Acerca de EthicsPoint
Cómo denunciar - General
Seguridad y confidencialidad de las denuncias
Consejos y mejores prácticas
Acerca de EthicsPoint
¿Qué es el Buzón de Transparencia?
El Buzón de Transparencia es una parte esencial del sistema de denuncias de Arca Continental; es una herramienta que nos permite escuchar a nuestros colaboradores o a terceros relacionados e iniciar un proceso de investigación sobre los hechos, que nos lleve a corregir toda conducta indebida o comportamiento contrario a nuestras políticas, tratando la información con plena confidencialidad. Actualmente, NAVEX, una empresa especializada e independiente, se encarga de administrar esta herramienta, y su plataforma se llama EthicsPoint.
¿Qué es EthicsPoint?
EthicsPoint es una herramienta de denuncia completa y confidencial creada por NAVEX para ayudar a la dirección y a los empleados a colaborar frente al fraude, los abusos y otras malas conductas en el trabajo, y que permite al mismo tiempo cultivar un entorno de trabajo positivo.
¿Por qué se necesita un buzón de transparencia?
- Nuestros colaboradores son nuestro activo más importante. Mediante la creación de canales de comunicación abiertos, fomentamos un ambiente de trabajo positivo y maximizamos la productividad.
- Un sistema de presentación de denuncias eficaz potenciará nuestros otros esfuerzos para fomentar una cultura de integridad y toma de decisiones éticas.
Cómo denunciar - General
¿Puedo presentar una denuncia por Internet o por teléfono?
Sí. Con el Buzón de Transparencia, tiene la posibilidad de realizar una denuncia confidencial y anónima a través del teléfono o de Internet.
¿Qué tipo de situaciones debería denunciar?
El Buzón de Transparencia está diseñado para que los empleados puedan denunciar cualquier infracción de nuestro Código de Conducta o cualquier otro asunto que pudiera preocuparles.
¿Si presencio una infracción, ¿no debería simplemente denunciarla a mi responsable, al personal de seguridad o al equipo de RR. HH. y dejar que sean ellos los que se ocupen de ella?
Si observa alguna conducta que considere que infringe nuestro Código de conducta, esperamos que la denuncie. Lo ideal sería que, en efecto, informara de cualquier preocupación a su superior directo o a otro miembro de la dirección. Sin embargo, sabemos que pueden darse circunstancias en las que no se encuentre cómodo informando del problema de esta forma. Es por este tipo de circunstancias por las que hemos decidido asociarnos con NAVEX. Preferimos que denuncie el problema de forma anónima a que no la comparta con nosotros.
¿Por qué debo informar sobre lo que sé? ¿Qué puedo obtener de ello?
Todos tenemos derecho a trabajar en un entorno positivo, y ese derecho lleva implícita la responsabilidad de actuar de forma ética y de comunicar a las personas adecuadas situaciones inapropiadas. Si colaboramos todos, podremos mantener un entorno laboral saludable y productivo.
¿La dirección de la empresa desea realmente que yo denuncie?
Por supuesto. De hecho, necesitamos que informe de estos asuntos. Usted sabe lo que sucede en nuestra empresa, lo bueno y lo malo. Es posible que tenga conocimientos iniciales de una actividad que podría ser causa de preocupación. Sus denuncias pueden minimizar las posibles repercusiones negativas para la empresa y nuestros empleados. Además, la comunicación de información positiva puede ayudar a identificar cuestiones que pueden mejorar la cultura y el rendimiento corporativos.
¿Adónde se envían estas denuncias? ¿Quién tiene acceso a ellas?
Las denuncias se introducen directamente en el servidor seguro de EthicsPoint. NAVEX pone estas denuncias solo a disposición de las personas específicas de la empresa que se encargan de evaluar la denuncia, según el tipo de infracción y la ubicación en la que tiene lugar el incidente. Cada una de estas personas ha recibido la formación adecuada para tratar las denuncias con la máxima confidencialidad.
¿Habrá algún tipo de represalia por hacer una denuncia?
Está estrictamente prohibida cualquier forma de represalia contra una persona que, de buena fe, haya denunciado una infracción a la integridad. Si alguien sufre cualquier forma de agresión como resultado de su denuncia, deberá informarlo a través de alguno de los canales disponibles, incluido el Buzón de Transparencia.
El Buzón de Transparencia garantiza la confidencialidad de los datos de la persona o incluso su anonimato al presentar su reporte por cualquier medio. El miedo es, a menudo, comprensible, especialmente cuando la situación denunciada es grave o cercana a la persona. Sin embargo, el diseño del Buzón de Transparencia está precisamente pensado para brindar la seguridad de que no se obligará a nadie a revelar información que no desee proporcionar.
¿Recibiré aviso de la resolución?
Le informarán, a través de esta herramienta, sobre el estado de la investigación y se pondrán en contacto con usted si fuera necesario aclarar alguna información. El contenido de la investigación es confidencial.
¿Cuánto lleva el proceso de presentación de una denuncia?
“NAVEX envía la información al comité de ética correspondiente una vez presentada la denuncia; el plazo de investigación y resolución no deberá exceder los 30 días corridos y es prorrogable”.
Seguridad y confidencialidad de las denuncias
Entiendo que cualquier informe de denuncia que envíe desde un computador o equipo de la empresa genera un registro de servidor que muestra cada sitio web al que se conecta mi PC, ¿este registro no me identifica como origen del informe de denuncia?
