer una denuncia en su computadora de trabajo, tiene la opción de usar una computadora que esté fuera del ambiente de trabajo (p. ej. un equipo ubicado en un cibercafé, en la casa de un amigo, etc.) a través del sitio web seguro de EthicsPoint. Muchas personas eligen esta opción, ya que los datos de EthicsPoint muestran que menos del 12 % de las denuncias se generan durante horas hábiles.

¿Puedo presentar una denuncia desde casa y mantener el anonimato?

Las denuncias que presente desde su casa, la computadora de un vecino o cualquier portal de Internet permanecerán seguras y anónimas. Un portal de Internet nunca identifica a un visitante por nombre de usuario, y el sistema de EthicsPoint elimina las direcciones de Internet, así que se mantiene el anonimato total. Además, EthicsPoint está comprometido contractualmente a no buscar la identidad de un denunciante.

Me preocupa que la información que proporcione a EthicsPoint revele mi identidad. ¿Cómo puedo tener la seguridad de que eso no sucederá?

El sistema EthicsPoint está diseñado para proteger su anonimato. Sin embargo, si desea permanecer en el anonimato, como denunciante, debe asegurarse de que el cuerpo de la denuncia no revele su identidad por accidente. Por ejemplo, “Desde mi cubículo al lado de Jan Smith…” o “En mis 33 años…”.

¿También es confidencial y anónima la línea telefónica directa gratuita?

Sí. Se le pedirá que brinde la misma información que brindaría en una denuncia por Internet y un entrevistador registrará sus respuestas en el sitio web de EthicsPoint. Durante esa comunicación, a estas denuncias se les aplican las mismas medidas de seguridad y confidencialidad.

¿Qué ocurre si deseo identificarme cuando presento mi denuncia?

En la denuncia hay una sección para identificarse, si desea hacerlo.

Consejos y mejores prácticas

Tengo conocimiento de algunas personas que están implicadas en conductas poco éticas, pero eso no me afecta. ¿Por qué debería molestarme en denunciarlo?

Nuestra empresa desea fomentar el comportamiento ético. Toda conducta poco ética, en cualquier nivel, perjudica en última instancia a la empresa y a todos los empleados, incluso a usted. Solo piense en lo que sucedió en escándalos corporativos recientes y verá los efectos desastrosos que un desliz ético, aparentemente inofensivo, puede provocar en una empresa que, de lo contrario, tendría una buena gestión. Por lo tanto, si usted tiene conocimiento de incidentes de conducta indebida o infracciones éticas, considere que denunciarlos es su obligación ante usted mismo y ante sus compañeros.

No sé bien si lo que observé o escuché es una infracción de una política de la empresa o si implica una conducta poco ética, pero no me pareció correcto. ¿Qué debo hacer?

Presente una denuncia. EthicsPoint puede ayudarle a elaborar y presentar su denuncia para que se comprenda adecuadamente. Preferimos que denuncie una situación que resulte ser inofensiva, en lugar de permitir que una posible conducta poco ética pase inadvertida porque usted no estaba seguro.

¿Qué sucede si mi jefe u otros gerentes están involucrados en una infracción? ¿No recibirán la denuncia e iniciarán un encubrimiento?

El sistema EthicsPoint y la distribución de denuncias están diseñados para que las partes implicadas no sean notificadas, ni tengan acceso a las denuncias en las que se las mencione.

¿Qué sucede si recuerdo algo importante acerca del incidente después de haber presentado la denuncia? O bien, ¿qué sucede si la empresa tiene más preguntas acerca de mi denuncia?

Cuando presente una denuncia en el sitio web de EthicsPoint o por medio de un centro de llamadas de EthicsPoint, recibirá un nombre de usuario único y se le pedirá que elija una contraseña. Puede regresar nuevamente al sistema EthicsPoint por Internet o por teléfono y tener acceso a la denuncia original para agregar más detalles o responder las preguntas que haya formulado un representante de la empresa y agregar más información que pueda ayudar a resolver los asuntos pendientes. Le solicitamos encarecidamente que regrese al sitio en el tiempo especificado para responder preguntas de la empresa. Usted y la empresa iniciaron un “diálogo anónimo”, en donde las situaciones no solamente están identificadas, sino que pueden ser resueltas, sin importar su complejidad.

¿Los seguimientos de estas denuncias son tan seguros como la primera denuncia que se presentó?

Todos los correos de EthicsPoint se mantienen en la misma estricta confidencialidad de la denuncia inicial, por lo que continúa con la cobertura del anonimato.

¿Puedo presentar una denuncia si no tengo acceso a Internet?

Puede presentar denuncias a EthicsPoint desde cualquier computadora que tenga acceso a Internet. Puede presentar denuncias desde su casa. Muchos lugares públicos, incluida la biblioteca pública, tienen computadoras con acceso a Internet. Si no tiene acceso a una computadora o le incomoda usarla, puede llamar a la línea directa y gratuita de EthicsPoint, que está disponible las 24 horas del día, los 365 días del año.