NAVEX no genera ni mantiene registros de las conexiones internas con las direcciones IP; por lo tanto, no habrá información que vincule su ordenador con EthicsPoint.
Si se siente incómodo haciendo una denuncia desde el computador de su trabajo, tiene la opción de utilizar uno que esté fuera del ambiente de trabajo (como un ordenador de un cibercafé, de casa de un amigo, etc.) a través del sitio web seguro de EthicsPoint. Muchas personas eligen esta opción, los datos de NAVEX muestran que menos del 12 % de denuncias se generan durante el horario de trabajo.
¿Puedo presentar una denuncia desde casa y mantener el anonimato?
Las denuncias presentadas desde casa, desde el computador de un vecino o desde cualquier portal de Internet se registrarán de forma segura y anónima. Un portal de Internet nunca identifica a un visitante por nombre de usuario y el sistema de EthicsPoint elimina las direcciones de Internet, de manera que el anonimato se mantiene totalmente.
Me preocupa que la información que proporcione al Buzón de Transparencia finalmente revele mi identidad. ¿Cómo pueden asegurarme que eso no va a ocurrir?
El sistema EthicsPoint está diseñado para proteger su anonimato. Sin embargo, si desea mantener el anonimato, debe, como parte informante, asegurarse de no revelar su identidad por error en el cuerpo de la denuncia. Por ejemplo, "Desde mi cubículo, junto a Juan Pérez…" o "En mis 33 años…".
¿El teléfono gratuito de presentación de denuncias también es anónimo y confidencial?
Sí. Se le pedirá que facilite la misma información que proporcionaría en una denuncia por Internet y un interlocutor escribirá las respuestas en el sitio web de EthicsPoint. A estos informes de denuncia se les aplican las mismas medidas de seguridad y confidencialidad que las aplicadas al envío de informes por Internet.
¿Y si deseo que se me identifique en el informe de denuncia?
Hay una sección específica en la denuncia para que pueda identificarse si así lo desea.
Consejos y mejores prácticas
Tengo constancia de que algunas personas tienen una conducta poco ética, pero no me afecta a mí directamente. ¿Por qué debo molestarme en denunciar?
Arca Continental promueve el comportamiento ético. Todo tipo de conducta no ética, sea del nivel que sea, acaba dañando a la empresa y a todos sus empleados, y eso le incluye a usted. Solo tiene que recordar lo que sucedió en recientes escándalos corporativos para darse cuenta de los desastrosos efectos que un pequeño error de ética aparentemente inofensivo puede tener en una empresa con buena gestión hasta entonces. Por ello, si tiene conocimiento de algún incidente de conducta inapropiada o de infracción del código ético, es su deber denunciarlo, por usted mismo y también por sus compañeros.
No estoy seguro de que lo que he observado o escuchado sea una infracción de las normas de la empresa o de si se puede considerar una conducta no ética, pero no me parece correcto. ¿Qué debería hacer?
Presente una denuncia. NAVEX puede ayudarle a preparar y registrar la denuncia de forma que comunique exactamente lo que desea. Preferimos que denuncie una situación que resulte ser inofensiva en vez de dejar que un posible comportamiento no ético no sea verificado porque usted no estaba seguro.
¿Qué ocurre si mi jefe u otro responsable están involucrados en una infracción? ¿No recibirán una copia de la denuncia y se cubrirán las espaldas?
El sistema de EthicsPoint y su distribución de denuncias están diseñados para que las partes implicadas no reciban notificación alguna ni tengan acceso a denuncias en las que puedan haber sido nombradas.
¿Qué ocurre si recuerdo algo importante sobre el incidente después de presentar la denuncia? ¿O qué pasa si la empresa tiene más preguntas que hacerme sobre la denuncia?
Cuando presenta una denuncia a través del sitio web o el centro de llamadas de EthicsPoint, recibe un número exclusivo al azar que se denomina "clave de denuncia" y se le pide que elija una contraseña. Puede volver al Buzón de Transparencia a través de Internet o por teléfono y acceder a la denuncia original para aportar más información o responder a las preguntas realizadas por un representante de la empresa. Le recomendamos encarecidamente que vuelva al sitio en el periodo de tiempo especificado para contestar a las preguntas de la empresa. Usted y la empresa habrán iniciado un “diálogo anónimo” en el que no solo se identifican las situaciones, sino que también se pueden resolver, con independencia del grado de complejidad que entrañen.
¿Estos seguimientos de las denuncias son tan seguros como los primeros pasos?
Toda la correspondencia a través de EthicsPoint se realiza bajo el mismo nivel estricto de confidencialidad que la primera denuncia, manteniendo a los informantes bajo el amparo del anonimato en todo momento.
¿Qué debo hacer si pierdo mi clave de denuncia o me olvido de la contraseña generada?
Para asegurar que se mantengan la seguridad y la confidencialidad, si pierde la contraseña o la clave de denuncia, se le pedirá que presente una nueva denuncia. Deberá mencionar en su nueva denuncia que el problema está relacionado con otra denuncia o pregunta ya presentada.
¿Puedo presentar una denuncia si no tengo acceso a Internet?
Puede presentar una denuncia en EthicsPoint desde cualquier ordenador con acceso a Internet. Puede hacerlo desde casa. Además, muchos lugares públicos, incluidas las bibliotecas públicas, disponen de ordenadores con acceso a Internet. Si no tiene acceso o no se siente cómodo usando un ordenador, puede llamar sin coste alguno a la línea directa de EthicsPoint, disponible las 24 horas al día, los 365 días del año.